研究生教育管理信息化建設思考——以上海工程技術大學研究生教育管理信息系統(tǒng)建設為例

■張翠翠 陳長穎 周 晶

/上海工程技術大學

高校研究生教育管理工作貫穿人才培養(yǎng)工作全過程，肩負提高研究生培養(yǎng)質量的重要使命。研究生教育管理質量的好壞直接反映了我校管理水平的高低，隨著信息技術和網絡技術的快速發(fā)展，先進的信息管理系統(tǒng)是高效管理的必然選擇。因此，了解并分析研究生教育管理信息化建設存在問題，探討新一代信息技術深度融合于高校研究生教育管理領域，是一個具有深遠意義的課題。

一、研究生教育管理信息化建設的必要性

隨著我國學位與研究生教育制度的不斷完善和國家信息技術的飛速發(fā)展，許多高校對研究生教育管理信息化的重要性和必要性有了深刻的認識，也開展了一系列的信息化建設。通過查閱、梳理相關研究文獻，歸納、總結國內外高校關于教育管理信息化研究發(fā)展現(xiàn)狀。很多高校經歷了從小作坊自主研發(fā)，到大規(guī)模高價格向市場供應商購買服務的過程，目前已經基本完成了教育管理信息化。但隨著研究生教育管理體制的改革的不斷前進，管理模式不斷創(chuàng)新及信息技術飛速發(fā)展，新的管理模式、管理思想和技術手段有必要融入到信息系統(tǒng)建設之中。

近幾年，隨著我校研究生招生規(guī)模的不斷擴大，研究生信息管理業(yè)務要求不斷的發(fā)展和變化，面對新政策、新要求，需要研究生信息管理系統(tǒng)與時俱進；大數(shù)據(jù)、大工作量，需要實現(xiàn)研究生教育管理的信息化。部門通過整合和優(yōu)化各類優(yōu)質研究生教育信息資源，信息化系統(tǒng)建設采用 “統(tǒng)一規(guī)劃、分階段實施、基礎信息強化、集成應用、資源共享”的原則，構建一套集用戶身份認證管理、數(shù)據(jù)管理、權限控制、信息安全和個性化的信息服務為基礎的信息化管理系統(tǒng)。新系統(tǒng)的建立可以有效的解決傳統(tǒng)教育管理模式中的數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一、信息孤島、缺乏跨部門協(xié)作等問題，達到研究生教育信息化、管理規(guī)范化和決策合理化的目標。為研究生教育教學工作提供科學、先進的管理模式和手段，提高教育教學管理效率，規(guī)范管理工作流程，實現(xiàn)研究生教育與培養(yǎng)過程的全程跟蹤，對研究生教育管理、教學現(xiàn)狀分析及科學合理的決策，為后續(xù)積極探索新的研究生培養(yǎng)體制機制和創(chuàng)新培養(yǎng)模式，進一步更新研究生教育教學管理手段，提高管理服務水平和工作效率提供強有力支撐，進一步推進高校研究生培養(yǎng)工作的內涵建設和綜合管理水平，助力我校研究生教育培養(yǎng)工作的成功轉型有重要的現(xiàn)實和理論意義。

二、研究生教育管理信息化建設存在問題

(一)師生用戶缺乏對研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設的理解

結合我校近幾年研究生招生規(guī)模擴大需求，對研究生教育教學管理的質量和效率提出更高的要求。學校決策層和研究生處職能部門已意識到教育管理信息化的重要性和必要性，學校決策層對研究生教育管理信息化工程進行了科學規(guī)劃和統(tǒng)一的指導，研究生處職能部門秉承科學化、系統(tǒng)化的教育教學管理理念，對學校的各類研究生教育管理相關業(yè)務流程進行梳理，并指定專門科室負責人與系統(tǒng)開發(fā)公司對接，參與研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設工作。系統(tǒng)建設初期，廣大師生用戶對研究生教育信息化建設工作認可度不高，一方面缺乏對教育管理信息化正確的理解，另一方面基于用戶對原研究生信息系統(tǒng)使用較熟悉，仍停留在各項熟悉和習慣的操作流程和規(guī)范層面，導致校內師生用戶對研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設的認可度不高。

(二)共享機制的建立有待擴大

從目前的研究生教育管理信息化系統(tǒng)建設現(xiàn)狀來看，新的研究生教育管理信息系統(tǒng)已與本科教務系統(tǒng)建立了友好的共享機制，實現(xiàn)了本科教務系統(tǒng)與研究生信息系統(tǒng)內教務信息的交流和數(shù)據(jù)的傳輸與共享，使本研教務系統(tǒng)海量的數(shù)據(jù)信息得到了科學的管理和有效的整合，為二級學院教學秘書排課工作帶來極大便利，節(jié)省了原來需要預先排查教室資源重復占用情況的時間，大大提高了二級學院教務管理人員的工作效率。但是，目前海量的學生數(shù)據(jù)、教職工數(shù)據(jù)尚待與校內財務處、人事處、后勤資產處、學生處等各職能部門進行數(shù)據(jù)共享機制的建立，后續(xù)系統(tǒng)建設過程中特別加強學籍模塊、教職工數(shù)據(jù)模塊與其他職能部門系統(tǒng)之間做到數(shù)據(jù)協(xié)同交流，數(shù)據(jù)格式兼容性，打破信息數(shù)據(jù)交流與共享限制，解決信息孤島問題。

(三)教育管理信息化制度建設有待完善

制度建設是規(guī)范和制約信息系統(tǒng)管理的保障。目前，現(xiàn)有研究生教育管理信息系統(tǒng)管理制度的制定多偏向于硬件和網絡方面，而軟件的管理、網絡流程管理或網絡資源內容管理方面，現(xiàn)有的管理制度無法全面覆蓋到教育管理信息系統(tǒng)中各項工作當中。反應到信息系統(tǒng)本身，由于欠缺完善的管理制度，對系統(tǒng)運行的約束和規(guī)范勢必造成影響，有可能系統(tǒng)運行過程中數(shù)據(jù)的真實性、標準化和規(guī)范化受到損壞，這樣不但造成基礎數(shù)據(jù)利用率不高，也對教育管理信息系統(tǒng)規(guī)范使用產生不良影響。

(四)以用戶為中心的指導思想有待加強

目前，研究生教育管理信息系統(tǒng)的建設，各培養(yǎng)模塊相關功能的定位、需求開發(fā)、相關業(yè)務申請辦理流程的設計，更多地考慮到怎么解決職能部門及二級學院的相關管理人員在研究生教育管理中遇到的問題，對廣大師生用戶提供便利化、流程化和信息化的教育管理服務方面的考慮相對少一些，整個教育管理信息系統(tǒng)建設成果的受益群體更多的傾向管理工作人員，導致信息化建設受益群體覆蓋面有所縮小，甚至有的師生會片面的認為信息化建設反而使各種事項和業(yè)務辦理過程略顯繁瑣和復雜。

三、研究生教育管理信息化建設幾點思考

(一)樹立研究生教育管理信息化建設意識

《中國教育現(xiàn)代化2035》聚焦教育發(fā)展的突出問題和薄弱環(huán)節(jié)，立足當前，著眼長遠，重點部署了加快信息化時代教育變革戰(zhàn)略任務，為高校研究生教育管理信息化建設指明方向。信息化時代背景下，高校研究生教育管理要緊跟時代發(fā)展步伐，將資源擴展、大數(shù)據(jù)技術的應用及信息化建設理念高效的融為一體，并思考如何更好地應用到研究生教育管理工作當中。同時，學校廣大師生用戶群體要在學校教育管理信息化組織領導下，統(tǒng)一思想，提高站位，進一步提高教育管理信息化建設的意識，充分認識到教育管理信息化建設對研究生教育管理帶來的效益，轉變傳統(tǒng)的單純依托信息化技術發(fā)展的教育管理模式，更好地踐行學校研究生教育管理信息化建設需全體人員共同參與的目標。

(二)加強信息共享

要積極征集當今互聯(lián)網時代廣大師生用戶對信息共享的廣泛需求，將需求與信息化技術融入信息化系統(tǒng)建設之中。在校內各相關職能部門或二級學院范圍內，進一步擴大并開放相關功能模塊等數(shù)據(jù)信息的利用。打破傳統(tǒng)教育管理中的各職能部門之間信息數(shù)據(jù)隔閡，要突破部門、二級學院甚至學校界限，努力創(chuàng)設友好共享交互機制，實現(xiàn)優(yōu)質教育教學資源與數(shù)據(jù)信息資源的共建、共享和共通，大幅度提升學校研究生教育管理水平和效率，更好地響應新信息時代開放共享的理念。

(三)加強制度建設

管理層面，要及時制定與之匹配的各項教育教學相關制度。要通過培養(yǎng)各個環(huán)節(jié)監(jiān)控確保研究生過程管理規(guī)范，如中期考核工作前的學業(yè)預警工作須嚴格有效執(zhí)行，做到事先告知、事中提醒、事后執(zhí)行。同時，制定各種業(yè)務事項申請辦理流程，方便師生用戶對系統(tǒng)使用正確、規(guī)范，以此來促進研究生教育管理信息化系統(tǒng)平穩(wěn)有序運轉。技術層面，要采用統(tǒng)一、標準的信息編碼規(guī)則來保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范性，將數(shù)據(jù)格式混亂或內容含義表述不當導致數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的出錯率降到最低。

(四)堅持以“用戶為中心”的服務理念

研究生教育管理信息系統(tǒng)建設以學校信息化管理發(fā)展目標為引領，把教職工和學生群體對信息化的需求、目標及要達到的信息化目的放在學校研究生教育信息化建設的首要位置。通過收集并分析不同用戶群體反饋的信息化需求，根據(jù)不同用戶群體特點和要求，從學生、教師、導師、學院、研究生處等角色設置更為細化的權限分組和角色描述，以便提供有針對性的、與實際需求吻合的個性化服務。信息系統(tǒng)建設要集硬件、軟件和服務為一體，把業(yè)務流程辦理作為側重點，構建一個用戶簡單易用、管理任務簡化的集成化信息平臺，實現(xiàn)人與技術、數(shù)據(jù)和資源的高度融合，促進研究生教育管理模式的變革。

四、結語

研究生教育管理信息化建設是一項長期的、復雜的系統(tǒng)工程，并非簡單的將手工操作轉變?yōu)橛嬎銠C網絡化執(zhí)行的過程。后續(xù)要堅持跟進了解國內外高校研究生教育管理信息化建設的研究與應用情況，在實際工作中大膽探索與時俱進的研究生教育管理模式，及時糾正不合時宜的工作方法，結合上海工程技術大學自身發(fā)展的實際情況，立足于信息化平臺建設，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理配置、有效利用電子信息平臺資源，深入研究如何借助信息化技術手段提升我校研究生教育管理信息系統(tǒng)的智能化服務水平，進一步打造“新研究生信息管理系統(tǒng)大交互平臺”，力爭開創(chuàng)出信息化輔助研究生教育培養(yǎng)工作的新局面，探索一條適合我校發(fā)展的研究生教育管理信息化建設之路。讓研究生教育管理信息系統(tǒng)平臺更好的服務學校全體師生用戶，服務校級各管理部門及各研究生培養(yǎng)單位，更大限度地支持和保障學校研究生教育各方面工作高效有序開展。