行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)研究

何蕊 甘肅省地質(zhì)調(diào)查院

引言

在我國(guó)各項(xiàng)管理工作體系中，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)是當(dāng)前最常見的一種管理模式，其效果較為顯著，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展有重要的促進(jìn)作用[1]。而在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的同時(shí)，行政事業(yè)單位的深層次的問題和體制固有的弊端日益顯現(xiàn)出來(lái)，尤其是行業(yè)在內(nèi)部控制建設(shè)中的不重視與系統(tǒng)體制的缺失，對(duì)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的可持續(xù)性推進(jìn)造成了阻礙。因此，加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的力度，合理規(guī)劃其擁有的各項(xiàng)資源，取長(zhǎng)補(bǔ)短，針對(duì)性地改進(jìn)當(dāng)前工作中存在的問題，從體系制度、人員素質(zhì)以及符合時(shí)代契機(jī)等角度進(jìn)行深入改革，才能保證我國(guó)行政事業(yè)單位的健康有序發(fā)展。

一、當(dāng)前我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題

（一）內(nèi)部控制建設(shè)的意識(shí)薄弱

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，要想做一件事并把這件事做到最好，首先頭腦中要有一定的意識(shí)。而在行政事業(yè)單位的建設(shè)中，對(duì)于內(nèi)部控制建設(shè)則鮮少提及，這一方面是由于我國(guó)引入“內(nèi)部控制建設(shè)”的時(shí)間較晚，關(guān)于內(nèi)部控制的內(nèi)涵、外延、內(nèi)容與特征等的研究尚有不足，在行政事業(yè)單位的應(yīng)用還處于初步階段，因而未引起系統(tǒng)的研究工作；另一方面，行政事業(yè)單位不同于一般事業(yè)單位的特殊性使得它對(duì)于自身系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)研究意識(shí)較弱，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與基層管理人員沒有給予充分的重視[2]。一旦發(fā)現(xiàn)問題，他們往往會(huì)先考慮外部的客觀因素，因?yàn)閺哪撤N意義上說，外部因素比內(nèi)部改革與管理要更輕松一些，尤其是一個(gè)組織的內(nèi)部人員，他們更排斥對(duì)自身的改變和利益的潛在損失。而最根本的一點(diǎn)，是多數(shù)行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于宏觀層面的戰(zhàn)略規(guī)劃不足，由于其自身性質(zhì)的特殊性，導(dǎo)致其績(jī)效衡量指標(biāo)與監(jiān)督體系等建設(shè)與一般盈利性事業(yè)單位不同，更加注重當(dāng)前效益與工作目標(biāo)，對(duì)五年以上、十年以上的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略鮮有涉及。

（二）關(guān)于內(nèi)部控制建設(shè)的制度機(jī)制建構(gòu)缺乏系統(tǒng)性

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)固有的弊端日益暴露出來(lái)，行政事業(yè)單位的發(fā)展也深受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)弊端的影響，因此必須從根源上、多角度進(jìn)行改革，促使其向好發(fā)展，進(jìn)一步增強(qiáng)行政事業(yè)單位的管理水平。外部的行為表現(xiàn)往往有其深層的制度性原因，行政事業(yè)單位在內(nèi)部控制建設(shè)的種種問題，與其本身內(nèi)部控制建設(shè)的制度缺陷有很大關(guān)系。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)普遍停留在財(cái)務(wù)、公關(guān)等部門的統(tǒng)一的指標(biāo)考核和組織架構(gòu)，沒有充分體現(xiàn)每一部門的職能特性，而根據(jù)這一沒有特殊性的架構(gòu)去進(jìn)行制度建設(shè)，其內(nèi)核必然沒有較大差別，從而使得制度建設(shè)本身的權(quán)威性下降，在行政事業(yè)單位中的執(zhí)行工作流于表面，不利于內(nèi)部控制的制度建設(shè)的系統(tǒng)推進(jìn)。例如，就內(nèi)部控制的監(jiān)督制度而言，主要包括月度考核、年度績(jī)效考核以及日常作業(yè)程序控制，但其考核指標(biāo)的制定多由領(lǐng)導(dǎo)層制定，一方面導(dǎo)致指標(biāo)的制定與監(jiān)督體系的實(shí)際效果不符，另一方面也會(huì)使得制度建設(shè)缺乏專業(yè)性，更不要說負(fù)責(zé)監(jiān)督的組織缺乏相對(duì)獨(dú)立性這一特別重要的一點(diǎn)了。

（三）進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)的組織人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

內(nèi)部控制的制定和實(shí)施比較依賴于專業(yè)人才，行政單位人力資源因素也在一定程度上影響了內(nèi)部控制機(jī)制的實(shí)行[3]。組織中專業(yè)人員的數(shù)量與質(zhì)量都很重要，他們是推動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)的中堅(jiān)力量，組織人員的專業(yè)素養(yǎng)則是非常重要的軟件資源。首先，在行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)中，負(fù)責(zé)人員多由有著豐富或長(zhǎng)期的行政實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的資深員工負(fù)責(zé)，雖然以他們的經(jīng)驗(yàn)閱歷對(duì)于內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)十分有效，但是任何一項(xiàng)專業(yè)性的建設(shè)，都需要專業(yè)的團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的組織架構(gòu)和制度建設(shè)，而是否具有專業(yè)性，直接影響內(nèi)部控制建設(shè)的質(zhì)量與效果；其次，領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)缺乏足夠的重視，導(dǎo)致內(nèi)部控制建設(shè)不能有一個(gè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的工作推進(jìn)狀態(tài)，因而即使團(tuán)隊(duì)中擁有專業(yè)的組織人員，也會(huì)由于缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)和反饋的機(jī)會(huì)而不能得到系統(tǒng)的訓(xùn)練。

（四）內(nèi)部控制建設(shè)的現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用率較低

隨著信息化與科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化在行政事業(yè)單位的應(yīng)用逐漸成為一個(gè)必然的趨勢(shì)，各級(jí)行政事業(yè)單位也在積極進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用的組織學(xué)習(xí)與成果驗(yàn)收工作。然而，這些情況相對(duì)來(lái)說還處于少數(shù)，并且信息化應(yīng)用的細(xì)分領(lǐng)域也有很大限制，一方面是由于經(jīng)費(fèi)預(yù)算的不足，內(nèi)部控制建設(shè)無(wú)法成功地將其全面推行；另一方面則是由于內(nèi)部控制建設(shè)本身屬于一個(gè)新生事物，加上各級(jí)別行政事業(yè)單位人員的年齡構(gòu)成有很大跨度，其對(duì)新事物的接受與學(xué)習(xí)能力有所區(qū)別，前期的實(shí)踐效果可能不理想，隨機(jī)采取拖延與推遲的政策，因而導(dǎo)致信息化的應(yīng)用率處于一個(gè)相對(duì)較低的穩(wěn)定狀態(tài)，這種較為落后的工作環(huán)境難以適應(yīng)不斷創(chuàng)新、發(fā)展的內(nèi)部控制建設(shè)理論與成功實(shí)踐，難以有效滿足內(nèi)部控制建設(shè)的要求。

二、行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的策略探析

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的宣傳，提高單位整體內(nèi)部控制建設(shè)意識(shí)

為加強(qiáng)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，首先需要從源頭上也就是從企業(yè)整體的思想意識(shí)上下功夫，只有上至領(lǐng)導(dǎo)層下至作業(yè)人員的全體員工都從意識(shí)上了解并認(rèn)同內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)涵與意義，才能提高通過制度建設(shè)、組織架構(gòu)等途徑加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的推進(jìn)。一方面，行政事業(yè)單位管理工作者也應(yīng)起到模范帶頭作用，為單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展指明方向，根據(jù)實(shí)際建設(shè)情況開展單位內(nèi)部控制建設(shè)學(xué)習(xí)會(huì)議、學(xué)習(xí)論壇與相關(guān)培訓(xùn)工作，讓職工在日常的交流與正式、非正式的學(xué)習(xí)中加強(qiáng)自身素質(zhì)。另一方面，對(duì)于較高層次的管理人員，要通過各種形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)和活動(dòng)組織策劃進(jìn)行多方面的宣傳，以使內(nèi)部控制建設(shè)的理念深入人心，從而提供一個(gè)更好地環(huán)境。

（二）建立健全有關(guān)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的制度與機(jī)制

為系統(tǒng)地推進(jìn)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，需要從制度與機(jī)制建設(shè)上進(jìn)行改革加以保障。一方面，對(duì)財(cái)務(wù)管理制度的建設(shè)，行政事業(yè)單位在進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)過程中，需要不斷完善財(cái)務(wù)管理制度建設(shè)。在當(dāng)前社會(huì)階段，行政事業(yè)單位的資助獲取渠道主要是依靠國(guó)家和政府的撥款為主，因此事業(yè)單位的管理者和決策者需 意識(shí)到財(cái)務(wù)管理制度的重要性。健全財(cái)務(wù)管理制度以方便有利于防范管理中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，從而從源頭上保障內(nèi)部控制建設(shè)的實(shí)質(zhì)與內(nèi)涵。另一方面，要進(jìn)一步完善監(jiān)督制度建設(shè)，包括監(jiān)督體系的內(nèi)容、監(jiān)督對(duì)象的范圍以及實(shí)施監(jiān)督責(zé)任的主體等，不能使監(jiān)督制度流于書面考核結(jié)果上，而應(yīng)深入到日常的工作實(shí)踐，做好制度建設(shè)的良好閉環(huán)。

（三）雙管齊下提高負(fù)責(zé)人員的專業(yè)素養(yǎng)—— 外聘或內(nèi)部培訓(xùn)

具有高專業(yè)素養(yǎng)的負(fù)責(zé)人員是加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的重中之重，直接關(guān)系到內(nèi)部控制建設(shè)的效果。而為了加強(qiáng)人員的專業(yè)素養(yǎng)，行政事業(yè)單位一般會(huì)通過外聘專業(yè)團(tuán)隊(duì)和內(nèi)部培訓(xùn)兩種途徑進(jìn)行管理：如果從及時(shí)性和效益提高的角度來(lái)看，聘請(qǐng)外部的專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行培訓(xùn)、組織內(nèi)部人員學(xué)習(xí)是最能看到短期效果的方法，企業(yè)相當(dāng)于以最小的經(jīng)濟(jì)成本取得最大化的效益；而從長(zhǎng)期效益的角度來(lái)看，內(nèi)部培訓(xùn)是最理想的提高人員專業(yè)素養(yǎng)的途徑，因?yàn)閺钠髽I(yè)內(nèi)部進(jìn)行的培訓(xùn)，可以吸收通用培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)的雙重優(yōu)勢(shì)，用自己的資源培養(yǎng)高度符合本公司文化的人員，培訓(xùn)的綜合效益能發(fā)揮到最大化。

（四）擁抱現(xiàn)代科技，用信息技術(shù)為內(nèi)部控制建設(shè)助力

21 世紀(jì)的社會(huì)是一個(gè)科技為王的社會(huì)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的紅利信號(hào)在這一時(shí)期得到很大力度的釋放，擁抱現(xiàn)代科技，需要從硬件設(shè)施的更新和軟件資源的配置兩方面著手進(jìn)行。首先，依據(jù)行政事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況制定信息化個(gè)性應(yīng)用工作系統(tǒng)，針對(duì)單位人員較多、流程煩瑣、規(guī)模較大的工作內(nèi)容需單獨(dú)設(shè)立信息化控制系統(tǒng)，讓信息化技術(shù)在內(nèi)部控制工作中得到充分發(fā)揮。其次，對(duì)于負(fù)責(zé)信息化應(yīng)用部門工作的人員，要采取定期培訓(xùn)與不定時(shí)考核相結(jié)合的方式，使他們擁有終身學(xué)習(xí)和不斷進(jìn)步的危機(jī)意識(shí)，并促使其將這種緊迫性轉(zhuǎn)化為尋求自我學(xué)習(xí)、自我發(fā)展的積極性，繼而在整個(gè)行政事業(yè)單位形成信息化應(yīng)用普遍，現(xiàn)代科技利用率不斷提高的向好局面。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入改革攻堅(jiān)的時(shí)期，行政事業(yè)單位要想在目前的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)根本性的轉(zhuǎn)變，必須要加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，一方面通過大力宣傳提高各部門人員的思想意識(shí)，給予充分的重視；另一方面通過完善制度建設(shè)和提高全體職員專業(yè)素養(yǎng)而推動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)；最后通過現(xiàn)代信息科技的應(yīng)用與深入，使得我國(guó)內(nèi)部控制建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)，充分契合時(shí)代發(fā)展的潮流，更好地為我國(guó)治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。