現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響和對(duì)策

(凌海市人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心,遼寧凌海 121200)

現(xiàn)代社會(huì)各行各業(yè)的工作都離不開(kāi)現(xiàn)代電子信息技術(shù)的支撐,越來(lái)越多的傳統(tǒng)行業(yè)也逐漸開(kāi)始走向現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展方向。作為信息管理工作中不可或缺的重要組成部分,檔案管理工作也必然會(huì)從傳統(tǒng)的管理模式朝著現(xiàn)代化與信息化發(fā)展[2]。檔案管理工作是企事業(yè)單位工作的基礎(chǔ),與單位日常的工作開(kāi)展有著極大關(guān)聯(lián)性。因此,各個(gè)部門(mén)對(duì)于檔案管理工作的改進(jìn)和管理也十分重視,利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行改革,已經(jīng)成為了當(dāng)下不得不重視的議題。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步,計(jì)算機(jī)的普及率也逐年升高,其所具備的便捷性、高效性成為了人們工作、生活中不可替代的重要工具。在事業(yè)單位的日常工作之中,繁多且復(fù)雜的各項(xiàng)數(shù)據(jù)成為了提高工作效率的阻礙,而應(yīng)用信息化檔案管理方法能夠很好的對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行解決,通過(guò)把檔案資源電子化的手段,不僅可以提高工作效率與質(zhì)量,還能節(jié)省大量的時(shí)間與人力資源。但現(xiàn)階段的企事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在著許多問(wèn)題,本文通過(guò)對(duì)企事業(yè)單位實(shí)際情況的分析,探討了相對(duì)應(yīng)的解決方案。

1 現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的意義

企事業(yè)單位的檔案之中有著非常多極為重要的信息,因此,其與整個(gè)單位的日常工作開(kāi)展有著緊密的關(guān)聯(lián)性,有效的提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量能夠很好的促進(jìn)整個(gè)部門(mén)的管理工作效率,并且讓檔案管理變的更加高效和快捷。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為信息化檔案,能夠有效避免資源的浪費(fèi),也讓檔案的獲取與調(diào)查變的更加方便、快捷,大大的節(jié)省了獲取檔案的時(shí)間與人力,只需要在對(duì)檔案有需求時(shí),利用相關(guān)的軟件進(jìn)行查找和調(diào)取即可,提升了檔案管理工作的效率。對(duì)于企事業(yè)單位的檔案管理而言,信息化管理就是在檔案管理的后續(xù)工作正常進(jìn)行的情況下,同時(shí)把傳統(tǒng)的實(shí)體化、紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為信息化的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行保管登記。信息化檔案管理模式因?yàn)樵O(shè)置了標(biāo)簽?zāi)夸?調(diào)取和保管都更為方便,而且具備了大容量的特點(diǎn),有效地避免了傳統(tǒng)檔案占地多的問(wèn)題。在現(xiàn)階段的電子信息技術(shù)飛速發(fā)展階段,企事業(yè)單位要實(shí)時(shí)的對(duì)檔案管理手段進(jìn)行更新,選擇符合自身實(shí)際情況的信息檢索和處理方法,保證其具備現(xiàn)代化、科學(xué)化的特點(diǎn)[3]。

2 目前階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 信息化檔案管理工作落地困難

在目前階段的工作當(dāng)中,仍然有著許多企事業(yè)單位部門(mén)采用的是傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理手段,這也導(dǎo)致了其部門(mén)工作效率較低,難以滿(mǎn)足當(dāng)下工作的實(shí)際需要。因此,對(duì)于檔案管理工作的變革與創(chuàng)新,成為了目前企事業(yè)部門(mén)發(fā)展的重要任務(wù)。企事業(yè)單位要多通過(guò)多個(gè)渠道、多種手段進(jìn)行檔案管理制度的革新與調(diào)整,探索出能夠滿(mǎn)足當(dāng)前工作需求且符合單位實(shí)際情況的檔案管理方法,為現(xiàn)代化、信息化的檔案管理提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。從檔案管理的角度出發(fā),現(xiàn)階段的檔案管理方法有著很多弊端與不足,雖然近年來(lái)不斷的有新的管理制度進(jìn)行改革、調(diào)整,但因?yàn)樵趫?zhí)行階段的問(wèn)題,落地情況并不是特別理想。在信息化時(shí)代之中,企事業(yè)單位的信息資源得到了極高的關(guān)注度,這也表示企事業(yè)單位的檔案管理手段必須要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為信息電子檔案,在這一過(guò)程之中能夠很好的體現(xiàn)出信息化管理的便捷性?xún)?yōu)勢(shì)[4]。在現(xiàn)階段很多企事業(yè)單位的檔案管理改革進(jìn)度仍然較為落后,對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足,管理人員的也沒(méi)有得到相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn),這也對(duì)單位的日常工作開(kāi)展造成了極大的影響。

2.2 對(duì)于專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)有待加強(qiáng)

企事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量與人才數(shù)量息息相關(guān),專(zhuān)業(yè)性人才也是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的關(guān)鍵資源。而企事業(yè)單位的檔案管理工作較為特殊,對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也有著較高的要求,其工作能力的高低往往會(huì)影響到單位工作的整體運(yùn)行效率。而隨著信息化管理的改革,企事業(yè)單位檔案管理人員不僅僅要對(duì)檔案管理工作的流程進(jìn)行掌握,還要深入了解信息化管理的方法與技巧,并且要求其能夠獨(dú)立進(jìn)行信息化檔案管理的操作。但就目前階段來(lái)看,各個(gè)單位對(duì)于自身的檔案管理人員培訓(xùn)沒(méi)有起到足夠的重視,其往往沒(méi)有辦法接觸到最新的信息化科技技術(shù)知識(shí),而這樣的情況也導(dǎo)致了檔案管理工作的改革困難,大部分的檔案仍然采用這紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理,信息化技術(shù)運(yùn)用的不夠成熟,造成信息化技術(shù)難以順利與日常檔案管理工作相結(jié)合的問(wèn)題[5]。此外,在部分單位還有著檔案管理人員工作態(tài)度消極的問(wèn)題,對(duì)于日常工作缺乏熱情與責(zé)任心,加之信息化技術(shù)水平的匱乏讓檔案管理工作的效率難以得到提升。

2.3 信息化技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合尚未完善

信息化技術(shù)水平與檔案管理工作的結(jié)合的科學(xué)性與合理性,會(huì)大大影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量,也是進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新、改革的基本前提。在現(xiàn)階段,信息化技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程里,依然有著非常多的不足與漏洞。因?yàn)楝F(xiàn)階段的信息化水平不高,要想真正讓信息化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合完善,還需要一段較長(zhǎng)的時(shí)間,特別是一些內(nèi)容較為重要的檔案資料,現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)的不成熟,讓各個(gè)單位依舊選擇了傳統(tǒng)的實(shí)體紙質(zhì)保管方法。但紙質(zhì)化檔案有著損壞和遺失的風(fēng)險(xiǎn),并不利于檔案的長(zhǎng)期的存儲(chǔ)。

3 現(xiàn)代電子信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的推進(jìn)策略

3.1 持續(xù)優(yōu)化工作流程并規(guī)范化管理制度

信息化檔案管理的前提是必須要制定出具有規(guī)劃性的檔案管理計(jì)劃,對(duì)檔案管理的方向進(jìn)行把控,并在過(guò)程之中讓管理效果得到提升,制定出可持續(xù)發(fā)展的長(zhǎng)期管理方法是解決現(xiàn)階段檔案管理滯后的唯一方法,也是提升單位整體工作質(zhì)量的有效手段。因此,這要求管理人員對(duì)單位的日常工作與發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行深入探究,根據(jù)實(shí)際情況制定管理計(jì)劃,滿(mǎn)足單位各個(gè)階段工作開(kāi)展的需求,進(jìn)而一步步將檔案管理工作流程進(jìn)行完善[6]。

3.2 完善檔案管理信息化軟件

現(xiàn)代化信息檔案管理方法是企事業(yè)單位未來(lái)工作發(fā)展的重要基礎(chǔ),也是提升現(xiàn)階段單位工作效率與質(zhì)量的關(guān)鍵手段。在信息化時(shí)代背景之下,企事業(yè)單位的檔案管理人員要對(duì)多種渠道的信息進(jìn)行收集,根據(jù)單位工作的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合,以改革傳統(tǒng)檔案管理理念為基礎(chǔ),在管理軟件中設(shè)置查詢(xún)、調(diào)取等多種信息共享功能,讓檔案管理的綜合效率得以提升。在對(duì)信息化管理軟件以及網(wǎng)站的建設(shè)期間,管理人員也要將其與單位檔案管理體系相結(jié)合,讓檔案管理工作滿(mǎn)足目前階段要求的一體化管理目標(biāo)。

3.3 結(jié)合單位實(shí)際深入研究檔案資料

企事業(yè)單位的檔案管理人員要對(duì)現(xiàn)階段單位工作進(jìn)行了解,并根據(jù)實(shí)際情況深入探究檔案管理工作的流程,結(jié)合自身所攝取的各類(lèi)信息對(duì)檔案管理工作體系進(jìn)行調(diào)整與完善,進(jìn)而達(dá)到靈活轉(zhuǎn)換多種檔案的目的,這也是電子信息化檔案管理工作改革的前提。在進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化錄入工作時(shí),要對(duì)這些檔案進(jìn)行了解和研究,從中找出檔案的關(guān)鍵內(nèi)容予以標(biāo)記,讓檔案數(shù)據(jù)管理變的更具備高效性,從而提升檔案管理的工作質(zhì)量[7]。

3.4 定期開(kāi)展信息化技能培訓(xùn)

企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)于人才的引進(jìn)與培養(yǎng),制定合理的信息化專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn),幫助檔案管理人員掌握現(xiàn)代化信息技術(shù),這也是傳統(tǒng)檔案管理過(guò)渡到信息化檔案管理的基礎(chǔ)。在現(xiàn)階段,很多單位仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方法,管理人員的思維固化,這就需要單位進(jìn)行合理的引導(dǎo),宣傳檔案管理改革的優(yōu)勢(shì),并對(duì)新型的信息化管理方案進(jìn)行講解,幫助管理人員轉(zhuǎn)換思維,為后續(xù)的工作打下基礎(chǔ)。此外,單位還要加強(qiáng)引入現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的力度,幫助工作人員快速適應(yīng)信息化工作模式,接觸更多信息化知識(shí)。定期開(kāi)展培訓(xùn)是人才培養(yǎng)和可持續(xù)發(fā)展的重要途徑,能夠有效提高管理人員的綜合素養(yǎng),加強(qiáng)其對(duì)于各項(xiàng)信息技術(shù)的掌握程度,進(jìn)而提高單位工作開(kāi)展的質(zhì)量[8]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,在時(shí)代的發(fā)展與前進(jìn)之中,企事業(yè)單位檔案管理信息化改革已經(jīng)成為了當(dāng)下的重要議題,也是各單位可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步的關(guān)鍵基礎(chǔ)。但就現(xiàn)階段的工作而言,仍然有很多單位依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方法,手段落后,資料的保管與調(diào)取極為復(fù)雜和困難,需要消耗較高的時(shí)間和人力成本。本文分析了現(xiàn)階段檔案管理工作所存在的問(wèn)題,主要包括檔案管理落地困難、專(zhuān)業(yè)人才不足以及信息化與檔案管理工作結(jié)合不完善三個(gè)方面,并提出了解決方案,主要包括規(guī)范化管理制度、完善檔案管理信息化軟件、結(jié)合單位實(shí)際深入研究檔案資料、定期開(kāi)展信息化技能培訓(xùn)四個(gè)方面,希望能對(duì)促進(jìn)我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理電子信息化提供參考。