對中學(xué)教職工人事檔案信息管理的分析

解芳靜

（龍口市第十中學(xué)，山東龍口 265701）

0 引言

在中學(xué)內(nèi)，教職工人事檔案管理是一項重要工作，不僅關(guān)系到教職工的工作成果，也是學(xué)校選拔人才的依據(jù)。傳統(tǒng)管理模式存在諸多問題，難以適應(yīng)新形勢下的工作需求，加強(qiáng)信息化建設(shè)和管理，可以全面提升人事檔案的管理效率和水平，推動教職工和學(xué)校共同進(jìn)步。教職工人事檔案信息管理有哪些不足？如何進(jìn)行改進(jìn)？以下結(jié)合實踐進(jìn)行探討。

1 人事檔案的特性和信息管理的意義

1.1 人事檔案的特性

（1）全面性，記錄了員工個人的成長經(jīng)歷，能展現(xiàn)員工的家庭、專業(yè)情況，反映出員工的個人全貌。（2）現(xiàn)實性，對人事部門而言，人事檔案是人才選拔和使用、提供薪酬待遇的重要依據(jù)。（3）真實性，檔案內(nèi)容要真實、完整、客觀，為人事部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（4）動態(tài)性，隨著員工的崗位、職稱的變化，人事檔案內(nèi)容也要及時變更，隨時補(bǔ)充新材料。（5）流動性，人事管理和人事檔案管理要統(tǒng)一，堅持“檔隨人走”的原則，避免出現(xiàn)無頭檔案。（6）機(jī)密性，人事檔案中的一些內(nèi)容，可能涉及國家和組織秘密，管理者應(yīng)該妥善保管，避免機(jī)密信息泄露。

1.2 信息化管理的意義

（1）能完善數(shù)據(jù)信息，確保教職工檔案更加真實，能反映出教職工的身份和變化。如此，有利于學(xué)校掌握教職工的全部信息，合理分配崗位職責(zé)，開展考核評價。（2）能保證信息安全，相比于紙質(zhì)檔案，信息管理能延長教職工檔案的保存時間，避免發(fā)生損壞和丟失，并對私密信息進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)。尤其是殺毒軟件的使用，可以抵御外界攻擊，保證檔案信息安全。（3）能促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，教職工檔案信息管理，能激發(fā)管理者的積極性，促使教師群體的綜合素質(zhì)不斷提高，推動學(xué)校健康發(fā)展。

2 中學(xué)教職工人事檔案信息管理現(xiàn)狀

2.1 信息資源較少

中學(xué)教職工的人事檔案中，資料主要有個人履歷、鑒定材料、職務(wù)職稱工資材料、考核結(jié)果、入黨材料等。相比于其他人事檔案，教職工人事檔案的信息資源較少，由于實用性差，無法滿足人事管理需求。此外，人事檔案中和教職工職稱、職位、工作變動相關(guān)的資料齊全，涉及個人才能、技術(shù)專業(yè)、獲獎情況的材料少。如此，管理者利用教職工的檔案時，只能從皮毛出發(fā)，無法為人才的培養(yǎng)和配置提供充足的依據(jù)。

2.2 管理模式落后

（1）依然采用人力進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案數(shù)量多，不僅增加了管理者的工作量，也容易出現(xiàn)人為誤差。（2）對于信息技術(shù)和設(shè)備的使用不到位，需要查詢檔案時，管理者不知如何操作，造成資源浪費(fèi)。（3）學(xué)校在軟硬件上的投入不足，例如檔案室環(huán)境差，不滿足防潮防火防盜的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案易出現(xiàn)破損；計算機(jī)、掃描儀的配置低，長時間沒有更新升級軟件，使用時卡頓，提高了黑客攻擊和病毒入侵風(fēng)險。

2.3 人員素質(zhì)不足

人事檔案管理，離不開管理人員這個要素，直接決定了管理效率和質(zhì)量。檔案管理人員的素質(zhì)不足，是因為沒有經(jīng)過上級主管部門統(tǒng)一考評，完全按照學(xué)校的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人才選拔；部分學(xué)校為了降低人力管理成本，甚至沒有專職的人事檔案管理職員，而是將檔案資料分發(fā)到各個部門。

2.4 存在安全隱患

針對檔案中的重點內(nèi)容進(jìn)行保密，防止個人信息泄露或被他人利用，才能保證檔案的安全。然而實際管理中，一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理者對人事檔案管理的意識薄弱，缺少完善的管理制度，沒有認(rèn)識到人事檔案的重要性。另一方面，信息技術(shù)手段的應(yīng)用不到位，存在安全漏洞，檔案資料面臨較多風(fēng)險。

3 中學(xué)教職工人事檔案信息化管理的改進(jìn)措施

3.1 完善檔案信息

（1）在人事檔案中設(shè)置教學(xué)登記表，能反映出教職工的教學(xué)、工作、生活；同時設(shè)置學(xué)術(shù)研究模塊，反映教職工的學(xué)術(shù)地位和能力。（2）對于教職工的獎勵、進(jìn)修情況，也要反映在檔案資料中，從而了解教職工的社會地位。這些內(nèi)容的補(bǔ)充，能為教職工的評價工作提供更加全面的信息，有利于教職工隊伍的建設(shè)，樹立競爭意識，實現(xiàn)良性發(fā)展。

3.2 創(chuàng)新管理模式

（1）在校領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，成立專門的人事檔案管理部門，配置專業(yè)的管理人員，明確管理者的職責(zé)，實現(xiàn)人事檔案信息的良好溝通，為教職工管理提供依據(jù)。（2）為教職工提供人事檔案查詢軟件，利用身份證號或職工號就能進(jìn)行查詢；并且記錄了他人對自己的評價，既能對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，又能激發(fā)教職工的積極性。（3）人事檔案的信息管理，并不是一蹴而就的，有一個緩慢過渡期。要求在統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行管理，保證關(guān)鍵信息的安全，逐步信息公開。

3.3 開展人員培訓(xùn)

（1）聘請信息技術(shù)操作嫻熟的人員，對人事檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，來提高管理者的實踐操作能力，將技術(shù)和實際管理有機(jī)結(jié)合。根據(jù)中學(xué)教職工人事管理的特點，合理配置電子終端設(shè)備，進(jìn)行權(quán)限管理，實現(xiàn)檔案資料查詢和使用自動化。（2）注重人員選拔聘用環(huán)節(jié)，既要有專業(yè)技能和經(jīng)驗，又要有良好的政治素養(yǎng)。學(xué)?？啥ㄆ诮M織檔案管理者進(jìn)行思政教育，促使管理者創(chuàng)新思想觀念，對人事檔案管理工作有正確的認(rèn)識，樹立高度責(zé)任心。

3.4 提高安全程度

（1）應(yīng)分析潛在的安全隱患，對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，尤其是涉密科研的教職工人事檔案。（2）從檔案保管環(huán)境出發(fā)，按照規(guī)范做好防盜、防火、防潮措施，定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的不足。（3）要發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，電子版人事檔案資料儲存在硬盤中，應(yīng)定期進(jìn)行升級；對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，使用防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，抵御黑客和病毒。（4）發(fā)布人事檔案信息時，要對管理人員進(jìn)行審核，禁止將檔案資料帶出檔案室，保護(hù)教職工的檔案信息。

3.5 建立數(shù)據(jù)庫

建立教職工人事檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進(jìn)行收集、登錄、處理，審核個人信息的真實性、完整性，由教職工本人或人事管理人員，在學(xué)校官網(wǎng)上更新人事信息，限制訪問權(quán)限，避免數(shù)據(jù)隨意變更。對檔案資料進(jìn)行管理，應(yīng)遵循動態(tài)化原則，根據(jù)教職工的崗位變化，及時更改檔案資料，確保檔案和真人資料的一致性。數(shù)據(jù)庫的建立和使用，能提高檔案查詢效率，更好地發(fā)揮出利用價值。

4 中學(xué)教職工人事檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建

4.1 系統(tǒng)目標(biāo)

基于瀏覽器/服務(wù)器（B/S）架構(gòu)下，構(gòu)建教職工人事檔案信息管理系統(tǒng)。和傳統(tǒng)人工管理模式、單機(jī)系統(tǒng)管理相比，不僅能提高檢索效率，還能保證數(shù)據(jù)安全，有利于檔案信息及時更新。

4.2 可行性分析

（1）使用J2EE架構(gòu)、Mysql數(shù)據(jù)庫搭建系統(tǒng)平臺，技術(shù)上是可行的，有成功的系統(tǒng)搭建經(jīng)驗。（2）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展快速，硬件和軟件的配置更加容易，不僅技術(shù)成熟，而且成本低廉，構(gòu)建該管理系統(tǒng)的成本不會很高。該系統(tǒng)投入運(yùn)用后，能提高人事檔案管理效率，具有廣闊的應(yīng)用市場，經(jīng)濟(jì)層面是可行的。（3）該管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境要求并不苛刻，只需在計算機(jī)上安裝瀏覽器就可運(yùn)行；且系統(tǒng)主要面向人事檔案管理者，具有友好的界面，系統(tǒng)操作簡單，在實際應(yīng)用上是可行的。

4.3 系統(tǒng)功能模塊

（1）管理員功能模塊。該模塊由個人信息管理子系統(tǒng)、組織架構(gòu)管理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全管理子系統(tǒng)、教師信息管理子系統(tǒng)組成。1）個人信息管理子系統(tǒng)，能查看個人基本信息，對個人信息和用戶密碼進(jìn)行修改；2）組織架構(gòu)管理子系統(tǒng)，可對部門和職務(wù)信息進(jìn)行管理；3）數(shù)據(jù)安全管理子系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實時備份、還原，抵御外界攻擊和病毒入侵；4）教師信息管理子系統(tǒng)，涉及教師的基本信息、工資、職業(yè)規(guī)劃，同時也能對離職教師進(jìn)行管理。（2）教師功能模塊。該模塊由個人信息管理子系統(tǒng)、個人工資查詢子系統(tǒng)、個人職業(yè)規(guī)劃子系統(tǒng)組成。教師在該功能模塊中，既能查詢個人信息，修改登錄密碼；也能查詢工資情況，對職業(yè)規(guī)劃方案進(jìn)行編輯。

5 結(jié)語

綜上所述，人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性、機(jī)密性的特性，實現(xiàn)信息管理能完善數(shù)據(jù)信息，保證信息安全，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。文章指出中學(xué)教職工人事檔案管理現(xiàn)狀，從完善檔案信息、創(chuàng)新管理模式、開展人員培訓(xùn)、提高安全程度、建立數(shù)據(jù)庫五個方面，闡述了信息管理的改進(jìn)措施，希望為實際管理工作提供經(jīng)驗借鑒。