新時(shí)期市政工程檔案管理信息化路徑探索

王志軍

摘要：市政工程是關(guān)乎民生的國之大計(jì)——道路修整、民政設(shè)備維護(hù)、工程風(fēng)險(xiǎn)勘測等等，都是市政工程的一角。市政工作在促進(jìn)社會主義經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，人民安居樂業(yè)上發(fā)揮著至關(guān)重要的支撐作用。對市政工程檔案進(jìn)行高效管理能使后續(xù)工作人員通過借鑒案例中的經(jīng)驗(yàn)獲得管理機(jī)智，實(shí)現(xiàn)資源利用的最優(yōu)化。信息化是新時(shí)期科技革命的標(biāo)志，信息化的席卷為檔案的高效管理提供了強(qiáng)而有力的壁壘。

關(guān)鍵詞：信息化;市政工程檔案管理;信息化;探索

引言：

市政工程是基本的民生建設(shè)工程，它著眼于解決人民生活中的困難，提供更便捷、更舒適的生存環(huán)境，這些功能決定了檔案管理在啟發(fā)后來者實(shí)現(xiàn)新突破上的重要性;檔案管理將市政工程的整個(gè)流程完整保存下來，對后續(xù)工程建設(shè)具有重大意義。下文分角度論述信息化在檔案管理中的優(yōu)勢及應(yīng)用路徑。

1.市政工程檔案管理信息化的優(yōu)勢：

首先，節(jié)省人力、物力資源;這是施行信息化最直接的優(yōu)勢——資源的最優(yōu)化。傳統(tǒng)工程檔案以紙質(zhì)文檔為載體，存儲流程主要由文檔整理、編號命名、上架存儲等構(gòu)成，這對負(fù)責(zé)人的專業(yè)度以及客觀存儲條件都有一定要求。人無完人，如果負(fù)責(zé)人編號失誤，在檔案堆積如山的檔案室內(nèi)，要想找到一份既定檔案將如大海撈針;物力也是一樣的道理，一個(gè)市政工程案例的解決不是一張紙就能打印完的，更不用談工程中的變更和突發(fā)情況，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔存儲的一大弊端。信息化管理融入后，檔案員可借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能操作，例如：在編號時(shí)的輸入條件除了編號（系統(tǒng)自動生成，避免人工操作的誤差），還可以輸入工程名稱，設(shè)置關(guān)鍵詞搜索等等;還可實(shí)現(xiàn)母子賬號補(bǔ)充輸入、系統(tǒng)簽核等功能，簡化原本繁冗復(fù)雜的手工工作程序，并提高數(shù)據(jù)精確性;多人交互操作，更使得精確性更加完善。附著于信息化之上的無紙化辦公模式也省去了紙張打印，節(jié)省了物力。

其次，提高成功案例重復(fù)利用率;在上文筆者有提到信息化的“關(guān)鍵詞設(shè)置”功能，這里展開講解。在傳統(tǒng)以紙質(zhì)文檔為存儲媒介的工作模式下，后來者想借鑒之前的工程案例可以說并不簡單甚至需要大費(fèi)周章，編號、存儲位置等因素的不穩(wěn)定性會直接影響搜索結(jié)果，而且場所還非常固定，必須要到存儲室才能操作，十分不方便。通過檔案信息化系統(tǒng)的介入，輸入案例關(guān)鍵詞就能看到之前相關(guān)聯(lián)的案例方案，而且在時(shí)間、地點(diǎn)上都更加個(gè)性化。例如，想查詢之前關(guān)于橋底病害的工程檔案及處理方式，在系統(tǒng)中輸入“橋”“病害”兩個(gè)關(guān)鍵詞就能看到所有與之相關(guān)的案例詳情，為工作人員提供了間接的經(jīng)驗(yàn)參考，只需在有電腦和網(wǎng)絡(luò)的地方就能操作，工作人員的工作環(huán)境中利用手機(jī)也能即時(shí)獲得目標(biāo)檔案。這樣已結(jié)案的成功案例就不再是沉睡的，而是時(shí)刻保持清醒，檔案庫更是常用常新。

最后，資源共享，提高工作效率。筆者上文提到“母子賬號補(bǔ)充輸入”，這是實(shí)現(xiàn)資源共享的方式。通過設(shè)置母賬號對檔案進(jìn)行刪減管理和必要的整理，從宏觀上進(jìn)行操控;通過設(shè)置子賬號讓各個(gè)工作人員都能取閱檔案內(nèi)容，子賬號不能增刪以保證檔案庫的客觀性。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)可通過賬號直接進(jìn)行系統(tǒng)審核簽署確認(rèn)書，省去傳統(tǒng)操作打印、簽署、上傳的麻煩;簡化工作流程，提高工作效率。例如，若干工作人員一起參與了邯鄲市北環(huán)路的綜合整治工作，每個(gè)工作人員在工作中的角色和任務(wù)分工都不同，工作人員通過登錄自己的子賬號輸入特定板塊的工程內(nèi)容（根據(jù)系統(tǒng)要求），在一定程度上保證了工程資料的客觀公正性，提高了檔案的參考價(jià)值。

2.市政工程檔案管理信息化路徑：

首先，完善信息化設(shè)備配置;合理的設(shè)備配置是檔案管理信息化工作展開的客觀前提，各市政工程處應(yīng)根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)投入配置比例相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，并指派專人負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)保證網(wǎng)絡(luò)安全，防范網(wǎng)絡(luò)黑客。例如，鄂爾多斯市東勝區(qū)市政局就在2021年3月向社會公告標(biāo)書采購多臺計(jì)算機(jī)設(shè)備用于信息化檔案建設(shè)工作。我們必須以辯證的眼光來看待和運(yùn)用信息化，既要充分利用其優(yōu)勢，也要防微杜漸提高安全防范意識，定期將檔案信息進(jìn)行拷貝備案，將潛在風(fēng)險(xiǎn)減少到最低。

其次，加強(qiáng)意識和技能培訓(xùn);這里主要指信息化意識和實(shí)際操作技能。雖然信息化對于檔案管理工作有積極的促進(jìn)作用，但發(fā)揮其作用的前提是擁有正確的操作。首先工作人員要樹立信息化意識，可通過專人培訓(xùn)使工作人員從傳統(tǒng)的書寫、手工歸檔的意識圈中走出來，正視信息化的積極作用，并由衷地接納它，這樣才能和技能培訓(xùn)相得益彰，互相促進(jìn)。技能培訓(xùn)是確保信息化精確性的重要舉措，通過對工作人員進(jìn)行軟件操作講解、常見問題答疑、潛在風(fēng)險(xiǎn)講解等方面的培訓(xùn)，讓工作人員對信息化作業(yè)產(chǎn)生有更深刻的理解，便于他們更好地利用信息化。

最后，定期檢查：提高安全，避免疏漏;檢查是減少錯誤的直接辦法，如同考試時(shí)做完所有題目后要檢查一遍再交卷的道理是一樣的。信息化作為一個(gè)新的存在，在前期的磨合中必定有諸多地方需要完善。市政工程處應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)信息檢查確保其準(zhǔn)確務(wù)實(shí)性，避免因疏漏導(dǎo)致的不實(shí)，還可以通過設(shè)置獎懲機(jī)制提高員工的警覺度，盡量做到“一次做對”，避免重復(fù)工作影響工作效率;宏觀方面，網(wǎng)絡(luò)安全檢查工作也不容小覷。例如，2021年5月，河南省委、鄭州市委、高新區(qū)委每年定期舉辦題為“網(wǎng)絡(luò)安全訓(xùn)練周”的巡查活動，定期開展信息化技術(shù)遠(yuǎn)程檢測和實(shí)地檢測，營造了良好的信息化氛圍，提高了全民網(wǎng)絡(luò)安全防范意識。

3.結(jié)束語

市政工程是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，它將人民的需求與國家的利益緊緊聯(lián)系在一起;市政工程檔案管理信息化是大勢所趨，它是市政建設(shè)強(qiáng)有力的精神后盾，能促進(jìn)市政建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展，是改良新時(shí)期檔案管理工作的有效武器。

參考文獻(xiàn)：

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