企業(yè)檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新思路構(gòu)建分析

王威

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足人們的多元化需求，為了使我國的企業(yè)能夠在信息化時代的影響下得到良好發(fā)展，必須要盡快落實(shí)數(shù)字信息化建設(shè)，開展創(chuàng)新服務(wù)，提升用戶的滿意度，從而促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化管理

中圖分類號：F457? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

企業(yè)對推進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展、穩(wěn)定社會秩序都有著極為重要的影響。社會在不斷進(jìn)步的同時，各部門的工作量逐年增加，企業(yè)工作類型多，工作內(nèi)容繁雜，并且涉及大量的資料信息數(shù)據(jù)需要處理。面對大量的工作，對相關(guān)工作人員提出了更高的要求。為了高效合理地劃分與歸類各種信息數(shù)據(jù)，必須積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展，對于企業(yè)而言，既是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。

1企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

企業(yè)作為綜合性部門，在日常管理過程中，工作內(nèi)容繁多，且類型復(fù)雜，其中檔案管理工作便是極為關(guān)鍵的部分，其與企業(yè)的經(jīng)營管理以及日常業(yè)務(wù)的有序開展密切相關(guān)。首先，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在快速發(fā)展與普及之前，企業(yè)檔案管理工作模式相對單一化，通常會以紙質(zhì)材料為載體記錄和保存相關(guān)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，但是由于紙質(zhì)材料自身的特性，在保存過程中存在一定的劣勢和不足。紙張容易受到環(huán)境條件的影響，一旦受潮便會慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這樣便會增加工作人員的管理難度。其次，紙質(zhì)材料相對脆弱，比較容易受到人為因素的破壞和影響，如果受損，修復(fù)難度非常大。而對于珍貴的檔案信息資料，一旦損毀，將會造成無法估量的損失。所以，檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，通過現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，將檔案信息存儲和備份到計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發(fā)生。最后，檔案管理工作涉及大量的內(nèi)容，且繁雜多樣化，傳統(tǒng)紙質(zhì)材料保存方式，后期如果經(jīng)常反復(fù)的查看和翻閱，這樣便很容易會造成紙張破損，或者丟失。紙質(zhì)檔案需要大量的紙質(zhì)材料，管理工作量大，如果檔案信息數(shù)據(jù)太多，分類自然也更加繁瑣，查找過程中費(fèi)時費(fèi)力。而將信息數(shù)據(jù)儲存到計算機(jī)平臺當(dāng)中，并對其進(jìn)行備份和歸類保存，在需要時，便可通過檢索功能快速查找到相關(guān)信息數(shù)據(jù)和檔案資料，以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提升企業(yè)檔案管理工作效率，同時也能夠有效提高企業(yè)的整體服務(wù)水平，樹立良好的部門形象，為企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2企業(yè)檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新思路構(gòu)建分析

2.1完善檔案信息化管理制度

企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，會涉及到眾多的內(nèi)容，主要有信息的使用、歸檔、管理以及信息錄入和手機(jī)等工作內(nèi)容，為了保證檔案信息化建設(shè)的整個流程都能進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的操作，必須要完善檔案信息化管理制度。首先，在信息錄入的過程中，必須按照國家規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對檔案的載體、指標(biāo)和參數(shù)進(jìn)行執(zhí)行。其次，在信息歸檔環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)檔案信息收集的部門一定要對具體的收集方式、范疇以及時間制定相應(yīng)的規(guī)范制度，使相關(guān)的說明、描述、附件以及目錄都得到進(jìn)一步的完善，提升檔案信息的準(zhǔn)確度和完整度。然后還有建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９苤贫?，要對檔案資料的維護(hù)措施、調(diào)取要求以及存儲方式等進(jìn)行明確;提升使用制度的規(guī)范性，主要包括系統(tǒng)傳輸、復(fù)制拷貝、現(xiàn)場查閱等，每個環(huán)節(jié)都設(shè)定實(shí)名登記功能，不僅要細(xì)化工作內(nèi)容，還要細(xì)化負(fù)責(zé)人，這樣才能為檔案資料的安全性提供更強(qiáng)的保障措施。最后，要制定檔案信息資料的備份制度，這樣能夠為檔案資料的安全提供雙重保險。

2.2完善相關(guān)的服務(wù)設(shè)施

檔案信息化建設(shè)從本質(zhì)上來講就是利用計算機(jī)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)平臺中搜集和儲存相關(guān)的檔案信息，來實(shí)現(xiàn)對信息資源間傳輸和加工的目的。企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，應(yīng)該結(jié)合單位的實(shí)際情況，有效地利用計算機(jī)技術(shù)，使其發(fā)揮最大的功能，另外，還要對相關(guān)的電子信息設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理，使相關(guān)的電子信息設(shè)備得到充分的利用，大幅度提升它的作用效果和使用周期。另外，企業(yè)還應(yīng)該統(tǒng)一管理檔案信息化建設(shè)所需的信息化設(shè)備，確保相關(guān)的檔案管理設(shè)備資源能夠得到合理的利用。

2.3提升信息化檔案管理的安全技術(shù)

現(xiàn)階段，企業(yè)在構(gòu)建信息化檔案管理體系的過程中，不僅需要依據(jù)自身的實(shí)際情況，為檔案管理部門添置部分軟硬件設(shè)施，還需要通過制定檔案信息安全管理制度、設(shè)置信息化管理平臺防火墻等方式，提升檔案管理工作的安全性。首先，在構(gòu)建檔案管理信息化平臺的過程中，企業(yè)可以在考慮到自身工作內(nèi)容、社會信息化發(fā)展水平等信息的基礎(chǔ)上，搭建管理軟件安全防火墻，通過這樣的方式進(jìn)一步提升企業(yè)檔案信息管理的安全性。其次，企業(yè)可以由專門的工作人員定期對檔案管理部門計算機(jī)進(jìn)行檢查，保證計算機(jī)能夠正常運(yùn)行，如果在進(jìn)行檢查的過程中發(fā)現(xiàn)計算機(jī)內(nèi)出現(xiàn)了木馬或者病毒，必須及時進(jìn)行清除。最后，由于企業(yè)的檔案管理工作存在著一定的特殊性，因此，為進(jìn)一步提升檔案管理工作的安全性，檔案管理部門需要依據(jù)自身的工作情況，建立科學(xué)有效的計算機(jī)使用制度，舉例來說，企業(yè)方面可以通過要求檔案管理部門的工作人員在電腦操作的過程中，嚴(yán)禁使用電腦連接外網(wǎng)、禁止外界U盤與存放檔案信息的電腦相連接等方式，保證檔案管理工作的安全性。

結(jié)束語

綜上所述，伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展與進(jìn)步，在企業(yè)規(guī)劃其檔案信息化管理時，需要對規(guī)劃進(jìn)程步驟進(jìn)行提前實(shí)現(xiàn)，并將信息安全工作進(jìn)行完善，選擇全新的檔案管理方法開展相關(guān)工作。與此同時，現(xiàn)階段的企業(yè)改革期間，針對挑戰(zhàn)要理智面對，并進(jìn)行不斷創(chuàng)新，將傳統(tǒng)檔案管理方式融入其中，推動企業(yè)檔案管理不斷完善和發(fā)展。

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