工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

陳彩霞 丁 益 董建軍

（江蘇沙鋼集團(tuán)淮鋼特鋼股份有限公司，江蘇 淮安223002）

0 前言

隨著淮鋼生產(chǎn)規(guī)模越來越大，各類基建小修、技改項(xiàng)目越來越多，工程項(xiàng)目的跟蹤管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析基本靠手工紙質(zhì)記錄或Excel記錄，嚴(yán)重影響節(jié)奏效率和制度的執(zhí)行力，阻礙了工程項(xiàng)目管理水平的進(jìn)一步提升。因此淮鋼急需開發(fā)一套工程項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，提升工程項(xiàng)目管理水平與工作效率。

1 系統(tǒng)概述

梳理淮鋼項(xiàng)目條線的所有管理流程，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、制標(biāo)、招標(biāo)、合同簽訂、驗(yàn)收結(jié)算的全流程信息化管理，實(shí)現(xiàn)以“項(xiàng)目為主體，以合同為主線”的管理思路，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的項(xiàng)目跟蹤，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目及合同的全流程跟蹤。具體措施如下：

（1）按照項(xiàng)目從立項(xiàng)到實(shí)施完成的整個(gè)生命周期建立系統(tǒng)的功能架構(gòu)。

（2）梳理淮鋼項(xiàng)目條線的規(guī)章制度，把規(guī)范化的項(xiàng)目管理制度通過系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，使項(xiàng)目的管理更加規(guī)范高效。

（3）梳理技改條線的管理流程，通過信息化的方式將所有流程實(shí)現(xiàn)線上審批。

（4）打通項(xiàng)目、合同主線節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的項(xiàng)目跟蹤和全流程管控。

（5）對歷史項(xiàng)目及合同進(jìn)行梳理，確定相關(guān)的統(tǒng)計(jì)維度，利用系統(tǒng)進(jìn)行管理。

（6）梳理與各個(gè)外部系統(tǒng)的接口，做到數(shù)出同源，信息共享。

（7）建立系統(tǒng)報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，提供更全面的項(xiàng)目報(bào)表生成功能，大量減輕員工的工作強(qiáng)度及工作量。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想

理順工程項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)流程，建立工程項(xiàng)目管理監(jiān)管平臺(tái)，突出工程項(xiàng)目管理工作的動(dòng)態(tài)跟蹤和工程項(xiàng)目執(zhí)行中相關(guān)人力、財(cái)力、物力的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

以項(xiàng)目為主體，靈活設(shè)置工程執(zhí)行過程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)，利用現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，追蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況。

以合同為主線，將合同與工程執(zhí)行過程節(jié)點(diǎn)相綁定，通過追蹤合同執(zhí)行情況來監(jiān)控工程項(xiàng)目執(zhí)行情況。

與各個(gè)外部系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，并自動(dòng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

3 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

4 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)是針對淮鋼工程項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀和系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)并加以科學(xué)分析而設(shè)計(jì)的，其核心思想是“在同一平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目管理全流程動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)控”，通過工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，從立項(xiàng)、招投標(biāo)、實(shí)施、驗(yàn)收結(jié)算等方面對工程項(xiàng)目全過程管理。

4.1 項(xiàng)目立項(xiàng)

把董事局項(xiàng)目、獨(dú)立項(xiàng)目、非獨(dú)立技改項(xiàng)目和基建小修項(xiàng)目納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目線上申請、審批及歸檔，項(xiàng)目技改辦可以對已經(jīng)歸檔的項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目狀態(tài)確認(rèn)，可分為項(xiàng)目擬建、項(xiàng)目暫停、正在推進(jìn)、已完成四個(gè)狀態(tài)，系統(tǒng)可從不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

4.2 招/議標(biāo)管理

4.2.1 技術(shù)協(xié)議

系統(tǒng)支持技術(shù)協(xié)議線上申請、審批及歸檔。

4.2.2 邀標(biāo)

系統(tǒng)支持在線填寫邀標(biāo)內(nèi)容，可以根據(jù)相關(guān)條件如供應(yīng)商資質(zhì)、注冊資金、供應(yīng)商等級(jí)等信息篩選出符合條件的供應(yīng)商，通過短信的方式邀請供應(yīng)商參與項(xiàng)目招標(biāo)并將邀標(biāo)信息發(fā)送至玖隆電商平臺(tái)，玖隆平臺(tái)發(fā)布邀標(biāo)信息，收到短信要求的供應(yīng)商可在玖隆電商平臺(tái)反饋招標(biāo)意向。

4.2.3 招標(biāo)

系統(tǒng)提供各種招標(biāo)線上申請、審批及歸檔。把招標(biāo)的過程信息如一標(biāo)開標(biāo)時(shí)間、回標(biāo)時(shí)間等信息從招標(biāo)平臺(tái)接入項(xiàng)目系統(tǒng)，以便讓項(xiàng)目辦更好的知道項(xiàng)目招標(biāo)的進(jìn)展情況。在一標(biāo)、二標(biāo)、三標(biāo)回標(biāo)后，可在系統(tǒng)中發(fā)起技術(shù)標(biāo)評(píng)審的相關(guān)流程。

4.2.4 中標(biāo)查詢

系統(tǒng)提供定標(biāo)線上申請、審批及歸檔。

4.3 合同管理

4.3.1 合同草本審批

系統(tǒng)支持合同草本的申請、審批及歸檔功能。

4.3.2 合同錄入

系統(tǒng)通過選擇招標(biāo)編號(hào)錄入合同的具體信息，如合同名稱、合同類型、合同金額、甲乙方公司名稱等信息。合同錄入完成后由項(xiàng)目辦主管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)。同時(shí)系統(tǒng)可以根據(jù)合同類型自動(dòng)生成合同條款，由業(yè)務(wù)員對合同條款、合同節(jié)點(diǎn)、付款限制等進(jìn)行修改完善。

4.3.3 異常處理

系統(tǒng)提供異常合同處理的申請、審批及歸檔功能?？勺詣?dòng)對即將到期的合同、超期合同、已達(dá)付款條件卻未付款等一系列合同以O(shè)A待辦、郵件的形式推送給相關(guān)責(zé)任人及領(lǐng)導(dǎo)，以引起重視，加快推進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施。

4.4 過程監(jiān)管

4.4.1 現(xiàn)場進(jìn)展圖像

系統(tǒng)提供現(xiàn)場進(jìn)展圖像功能模塊，可在電腦客戶端進(jìn)行圖片的上傳。

4.4.2 合同付款

系統(tǒng)將合同付款條款明細(xì)以列表形式呈現(xiàn)，每條付款都可以單獨(dú)發(fā)起付款申請，點(diǎn)擊付款時(shí)系統(tǒng)可對該合同的付款條款進(jìn)行有效性驗(yàn)證并提醒業(yè)務(wù)員付款手續(xù)是否齊全。通過與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接，將付款申請推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)系統(tǒng)完成流程的審批及實(shí)際付款功能，付款完成后財(cái)務(wù)系統(tǒng)將實(shí)際付款信息回寫到項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，從而形成閉環(huán)的管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資金數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有效集成。

4.4.3 人員管理

同步安全系統(tǒng)中的外協(xié)項(xiàng)目人員信息，外協(xié)單位將人員信息與項(xiàng)目合同對應(yīng)相關(guān)聯(lián)，可以按照不同的維度展示項(xiàng)目人員的相關(guān)信息。

4.4.4 過程檢查

系統(tǒng)支持檢查內(nèi)容的錄入、審批及歸檔功能。各職能處室及車間可以把施工現(xiàn)場的檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)，并提出相應(yīng)的整改要求，施工單位根據(jù)整改要求進(jìn)行整改并填寫內(nèi)容，由項(xiàng)目辦進(jìn)行審核確認(rèn)形成閉環(huán)。項(xiàng)目執(zhí)行過程中，職能處室可根據(jù)施工的實(shí)際情況對乙方施工過程中的一些違規(guī)行為進(jìn)行罰款及扣款申請，并上傳相關(guān)附件由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)，最終一并根據(jù)合同號(hào)列入扣款清單。

4.5 工程驗(yàn)收

系統(tǒng)將合同驗(yàn)收分為設(shè)備供貨、土建安裝、基建小修、設(shè)計(jì)、監(jiān)理及其他六大類，并按照驗(yàn)收的先后順序進(jìn)行排列，所有的合同驗(yàn)收流程都具備申請、審批及歸檔的功能。系統(tǒng)還可以對流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置時(shí)間限制，超過時(shí)間還未審批的則通過短信、OA待辦的形式推送給相關(guān)責(zé)任人，提醒其處理系統(tǒng)待辦。

5 結(jié)語

淮鋼工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)于2021年上半年正式上線使用，與ERP等其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，領(lǐng)導(dǎo)急需的工程報(bào)表或簡報(bào)，可以隨時(shí)隨地從工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)上獲取，不需要層層通知到基層報(bào)送紙質(zhì)匯報(bào)材料，極大減輕了項(xiàng)目管理人員的工作量，提高了集團(tuán)公司的工程管控精細(xì)化，提升了核心競爭力。