淺談如何增強公室工作的凝聚力

宋海江

摘要：辦公室工作性質較為特殊，工作頭緒繁多而且責任重大，如果處理不好，很有可能會影響到單位的正常運轉，有的甚至還會影響到機關的形象.精細化管理能夠提高辦公室工作的效率，對促進單位行政工作的高效運轉具有十分積極的作用，但是當前辦公室精細化管理在實踐中存在一定的問題，精細化管理的特征和效果不明顯。基于此，筆者首先分析了精細化管理在辦公室工作中的難點，然后探討了相應的解決對策和措施，以期待能為辦公室精細化管理提供一定的參考.

關鍵詞：精細化管理;辦公室;管理制度

一、責任與執(zhí)行

責任，在單位層面，就是崗位責任制，是指根據(jù)工作崗位的性質和業(yè)務特點，明確規(guī)定其職責、權限，并按照規(guī)定的崗位績效標準進行考核及獎懲而建立起來的制度。相信這點大家都容易理解，每個部門有部門職責，每個崗位有崗位責任。但有了責任，并不代表就能各司其職，通力合作，直奔目標。在履責過程中，常常還存在交叉錯位、扯皮推諉、責任真空、管理低效率等情況存在。那么，如何才能做到責任明晰，執(zhí)行到位呢，我認為應基于以下三方面的考慮。

（一）責任意識

如何把不同層級和崗位的員工放在統(tǒng)一的責任體系內，是管理實踐一大難題。

有觀點認為，組織內只有兩個層級是有完整的責任意識的：一個是領導，他承擔著生死存亡的壓力;一個是一線員工，他們每天每時都有明確的任務指標和行為要求。管理者在心態(tài)上和行為上要承擔起獨特的責任：心態(tài)上，承擔起“合伙人”的責任，一切從單位戰(zhàn)略和執(zhí)行效率出發(fā);行為上，承擔起“服務員”的責任，服務好上級、服務好員工。

（二）執(zhí)行效果

曾有管理業(yè)界研究過，企業(yè)執(zhí)行力差的原因不外乎五個：員工不知道干什么、不知道怎么干、干起來不順暢、不知道干好了有什么好處、知道干不好沒什么壞處。

1、不知道干什么

責任不清晰或責任偏離戰(zhàn)略，就是沒有解決好員工不知道干什么的問題上。員工不知道干什么，就會根據(jù)自己的意圖去揣測，但這樣缺乏溝通的揣測，對于工作效果往往大打折扣。

2、不知道怎么干

原因較多，有的可能是指示接收不清晰，有的可能是能力或方法問題，如有的企業(yè)對員工做勵志培訓和拓展訓練，使員工熱血沸騰但工作怎么干還是不知道;其中需要注意的是，對于管理者來說，傳授工具和方法遠比傳遞思想更重要，勵志培訓不會帶來多少業(yè)務增長，解決問題更多是靠方法而非熱情。

二、協(xié)同與流程

相對于責任不清晰，協(xié)同問題更加難以解決，也就是上面提到的干起來不暢順的問題。并不是每個部門的目標，累加起來就等于單位層面的戰(zhàn)略目標，現(xiàn)實情況經(jīng)常發(fā)生偏離甚至沖突的現(xiàn)象，需要執(zhí)行者協(xié)同起來共同發(fā)揮最大價值。層級之間、部門之間的協(xié)同，大部分企業(yè)主要是靠人的自覺性與責任心來推動，自由發(fā)揮，未能形成系統(tǒng)，效果喜憂參半。

（一）協(xié)同為什么難

1、各掃門前雪，只為部門績效負責

單位大了，人多了，混工作混日子就容易了，人的自我驅動力就會變得越來越弱，再加上績效考核的邊界所限與利益趨避，驅使大家“各掃門前雪”，凡是有考核的，大家積極去做，想方設法拿高分，即使一件事情對單位長遠利益有傷害也在所不惜，形成“三不管”地帶，在很多組織都容易產(chǎn)生協(xié)同不順暢的現(xiàn)象。

2、部門墻，只考慮專業(yè)，不考慮組織目標

部門專業(yè)化和崗位專業(yè)化的不斷發(fā)展，會在單位中造成難以逾越的部門墻。每個人都成為自己領域的專家，都站在專業(yè)的角度來思考，而不是站在組織共同目標上，從來不思考“自己怎么做才能讓別人的工作更有效”，常常以局部效率傷害整體效率。

（二）如何協(xié)同效率更高

那么如何協(xié)同，才能將不同責任體系內的員工共同創(chuàng)造最大效益呢，主要是通過系統(tǒng)化、流程化。單位如果不能協(xié)同，不能形成系統(tǒng)，就無法發(fā)揮組織化的力量。系統(tǒng)化、流程化是異常艱難的過程，很多單位都試圖這樣做，但大多半途而廢，或者還在艱難探索。

三、激勵與考評

員工不知道干好了有什么好處，或者知道干不好沒什么壞處，都會使組織缺乏動力，運轉不起來。要解決這問題，必須引入激勵與考評。

（一）激勵做得好，能夠讓單位擁有持續(xù)的生命力

當單位建立了責任和協(xié)同體系之后，就要考慮如何讓員工主動地承擔起責任，也就是如何激勵員工。薪酬激勵的根本是評價事，不是評價人，管理者主要責任不是找人的毛病或缺點，是評價人在崗位責任上發(fā)揮的價值，人是否達到了工作要求，在結果和目標之間做考核。一個單位的工作靠分工與一體化運作，哪個環(huán)節(jié)都不能掉鏈子，一定要把每個短板都及時補上，調動資源來解決問題?？荚u的目的是糾偏，是看員工的工作結果跟要求有沒有差距，是主觀原因還是客觀原因。

（二）科學公平的考評是激勵能夠起作用的前提

要想使激勵能夠在組織中起到正面的引導作用，公正的考評是激勵能夠起作用的前提。干好干壞一個樣，才是最大的不公平。主觀的不公平就會導致人心不穩(wěn)，進而導致組織懈怠。那么如何考評才能做到科學公平呢，我認為應至少考慮以下三點：

1、明晰的管理者考核職責

績效考評絕不僅僅是人事或薪酬部門的事，而是所有管理者的事。每一個層級的管理者對直接下屬的績效考評承擔全部的責任，并根據(jù)過去一年的觀察對下屬進行主觀評價，不應一級推一級，最后責任都推到老板身上。

2、科學的績效考評程序

作為一名管理者，應該每年一次給直接下屬做出一份詳細完整的績效考評報告，報告主要包括四個部分：

（1）上年度工作任務的完成情況。需要針對上一年度崗位職責上列明的所有工作任務一項一項地去評判，最好有具體的案例做支撐。

（2）定性分析，針對各項技能指標進行評判。比如判斷能力、技術水平、專業(yè)知識、產(chǎn)品知識、團隊合作、決策能力與溝通能力等十多項，主要是幫助員工照鏡子，讓員工知道自己離最高標準還有多大差距，最好也有具體的案例做補充。

（3）下年度個人發(fā)展計劃。根據(jù)與員工溝通時得到的信息，指導下屬制訂下一年度的重點改進計劃，即在哪些方面要有所突破，需要參加什么培訓，需要其他人提供什么幫助等等。

（4）員工個人意見。與上司面對面溝通后，在理解了上司的觀點和背后的邏輯之后，對上司的評價給出自己的意見，一旦員工有不同的看法，就會啟動越級申訴程序。所以各級管理者一般都會盡力避免把自己的觀點強壓給部下，而是努力做到以理服人，讓下屬口服心服。

總之，辦公室人需要不斷學習不斷進步。一定要讓努力工作的人充滿希望。人的問題解決好了，一切問題就迎刃而解了。

參考文獻：

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