高校電子會計文件在線歸檔初探

葉小泮

高校電子會計文件在線歸檔是指通過系統(tǒng)接口進行歸檔，電子會計文件及其元數(shù)據(jù)從會計軟件系統(tǒng)導出，按檔案管理要求進行鑒定、整理后存儲于檔案管理系統(tǒng)及檔案部門離線載體中。2015年末，財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會計檔案管理辦法》，將電子會計檔案納入會計檔案管理范疇。與此同時，電子發(fā)票開始在全國范圍推廣應用，推動了會計檔案電子化的研究與實踐，一些大型企業(yè)相繼開展了會計檔案電子化管理試點工作。高校檔案部門應時代發(fā)展需要，加強了電子會計文件歸檔管理研究，我校也依托智慧校園建設工程，對電子會計文件在線歸檔進行了初步探索。

一、高校會計檔案工作現(xiàn)狀

高校會計檔案是高校發(fā)展過程中經(jīng)濟業(yè)務與財務狀況的真實記錄，它數(shù)量大，利用率高，主要用于財務查詢和項目審計。近年來，高校財務審計數(shù)量和內(nèi)容越來越多，以我校為例，一年科研經(jīng)費達18億以上，絕大部分科研項目結(jié)題時需接受財務審計。大量師生到檔案館調(diào)閱、翻拍、復印紙質(zhì)會計憑證，為財務審計提供依據(jù)，花費了大量人力、物力和時間成本，師生不堪重負。會計憑證電子化已成為高?，F(xiàn)實工作的迫切要求。我校財務處對紙質(zhì)會計憑證進行了掃描，并把掃描形成的電子會計憑證掛接在財務查詢系統(tǒng)，供師生下載打印。會計憑證電子化，連同會計軟件系統(tǒng)中已經(jīng)電子化的會計賬簿、報表、工資冊等，一起實現(xiàn)了會計檔案全程電子化管理，為電子會計文件在線歸檔打下了基礎。

二、高校電子會計文件在線歸檔的意義

電子會計文件以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的形式存儲在會計軟件系統(tǒng)中，打開瀏覽電子會計文件離不開會計軟件這一讀取平臺，備份保存電子會計文件必須同時保存相同版本的會計軟件;同時會計軟件系統(tǒng)還無法保證全部歷史數(shù)據(jù)長期可用，這極大地影響了電子會計文件的有效利用。通過在線歸檔，電子會計文件從會計軟件系統(tǒng)中導出，以pdf格式附件形式遷移到檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了電子會計文件的固化和遷移，保障了電子會計檔案的長期可用性。遷移到檔案管理系統(tǒng)中的電子會計文件經(jīng)過鑒定、分類、排序、編號、組卷后，成為系統(tǒng)、可用的電子檔案資源。師生可以不受時空限制遠程登錄檔案管理系統(tǒng)，檢索會計文件，打開瀏覽附件原文，下載打印原文，實現(xiàn)電子會計檔案信息的遠程利用和信息共享。與直接調(diào)閱、翻拍、復印紙質(zhì)會計檔案相比，可以節(jié)省大量人力物力及時間成本，并提升會計檔案信息質(zhì)量。

三、高校電子會計文件在線歸檔的措施

（一）建設數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

電子會計文件在線歸檔，要建設一個具有全新功能的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件、檔案、信息、數(shù)據(jù)、知識的一體化管理。檔案系統(tǒng)在功能設計上應滿足以下新的需求：①系統(tǒng)具有開放式通用的數(shù)據(jù)歸檔接口，可以方便地與會計軟件系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)電子文件在線歸檔。②可以對電子文件條目進行組卷，并歸入對應的檔案分類。③具備建立電子檔案元數(shù)據(jù)方案并管理元數(shù)據(jù)的功能。接收采集電子文件時能確保電子檔案原文與元數(shù)據(jù)，電子檔案各組件之間相互關(guān)聯(lián)，同時還能夠自動記錄接收采集業(yè)務行為元數(shù)據(jù)。④可以對單個或批量電子文件進行“四性”（準確性、完整性、可用性、安全性）檢測，并出具檢測報告。⑤可以實現(xiàn)不同格式電子文件批量轉(zhuǎn)換為pdf格式;各類音視頻格式電子文件批量轉(zhuǎn)換為flv格式;可以將元數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)換為xml格式，系統(tǒng)自動記錄轉(zhuǎn)換過程痕跡信息。

（二）升級會計軟件系統(tǒng)

實現(xiàn)電子會計文件在線歸檔，必須升級、完善會計軟件系統(tǒng)，加裝電子文件管理及歸檔模塊，確保會計軟件系統(tǒng)和數(shù)字檔案系統(tǒng)在線對接。會計軟件系統(tǒng)中的電子文件在辦結(jié)后應支持封裝成歸檔信息包用于向檔案系統(tǒng)推送，具體功能要求如下：①可以將整理好的擬歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝成歸檔信息包。②支持按照一定的條件對擬封裝的電子文件進行篩選，只封裝符合條件的數(shù)據(jù)。③可以設置歸檔信息包的存儲位置，支持采用公開壓縮算法將歸檔信息包制作成zip包。④支持歸檔信息包的導出功能，并可以按照一定的篩選條件選擇性導出。⑤支持封裝完成之后自動對封裝包添加數(shù)字摘要。

（三）制定接口技術(shù)方案

1.接口采用中間庫方式。會計軟件系統(tǒng)把擬歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝成歸檔信息包，推送到由檔案管理系統(tǒng)建的中間庫， 檔案管理系統(tǒng)按照規(guī)定的時間自動到中間庫取數(shù)據(jù)，把數(shù)據(jù)遷移到檔案庫里。

2.會計軟件系統(tǒng)將已經(jīng)辦結(jié)的電子文件信息及原文打包為歸檔信息包，同時生成一個批次的歸檔信息包信息。歸檔信息包推送至中間ftp服務器，歸檔信息包信息推送到中間數(shù)據(jù)庫的歸檔信息表。中間庫根據(jù)歸檔信息表及歸檔信息包進行歸檔電子文件的四性檢測，并對通過四性檢測的歸檔批次，進行歸檔文件信息及原文的解析，然后推送至檔案管理系統(tǒng)。對于四性檢測不通過的歸檔批次，中間數(shù)據(jù)庫的歸檔信息表中的四性檢測值置換為“不通過”，會計軟件系統(tǒng)獲取該值后，重新將該批次電子文件信息及原文打包為歸檔信息包進行推送。

（1）中間庫歸檔信息表結(jié)構(gòu)。歸檔信息表指用戶一個歸檔的信息， 一個歸檔可以是一個原文或多個原文的歸檔。

（2）歸檔信息包結(jié)構(gòu)及說明

①歸檔信息包為zip壓縮包，結(jié)構(gòu)如下：

②說明文件.xml格式

<？xml version="1.0" encoding="GBK"？>

t_100

CK2017012201

CK201701

2018-05-10

財務處

2017

3

CK

③歸檔文件元數(shù)據(jù).xml格式

根據(jù)中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA/T 48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，歸檔文件元數(shù)據(jù).xml格式如下：

<版本 name="M203">2009

<內(nèi)容描述 name="M21">

<全宗號 name="M22">HN

<實體分類號 name="M23">CK14

<題名 name="M24">園藝學院曲姍姍報版面費

<憑證號 name="M25">Z05155

<責任者 name="M26">周婷婷

<文件日期 name="M27">20180122

<頁數(shù) name="M28">3

<頁號 name="M29">1-3

<密級 name="M30">內(nèi)部

<存址 name="M31">財務處

<保管期限 name="M32">30年

<編制單位 name="M33">會計核算科

<備注 name="M34">轉(zhuǎn)入校發(fā)工資卡

<歸檔日期 name="M35">20190122

<年度 name="M36">2018

<歸檔份數(shù) name="M37">1

<紙質(zhì)份數(shù) name="M38">1

（四）電子會計檔案整理方法

從接口導入的數(shù)據(jù)統(tǒng)一保存在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的文件中心的數(shù)據(jù)審核模塊，檔案員對導入的數(shù)據(jù)進行來源跟蹤、條目查看、審核、接受、拒絕等操作。電子會計文件原文以pdf格式附件形式掛接在條目上，檔案員對條目進行分類、排序、編號、組卷，并把它導入財會檔案庫，使之成為系統(tǒng)的、可用的電子檔案資源。目前，來自高校外部的發(fā)票、單據(jù)以紙質(zhì)票據(jù)為主，電子票據(jù)還不占主導位置。電子會計文件歸檔管理方式，主要以導入版式電子文件為主，如pdf格式工資冊、賬簿、記賬憑證、原始憑證等。會計檔案管理還需實行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制。整理電子會計檔案必須保證電子檔案和紙質(zhì)檔案相互匹配，并建立兩者檢索關(guān)系。先裝訂整理紙質(zhì)會計檔案，編上檔號，之后再整理電子會計檔案，使電子會計檔案的分類、排序、編號、組卷與紙質(zhì)會計檔案保持一致。數(shù)字檔案系統(tǒng)具備自動組卷功能，可以按檔號，或件號，或文件日期等條件組卷。如果按檔號組卷，就給待整理的電子文件條目編上檔號，其檔號要與對應的紙質(zhì)檔案的檔號一致。也可按件號或文件日期組卷，只要能與紙質(zhì)案卷匹配就行。

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作者單位：北京市城市建設檔案館