地方中小金融企業(yè)“聯(lián)合數(shù)字檔案館”建設(shè)工作研究
——以寧夏地區(qū)中小金融企業(yè)為例

母慧新

（寧夏回族自治區(qū)檔案館，寧夏 銀川750000）

0 引言

地方中小金融企業(yè)自身存儲著大量的信貸檔案、客戶信息資料、國有資產(chǎn)檔案等重要信息資源。目前，地方中小金融企業(yè)在檔案管理方面還存在諸多問題，使得檔案本該發(fā)揮的作用不能充分發(fā)揮。因此，推進中小金融機構(gòu)創(chuàng)建“聯(lián)合數(shù)字檔案館”是個重要的現(xiàn)實選擇。

1 地方中小金融企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

地方中小金融企業(yè)中，雖然大部分設(shè)置了專門檔案室，這些檔案室在建設(shè)之初并未考慮到各項技術(shù)參數(shù)，比如選址、承重等并不符合國家檔案館（室）建設(shè)標準，預(yù)留發(fā)展空間未考慮企業(yè)未來發(fā)展規(guī)模，“八防”措施并未落實到位。許多企業(yè)不愿意投入大量資金購置密集架、空調(diào)、加濕器、干燥機等檔案裝具，檔案庫房空氣質(zhì)量不達標，許多現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備簡陋老舊，難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展要求。

1.2 檔案數(shù)字化工作滯后

中小金融企業(yè)許多檔案由于涉及個人信息，并未開展檔案數(shù)字化；比如一些新成立的小額貸款公司，甚至都沒有自己專職檔案員，許多項目檔案散存在項目經(jīng)理手中，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不齊備，檔案基礎(chǔ)管理制度缺失，檔案管理的科學(xué)化水平不足，距離檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)還有很長的一段路要走。有一些中小金融機構(gòu)有自己研發(fā)的OA系統(tǒng)，但并未與電子文件管理系統(tǒng)掛接，無法實現(xiàn)電子文件歸檔。

1.3 檔案專業(yè)人才缺乏

許多中小金融企業(yè)尚無專職檔案管理員，而有專職檔案員的，大多是年齡較大、學(xué)歷較低或者是退休職工返聘的，企業(yè)缺乏對檔案員進行專業(yè)培訓(xùn)，不能掌握相關(guān)標準和要求，檔案管理隨意性強、出錯率高。由于企業(yè)不重視檔案管理工作，存在檔案管理人員工作環(huán)境差、薪酬待遇低、晉升渠道窄等現(xiàn)象，嚴重打擊了現(xiàn)有檔案管理人員隊伍穩(wěn)定性和工作積極性。

2 創(chuàng)建“聯(lián)合數(shù)字檔案館”的必要性和可行性

2.1 必要性

（1）形勢發(fā)展的需要。隨著信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案日益成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。早在2015年，我國就開始實施“促進大數(shù)據(jù)發(fā)展”“互聯(lián)網(wǎng)+”等國家新信息化發(fā)展戰(zhàn)略，這深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式；國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進，使得檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為必然發(fā)展趨勢，檔案工作不管是裹挾被動還是主動出擊，都需要置身于信息化發(fā)展中，搶抓發(fā)展機遇，主動適應(yīng)檔案管理智慧3.0時代。

（2）提質(zhì)增效的需要。地方金融企業(yè)，尤其是規(guī)模較大，組織體系層級較多的集團公司，集團內(nèi)部各子分公司情況各不相同，管理標準不相一致，管理水平參差不齊，資源不能實現(xiàn)共享，集約效能較差。比如，銀行辦理每一筆授信時，都需要做大量的事前調(diào)查，耗費大量的人力物力財力，而建立聯(lián)合“數(shù)字檔案館”這一共享服務(wù)平臺后，一體化的信息資源讓每個企業(yè)檔案室不再是“孤島”，實現(xiàn)了“一次錄入、大家共用”和“一個數(shù)據(jù)用到底”，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)和管理的互聯(lián)互通。

（3）長遠發(fā)展的需要。任何企業(yè)若想持續(xù)發(fā)展壯大，打造百年老店都必須重視檔案工作，留存歷史痕跡。檔案就是歷史，就是文化。沒有歷史和文化的企業(yè)，必定不會長久。檔案工作無處不在，而建設(shè)數(shù)字檔案館，是做好檔案工作的必行之路。

2.2 可行性

（1）地方金融企業(yè)大多成立或者改制改組較晚，歷史包袱小，易操作。以寧夏為例，地方中小金融機構(gòu)大多在2000年前后成立，包括地方法人銀行（寧夏銀行、黃河農(nóng)商行、石嘴山銀行）、地方金融組織（擔(dān)保集團、再擔(dān)保集團、金融資產(chǎn)管理公司）等，這些企業(yè)現(xiàn)有檔案構(gòu)成較為簡單，主要包括文書檔案、項目檔案、財會檔案和人事檔案，數(shù)量也不多，歷史包袱小，建設(shè)聯(lián)合數(shù)字檔案館切實可行。

（2）可依托企業(yè)現(xiàn)有信息數(shù)據(jù)資源庫，做優(yōu)化升級。金融機構(gòu)一般都有自己開發(fā)使用的較為成熟的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)，以及一些外聯(lián)系統(tǒng)，比如央行征信系統(tǒng)、信貸系統(tǒng)、人民幣賬戶管理系統(tǒng)，加之辦公OA系統(tǒng)，這構(gòu)成了企業(yè)現(xiàn)有的信息數(shù)據(jù)資源庫，依托這些信息數(shù)據(jù)資源，必要時進行數(shù)據(jù)遷移和復(fù)制，為數(shù)字檔案館打下重要的基礎(chǔ)。

（3）創(chuàng)建聯(lián)合數(shù)字檔案館可以分攤費用，減輕企業(yè)壓力。以寧夏為例，圍繞檔案信息資源建設(shè)，聚焦人工智能檢索、信息海量存取、多媒體制作與傳輸、自動標引、數(shù)字版權(quán)保護等現(xiàn)代信息技術(shù)成果，實現(xiàn)檔案信息的超時空、無障礙傳播等來建設(shè)“聯(lián)合數(shù)字檔案館”；但是需要高額的成本支撐，人力和時間的復(fù)雜工程。這樣操作可以有效分攤費用，減輕企業(yè)經(jīng)濟壓力。

3 “聯(lián)合數(shù)字檔案館”創(chuàng)建路徑

3.1 更新思維、共同開發(fā)、合作建庫

檔案信息化是檔案管理由計算機自動化管理來實現(xiàn)的，若仍舊按紙質(zhì)檔案手工操作的思維模式去開展，勢必會造成管理混亂。因此建庫時，數(shù)字檔案館的各個共享單位必須要確定統(tǒng)一的標準，既要嚴格遵守《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程DB37/T1892—2011》，又要符合自己的行業(yè)標準。要制定符合自身實際，技術(shù)上易實現(xiàn)，更要留足拓展空間；同時必須建設(shè)統(tǒng)一的管理平臺，將檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)無縫對接。

3.2 突出特色，強化共享，提升質(zhì)效

以大數(shù)據(jù)、云儲存和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為保障，以地方中小金融機構(gòu)自有信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，搭建檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)，建立“三位一體”的檔案集中服務(wù)體系。其中，在數(shù)字系統(tǒng)搭建和設(shè)計中，要以檔案的綜合利用需求為目標導(dǎo)向，全面分析檔案資料利用領(lǐng)域、范圍和實效性，依據(jù)國家標準，突出自身特色，做到檔案資料收集個性化和標準化。不斷完善利用工作制度和檢索工具，提高查找利用檔案的效率。

3.3 引入服務(wù)，加快外包，節(jié)約成本

建設(shè)聯(lián)合數(shù)字檔案館，可以引入檔案中介服務(wù)公司等社會化服務(wù)，統(tǒng)一整理裝訂，檔案主管機構(gòu)隨時監(jiān)督抽查，檔案整理既規(guī)范又標準。專業(yè)公司從事數(shù)字化工作，從文件材料的分類、裝訂、數(shù)字化實現(xiàn)一條龍服務(wù)，節(jié)省了時間，減少了工作環(huán)節(jié)。這樣從根本上避免傳統(tǒng)檔案管理對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)使用所造成的大量重復(fù)勞動，既有效地提升了實體檔案保護水平，又降低了檔案信息利用成本，從而全面提高了檔案工作質(zhì)效。

3.4 權(quán)限設(shè)定，做好保密，安全管理

安全是檔案管理的生命線，數(shù)字化檔案管理必須嚴格落實數(shù)據(jù)保密責(zé)任制度，在嚴格執(zhí)行國家保密政策法規(guī)的同時，合理劃定各個共享單位的查詢權(quán)限，處理好利用和保密的關(guān)系。各個共享單位可以直接看到與本企業(yè)直接相關(guān)的檔案，如有特殊需要，可聯(lián)系系統(tǒng)管理人員修改權(quán)限獲取相關(guān)信息。要注意網(wǎng)絡(luò)安全性，必須建立嚴密的網(wǎng)絡(luò)防火墻系統(tǒng)，防止黑客入侵盜取檔案信息。