建筑工程資料管理中存在的問題及優(yōu)化措施

趙曉芬

（山西一建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030032）

1 建筑工程檔案資料管理規(guī)范化的重要意義

隨著建筑工程數(shù)量的增加和規(guī)模的擴(kuò)大，人們?cè)絹碓疥P(guān)心建筑工程的質(zhì)量，也越來越需要標(biāo)準(zhǔn)化的做法，特別是在記錄管理方面。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)和重要表現(xiàn)。施工檔案不僅是施工記錄，而且也是反映施工質(zhì)量的重要信息，是判斷施工質(zhì)量的主要參考依據(jù)。為了進(jìn)一步改善建筑檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，國家頒布了法律法規(guī)，為建筑檔案的管理制定明確的規(guī)則，并制定健全的管理標(biāo)準(zhǔn)。作為建筑工程最原始的基線，檔案涵蓋了與建筑項(xiàng)目施工有關(guān)的所有信息。它們是接受項(xiàng)目的基準(zhǔn)。它們還可以為建筑項(xiàng)目的后續(xù)維護(hù)和保養(yǎng)提供支持和援助。標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理有助于提高建筑項(xiàng)目后續(xù)維護(hù)的質(zhì)量和效率，如圖1所示。

圖1 工程資料管理職責(zé)分工

2 建筑工程資料管理過程中存在的問題

2.1 資料管理人員的專業(yè)水平不足

如果完工的資料管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，就會(huì)使企業(yè)后期完工驗(yàn)收出現(xiàn)很多問題。因?yàn)橥旯べY料觸及很多的管理內(nèi)容，很多資料混在一起容易出現(xiàn)紕漏。所以在完工資料管理的同時(shí)也要提高工作人員的管理能力，工作人員的資料管理能力對(duì)完工資料有效管理起到至關(guān)重要的作用。就當(dāng)前完工資料的管理水平可以看出，還是有很多企業(yè)做不到更好的整理、分類和搜集等有關(guān)工作，最主要的就是工作人員的管理技術(shù)不夠?qū)I(yè)，很多企業(yè)在進(jìn)行招聘資料管理員的時(shí)候?yàn)榱斯?jié)省成本，都不會(huì)有很高的要求，這才使整個(gè)行業(yè)里的資料管理人員沒有更加專業(yè)的技術(shù)，不能準(zhǔn)確地對(duì)資料進(jìn)行整理、分類，因?yàn)楣芾碚弑旧淼墓芾硭蕉疾粔驅(qū)I(yè)，也不能更好地了解建筑工程有關(guān)的規(guī)則與精準(zhǔn)的專業(yè)技術(shù)，導(dǎo)致資料管理只能停留在混亂中，不能更加合理地整理，也不具備分類的能力。

2.2 記錄工程資料喪失后期利用價(jià)值

大多數(shù)建筑公司都忽略了管理建筑工程數(shù)據(jù)的實(shí)用價(jià)值，完全依賴于不完整或原始的數(shù)據(jù)管理規(guī)則，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確地收集、記錄和組織工程數(shù)據(jù)，歸檔文件則失去了真實(shí)性。例如，質(zhì)量控制和驗(yàn)收工作中的錯(cuò)誤報(bào)告很容易導(dǎo)致日后的質(zhì)量事故，在審查原因時(shí)填寫的報(bào)告是最有力的證據(jù)。

2.3 管理手段落后

隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)水平的不斷提高，很多企業(yè)積極有效引入先進(jìn)的資料管理手段和方法，利用先進(jìn)的技術(shù)水平增加完工資料管理的效率，但是也有很多企業(yè)依然使用以往的人工資料數(shù)據(jù)整理歸類手段，不僅不能有效提高資料管理能力，而且在完工資料的管理中出現(xiàn)很大的紕漏和錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，這些問題很難通過人工核查的方式高效地呈現(xiàn)出來。

2.4 建筑工程資料收集的問題

建筑數(shù)據(jù)收集是信息管理的一個(gè)重要組成部分，一些信息管理人員在面對(duì)復(fù)雜信息時(shí)不了解建筑數(shù)據(jù)收集要求，導(dǎo)致信息收集不完整，特別是在信息細(xì)節(jié)方面例如，管理人員所收集數(shù)據(jù)的真實(shí)性沒有得到核實(shí)，數(shù)據(jù)中包含的信息沒有得到準(zhǔn)確核實(shí)，數(shù)據(jù)寫入缺乏嚴(yán)肅性，以及直接影響施工信息準(zhǔn)確性的書寫錯(cuò)誤。

3 優(yōu)化建筑工程資料管理的措施

3.1 增強(qiáng)資料管理員的管理意識(shí)

在建筑工程施工過程中，資料管理人員并沒有增強(qiáng)資料管理方面的意識(shí)，這種情況較為普遍，但如果相關(guān)建筑單位想要很好地提升自身建筑工程資料的管理水平，那么就必須要增強(qiáng)資料管理人員的管理意識(shí)。因此，建筑單位不僅要改變自身傳統(tǒng)的檔案管理觀念，還要明確每一個(gè)施工環(huán)節(jié)的工程資料管理責(zé)任人，這樣才能保證資料員在收集資料的時(shí)候做到文件材料的完整性與精確性。相關(guān)建筑單位可以聘請(qǐng)一些專業(yè)人士來對(duì)資料管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，比如檔案管理專家，從而可以讓他們了解并掌握資料管理和相關(guān)的法律知識(shí)，通過提升資料管理人員的技能與水平來加強(qiáng)資料管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。當(dāng)然相關(guān)建筑單位也要將資料管理部門進(jìn)行具體的崗位落實(shí)，以此構(gòu)建一個(gè)完善的建筑工程資料管理體系，建筑單位可以把資料的管理工作規(guī)劃到管理人員的工作考核中，通過明確的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度來引起他們重視建筑工程資料管理。

3.2 強(qiáng)化和各方溝通交流，做好組織協(xié)調(diào)工作

為確保技術(shù)數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，施工企業(yè)必須在施工前加強(qiáng)與外部主管、社區(qū)業(yè)主、設(shè)計(jì)人員和企業(yè)外部其他相關(guān)人員的溝通，妥善完成組織協(xié)調(diào)工作。同時(shí)，企業(yè)高層決策者應(yīng)明確告知各部門與管理部門合作，提高資源管理者的收集和匯編效率。同時(shí)，施工管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際施工流程和施工環(huán)節(jié)合理安排施工人員，記錄施工環(huán)節(jié)或施工內(nèi)容前后接觸的原因，避免記錄的工程數(shù)據(jù)與實(shí)際施工情況不一致，導(dǎo)致工程數(shù)據(jù)填寫錯(cuò)誤。

3.3 提高建筑工程資料管理的標(biāo)準(zhǔn)

建筑單位應(yīng)該對(duì)建筑工程資料的管理呈現(xiàn)出一個(gè)細(xì)節(jié)性的流程，針對(duì)各項(xiàng)信息資料的收集、整理和歸納總結(jié)等方面進(jìn)行準(zhǔn)確的時(shí)間限制和格式要求，這樣才能方便資料管理人員根據(jù)實(shí)際的施工情況來開展建筑工程資料的編制，對(duì)工程中觸及到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)記錄和整理，從而為后續(xù)的工程質(zhì)量以及問題的解決提供重要依據(jù)。建筑單位可以制定一個(gè)完善的工程資料管理制度，通過加強(qiáng)資料管理的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范建筑工程資料的管理工作。對(duì)于相關(guān)的信息數(shù)據(jù)要進(jìn)行檢查并核對(duì)，從而可以有效避免建筑工程資料中出現(xiàn)差異或者是內(nèi)容不符的情況。通過確保信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性來為建筑工程提供一個(gè)有效的保障。建筑工程資料管理人員在收集相關(guān)資料的時(shí)候必須要認(rèn)真進(jìn)行資料整理與裝訂，必須要嚴(yán)格按照建筑工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)相應(yīng)資料進(jìn)行時(shí)間、類型和來源的整理，確保建筑工程資料的歸檔順序；資料管理人員可以對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行編號(hào)，以此加快材料后期查閱的速度。

3.4 制定工程資料日常管理規(guī)定

對(duì)于一般企業(yè)家的專業(yè)采購而言，工程數(shù)據(jù)是工程質(zhì)量的縮影。為滿足工程數(shù)據(jù)創(chuàng)建、整理、排序和歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求，需要建立日常管理體系，將工程數(shù)據(jù)工作視為系統(tǒng)工作，根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域、內(nèi)容和時(shí)間表的要求進(jìn)行分類和標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)注重公司的管理目標(biāo)和項(xiàng)目管理責(zé)任體系，明確工程人員在各個(gè)環(huán)節(jié)的分工和工作點(diǎn)，嚴(yán)格劃分單位項(xiàng)目，隨后承擔(dān)責(zé)任，嚴(yán)格實(shí)施企業(yè)管理體系，制度化討論，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，運(yùn)用集思廣益，開展協(xié)作討論。

3.5 提升材料收集的真實(shí)有效性

各大建筑單位必須要堅(jiān)決制止各項(xiàng)建筑材料出現(xiàn)后補(bǔ)的現(xiàn)象，因?yàn)檫@樣建筑單位才能確保相關(guān)項(xiàng)目資料可以及時(shí)準(zhǔn)確地提交上去。在每一個(gè)建筑工程的實(shí)施過程中，砂漿、磚石和混凝土這些材料的質(zhì)量檢測技術(shù)與參數(shù)都會(huì)被詳細(xì)記錄在冊(cè)，這就要求相關(guān)建筑單位必須要有真實(shí)的材料記錄，在取樣和科學(xué)實(shí)驗(yàn)的過程中都要有資料來進(jìn)行備案，保證材料的真實(shí)性，以此提升技術(shù)資料的實(shí)際利用價(jià)值。相關(guān)建筑單位可以隨著建筑工程的進(jìn)度推進(jìn)，對(duì)資料管理進(jìn)行相應(yīng)的責(zé)任明確，尤其是在混凝土和砂漿材料的施工環(huán)節(jié)中，更是要確保各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，堅(jiān)決制止事后的胡編亂造。在建筑施工過程中施工圖紙是作為實(shí)施工程的重要依據(jù)，在改變外觀或者技術(shù)結(jié)構(gòu)的時(shí)候一定要及時(shí)進(jìn)行改正、審批材料的收集，并在施工圖紙中對(duì)改正的地方進(jìn)行明確標(biāo)注及說明?？傊ㄖ挝灰欢ㄒ獔?jiān)持收集到的各項(xiàng)施工材料的真實(shí)可靠性。

4 結(jié)語

施工技術(shù)數(shù)據(jù)管理是施工技術(shù)實(shí)施過程中非常重要的組成部分，為施工企業(yè)今后的發(fā)展積累寶貴的工程經(jīng)驗(yàn)。但在實(shí)際工作中，施工技術(shù)數(shù)據(jù)管理仍存在一些問題。因此，為了今后更好地發(fā)展施工企業(yè)，各部門必須重視施工技術(shù)數(shù)據(jù)管理的重要性，工程數(shù)據(jù)管理人員必須具有較強(qiáng)的責(zé)任感和一定的專業(yè)能力，能夠發(fā)現(xiàn)其工作中的管理薄弱環(huán)節(jié)，提出優(yōu)化建議，并通過不斷學(xué)習(xí)進(jìn)一步提高專業(yè)素質(zhì)。此外，施工企業(yè)還應(yīng)完善工程數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，明確每個(gè)郵政人員的職責(zé)，然后確保土木工程管理的科學(xué)、信息和標(biāo)準(zhǔn)化，為施工企業(yè)今后的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。