新專業(yè)建設(shè)下附屬醫(yī)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理的探討

尹園 何俠 胡夢雨 狄新怡 王婷婷

（江蘇省腫瘤醫(yī)院南京醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院，江蘇南京 210009）

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制不斷深化，人們對健康的需求日益提高，醫(yī)療衛(wèi)生人力資源相對不足的問題逐步凸顯，對醫(yī)學(xué)人才的需求越來越大，醫(yī)學(xué)人才的培養(yǎng)和儲備成為我國衛(wèi)生事業(yè)的重要工作。在此局面下，我國醫(yī)療衛(wèi)生教育事業(yè)得到飛速發(fā)展，并推動國家醫(yī)學(xué)教育改革不斷深入，大批集醫(yī)療、科研、教學(xué)為一體的三級醫(yī)院，成為各醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)醫(yī)院，承擔了大量的臨床教學(xué)任務(wù)，是高等醫(yī)學(xué)院校實施臨床教學(xué)的基地，也是實踐專業(yè)醫(yī)療知識和培養(yǎng)醫(yī)學(xué)生臨床能力的基地。為醫(yī)療領(lǐng)域輸送了大批高素質(zhì)的醫(yī)學(xué)和科研人才。

臨床教學(xué)作為醫(yī)學(xué)教育中一種重要的教學(xué)方式，在教學(xué)過程中，會產(chǎn)生大量的文字、圖片、影像視頻等資料，這些資料都是及其珍貴并且有著重要意義。為教學(xué)規(guī)劃和教學(xué)管理提供決策依據(jù)、為教學(xué)檢查和教學(xué)研究提供數(shù)據(jù)支持，對臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)影響深遠，這也是教學(xué)檔案管理最核心的價值所在。因此，推進和完善臨床教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)，對教學(xué)醫(yī)院整體工作及持續(xù)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

江蘇省腫瘤醫(yī)院作為南京醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院，國家住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地，不但肩負醫(yī)療職責，還承擔著醫(yī)學(xué)本科生、研究生、住院醫(yī)師和進修生等培養(yǎng)任務(wù)，同時也是多家醫(yī)學(xué)院校實習(xí)生的臨床實習(xí)點。2019年，成立南京醫(yī)科大學(xué)臨床腫瘤學(xué)院，2020年，南京醫(yī)科大學(xué)五年制“放射醫(yī)學(xué)”專業(yè)獲得教育部批準設(shè)立，并成立放射醫(yī)學(xué)系，依托我院進行放射醫(yī)學(xué)專業(yè)理論和臨床實踐教學(xué)。醫(yī)院貫徹落實《南京醫(yī)科大學(xué)本科教育教學(xué)振興計劃》，深入學(xué)習(xí)“十強化、十提升”，緊緊圍繞發(fā)展教育教學(xué)和提升人才培養(yǎng)質(zhì)量開展工作，立足專業(yè)知識教學(xué)、突出人文教育理念、重視師資力量培養(yǎng)、完善教學(xué)學(xué)業(yè)評價方案，建設(shè)具有放射醫(yī)學(xué)本科教育特色的高水平醫(yī)學(xué)人才培養(yǎng)體系，以實現(xiàn)“四個回歸”和立德樹人的根本目標。

1 教學(xué)醫(yī)院與教學(xué)檔案

1.1 教學(xué)醫(yī)院的職能

教學(xué)醫(yī)院承擔著高校的醫(yī)學(xué)專業(yè)課程、臨床帶教及醫(yī)學(xué)研究等教研任務(wù)，在教學(xué)過程中形成的理論與實踐結(jié)合的驗證、教學(xué)新思想和方法、教學(xué)管理經(jīng)驗、教學(xué)研究和教學(xué)改革等記錄，是體現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)職能的必要資料，是醫(yī)院教學(xué)活動和教學(xué)管理工作經(jīng)驗和成效的證明，是全面解讀臨床教學(xué)和教學(xué)管理工作發(fā)展歷程及教學(xué)成果的重要載體。加強教育教學(xué)工作，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)檔案意識，以教學(xué)進步推動醫(yī)療質(zhì)量的提高，強化科研能力，優(yōu)化學(xué)科結(jié)構(gòu)，提升人才儲備數(shù)量和質(zhì)量，可促進醫(yī)院核心競爭力良性發(fā)展。

1.2 臨床教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案是指醫(yī)院從事教學(xué)相關(guān)工作人員在教學(xué)研究和教學(xué)實踐中形成的具有參考意義的教學(xué)資料，記錄了醫(yī)院將醫(yī)學(xué)生培養(yǎng)成長為合格醫(yī)生過程的關(guān)鍵內(nèi)容。完善規(guī)范的教學(xué)檔案也是醫(yī)院教學(xué)工作的真實記錄與成果展示，是醫(yī)院教學(xué)職能的有形體現(xiàn)，為總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗、優(yōu)化教學(xué)管理體系及推進教學(xué)改革提供決策依據(jù)。

2 我院教學(xué)檔案資料管理的現(xiàn)狀

2.1 管理制度缺失

醫(yī)院自2011年成為附屬醫(yī)院，時間短，教學(xué)任務(wù)少，相對重醫(yī)療科研而輕教學(xué)，教學(xué)檔案資料少，管理也未得到重視，醫(yī)院的綜合檔案室主要負責醫(yī)院文書、科技、會計、音像等檔案，人事部門負責人事檔案，病歷檔案則由病案室專門管理，無專門的教學(xué)檔案管理機構(gòu)及教學(xué)檔案管理人員，也沒有完整的教學(xué)檔案管理制度。因此在臨床教學(xué)工作中產(chǎn)生的教學(xué)資料不能及時收集完整，歸檔內(nèi)容也不明確。

2.2 檔案管理人員不穩(wěn)定

臨床教學(xué)過程中，教學(xué)資料的收集與管理基本是由教學(xué)管理人員和臨床帶教老師或教學(xué)秘書兼任，而臨床帶教老師和教學(xué)秘書，他們多為輪流擔任，變動性大，一人身兼多職，疲于應(yīng)付各種繁雜的醫(yī)療、科研和教學(xué)日常事務(wù)，并且不具備專業(yè)的檔案學(xué)知識，重教學(xué)活動的落實而忽略資料積累，其收集資料的意識、資料整理的規(guī)范性和完整性有所欠缺，檔案質(zhì)量不高。

2.3 收集內(nèi)容不明確，收集不及時

臨床教學(xué)老師和學(xué)生間的教學(xué)活動是臨床教學(xué)檔案資料的主要來源，但由于臨床教師同時還肩負著繁重的醫(yī)療和科研任務(wù)，醫(yī)學(xué)生又因為醫(yī)學(xué)課程科目多、體量大，同時還有臨床實踐任務(wù)和科研基礎(chǔ)學(xué)習(xí)，所以老師和學(xué)生個人撰寫的檔案材料通常只有單份，并且基本保存在教師和學(xué)生個人手中，在沒有收集之前極易造成檔案缺失。另外，擔任臨床教學(xué)的老師大多是從臨床醫(yī)療一線臨時脫產(chǎn)進行教學(xué)，在院學(xué)生也是會在不同輪科間輪轉(zhuǎn)，導(dǎo)致了他們流動較為頻繁，資料收集不及時，而造成原始材料的流失和各時期教學(xué)檔案不完整、不連貫。

2.4 院校缺乏溝通

學(xué)校的檔案管理有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，但對附屬醫(yī)院的教學(xué)資料管理缺乏深入宣傳和指導(dǎo)，更沒有對醫(yī)院教學(xué)檔案的形成過程和連續(xù)管理進行有效監(jiān)督。醫(yī)院往往也是在中期檢查前突擊整理備查資料，很多原始材料難以收集齊全，缺乏過程積累，其真實性、完整性、系統(tǒng)性都有所欠缺，憑證作用也會受到質(zhì)疑。

2.5 教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)有待進一步提高

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，大部分職能部門的文件檔案數(shù)字化工作得以落實，但教學(xué)檔案導(dǎo)致由于原始材料占比大、收集時效性要求高等問題，在數(shù)字化過程中存在工作量大、任務(wù)重、缺乏規(guī)范的操作流程等現(xiàn)實情況，導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)字化程度不甚理想。

3 教學(xué)檔案規(guī)范化建立的對策

3.1 建立教學(xué)檔案管理制度，增加教學(xué)檔案管理意識

提高各級人員增加教學(xué)檔案收集和管理的責任感。建立一套高效的教學(xué)檔案管理運行機制，明確各環(huán)節(jié)中教研室、教學(xué)管理部門和檔案管理部門的職責，規(guī)范檔案收集流程、方法和內(nèi)容，完善醫(yī)院教學(xué)檔案的真實性、完整性和連貫性，充分認識到真實、規(guī)范、完整的教學(xué)檔案是教學(xué)醫(yī)院教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量提高、教學(xué)改革開展和穩(wěn)步推進的必要條件。

3.2 加強管理人員檔案知識的培訓(xùn)，提高管理人員的水平

檔案管理是一項專業(yè)性和時效性較高的工作，管理人員必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)、道德品質(zhì)、責任意識以及扎實的檔案管理知識。目前醫(yī)院教學(xué)檔案收集人員大多為臨床帶教老師和教學(xué)管理人員，均為兼職，缺乏檔案管理專業(yè)知識。因此需要充分使用各類渠道來提高這些人員的檔案管理專業(yè)知識、現(xiàn)代檔案管理數(shù)字信息技術(shù)、檔案管理新理論新方法等，滿足教學(xué)檔案管理的基本需求。

3.3 獎懲結(jié)合，實施合理的激勵機制，保證教學(xué)資料收集的完整性

明確教學(xué)檔案管理要求，制定統(tǒng)一規(guī)范的教學(xué)檔案管理流程，將各教研室將教學(xué)檔案的收集、歸納、整理工作納入教學(xué)管理的職責。落實教學(xué)業(yè)績考核與職稱晉升相掛鉤的政策，增強臨床教師、教學(xué)秘書、教學(xué)主任等人員的責任心，在平常的教學(xué)活動過程中，主動將教學(xué)資料向教學(xué)管理部門存檔，保證教學(xué)檔案的規(guī)范和完整。而對于未能按照規(guī)范執(zhí)行的人員，在進行批評教育的同時，按照相關(guān)規(guī)定進行處理，通過懲罰的形式促使其改善習(xí)慣。

3.4 加強院校聯(lián)系與溝通

開展對教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案的監(jiān)督、檢查及指導(dǎo)是高等醫(yī)學(xué)院校的必要工作，也是醫(yī)院與學(xué)校聯(lián)系和交流的重要渠道，能夠推動醫(yī)院教學(xué)檔案工作健康穩(wěn)定的發(fā)展，為持續(xù)改進和提升教學(xué)質(zhì)量奠定扎實基礎(chǔ)。高等醫(yī)學(xué)院?？梢远ㄆ跔款^組織各教學(xué)醫(yī)院間的教學(xué)檔案管理會議或論壇，為各教學(xué)醫(yī)院建立可以相互學(xué)習(xí)相互溝通的平臺，它山之石可以攻玉，不斷改進和完善教學(xué)檔案的管理。

4 創(chuàng)新臨床教學(xué)檔案服務(wù)理念

教學(xué)資料管理的最終目的是為醫(yī)院醫(yī)療、科研等提供服務(wù)，要提高教學(xué)檔案資料管理的成效，首先要轉(zhuǎn)變意識，擴大對檔案管理宣傳的范圍和力度，提高對檔案管理重要性的認知。第二是搭建檔案信息互動平臺，為資源共享提供可能。信息共享是實現(xiàn)信息價值最大化的重要途徑，利用信息化的手段，實現(xiàn)網(wǎng)上資源查詢、利用，以便于更加快捷、更廣范圍的實現(xiàn)信息共享。第三要做好人性化服務(wù)，提高教學(xué)檔案管理的人文屬性，管理部門要深入了解醫(yī)院教學(xué)發(fā)展的需求，針對性匯編一些具有實用性、時效性、啟發(fā)性的教學(xué)成果，解決臨床教師和管理人員在實際工作中的問題。

綜上所述，建立規(guī)范的教學(xué)檔案資料管理體系是醫(yī)院提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平、提升教學(xué)管理職能的重要途徑，教學(xué)資料的完整與規(guī)范也是醫(yī)院管理水平和歷史底蘊的體現(xiàn)。目前我院教學(xué)檔案管理還存在一些問題，醫(yī)院在臨床腫瘤學(xué)院建設(shè)階段，放射醫(yī)學(xué)辦學(xué)初始之際，要以此為契機，將教學(xué)檔案的建設(shè)作為醫(yī)院管理現(xiàn)階段的重點工作來抓，實現(xiàn)規(guī)范完善的教學(xué)檔案，為提高醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)評價、專業(yè)評估以及建設(shè)一流專業(yè)提供堅實保障，也全面展現(xiàn)出醫(yī)院臨床教學(xué)工作的開展歷史及教學(xué)成果。