國(guó)有企業(yè)如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理

○王佳慶

企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展離不開人才的助力。在識(shí)別選用人才的過程中人事檔案發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，這就對(duì)檔案管理提出了較高要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化打破了原有檔案管理的瓶頸，在提供準(zhǔn)確信息的同時(shí)，還具有一定的便捷性和安全性，大大提高了檔案工作的服務(wù)效率。

一、人事檔案的特點(diǎn)

在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部人才隊(duì)伍的過程中，人事檔案發(fā)揮著極其重要的作用。保證檔案材料內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范是維護(hù)企業(yè)選人用人公信力的關(guān)鍵，特別是其中的“三齡兩歷”（即出生、參工、入黨這三項(xiàng)時(shí)間及學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷）信息是組織人資部門了解干部基本情況的重要依據(jù)。人事檔案具有以下幾個(gè)特征：

一是人事檔案具有“現(xiàn)實(shí)性”特征。在識(shí)別人才、選拔干部的過程中，檔案中所涵蓋的材料體現(xiàn)了干部個(gè)人的政治品質(zhì)、學(xué)歷經(jīng)歷、道德品行和社會(huì)關(guān)系等現(xiàn)實(shí)情況，發(fā)揮著給組織人事部門提供現(xiàn)實(shí)信息的重要功能，反映“現(xiàn)實(shí)”是人事檔案的表征之一。

二是人事檔案具有“動(dòng)態(tài)性”特征。人事檔案從最初建立起就具有了明顯“動(dòng)態(tài)性”表征。隨著一個(gè)干部的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷不斷豐富，檔案材料也會(huì)不斷充實(shí)，再加上“檔隨人轉(zhuǎn)”“人檔統(tǒng)一”的管理要求，使檔案材料不斷處于“動(dòng)態(tài)”完善的過程中。

三是人事檔案具有“保密性”特征。人事檔案中既包含提供給組織參考的重要依據(jù)，又包含獎(jiǎng)懲信息、家庭信息和職業(yè)評(píng)價(jià)等重要的個(gè)人隱私，具有長(zhǎng)時(shí)間保密的特點(diǎn)，不允許個(gè)人隨意查詢。

四是人事檔案具有“全面性”特征。從人事檔案所包含的材料來看，一份檔案涵蓋了學(xué)歷、獎(jiǎng)懲、鑒定、考核、政審、政治面貌和工資情況等內(nèi)容，能夠客觀地反映干部“全貌”。為干部“精準(zhǔn)畫像”是檔案材料的重要特點(diǎn)，具有很明顯的“全面性”。

二、傳統(tǒng)檔案管理的“瓶頸”和數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，配套的干部人事制度也在不斷細(xì)化和完善，在保障落實(shí)人才選用制度的同時(shí)，儲(chǔ)備優(yōu)秀人才、選拔優(yōu)秀干部、人員任免調(diào)動(dòng)都需要干部人事檔案的信息作為支撐。一本檔案的形成和使用需要經(jīng)過收集、整理、管理、利用等各個(gè)步驟，特別是在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案資料在查閱過程中會(huì)造成磨損，可能在轉(zhuǎn)遞過程中遺失，這都將給選人用人工作造成影響。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要占用大量的物理空間，面對(duì)卷帙浩繁的檔案材料，查閱過程也需要消耗大量的時(shí)間和人力。隨著新設(shè)備、新技術(shù)的更迭，在為現(xiàn)代社會(huì)帶來了技術(shù)進(jìn)步紅利的同時(shí)，也對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，由此基于圖像識(shí)別設(shè)備和信息化技術(shù)的數(shù)字化檔案為傳統(tǒng)的檔案管理工作打開了新思路。

傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)為載體，由于不同年代紙質(zhì)材料的材質(zhì)差別，再加上墨跡的氧化和紙質(zhì)的磨損，很容易隨著時(shí)間的流逝造成破損。數(shù)字化檔案的首要步驟，就是把檔案內(nèi)容數(shù)字化。按照2018 年印制發(fā)行的新版《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）規(guī)定，數(shù)字化檔案制作加工應(yīng)符合相應(yīng)的國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)《條例》詳細(xì)規(guī)定了數(shù)字檔案在使用過程中的保密要求。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案具有以下幾方面優(yōu)勢(shì)：

一是具有保護(hù)性優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案一旦遺失、被涂改破壞或在使用過程中被磨損都會(huì)釀成不可逆的嚴(yán)重后果。對(duì)其數(shù)字化后，完全可替代原件為查詢?nèi)藛T提供有用信息，最大程度地減少了對(duì)原件的頻繁侵?jǐn)_，有效地保護(hù)了原件內(nèi)容。

二是具有高效性優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化后的檔案材料，能最大程度地借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，利用加密查詢系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)保密傳送，形成縱向到底，橫向到邊的信息覆蓋網(wǎng)絡(luò)，一旦有需要可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的實(shí)時(shí)查閱，為跨板塊、跨部門、跨機(jī)構(gòu)、跨區(qū)域調(diào)動(dòng)調(diào)整干部提供便利，提升了檔案?jìng)鏖喌男省?/p>

三是具有集約性優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要占用大面積的房間作為物理儲(chǔ)存空間，還要布置閱檔空間，往往因結(jié)構(gòu)布局而顯得很局促。數(shù)字化后的電子檔案可以存儲(chǔ)在光盤、硬盤、閃存等載體中，這些載體具有容量大、體積小的特征，可以有效地破解物理存儲(chǔ)空間的局限。

四是具有規(guī)范性優(yōu)勢(shì)。對(duì)干部檔案數(shù)字化后，由于傳遞查閱的都是電子檔案，可以有效地杜絕傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱過程中出現(xiàn)的抽取、撤換、涂改等現(xiàn)象，保證了檔案材料的真實(shí)性，提高了檔案管理的規(guī)范性。

三、晉能控股集團(tuán)數(shù)字化檔案的具體實(shí)踐

數(shù)字化檔案建立和使用需以安全保密為前提，以高效率管理、高質(zhì)量服務(wù)為宗旨，融合高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能檢索技術(shù)、分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)，且要滿足檔案的管理需求和傳遞使用的功能。

根據(jù)山西省委組織部2019 年《關(guān)于開展干部人事檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的函》要求，晉能控股集團(tuán)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，在經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)立項(xiàng)、黨委會(huì)議審議、招投標(biāo)會(huì)議評(píng)標(biāo)后，引進(jìn)了有相關(guān)資質(zhì)且完全符合保密要求的專業(yè)公司，圍繞以下五方面完成了傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化任務(wù)。

一是搭建硬件基礎(chǔ)設(shè)施。物理設(shè)施主要由網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)管系統(tǒng)、安全設(shè)備、存儲(chǔ)陣列、服務(wù)器構(gòu)成。在組建完成專用的業(yè)務(wù)寬帶、局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上安裝操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理軟件，搭建基本的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境。

二是設(shè)計(jì)開發(fā)專用軟件。根據(jù)不同的功能需求，開發(fā)檔案采集、管理、查詢系統(tǒng)，對(duì)不同管理人員實(shí)行分權(quán)限管理，根據(jù)不同管理權(quán)限給予不同的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，并采用最新的加密算法保障檔案內(nèi)容的安全性和保密性。

三是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化檔案需要用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并根據(jù)該檔案內(nèi)的目錄關(guān)系建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，形成獨(dú)立的可進(jìn)行索引的數(shù)據(jù)塊。前期，企業(yè)確定了干部檔案數(shù)字化順序，對(duì)人事檔案進(jìn)行了查缺，要求各單位限期補(bǔ)充材料并歸檔。隨后，經(jīng)過對(duì)人事檔案基本信息錄入、目錄錄入、檔案掃描、原始圖像制作、圖像優(yōu)化和數(shù)據(jù)復(fù)審等環(huán)節(jié)，完成了3500 卷人事檔案的數(shù)字化工作。

四是加強(qiáng)原件的保護(hù)及保存。在數(shù)字化檔案內(nèi)容的過程中，工作人員對(duì)原件進(jìn)行了裱糊和裝訂，整理成冊(cè)的檔案按照編號(hào)順序放置于適宜溫度和濕度的庫房?jī)?nèi)，并采取了防火、防盜、防霉、防蟲和防鼠等方面的保護(hù)措施。

五是建立專業(yè)化管理隊(duì)伍。數(shù)字化檔案推動(dòng)了檔案工作的深度變革，工作重心也由管理紙質(zhì)材料開始向管理信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，所有的信息化功能、日常的運(yùn)行維護(hù)、流程的監(jiān)督管控等都需要工作人員具有一定的電腦知識(shí)，因此，對(duì)目前的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和法律意識(shí)，幫助管理人員盡快適應(yīng)數(shù)字化對(duì)檔案管理工作的新要求。

干部人事檔案數(shù)字化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)有思維習(xí)慣和工作模式，利用當(dāng)下的技術(shù)手段創(chuàng)新管理方式，不斷適應(yīng)新時(shí)期新階段新要求，以檔案管理的清清爽爽保證用人的清清爽爽，讓干部人事檔案成為干部選用工作中可靠的“聽診器”。