以三態(tài)視角審視分析檔案信息化建設(shè)

摘要：三態(tài)檔案對(duì)象空間具備特殊的技術(shù)體系以及適用規(guī)范。三態(tài)視角主要是指立足于數(shù)字態(tài)、模擬態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)視角對(duì)研究對(duì)象進(jìn)行審視和分析：數(shù)字態(tài)是以離散數(shù)據(jù)信號(hào)保存數(shù)據(jù)，模擬態(tài)是通過(guò)模擬信號(hào)保存信息，數(shù)據(jù)態(tài)是將數(shù)據(jù)顆粒進(jìn)行保存。本文立足于三態(tài)視角，著重研究了檔案信息化建設(shè)過(guò)程中所涉及的信息資源、人才隊(duì)伍以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要素的典型特征，對(duì)差異化檔案對(duì)象空間所包含的重點(diǎn)信息進(jìn)行分析，確立了不同保障體系下檔案資源管理的標(biāo)準(zhǔn)模式，旨在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：三態(tài)視角;檔案信息化;檔案管理

中圖法分類(lèi)號(hào)：G270.7

引言

技術(shù)變遷使得檔案管理的內(nèi)涵出現(xiàn)了變化，檔案對(duì)象空間不斷向著數(shù)字方向變化。作為一名檔案工作人員，需要面對(duì)檔案對(duì)象管理空間的差異化形式，借助于相對(duì)應(yīng)的技術(shù)對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行優(yōu)化。本文將站在三態(tài)視角上進(jìn)一步解讀檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要注意的問(wèn)題，以便檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展。

1 建設(shè)要素

由于信息要素具有十分復(fù)雜的特點(diǎn)，根據(jù)業(yè)界發(fā)布的消息可知，在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確指出在檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全保障、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及人才隊(duì)伍的關(guān)鍵性，這是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展不可缺少的部分，只有緊緊圍繞這六要素進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，才能夠在總體層面上使得該工作有序進(jìn)行下去。

1.1基礎(chǔ)設(shè)施

在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施屬于先驅(qū)性的條件?；A(chǔ)設(shè)施主要涵蓋了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、硬件裝備以及軟件設(shè)施等主要的結(jié)構(gòu)要素。穩(wěn)定且合理的基礎(chǔ)設(shè)施可以為信息化管理提供更為優(yōu)良的系統(tǒng)環(huán)境，使得信息化加深中涉及的各種業(yè)務(wù)能夠被快速應(yīng)用，通過(guò)各項(xiàng)高效運(yùn)行的系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)能夠確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性?，F(xiàn)階段，由于云計(jì)算技術(shù)的深入發(fā)展，導(dǎo)致絕大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)都可以通過(guò)共享的方式構(gòu)建別具一格的信息基礎(chǔ)設(shè)施體系。特別是一些IAAS業(yè)務(wù)以及PAAS服務(wù)，在趨于成熟化方向發(fā)展，這在一定程度上提升了檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)作的效能，使得傳統(tǒng)形式的耗費(fèi)巨資構(gòu)建信息系統(tǒng)的弊端得到了改善，很大程度減輕了檔案機(jī)構(gòu)在構(gòu)建時(shí)所面臨的資金壓力。

1.2應(yīng)用系統(tǒng)

在信息化管理系統(tǒng)中，應(yīng)用系統(tǒng)的主要作用是將檔案信息進(jìn)行有序地管理，使得各項(xiàng)資源能夠通過(guò)科學(xué)地管理實(shí)現(xiàn)共享、利用的目標(biāo)，為軟件系統(tǒng)的運(yùn)行提供充足的保障[1]。如果單單從功能層面上來(lái)看待檔案管理業(yè)務(wù)，系統(tǒng)的存在為其提供了十分有力的保障?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案業(yè)務(wù)缺乏足夠的標(biāo)準(zhǔn)化特性，很多檔案業(yè)務(wù)都存在著人為因素影響長(zhǎng)期存在的情形，這種現(xiàn)象直接使得通用檔案軟件升級(jí)優(yōu)化出現(xiàn)了一定的問(wèn)題，這也間接使得大量檔案軟件出現(xiàn)了運(yùn)行障礙，最終使得市場(chǎng)上出現(xiàn)了大量的不合理不科學(xué)的檔案軟件，進(jìn)而造成行業(yè)發(fā)展受限。而且這會(huì)在一定的時(shí)間內(nèi)使得整個(gè)行業(yè)出現(xiàn)停滯，而優(yōu)化檔案應(yīng)用系統(tǒng)則會(huì)在一定程度上改變這種不良影響。

1.3信息資源

在檔案工作核心內(nèi)涵組成結(jié)構(gòu)中，檔案信息資源建設(shè)屬于一項(xiàng)必要的核心人物，只有構(gòu)建出滿(mǎn)足巨大多人民群眾需求的資源管理系統(tǒng)，才可以構(gòu)建出方便人民群眾使用的檔案管理系統(tǒng)?？v觀(guān)行業(yè)發(fā)展20年經(jīng)歷，總結(jié)出了檔案信息資源建設(shè)的主線(xiàn)一般是圍繞著“數(shù)字化以及電子化”方向前行，而且在未來(lái)階段，這些發(fā)展勢(shì)頭會(huì)向單軌制邁進(jìn)，到時(shí)將會(huì)產(chǎn)生大量原生電子檔案資源，這實(shí)際上使得檔案資源管理的難度增加了，而且一大批數(shù)據(jù)態(tài)特征信息將會(huì)對(duì)檔案部門(mén)產(chǎn)生較大的沖擊，從而影響管理質(zhì)量。

1.4標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在檔案信息化進(jìn)程中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是確保各項(xiàng)工作順利實(shí)施的前提以及基礎(chǔ)保障因素，所以在當(dāng)前的信息化環(huán)境中，應(yīng)該設(shè)立更多標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不斷地約束業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的人的行為。現(xiàn)階段，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化假設(shè)，缺少不了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的約束以及支持，而且這種需求正在呈現(xiàn)出較上升趨勢(shì)，最為關(guān)鍵的是主要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)越來(lái)越趨向與多元化，例如《數(shù)字檔案館指南》、《電子文件管理系統(tǒng)指導(dǎo)》《數(shù)字化管理要求》等已成為建設(shè)檔案信息化的重要參照，為該項(xiàng)工作開(kāi)展提供了良好的制度保障[2]。

1.5安全保障

構(gòu)建完善的安全保障體系能夠推動(dòng)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定進(jìn)行，這對(duì)于建設(shè)體系化、現(xiàn)代化的檔案信息化模式十分關(guān)鍵。而在安全保障中，則需要對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化，確保其安全程度，并通過(guò)各項(xiàng)安全技術(shù)保障對(duì)這些設(shè)施進(jìn)行管理。而一些新技術(shù)的出現(xiàn)也導(dǎo)致各項(xiàng)安全管理工作面臨著諸多的風(fēng)險(xiǎn)。例如，重要數(shù)據(jù)信息被盜風(fēng)險(xiǎn)以及電腦木馬對(duì)云平臺(tái)的入侵導(dǎo)致信息泄露。種種因素都將使得檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)各種阻礙因素。

1.6人才隊(duì)伍

只有具備高素質(zhì)的人才資源才能確保檔案信息化建設(shè)進(jìn)程能夠無(wú)阻地延續(xù)下去，這也是實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量檔案信息化目標(biāo)的重要基礎(chǔ)[3]。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作最大的影響因素則是人力因此，特別是在信息技術(shù)變化及其快速的年代中，如果缺少專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍作為基礎(chǔ)支撐，必定導(dǎo)致這項(xiàng)工作出現(xiàn)非常大的影響。

2 建設(shè)方略

2.1積極應(yīng)用新技術(shù)

由于當(dāng)前檔案信息化缺乏技術(shù)支撐，特別是高新技術(shù)支撐，所以其發(fā)展受到了一定限制。這一問(wèn)題主要是新技術(shù)研發(fā)和普及的發(fā)展受限導(dǎo)致的。而在實(shí)現(xiàn)檔案信息化時(shí)，既要基于傳統(tǒng)特征進(jìn)行思考，也要對(duì)存量檔案進(jìn)行優(yōu)化整理。在未來(lái)階段，模擬態(tài)檔案將會(huì)出現(xiàn)持續(xù)增長(zhǎng)的情況。所以，通過(guò)這個(gè)特征我們可以了解到，模擬態(tài)檔案資源在其中發(fā)揮了關(guān)鍵作用。首先，相應(yīng)人員需要積極開(kāi)發(fā)新技術(shù)，并對(duì)其進(jìn)行賦能模擬，構(gòu)建基本的管理框架，然后將模擬態(tài)結(jié)構(gòu)優(yōu)化。由于建設(shè)模擬態(tài)文檔的核心在于編碼、管理以及數(shù)字化管理等，所以這導(dǎo)致許多問(wèn)題存在，但是通過(guò)新技術(shù)可以更為合理地解決相關(guān)問(wèn)題，并給建設(shè)者提供更多優(yōu)質(zhì)的技術(shù)手段。其次，應(yīng)該在現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范模式下對(duì)相關(guān)的技術(shù)方法進(jìn)行整合管理，以使其達(dá)到技術(shù)要求，這樣能夠確保新增模擬態(tài)的完整性，并將各項(xiàng)技術(shù)手段推向成熟階段，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的空間化管理目標(biāo)。

2.2維持四性要求

由于數(shù)字態(tài)文檔的一個(gè)特點(diǎn)是邏輯結(jié)構(gòu)可以與物理結(jié)構(gòu)進(jìn)行分離，所以建設(shè)該資源的重點(diǎn)在于保留數(shù)字態(tài)文檔中所包含的各項(xiàng)內(nèi)容，使其能夠達(dá)成較高的完整性，滿(mǎn)足建設(shè)質(zhì)量的要求[6]。現(xiàn)階段，數(shù)據(jù)真實(shí)性、可用性、完整性、安全性的特點(diǎn)得不到保障，這是由于管理方面的問(wèn)題導(dǎo)致的，所以在構(gòu)建數(shù)字態(tài)檔案資源管理模式時(shí)應(yīng)該在這幾點(diǎn)要求的遵循下、在完善管理的基礎(chǔ)上滿(mǎn)足“四性”要求。而在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字態(tài)檔案資源積累這一目標(biāo)，必須對(duì)數(shù)字化原生檔案進(jìn)行整理存儲(chǔ)。如果只站在發(fā)展角度分析這個(gè)問(wèn)題，進(jìn)行這兩項(xiàng)工作能夠真正使得電子檔案的重要價(jià)值得到凸顯，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要目標(biāo)。

2.3維護(hù)語(yǔ)義連續(xù)性

在管理數(shù)據(jù)態(tài)文檔過(guò)程中，遇到的主要難點(diǎn)是在于如何有效將數(shù)字態(tài)管理語(yǔ)義連續(xù)性繼承下去。因?yàn)椴捎脭?shù)據(jù)態(tài)管理的形式需要以數(shù)據(jù)為主要支撐，所以其在語(yǔ)義層面上提出了更多要求，特別是文件形式的封裝工作，這導(dǎo)致模擬態(tài)體系下的技術(shù)方法出現(xiàn)了失靈的問(wèn)題。由于數(shù)據(jù)態(tài)資源要求其對(duì)象能夠包含非常多的數(shù)據(jù)，所以十分重要的一件事情就是如何確保維系數(shù)據(jù)以及語(yǔ)義關(guān)系之間的管理性不受影響，開(kāi)發(fā)出更多語(yǔ)義連續(xù)的方式[7]。所以，在進(jìn)行數(shù)據(jù)態(tài)文檔資源建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該致力于數(shù)據(jù)體本身特點(diǎn)的研究，確保資源建設(shè)思路的創(chuàng)新和質(zhì)量。

2.4夯實(shí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

作為檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的體系標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其能確保建設(shè)的質(zhì)量不受影響，能夠提升信息化工作持久性。由于現(xiàn)在我國(guó)檔案信息化正處于成長(zhǎng)階段，所以一些基本標(biāo)準(zhǔn)體系有待于完善，而實(shí)現(xiàn)體系化以及數(shù)字化的目標(biāo)則需要以更多的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)作為支撐。特別是在三態(tài)視角下，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制度應(yīng)該不斷在實(shí)踐中摸索，不斷與時(shí)俱進(jìn)。建設(shè)規(guī)范需要結(jié)合行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行，對(duì)于檔案信息化建設(shè)需要遵循其內(nèi)在特點(diǎn)以及發(fā)展形式進(jìn)行，在實(shí)踐中逐漸完善這項(xiàng)工作。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在三態(tài)視角下開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作十分必要，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息可持續(xù)發(fā)展的重要依托，在做這些工作中，要求各方人員能夠發(fā)揮出自身最大的價(jià)值，不斷摸索，不斷進(jìn)步，方可達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]詹翔.數(shù)字福建政協(xié)云和檔案技術(shù)的融合應(yīng)用[J].福建電腦，2021，1：77-79

[2]余榮軍.事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題以及方法分析[J].卷宗，2020，21：64

[3]劉越男.大數(shù)據(jù)政策背景下政務(wù)文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)研究，2018，2：107-114

[4]王子鵬、潘虹.數(shù)據(jù)態(tài)電子檔案可信管理研究[J].浙江檔案，2019，3：29-30

[5] 朝樂(lè)門(mén)、曲涵晴.電子文件管理系統(tǒng)：從數(shù)字連續(xù)性到數(shù)據(jù)連續(xù)性[U].檔案學(xué)通訊，2019，3：20-25

作者簡(jiǎn)介：余榮軍 出生年月：1977年12月 性別：男 民族：漢 籍貫：福建省南平市浦城縣 當(dāng)前職務(wù)：副主任 當(dāng)前職稱(chēng)：檔案館員、網(wǎng)絡(luò)工程師 學(xué)歷：大專(zhuān) 研究方向：檔案。