如何優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度

姚丹

摘要：就現(xiàn)階段的實際情況來說，大部分事業(yè)單位均在積極進行改革，進而對傳統(tǒng)的人事管理體系造成了很大沖擊。新時期，對事業(yè)單位來說，首先應思考的問題便是如何把人事檔案的真實性與有效性提高。目前，事業(yè)單位的人事檔案管理工作發(fā)展非常快，但其中還是存在很多問題，需對解決這些問題的措施加大研究力度，如此方可將現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理水平有效提高?；诖耍疚膶?yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的有效對策進行分析。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理制度

檔案是對人類最原始的記錄方式，而人事檔案是省直機關、企事業(yè)單位不可或缺的部分。尤其在新時期的今天，人事檔案更是作為員工求職經(jīng)歷和個人職業(yè)生涯的憑證性和權威性產(chǎn)物。新時期，人事檔案管理的改革是時代發(fā)展的必然要求，做好人事檔案的管理，在人事管理工作當中占據(jù)著非常重要的地位。

1事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理是事業(yè)單位的一項基礎性工作，其可為事業(yè)單位更好的開展其它工作提供充分保證。第一，在事業(yè)單位各項工作中，作為主體的人發(fā)揮著積極作用，對事業(yè)單位的整體工作效率起主要影響。第二，將人事檔案管理工作做好，可提供重要的決策依據(jù)給領導者，有利于更好的實現(xiàn)人崗匹配，并把人力資源優(yōu)勢發(fā)揮，制定更加合理的決策。可見，人事檔案管理工作至關重要，需引起事業(yè)單位相關人員的高度重視。

2事業(yè)單位人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

2.1人事檔案管理制度內(nèi)容不完善

當前，大多數(shù)事業(yè)單位都處于人事檔案管理制度內(nèi)容不完善的現(xiàn)狀，這種現(xiàn)象的存在和發(fā)展普遍影響著事業(yè)單位人事檔案管理的正常，有效發(fā)展。這種類型的問題主要表現(xiàn)為：相關人員沒有為事業(yè)單位的，人事檔案管理工作的整個過程，建立相應的人事檔案管理制度，也沒有規(guī)定人事檔案數(shù)據(jù)收集，人事檔案存儲和人事檔案使用的管理內(nèi)容及流程。因此會造成人事檔案的收集不完整，人事檔案往往存儲不當，這對事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了相對不利的影響。檔案管理的現(xiàn)狀以及人事檔案管理制度的缺乏，極大地影響了事業(yè)單位人事檔案資料的使用，影響了人事檔案管理質(zhì)量的提高。

2.2人事檔案管理制度難以實施

在事業(yè)單位的運作和發(fā)展的整個過程中，一般很難實施人事檔案管理制度，這不利于人事檔案管理的發(fā)展。對事業(yè)單位實施人事檔案管理制度之所以困難，主要是由于以下現(xiàn)象，首先，在我國深化改革的過程中，提出了要提高相關部門及事業(yè)單位人事檔案管理制度水平的要求，這種要求將增加制定人事檔案管理制度的難度。其次，在我國的背景下，隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，人事檔案管理制度無法跟上時代的發(fā)展趨勢，對人事檔案管理的發(fā)展將產(chǎn)生重大影響?；诂F(xiàn)代電子人事檔案管理的發(fā)展需求，在事業(yè)單位的運作和發(fā)展過程中，制度的構建者必須結合時代發(fā)展的需要，對人事檔案管理制度進行相應的改進。最后，使用人事檔案的事業(yè)單位數(shù)量的加大，以及每個部門對人事檔案的要求有差異，將極大地影響人事檔案管理制度的實施，工作人員根據(jù)其他部門的人事檔案管理需求，修改與完善人事檔案管理制度。

2.3檔案管理硬件落后，檔案信息化不足

人事檔案管理工作具有十分龐大的體系，相關管理部門擁有諸多人事資料，但受限于條件與制度，使之并未有一個獨立的辦公地點與資料存放庫，一些事業(yè)單位甚至都沒有必要的檔案存放文件盒與加濕器等，以致于無法有效保證檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，快速發(fā)展的信息化技術，雖然已在檔案管理中應用了計算機技術，但也只局限于一些簡單的任務，如信息檢索、調(diào)閱和錄入等，沒有將其功能充分利用起來，導致檔案管理還未實現(xiàn)無紙化辦公的目的，缺乏先進的信息化水平。

3優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的有效對策

3.1更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念

首先，創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理理念。事業(yè)單位需要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，了解到加大事業(yè)單位人事檔案管理工作力度有利于促進個人和單位的發(fā)展有著極為重大意義。單位領導密切關注人事檔案管理工作，把自身的帶頭作用充分發(fā)揮出來，積極改變企業(yè)全體人員的檔案管理工作態(tài)度，只有確保事業(yè)單位人事檔案管理觀念可以與時俱進，并構建人事檔案管理小組，才可以保證人事檔案管理的高水平。第二，定期檢查、指導與督促人事檔案管理工作，加強監(jiān)督與檢查，在進行監(jiān)督與指導時，把檔案管理存在的問題與不足給發(fā)現(xiàn)出來，并在第一時間通過有效措施對其予以補救。第三，把人事檔案管理達標考核制度建立起來。良好的制度是做好人事檔案管理工作的基礎條件，通過結合事檔案管理質(zhì)量與管理人員的績效考核，讓人事檔案管理發(fā)展更加制度化、規(guī)范化。

3.2完善人事檔案歸檔制度

由于企業(yè)員工眾多，企業(yè)人事檔案自然少不了。尤其是一些事業(yè)單位，單位年代久遠，員工檔案數(shù)量更是龐大。所以，在人事檔案歸檔上必須要完善歸檔制度，這樣才能更有效的管理好認識檔案。要做到明確人事檔案建立的時間年限、部門工種等都有明確劃分，只要提供相關信息，就可以做到快速找到人事檔案。而且，在人事檔案管理上要對不按要求歸檔的人員采取有效措施，這就需要建立一個完善的人事檔案歸檔制度，以保證歸檔材料的質(zhì)量和可信度。

3.3提高人事檔案管理的信息化水平

現(xiàn)代社會已經(jīng)是一個絕對的信息化社會，對人事檔案的建立和管理也都普遍信息化，已經(jīng)不是以前的純紙質(zhì)手寫檔案方式。信息化技術對檔案的建立、編輯、檢索等更加方便快捷，已經(jīng)是人事檔案管理的發(fā)展趨勢。要想實現(xiàn)信息化管理，就需要提高人事檔案管理人員的信息化水平。定期進行教育培訓，對信息化設備。通過前期對人事檔案相關信息的錄入，可以快速的進行搜索，提高工作效率。而且，這種信息化管理，可以減少人事檔案的損壞率，一旦紙質(zhì)的人事檔案破損，電子版還有留存，可以確保檔案的安全性。提高認識檔案管理的信息化水平，真是實現(xiàn)人事檔案管理更為準確和快捷。

3.4培養(yǎng)更加專業(yè)的檔案管理人才

事業(yè)單位的人事檔案管理是細致，耐心的工作，同時需要年輕有朝氣的人才加入，并且應減少老齡化的人員。事業(yè)單位需要年輕有為的人才參與檔案管理工作，人員管理系統(tǒng)要不斷優(yōu)化，檔案管理是一項長期的工作，要有固定的人員管理不能輕易替換。

4結束語

簡而言之，高質(zhì)量的人事檔案管理是非常重要的，具有實際價值的信息資源，對個人和事業(yè)單位而言非常重要。事業(yè)單位要順應時代的發(fā)展，加強人事檔案管理的優(yōu)化，嚴格控制人事檔案管理人員的專業(yè)能力，通過多種渠道和措施及時提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。意識到信息化人事檔案管理的重要性和必要性，對優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理起著重要作用。

參考文獻：

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