論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

曲鳳明

長春工業(yè)大學(xué)人文信息學(xué)院 吉林長春 130122

高校人事檔案作為對高校教職工學(xué)習(xí)和工作履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱、工資福利等信息的系統(tǒng)記載，涉及大量工作秘密和個(gè)人隱私信息，因而具有高度的保密性．人事檔案的各類信息一旦泄露，不僅會對學(xué)校組織人事工作造成很大的被動(dòng)，也將對教職工個(gè)人隱私造成嚴(yán)重侵害。因此，如何增強(qiáng)高校人事檔案工作的責(zé)任心、政治意識和保密觀念，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案秘密信息管理，有效保護(hù)人事檔案秘密的安全，是人事檔案管理的重點(diǎn)和關(guān)鍵所在，必須高度重視[1]。

1 高校人事檔案管理面臨的新問題

1.1 對人事檔案管理不重視

影響高校人事檔案管理質(zhì)量的因素有很多，其中各級人員對人事檔案管理工作不夠重視是較為突出的一個(gè)因素。很多人員在檔案管理認(rèn)識上存在一定的偏差，總是以一個(gè)忽視的態(tài)度來開展檔案管理工作，久而久之，自然會造成諸多問題的出現(xiàn)。同時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)人員也沒有發(fā)揮自身職能作用，自身的檔案管理意識也比較弱，難以為其他工作人員樹立良好的榜樣，難以實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作水平的目的。其次，存在口頭上表示重視檔案管理的現(xiàn)象，卻沒有付出實(shí)際行動(dòng)，最終只會影響檔案管理工作的質(zhì)量。此外，鑒于對檔案管理工作不夠重視，也會使得檔案管理的指導(dǎo)及操作上存在問題，這直接影響了檔案管理工作的規(guī)范，不能為高層決策人員提供有力的數(shù)據(jù)支持，嚴(yán)重阻礙高校教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程[2]。

1.2 檔案信息更新速度慢

高校干部自身的特點(diǎn)是有很多到外深造訪學(xué)的機(jī)會，那他們的檔案內(nèi)容是非常豐富的，而且每一年的內(nèi)容都在增加，這時(shí)候?qū)λ麄冞M(jìn)行考核的時(shí)候，檔案的作用也越來越凸顯。干部人事檔案材料收集歸檔的要求是在材料形成的時(shí)候，從那一天開始的一個(gè)月之內(nèi)按照相關(guān)的要求送到檔案管理部門進(jìn)行歸檔，但是在實(shí)際操作里，應(yīng)該進(jìn)行歸檔的材料是比較多的，有些材料沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔，慢慢地被積壓了起來，導(dǎo)致檔案信息的更新速度比較慢，沒有跟上后續(xù)的考察考核工作，甚至有時(shí)候還出現(xiàn)缺失和遺失材料的情況。學(xué)校需要對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，但是在對材料進(jìn)行歸檔的時(shí)候制定的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致一些重要的學(xué)籍材料沒有及時(shí)的入檔。一些高校在對學(xué)位的材料進(jìn)行歸檔時(shí)，對于學(xué)位的具體情況沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和判斷要求，那么也容易出現(xiàn)歸檔不及時(shí)的情況。

2 高校人事檔案管理面臨新問題的改革路徑

2.1 增強(qiáng)對人事檔案管理的重視

首先，要提高各級人員的思想意識，使他們認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，讓其認(rèn)識到檔案管理工作對提升教育事業(yè)綜合實(shí)力的重要性，作為領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)提高自身的思想意識，以一個(gè)認(rèn)真的態(tài)度去對待檔案管理工作。本身檔案管理就是一個(gè)長期且工作量較大的工作，勢必需要付出實(shí)際行動(dòng)來加強(qiáng)管理，要最大限度地改變以往口頭上重視檔案管理工作的不良現(xiàn)狀。當(dāng)然，領(lǐng)導(dǎo)人員自身檔案意識程度的提高，也有助于提高其他工作人員的工作積極性，使他們向自身看齊，確保人事檔案管理工作的規(guī)范化。其次，高校要加大在檔案管理工作上的宣傳力度，進(jìn)一步提高全體員工的檔案管理意識，且在內(nèi)部形成良好的工作氛圍。同時(shí)，加強(qiáng)對檔案管理的日常監(jiān)督，定期對相關(guān)檔案文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，倘若檢查中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)予以糾正，以便于確保檔案的質(zhì)量以及提升檔案管理工作的規(guī)范化。另外，高校也要加強(qiáng)各級管理干部思想意識的提升工作，要使他們能夠主動(dòng)對檔案管理工作流程進(jìn)行學(xué)習(xí)與研究，以樂觀且積極的態(tài)度參與檔案管理中，從而確保檔案管理工作具備科學(xué)性與規(guī)范性[3]。

2.2 加快干部人事檔案信息化管理進(jìn)程

信息化時(shí)代的來臨，為高校的干部人事檔案管理工作提供了便利，高校必須抓住這個(gè)機(jī)會提升自己的管理水平。首先，高?？梢允褂枚喾N現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備來幫助處理干部人事檔案的管理工作。例如，利用掃描儀、打印機(jī)和計(jì)算機(jī)等，提升檔案管理的信息化程度來加快辦事的效率。通過這些機(jī)器設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案的電子化程度，在多個(gè)平臺上都能查閱或者調(diào)閱檔案信息。其次，建立干部人事檔案的數(shù)據(jù)庫。提升人事檔案管理工作的信息化程度，使得高校干部的人事檔案查看、傳遞和借閱工作更加便利。最后，強(qiáng)化人事檔案管理系統(tǒng)的安全性?？萍际且话央p刃劍，一些不法分子可能會利用信息化的技術(shù)手段破壞人事檔案的完整性和真實(shí)性。高校必須建立更加穩(wěn)定和安全的信息系統(tǒng)，保證干部的人事檔案不被隨意破壞。

3 結(jié)語

干部人事檔案起始自一個(gè)人的學(xué)生階段，提升干部人事檔案的質(zhì)量和管理水平，則必須對學(xué)生檔案予以重視。參照干部人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，重視學(xué)生檔案的材料制作、收集、審核環(huán)節(jié)，制定詳細(xì)的學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)化管理方式，加大學(xué)生檔案宣傳與教育，都有利于干部人事檔案與學(xué)生檔案的銜接，促進(jìn)學(xué)生檔案和干部人事檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。