鐵路房建工程技術(shù)資料電子版歸檔工作的現(xiàn)狀和對(duì)策

丁淑琴 (上海鐵路局合肥房建公寓段，安徽 合肥 230000）

0 前言

隨著全國(guó)鐵路建設(shè)的快速發(fā)展，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目集聚增加，加上新工藝新材料的應(yīng)用，形成的工程技術(shù)資料數(shù)量巨大，鐵總檔史〔2018〕29號(hào)文《中國(guó)鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》中第六章第三十三條：項(xiàng)目檔案管理應(yīng)積極采用信息技術(shù)強(qiáng)化管理，也對(duì)項(xiàng)目技術(shù)資料的電子化做了要求。工程技術(shù)資料電子版的齊全、完整、排列是否科學(xué)、儲(chǔ)存介質(zhì)是否規(guī)范，關(guān)系到技術(shù)資料電子版的利用價(jià)值。目前，各施工單位移交給維修管理單位的電子版竣工技術(shù)資料還存在如下問(wèn)題：歸檔不及時(shí)、電子檔內(nèi)容不全、歸檔文件排列不科學(xué)等。為了保證工程項(xiàng)目技術(shù)資料電子版的利用價(jià)值，為日后工程設(shè)備的管理和維修工作提供真實(shí)的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子化背景下技術(shù)資料的信息資源共享，筆者認(rèn)為必須從管理意識(shí)上加強(qiáng)，從基礎(chǔ)管理上抓起。

1 鐵路房建工程技術(shù)資料電子版歸檔工作的現(xiàn)狀

1.1 歸檔不及時(shí)

及時(shí)性是技術(shù)資料歸檔的前提。目前，歸檔不及時(shí)包括資料收集不及時(shí)和移交不及時(shí)兩個(gè)方面：

①施工單位在施工管理過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)收集技術(shù)資料，存在重工程實(shí)體輕資料收集的情況，工程資料收集缺少整體規(guī)劃和方案，到竣工時(shí)才臨時(shí)抱佛腳，回頭整理就很難保證資料的完整性；

②移交不及時(shí)表現(xiàn)在，施工單位沒(méi)有根據(jù)鐵總檔史〔2018〕29號(hào)文《中國(guó)鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》中的要求，在靜態(tài)驗(yàn)收前把技術(shù)資料送到接管單位來(lái)進(jìn)行初步驗(yàn)收，有的施工單位在項(xiàng)目投入使用半年后還沒(méi)有辦理竣工資料的正式移交，有的施工單位對(duì)電子版技術(shù)資料還不夠重視，在竣工驗(yàn)收后先移交了紙質(zhì)版的資料，電子版的遲遲不能移交，有的施工單位只交了電子版竣工圖沒(méi)有交內(nèi)業(yè)資料的電子掃描件。

1.2 電子檔不完整

完整性是技術(shù)資料的基礎(chǔ)。維修管理單位要求電子版與紙質(zhì)版完全同步。目前，不完整表現(xiàn)在兩個(gè)方面:

①內(nèi)業(yè)技術(shù)資料不完整，內(nèi)業(yè)資料中有前期文件、施工管理過(guò)程文件、產(chǎn)品合格證和試驗(yàn)報(bào)告、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、復(fù)驗(yàn)報(bào)告、白蟻防治表等文件，施工單位在掃描內(nèi)業(yè)技術(shù)資料時(shí)，一些單位把消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、復(fù)驗(yàn)報(bào)告、白蟻防治表等一些后期形成的文件沒(méi)有掃描進(jìn)來(lái)；

②竣工圖紙不完整，有的施工單位沒(méi)有把一個(gè)建筑單體建立一個(gè)電子文件夾，按照建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、水圖、電圖、暖圖等分專業(yè)系統(tǒng)完整性的來(lái)收集整理。有的缺少水電圖，有的圖紙目錄沒(méi)有掃描和圖紙的竣工圖標(biāo)沒(méi)有簽字，有的只是從設(shè)計(jì)院拷貝了CAD設(shè)計(jì)圖，施工中變更的地方?jīng)]有更改過(guò)來(lái)等問(wèn)題。電子版的齊全和真實(shí)性是在紙質(zhì)版真實(shí)齊全的前提下產(chǎn)生的，真實(shí)性是技術(shù)資料的靈魂。

1.3 排列不科學(xué)

工程技術(shù)資料歸檔不是簡(jiǎn)單地將工程資料堆砌在一起，裝訂掃描就完事了，組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，有很強(qiáng)的系統(tǒng)性和成套性。目前各施工單位交來(lái)的技術(shù)資料排列不科學(xué)表現(xiàn)在兩個(gè)方面:

①內(nèi)業(yè)技術(shù)資料分類排列不科學(xué)，沒(méi)有按照線別→專業(yè)→單位工程→分部工程→分項(xiàng)工程來(lái)排列，有的單位交來(lái)的掃描件，沒(méi)有一個(gè)單體一個(gè)文件夾，文件和圖紙沒(méi)有分開(kāi)，歸檔案卷中資料排列隨意、順序錯(cuò)亂、給日后利用資料帶來(lái)不便；

②竣工圖紙的專業(yè)分類不科學(xué)，沒(méi)有按照建筑→結(jié)構(gòu)→裝飾→水電暖來(lái)排列。

1.4 電子檔掃描的質(zhì)量不一

目前施工單位形成的電子版技術(shù)資料，主要是通過(guò)掃描紙質(zhì)版技術(shù)資料和電子圖紙CAD版本轉(zhuǎn)換成PDF格式圖紙，或者是直接掃描竣工藍(lán)圖來(lái)形成的。掃描的技術(shù)資料掃描件存在傾斜上下顛倒的情況，有的在掃描過(guò)程中有黑邊、污點(diǎn)、等情況，使得電子檔案不清晰，影響今后電子檔的利用效果。

1.5 電子版載體不規(guī)范

維修管理單位要求施工單位在移交電子版本時(shí)用光盤(pán)和優(yōu)盤(pán)兩種載體各一套，有的單位只給了一種，有的單位優(yōu)盤(pán)里夾雜著其他文件，有的優(yōu)盤(pán)還帶著病毒。

以上是目前鐵路工程技術(shù)資料電子版檔案歸檔中存在的一些通病。究其原因：建設(shè)單位和監(jiān)理單位要求不嚴(yán)；工程技術(shù)資料相關(guān)責(zé)任人對(duì)電子版技術(shù)資料重視不夠，檔案制度落實(shí)不到位；有的未進(jìn)行任何培訓(xùn)就上崗。

2 下一步工作對(duì)策

2.1 強(qiáng)化工程技術(shù)資料電子化管理意識(shí)

工程技術(shù)資料具有原始性、憑證性。一旦積累工作沒(méi)有做好，造成殘損、遺失，日后將無(wú)法彌補(bǔ)。因此，從項(xiàng)目組建時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)工程技術(shù)檔案“三納入”制度，將工程技術(shù)資料的電子版工作納入領(lǐng)導(dǎo)議程，納入各項(xiàng)工作的計(jì)劃中，納入各類人員的崗位責(zé)任制中，強(qiáng)化技術(shù)資料電子版意識(shí)。

2.2 建立健全工程技術(shù)資料管理網(wǎng)絡(luò)

建立完善體制機(jī)制、資料體系、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量推進(jìn)規(guī)范管理，全面落實(shí)鐵路總公司和路局有關(guān)加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下技術(shù)資料管理工作的新要求。項(xiàng)目伊始，確定由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)管，工程師主管，專業(yè)工長(zhǎng)主抓、技術(shù)資料員專管的技術(shù)資料管理組織系統(tǒng)，形成層層負(fù)責(zé)、環(huán)環(huán)把關(guān)的責(zé)任體系。落實(shí)好技術(shù)資料各項(xiàng)制度，做好工程技術(shù)資料及其電子版的積累工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，按要求進(jìn)行規(guī)范整理，做到準(zhǔn)確、完整、齊全。

2.3 實(shí)行工程技術(shù)資料信息化工作與工程“四同步”管理

進(jìn)行工程管理的計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)同時(shí)進(jìn)行工程技術(shù)資料及其電子化的計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，馬上解決，如有遺漏，及時(shí)補(bǔ)缺。

2.4 嚴(yán)格歸檔移交程序

工程項(xiàng)目正式竣工驗(yàn)收后，工程技術(shù)資料人員按建設(shè)單位、監(jiān)理單位的要求紙質(zhì)版和電子版同時(shí)移交，結(jié)合上鐵辦〔2015〕646號(hào)，《上海鐵路局建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》與鐵總檔史〔2018〕29號(hào)文《中國(guó)鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理，專職資料人員對(duì)電子版各種載體的數(shù)量檢查合格后，填寫(xiě)好移交清冊(cè)，蓋上“移交單位”章，并按規(guī)定時(shí)間移交。

2.5 提高工程技術(shù)檔案人員素質(zhì)

近幾年從與施工單位資料員的工作接觸中發(fā)現(xiàn)，一些資料管理人員依然停留在“紙質(zhì)管理時(shí)代”沒(méi)有學(xué)習(xí)新技能。工程技術(shù)資料管理工作專業(yè)性強(qiáng)，需配備既懂專業(yè)技術(shù)又具備對(duì)資料的收集、整理、保護(hù)和分析能力、責(zé)任心強(qiáng)的人員。人員一經(jīng)選用，上崗前，進(jìn)行相關(guān)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，了解有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定及工作程序，并確保穩(wěn)定性。

3 結(jié)語(yǔ)

交通強(qiáng)國(guó)鐵路先行，近年來(lái)新增及正在建設(shè)了多條高鐵線路，伴隨建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，形成了大量的工程技術(shù)資料。工程技術(shù)竣工資料是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理、驗(yàn)收及設(shè)備養(yǎng)護(hù)、維修及破損后修復(fù)的依據(jù)，是改建、擴(kuò)建和實(shí)施質(zhì)量保修的重要憑證，對(duì)使用和管理單位日后進(jìn)行運(yùn)營(yíng)管理有著重要作用。工程技術(shù)竣工資料（包括紙質(zhì)版和電子版）的收集和管理作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是工程規(guī)范化管理的縮影，也是單位細(xì)節(jié)管理的名片。只有與工程技術(shù)資料相關(guān)人員一起努力，才能系統(tǒng)完整地做好鐵路系統(tǒng)房建工程的電子版技術(shù)資料，為下一步搭建電子化信息共享平臺(tái)做準(zhǔn)備。關(guān)系眼前，利在將來(lái)。