淺談精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

曲福曉 于云浩

（乳山市中醫(yī)院，山東乳山 264500）

1 精細化管理表現(xiàn)出來的管理優(yōu)勢

1.1 實現(xiàn)了醫(yī)療水平的提高

精細化管理理念的提出，改變了醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的模式，精細化的管理模式，相對于傳統(tǒng)的模式顯得更加精確與高效。精細化的管理可以有效的提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，提高醫(yī)院的工作效率，患者可以將就診的信息匯入到電子檔案中，便于集中管理，還為醫(yī)生遠程問診提供了必備的技術(shù)條件。精細化管理帶給醫(yī)院以及病患二者之間的便利，滿足了醫(yī)院看病效率的同時，還解決了患者繁重的問診需求。

1.2 有效緩解了醫(yī)患矛盾

醫(yī)患二者之間的矛盾是醫(yī)院一直存在的問題，其中最尖銳的矛盾還是當前醫(yī)療水平的不足與患者問診需求之間的矛盾。出現(xiàn)這一矛盾的主要原因并不是醫(yī)生的數(shù)量少于病患人數(shù)，而是由于信息管理的混亂使得大量資源無法及時的調(diào)動，進而在很大程度上促進了這一矛盾的產(chǎn)生。因此，醫(yī)院引進精細化的管理對于最大程度的調(diào)動醫(yī)院的各種資源，是解決醫(yī)患之間眾多矛盾的根本之法。比如，醫(yī)院應(yīng)當主動的，及時的更新患者的檔案信息，對于患者的病情進行詳細的描述以及跟蹤，安排一定的人員對于患者的病情進行統(tǒng)一的檔案管理工作，營造一個管理有序的醫(yī)療環(huán)境，才能最大程度的限制醫(yī)患矛盾的產(chǎn)生。

1.3 發(fā)揮了檔案的最大價值

隨著近些年來我國對于醫(yī)療行業(yè)的重視不斷的提高，對醫(yī)療行業(yè)進行了眾多的改革，使得醫(yī)院內(nèi)部之間的人事關(guān)系變得紛繁復(fù)雜，這極大的加重了醫(yī)院對于人員檔案信息管理的工作難度。精細化管理為醫(yī)院的檔案管理提供了一個新的思路，醫(yī)院可以將檔案分為不同的類型，不同類別的檔案可以交由不同的人員進行專門的管理，這樣除了能夠提高檔案管理的工作效率之外，還能夠保證人員對于檔案管理的專業(yè)程度以及準確定。只有經(jīng)過精細化的管理，才能夠發(fā)揮出檔案信息中最大的價值。

2 醫(yī)院檔案管理面臨的困境

2.1 檔案保管方式

21 世紀是信息化的時代，因此，檔案室也應(yīng)當緊隨時代的步伐進行必要的革新。醫(yī)院的檔案信息應(yīng)當對于紙質(zhì)的檔案進行變革，向電子檔案的方向進行改變。電子檔案有著許多紙質(zhì)檔案沒有的優(yōu)勢，首先，電子檔案不需要占據(jù)太多的空間，電子檔案里面的信息易于保存且不易丟失，紙質(zhì)檔案不光需要占據(jù)非常多的空間之外，保存的檔案信息還不易保存，極易受到外界因素的影響造成丟失，其所引起的后果是非常嚴重的。因此，為了避免出現(xiàn)類似的問題，積極的開展信息化的檔案保存方式。其次，信息化的檔案信息相對于紙質(zhì)檔案信息，便于查看和修改，對于患者病情的掌控，以及采取針對性措施具有非常重要的意義。

2.2 管理制度不健全

醫(yī)療行業(yè)作為我國最重要的行業(yè)之一，它的受眾人群比一般的行業(yè)都要廣，因此，其所制定的管理制度是保障其正常運行的關(guān)鍵所在。醫(yī)院為了抵抗社會行業(yè)競爭帶來的巨大壓力，它們大多將注意力放在了如何提升自己的經(jīng)濟效益，但是在這個過程中，卻嚴重忽略了一個健全的管理制度以及檔案管理的方式對其發(fā)展的巨大影響。醫(yī)院的檔案管理如果缺乏完整，科學(xué)的管理制度，會造成工作人員管理效率的低下，管理方式的混亂，造成醫(yī)院的發(fā)展受到嚴重的影響。

2.3 檔案服務(wù)過于被動

檔案工作的內(nèi)容和方式較為簡單，但是檔案的服務(wù)過于被動，使得檔案的服務(wù)難以得到有效的發(fā)展。一些醫(yī)院還保存著傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就是紙質(zhì)檔案的管理方式，使得年限較長的檔案出現(xiàn)不可避免的損毀，甚至是丟失的現(xiàn)象，造成巨大的影響。還存在一些醫(yī)院由于對于檔案管理工作的忽視，檔案管理工作的混亂，對于檔案的信息不能及時的更新，檔案內(nèi)部的信息不能有效的共享，使得檔案信息的價值無法發(fā)揮出來。而且，檔案管理的工作人員一般都是已退休的人員，由于這些人員年紀較大，對于信息化的工作內(nèi)容無法適應(yīng)，檔案管理工作的經(jīng)驗不足，使得檔案管理工作處于一個被動的地位，嚴重的阻礙了檔案管理的精細化發(fā)展。

2.4 信息化水平難以提升

我國的醫(yī)療水平正在不斷的發(fā)展，受到人口老齡化的影響，以及暴發(fā)的新冠疫情，近些年來，我國的醫(yī)療的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)一個爆炸式的增長，這就使得醫(yī)院的檔案管理工作的難度加大。此外，大多數(shù)醫(yī)院表現(xiàn)出更加愿意將更多的資金以及關(guān)注放在科研研發(fā)上面，對于信息化水平的發(fā)展沒有過多的重視，二者的不平衡發(fā)展，使得醫(yī)院發(fā)展受到了嚴重的限制。

3 精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1 樹立正確的管理意識，明確檔案建設(shè)目標

建立正確的管理意識，對于醫(yī)院檔案管理的精細化發(fā)展是非常重要的，醫(yī)院的管理人員必須明確檔案建設(shè)的目標，根據(jù)醫(yī)院的實際情況，制定最符合自身發(fā)展的管理計劃以及管理制度。在實際的管理操作當中，管理人員還應(yīng)當以實際情況作為管理的準則，并制定科學(xué)的管理規(guī)劃，在通過合理的管理制度提升醫(yī)院檔案管理工作的效率的同時，保障檔案信息的安全性，還應(yīng)該極強對于檔案信息的共享，發(fā)揮檔案信息的價值。對于檔案管理工作，對于其工作人員應(yīng)當加大考核力度，制定合理的獎勵以及懲罰機制，最大程度的激發(fā)工作人員的工作熱情，促進檔案管理工作的發(fā)展。當然，檔案管理工作進一步的細分，避免不同類型的工作交叉在一起，這樣會嚴重降低檔案管理的工作人員的工作效率，加大工作人員的工作壓力。對于相同類別的檔案信息可以進行統(tǒng)一的劃分整合，這為之后的查看使用等提供了便利。對于檔案管理的工作人員，也應(yīng)該為他們提供必要的技能培訓(xùn)課程，除了學(xué)習必要的管理理念之外，還可以充分的借鑒其他檔案管理工作優(yōu)異的案例，加強精細化的管理，充分發(fā)揮出檔案信息的最大價值。

3.2 創(chuàng)建檔案管理制度，引入精細化管理理念

制度是保障人員有序工作的必要條件，建立科學(xué)的責任制度，將責任制度有機的與檔案管理工作結(jié)合起來，將每個工作人員的責任以及義務(wù)明確的劃分，保障檔案管理工作的高效率進行。此外，責任制度需要將每個工作人員的具體工作內(nèi)容明確的劃分出來，將工作與責任掛鉤，建立崗位責任制度，使得檔案管理工作人員的工作與責任相匹配，能夠在最大程度上激發(fā)工作人員的工作效率。

精細化管理制度的建立在檔案管理工作中具有極其重要的地位，但這也是許多醫(yī)院管理人員所忽視的一項內(nèi)容。積極的引進精細化管理的理念，建立精細化管理的制度，提高檔案管理工作人員的精細化管理的意思，才能夠確保精細化管理制度的有序進行。

合理的獎懲機制，可以在限制工作人員的同時，也能夠最大程度上提高檔案管理工作人員的工作動力。將精細化管理引入醫(yī)院的檔案管理體系中，能夠有效的減少檔案管理中存在道德許多問題，保障了檔案信息的準確性。

3.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入檔案管理之中

將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到醫(yī)院檔案管理之中，在提升檔案管理工作人員處理檔案信息的效率的同時，還能夠在很大程度上提高工作人員處理數(shù)據(jù)的質(zhì)量，高效與高質(zhì)量也是當今社會發(fā)展的要求，因此，加強對于檔案信息的管理工作，不僅不會降低醫(yī)院經(jīng)濟效益的產(chǎn)生，還能夠極大的促進醫(yī)院的發(fā)展。因此，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，對于思想醫(yī)院檔案信息化管理，減少檔案管理工作人員的負擔具有深遠的意義。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)在提供以上優(yōu)點的同時，還能夠發(fā)揮出巨大的信息共享的作用。信息共享加快醫(yī)院各個部門之間，各個醫(yī)生之間以及醫(yī)患之間的信息交流，為醫(yī)院的信息交流提供了一個新的途徑。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的發(fā)展不應(yīng)當僅僅放眼于發(fā)展科研研發(fā)之上，檔案信息的精細化管理看似與醫(yī)院的發(fā)展沒有管理，但實際上能夠在極大程度上加快醫(yī)院內(nèi)部之間的信息交流，信息高效傳遞的同時，更是醫(yī)院快速發(fā)展時機。因此，醫(yī)院的管理人員應(yīng)當充分的認識到檔案管理工作對于未來可持續(xù)發(fā)展的重要意義，積極的引進精細化管理的理念，建立精細化管理的制度，提高檔案管理工作人員的精細化管理的意思，確保精細化管理制度的有序進行，才能夠?qū)n案信息中的價值充分發(fā)揮出來，為醫(yī)院的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。