淺談金融企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

王歆媛

摘要：金融企業(yè)檔案工作既是企業(yè)重要基礎(chǔ)工作之一，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。本文結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，對(duì)金融企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出解決這些問(wèn)題的改進(jìn)措施和對(duì)于金融企業(yè)檔案管理科學(xué)化、信息化的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：金融企業(yè);檔案管理;對(duì)策

金融企業(yè)指執(zhí)行業(yè)務(wù)需要取得金融監(jiān)管部門授予的金融業(yè)務(wù)許可證的企業(yè)，包括執(zhí)業(yè)需取得銀行業(yè)務(wù)許可證的郵政儲(chǔ)蓄銀行、國(guó)有商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、信托投資公司、金融資產(chǎn)管理公司、金融租賃公司和部分財(cái)務(wù)公司;執(zhí)業(yè)需取得證券業(yè)務(wù)許可證的證券公司、期貨公司和基金管理公司等;執(zhí)業(yè)需取得保險(xiǎn)業(yè)務(wù)許可證的各類保險(xiǎn)公司。金融企業(yè)檔案工作與各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)緊密相連，扎實(shí)做好檔案工作為企業(yè)自身發(fā)展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，防范金融風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)和客戶利益提供有力的資源保障，為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)提供有力支撐。但一直以來(lái)不少金融企業(yè)只注重業(yè)務(wù)發(fā)展，在檔案工作中面臨一些問(wèn)題：檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)落后、檔案由業(yè)務(wù)部門自行管理沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，職權(quán)不明確也造成了檔案資源不同程度的流失，檔案庫(kù)房及臨時(shí)保管地點(diǎn)安全存在隱患。因此筆者認(rèn)為金融企業(yè)應(yīng)按照檔案法律法規(guī)及有關(guān)企業(yè)檔案管理相關(guān)政策要求，科學(xué)規(guī)范金融企業(yè)檔案體系，抓好檔案資源建設(shè)，積極做好金融企業(yè)檔案管理工作勢(shì)在必行。

1金融企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1金融檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)較落后

金融企業(yè)檔案工作規(guī)范出臺(tái)政策比較晚，2007年，國(guó)家檔案局與銀監(jiān)會(huì)聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)銀行檔案工作的意見(jiàn)》，提出“不斷提高銀行檔案綜合管理水平”的要求，但該文件只提出宏觀的原則要求，針對(duì)銀行檔案管理提出要求，而未涉及到其他金融企業(yè)。[1]然而，金融企業(yè)除了銀行，還有證券公司，保險(xiǎn)公司，這些金融企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案大部分都沒(méi)有具體的檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2014年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》特別強(qiáng)調(diào)企事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作，做好文件收集、整理、歸檔工作，集中收集保管本單位各類檔案并提供利用。[2] 隨后2015年5月5日國(guó)家檔案局經(jīng)商中國(guó)銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會(huì)、中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)、中國(guó)保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)同意正式下發(fā)《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，這是我國(guó)頒布的第一個(gè)專門規(guī)范所有金融業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性文件。金融行業(yè)各條戰(zhàn)線業(yè)務(wù)量迅猛發(fā)展，但大多數(shù)金融企業(yè)檔案管理能力卻相對(duì)落后，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的快速拓展使得業(yè)務(wù)檔案數(shù)量和種類激增、傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法滿足金融企業(yè)檔案管理的需要，整體管理沒(méi)有長(zhǎng)效的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范和依據(jù)，缺乏檔案制度體系的約束和指導(dǎo)，導(dǎo)致各個(gè)金融行業(yè)檔案管理工作各有千秋。

1.2檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)，重視不夠

檔案管理工作在大眾眼中屬于行政后勤類工作，往往無(wú)法直觀的體現(xiàn)出其對(duì)于金融企業(yè)未來(lái)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益方面的價(jià)值。因此很多部門從普通員工到領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)還是很薄弱，檔案管理職責(zé)劃分不明確，未明確分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門負(fù)責(zé)人，對(duì)于兼職檔案員的選擇和培養(yǎng)并不在意，多數(shù)兼職檔案員都是隨意指定的，相關(guān)人員在檔案管理中對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)存在誤解，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案的保存與收集重視不夠，沒(méi)有主動(dòng)收集意識(shí)，工作開(kāi)展程度等參差不齊，檔案管理隨意性較為嚴(yán)重，企業(yè)開(kāi)展檔案工作無(wú)計(jì)劃、無(wú)部署、無(wú)落實(shí)存在風(fēng)險(xiǎn)，影響了檔案工作的正常運(yùn)行。

1.3整理和保管工作研究尚需加強(qiáng)

金融企業(yè)信息化建設(shè)迅猛發(fā)展，已逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公系統(tǒng)“無(wú)紙化”辦公模式，對(duì)于金融企業(yè)電子檔案和紙質(zhì)檔案提出更高要求。由于金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案整理內(nèi)容和方法開(kāi)展歷史不長(zhǎng)，經(jīng)驗(yàn)積累不足，可獲得的國(guó)內(nèi)外借鑒較少。加之業(yè)務(wù)檔案種類多，導(dǎo)致分類、編目等整理工作遇到很多問(wèn)題，不利于體現(xiàn)檔案的價(jià)值和便捷利用。各檔案部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，摸索自定分類標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法保證分類的科學(xué)性和統(tǒng)一性。為方便整理，大多數(shù)不規(guī)范的金融企業(yè)檔案著錄編目過(guò)于簡(jiǎn)單，僅限于文件目錄和臺(tái)賬，由于沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各公司制作的目錄和關(guān)鍵詞及記錄詳盡程度差異很大，記錄簡(jiǎn)單的目錄就很難使檢索者通過(guò)編目對(duì)檔案有詳細(xì)的了解，檔案價(jià)值也會(huì)受影響。企業(yè)檔案保管條件基本比較簡(jiǎn)陋，一是館庫(kù)條件較差、存放空間有限。二是現(xiàn)代化設(shè)施配備明顯滯后，對(duì)于保管環(huán)境、保管裝具配備都沒(méi)有要求。檔案隨意裝入文件盒，簡(jiǎn)單標(biāo)示名稱，裝具仍是鐵柜，沒(méi)有使用密集柜，檔案保管安全存在隱患。

2金融企業(yè)檔案管理工作對(duì)策

2.1 推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案制度建設(shè)

2021年新修訂《檔案法》進(jìn)一步明確，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，確定檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的崗位職責(zé)、議事規(guī)則、任免機(jī)制、人員背調(diào)、任職離職背調(diào)、考評(píng)獎(jiǎng)懲機(jī)制以及相適應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制。因此各個(gè)金融行業(yè)的企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)理順管理體制和機(jī)制，盡快實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門職責(zé)、健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)、完善檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用，統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，同時(shí)還要切實(shí)做好電子文件歸檔工作，以適應(yīng)現(xiàn)代金融企業(yè)管理的需求。[3]扎實(shí)推進(jìn)建章立制，建立檔案管理制度、檔案數(shù)字化管理制度、檔案工作評(píng)價(jià)辦法、檔案庫(kù)房管理制度等，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理，確保建立長(zhǎng)效機(jī)制。

2.2 提高金融檔案工作在企業(yè)建設(shè)發(fā)展中的地位

做好檔案工作的前提就是要營(yíng)造一個(gè)良好的檔案工作發(fā)展環(huán)境，有了好的環(huán)境才能使整個(gè)公司重視檔案工作。金融檔案和業(yè)務(wù)管理工作息息相關(guān)，是反映一個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r和歷史發(fā)展軌跡最重要的信息資源，科學(xué)積極有效的檔案管理和利用開(kāi)發(fā)，能為金融企業(yè)前臺(tái)部門提供有力的資源保障，能更好的為企業(yè)高層提供決策支持。將檔案管理工作納入管理責(zé)任書(shū)之中，與工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確各個(gè)部門對(duì)檔案工作的管理責(zé)任。檔案人員要高度重視檔案管理工作， 增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和責(zé)任心。檔案管理工作需要各個(gè)部門大力支持配合， 需要將被動(dòng)變主動(dòng)，積極提高檔案工作在各個(gè)部門的作用，利用發(fā)布文件、召開(kāi)會(huì)議、培訓(xùn)兼職檔案員等辦法使公司各個(gè)部門、各類人員增強(qiáng)檔案意識(shí)， 了解相關(guān)知識(shí)， 從源頭上避免因意識(shí)欠缺而引發(fā)的問(wèn)題。

2.3 探索金融企業(yè)檔案管理新技術(shù)，強(qiáng)化信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理工作面臨許多需要解決的問(wèn)題，只有加強(qiáng)管理，科學(xué)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。首先，應(yīng)加大檔案室硬件設(shè)施資金投入。在電子設(shè)備方面，應(yīng)購(gòu)置配置高、處理速度快、安全性強(qiáng)的專用電腦，并配備清晰度高、快速便捷的彩色掃描打印一體機(jī)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在最短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔案，在確保信息安全、數(shù)字化檔案完整性的前提下，盡快落實(shí)檔案信息化工作。其次，可外聘或?qū)で髮I(yè)的軟件制作公司根據(jù)公司自身特性和需求訂制檔案信息化管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)的內(nèi)容互通有無(wú)、交流共享，不斷挖掘和利用電子檔案其中的價(jià)值。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，查檔檢索也變得更加簡(jiǎn)單容易，節(jié)省了時(shí)間，也減少了大量的翻找查閱工作，既能提高效率，又能保證質(zhì)量，還能節(jié)省成本，降低人員的工作強(qiáng)度。

參考文獻(xiàn)

[1] 蔡盈芳. 規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開(kāi)放服務(wù)《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》解讀[J]. 《中國(guó)檔案》雜志，2015（8）：28-29.

[2] 中共中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳.關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)[N].中國(guó)檔案報(bào)，2014-5-5（第一版）.

[3]荊冰.關(guān)于做好金融企業(yè)檔案管理工作的探討 [J].山東檔案，2018（04）：47-49.