疾病預(yù)防控制中心文書檔案的規(guī)范化管理途徑探索

胡浩東/淄博市疾病預(yù)防控制中心

文書檔案管理是疾病預(yù)防控制中心的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，為了使其更加規(guī)范，形成制度化的標(biāo)準(zhǔn)，疾病防御控制中心應(yīng)當(dāng)針對(duì)其具體情況，提出規(guī)范化管理策略。本文的旨趣即在于，結(jié)合一線工作經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)，詳細(xì)闡釋有效路徑，以就教于諸位方家，并為今后的相關(guān)研究工作提供一定的啟示。

一、疾病預(yù)防控制中心文書檔案規(guī)范化管理的必要性

(一)推進(jìn)中國(guó)信息化建設(shè)的客觀要求

近年來(lái)，我國(guó)大力推進(jìn)了信息化建設(shè)的步伐。信息資源作為社會(huì)資源的重要組成部分，可以在很大程度上促進(jìn)社會(huì)物質(zhì)資源和能源資源的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)的工業(yè)化戰(zhàn)略目標(biāo)。作為疾病防控的中心地帶，疾病預(yù)防控制中心具有巨大的社會(huì)價(jià)值。疾病預(yù)防控制中心數(shù)字文書檔案館的開放和共享可以擴(kuò)大健康和防控信息資源的開發(fā)、利用范圍，為社會(huì)發(fā)展提供更為豐富、更有價(jià)值的資源，有力地促進(jìn)社會(huì)信息化建設(shè)的發(fā)展。

(二)疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理的實(shí)際需求

疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)了相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)之間的資源交流與共享，對(duì)提高我國(guó)疾病防控水平和公共信息服務(wù)水平具有重要意義。疾病預(yù)防控制中心數(shù)字文書檔案館的共享是中國(guó)社會(huì)公共信息服務(wù)建設(shè)的重要組成部分，信息共享可以充分發(fā)揮各個(gè)疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，大幅降低財(cái)務(wù)支出，使疾病預(yù)防控制中心的防控能力得到很大改善。因此，促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的共同發(fā)展，是疾病防控發(fā)展和改革的內(nèi)在要求。

(三)有助于維護(hù)公眾的知情權(quán)

當(dāng)前，如果社會(huì)沒有各種信息數(shù)據(jù)，生活和工作將無(wú)從談起。為此，人們不僅已經(jīng)意識(shí)到信息數(shù)據(jù)的重要性，而且對(duì)于信息資源的需求也在不斷增加。由于疾病預(yù)防控制中心數(shù)字文書檔案中記錄的數(shù)據(jù)和文件的范圍具有真實(shí)性和獨(dú)創(chuàng)性，可以在很大程度上滿足人們對(duì)信息權(quán)的要求。過(guò)去，疾病預(yù)防控制中心中的數(shù)字文書檔案信息主要服務(wù)于管理者，當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，疾病預(yù)防控制中心的文書檔案信息是共享的，可以滿足公眾對(duì)信息資源的需求，這不僅有利于提高疾病預(yù)防控制中心文書檔案館的公共服務(wù)質(zhì)量和水平，而且在很大程度上保護(hù)了文件使用者的知情權(quán)。

二、疾病預(yù)防控制中心文書檔案的規(guī)范化管理途徑

(一)文書檔案信息服務(wù)多樣化方法的實(shí)現(xiàn)與發(fā)展

疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值需要在廣泛的社會(huì)共享和使用過(guò)程中實(shí)現(xiàn)，同時(shí)，這些資源的廣泛共享和使用也要求疾病預(yù)防控制中心的文書檔案管理機(jī)構(gòu)提供多種服務(wù)。疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理部門可以采取以下三種方法：

一是創(chuàng)新提供和使用文書檔案服務(wù)，突出網(wǎng)絡(luò)的作用。通過(guò)網(wǎng)站提供文書檔案信息服務(wù)是當(dāng)前和將來(lái)疾病預(yù)防控制中心使用的主要方法，創(chuàng)新文書檔案的提供和使用服務(wù)，關(guān)鍵在于抓住網(wǎng)站在信息傳播和交換中的優(yōu)勢(shì)，依靠網(wǎng)站開發(fā)豐富的網(wǎng)絡(luò)文件信息服務(wù)。例如，在線文件瀏覽、實(shí)時(shí)通訊、長(zhǎng)途傳輸、數(shù)據(jù)檢查等方式。

二是擴(kuò)大疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的覆蓋面，積極提升疾病預(yù)防控制中心特色文書檔案資源的社會(huì)功能。疾病預(yù)防控制中心應(yīng)當(dāng)在《文書檔案管理辦法》規(guī)定的十一類文書檔案的基礎(chǔ)上，繼續(xù)擴(kuò)大文書檔案的范圍，特別是特色文書檔案資源，文書檔案管理機(jī)構(gòu)更需在提高管理水平的前提下，贏得研究人員的信任。同時(shí)，有關(guān)部門要通過(guò)內(nèi)、外渠道對(duì)疾病預(yù)防控制中心特色文書檔案資源進(jìn)行廣泛宣傳，不斷擴(kuò)大文書檔案信息資源的社會(huì)影響力，最大程度地實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。

三是搭建疾病預(yù)防控制中心、相關(guān)部門機(jī)構(gòu)和非相關(guān)部門組織之間的信息交流平臺(tái)，積極推進(jìn)文書檔案信息服務(wù)。疾病預(yù)防控制中心文書檔案館要充分利用自身的信息和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，與疾病預(yù)防控制中心其他職能部門聯(lián)合，依靠現(xiàn)有的門戶網(wǎng)站，為疾病預(yù)防控制中心和社會(huì)組織建立信息交流平臺(tái)。該平臺(tái)供文書檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)社會(huì)上其他組織的需要，傳播和推廣有關(guān)項(xiàng)目文書檔案信息。

(二)疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源整合的目標(biāo)定位與資源優(yōu)化

疾病預(yù)防控制中心內(nèi)有大量的文書檔案信息資源，如果將其按照整合方式歸總到綜合文書檔案中心，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生高昂的整合成本、多重目標(biāo)和管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理機(jī)構(gòu)可以在擁有較大館藏的基礎(chǔ)上，從資源整合對(duì)象、利用主體、資源建設(shè)計(jì)劃和管理評(píng)價(jià)四個(gè)方面調(diào)整文書檔案信息資源整合目標(biāo)。疾病預(yù)防控制中心內(nèi)的文書檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定需要集成的文件類型，這要求文書檔案管理人員對(duì)圖書館資源的價(jià)值、用戶需求和后續(xù)發(fā)展空間進(jìn)行深入研究，并確定疾病預(yù)防控制中心館藏資源的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)；應(yīng)確定需要整合的文書檔案對(duì)社會(huì)和目標(biāo)受眾群體的影響，以設(shè)計(jì)文書檔案信息資源的整合計(jì)劃。資源整合方案主要集中在文書檔案信息資源機(jī)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化上，疾病預(yù)防控制中心文書檔案中心應(yīng)該樹立服務(wù)理念，確立該中心需要為疾病預(yù)防控制中心和社會(huì)服務(wù)的觀念，資源整合與優(yōu)化的方向及文書檔案資源的系統(tǒng)優(yōu)化是疾病預(yù)防控制中心合理工作的關(guān)鍵所在。

(三)疾病預(yù)防控制中心文書檔案聯(lián)合機(jī)制的建立與實(shí)施

文書檔案資源從排他性到共享性的認(rèn)知轉(zhuǎn)變，并非迫使疾病預(yù)防控制中心的文書檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源服務(wù)的社會(huì)化，而是鼓勵(lì)它們逐步走社會(huì)化道路。畢竟，文書檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)和社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是未來(lái)疾病預(yù)防控制中心文書檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)然，仍存在這樣一個(gè)現(xiàn)實(shí)，即中國(guó)疾病預(yù)防控制中心實(shí)現(xiàn)文書檔案管理社會(huì)價(jià)值的條件相對(duì)薄弱，包括其自身職能、資源整合方式、服務(wù)方式和反饋評(píng)價(jià)體系等方面的問(wèn)題。因此，疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理機(jī)構(gòu)必須設(shè)法彌補(bǔ)自身的不足，通過(guò)合作解決當(dāng)前問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。從橫向合作關(guān)系來(lái)看，中國(guó)缺乏文書檔案館、博物館和圖書館之間進(jìn)行合作式發(fā)展的傳統(tǒng)，中國(guó)疾病預(yù)防控制中心的文書檔案館、圖書館和博物館只能完成自我管理。因此，在文書檔案管理環(huán)節(jié)，需要完成服務(wù)對(duì)象、收集資源和功能方向方面的整合。我國(guó)只有少數(shù)幾所疾病預(yù)防控制中心結(jié)合了文書檔案中心和圖書館，但在不久的將來(lái)全面實(shí)現(xiàn)以共同為公眾服務(wù)，還是有很大難度的。

從縱向協(xié)作的角度來(lái)看，建立疾病預(yù)防控制中心文書檔案工作聯(lián)盟是疾病預(yù)防控制中心充分發(fā)揮文書檔案資源綜合優(yōu)勢(shì)，服務(wù)社會(huì)的最好途徑。目前，我國(guó)大部分疾病預(yù)防控制中心文書檔案都是獨(dú)立運(yùn)作，“自我管理”思想使其文書檔案中心依然僅僅重點(diǎn)分析自己的資源，很難迅速展開社會(huì)服務(wù)。建立疾病預(yù)防控制中心文書檔案館聯(lián)盟的目的是，在疾病預(yù)防控制中心和部門相關(guān)機(jī)構(gòu)的文書檔案館管理機(jī)構(gòu)之間建立協(xié)作關(guān)系、共同開發(fā)疾病預(yù)防控制中心的文書檔案信息資源、規(guī)劃區(qū)域文書檔案社會(huì)化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、建立疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息交流平臺(tái)，使疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源形成網(wǎng)絡(luò)，涵蓋社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的各個(gè)方面，從而實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值。

(四)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理信息化建設(shè)必要性的認(rèn)識(shí)

疾病預(yù)防控制中心主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到，文書檔案是疾病預(yù)防控制中心不可或缺的一部分，整個(gè)疾病預(yù)防控制中心都需要重視文書檔案建設(shè)。一方面，應(yīng)該意識(shí)到文書檔案信息化建設(shè)對(duì)于提高工作效率、節(jié)約管理成本以及保障文書檔案安全具有重要意義；另一方面，認(rèn)識(shí)到疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，需要建立起全面、規(guī)范、科學(xué)的文書檔案管理體系。同時(shí)，需要對(duì)文書檔案建設(shè)增加資金投入，為文書檔案部門配備完整的硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)、掃描儀、先進(jìn)的系統(tǒng)軟件等。

(五)培訓(xùn)文書檔案管理信息人才

首先，應(yīng)將文書檔案工作者培訓(xùn)納入疾病預(yù)防控制中心總體培訓(xùn)計(jì)劃，并以有計(jì)劃和有目的的方式組織培訓(xùn)，以提高文書檔案工作者的技術(shù)能力，確保文書檔案工作者的可持續(xù)發(fā)展。其次，通過(guò)開展專題演講、調(diào)查和交流，向文書檔案管理員展示文書檔案管理員管理信息化的過(guò)程，轉(zhuǎn)變其固有思想，使文書檔案管理員信息化的概念深入其心，并以此來(lái)指導(dǎo)今后的工作。第三，開設(shè)現(xiàn)代文書檔案專業(yè)，培養(yǎng)既懂文書檔案管理理論知識(shí)、又精通社會(huì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的跨學(xué)科人才。

(六)開發(fā)適用于疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息管理的系統(tǒng)軟件

使用軟件快速、方便、安全地收集、處理、存儲(chǔ)和利用文書檔案，并保證系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)等相連接。

(七)創(chuàng)新宣傳，提高信息文書檔案的影響力

為了改變傳統(tǒng)的使用宣傳欄進(jìn)行宣傳的單一方式，可以采用制作宣傳視頻、使用移動(dòng)APP進(jìn)行有獎(jiǎng)知識(shí)測(cè)驗(yàn)、開展文書檔案日活動(dòng)等多種宣傳方式，引起文書檔案館的關(guān)注。

綜上所述，疾病預(yù)防控制中心會(huì)在各項(xiàng)工作中會(huì)形成大量文書檔案，并且這些文書檔案能夠真實(shí)地記錄各類事件，如實(shí)反映各項(xiàng)活動(dòng)。鑒于此，在疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理工作中，管理人員應(yīng)當(dāng)高度重視，以規(guī)范系統(tǒng)的措施實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)化管理，保障文書檔案信息的完整和精確，從而切實(shí)推動(dòng)疾病預(yù)防控制中心更好地發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)的職能。