做好電子檔案管理保密工作探析

摘要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在生活中的很多方面都得到應(yīng)用。檔案管理工作中也積極開展信息化建設(shè)，電子檔案的數(shù)量逐漸增多，對檔案管理提出了新的要求，檔案中往往包含了政府部門的重要信息，因此檔案管理工作中的保密要求較高。本文對電子檔案管理保密工作特點(diǎn)進(jìn)行分析，分析影響電子檔案管理保密性的因素，提出保密措施，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案保密意識、重視電子檔案軟硬件建設(shè)、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等，促進(jìn)電子檔案管理的保密工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案;保密工作;措施

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息傳輸速度和存儲都更加便捷，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中依靠人力進(jìn)行管理，需要耗費(fèi)大量的人力物力，管理效率也比較低，通過數(shù)字技術(shù)進(jìn)行檔案管理，工作效率會得到顯著提升，也可以降低存儲空間，在一個一平方厘米的芯片中就可以存儲數(shù)百萬條信息，有效節(jié)約了檔案成本。

1.電子檔案管理特點(diǎn)

電子檔案是通過數(shù)字化技術(shù)將信息存儲在磁盤、磁帶中，通過計(jì)算機(jī)可以識別電子檔案中的存儲信息，該信息是以數(shù)字化方式進(jìn)行存儲，存儲信息的數(shù)量較為龐大，內(nèi)容也更加豐富。采取電子檔案管理具有以下特點(diǎn)。

首先電子檔案管理更加便捷，信息通過數(shù)字化處理，占用的空間很小，便于保存和管理。其次數(shù)據(jù)傳輸速度更快，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，傳輸更加快速，便于需求者進(jìn)行查閱。由于電子檔案的眾多優(yōu)點(diǎn)，使得電子檔案管理應(yīng)用越來越廣泛，不論是在企業(yè)還是政府部門電子檔案已經(jīng)成為發(fā)展趨勢。但是電子檔案也存在一些問題，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境非常復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息可能被惡意攻擊或者是出現(xiàn)泄露，一旦信息泄露會給企業(yè)甚至國家造成巨大損失。此外電子檔案的加密技術(shù)有限，不論是多么先進(jìn)的加密技術(shù)，都存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.電子檔案管理保密性影響因素分析

電子檔案是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性和共享性，這一特征也使得數(shù)據(jù)泄露存在一定風(fēng)險(xiǎn)，對電子檔案保密工作也提出了更高要求。在當(dāng)前電子檔案管理中，存在著信息丟失、篡改和泄露等問題，造成這些問題的主要原因有以下幾點(diǎn)：

首先是通過計(jì)算機(jī)端口通過數(shù)據(jù)線、U盤等對存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，在局域網(wǎng)環(huán)境內(nèi)，將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸。一些不法份子通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠(yuǎn)程竊取數(shù)據(jù)信息，造成數(shù)據(jù)信息被泄露。

其次是電腦病毒，病毒可以對電子檔案中的信息進(jìn)行復(fù)制、篡改、刪除等，同時會避免常規(guī)查殺，查找難度較大，一些計(jì)算機(jī)病毒非常隱蔽，一般專業(yè)人員也難以發(fā)現(xiàn)，并且病毒傳播途徑較多，造成信息泄露風(fēng)險(xiǎn)加大。

再次是黑客攻擊，一部分不法分子、域外勢力為了經(jīng)濟(jì)利益，會通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，遠(yuǎn)程竊取檔案信息，黑客攻擊不僅會造成檔案數(shù)據(jù)信息的泄露，還可能對整個電腦系統(tǒng)造成破壞，對企業(yè)或者政府造成巨大影響。

3.電子檔案保密措施

3.1提高檔案使用者意識

首先要加強(qiáng)檔案使用者的保密意識，檔案管理部門要加強(qiáng)檔案保密的重要性，提升使用人員的保密意識，在檔案使用過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定和制度，了解自身的工作責(zé)任，認(rèn)真對待工作，通過保密制度去規(guī)范使用人員行為。企業(yè)和政府部門領(lǐng)導(dǎo)人也要重視電子檔案保密工作，在企業(yè)和政府部門加強(qiáng)檔案保密宣傳，在檔案使用之前要了解檔案使用過程，避免不規(guī)范行為的出現(xiàn)。此外還要加大有關(guān)檔案保密法律的宣傳力度，讓檔案使用者意識到自己泄露數(shù)據(jù)后需要承擔(dān)的嚴(yán)重后果，提升其法制觀念，從而從思想上降低電子檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案信息使用者也要了解檔案的使用程度和使用范圍，避免由于自身原因造成檔案信息的泄露。

其次要提升電子檔案管理人員保密意識，電子檔案管理者是認(rèn)證對待檔案管理工作。檔案管理人員在檔案保密中扮演著重要角色，會直接對檔案安全造成影響。因此要提高檔案管理人員的保密意識，對檔案管理人員進(jìn)行保密工作培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中要員工掌握檔案數(shù)據(jù)保密措施，提高管理人員的保密意識，樹立認(rèn)真嚴(yán)禁的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)意識到檔案保密的重要性，嚴(yán)格規(guī)范自己言行，防止檔案信息被泄露，檔案管理部門也可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺對人員進(jìn)行監(jiān)管，不斷創(chuàng)新檔案管理人員管理制度和管理方法，從而提升電子檔案管理質(zhì)量。檔案管理部門還要定期對電子檔案進(jìn)行檢查，確保電子檔案的準(zhǔn)確度，沒有被篡改和刪除。檔案管理人員要有崇高信念，不能由于人情、經(jīng)濟(jì)利益等原因違反檔案管理辦法。

最后要完善電子信息檔案保密制度，由于電子檔案的特殊性，電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)電子檔案的特殊性，建立完善的電子信息檔案保密制度，完善電子檔案查詢、登記、復(fù)制、銷毀等制度，還要明確電子檔案管理人員的工作職責(zé)，要明確電子檔案數(shù)據(jù)的使用條件，使用方式，使用登記等等，確保檔案利用的安全性。。

3.2加強(qiáng)電子檔案管理軟硬件建設(shè)

電子檔案的存儲、查詢等都需要互聯(lián)網(wǎng)、服務(wù)器和軟件等，因此電子檔案的軟硬件建設(shè)也應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾暫完P(guān)注。傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)難以適應(yīng)電子檔案管理要求，企業(yè)要建立現(xiàn)代化的檔案管理制度。軟件和硬件是構(gòu)成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的核心，在各個環(huán)節(jié)內(nèi)都都可能造成檔案數(shù)據(jù)泄露、刪除和篡改等，一部分硬件設(shè)備可能使用時間過長，影響電子檔案運(yùn)行質(zhì)量，在電子檔案數(shù)據(jù)錄入過程中也可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。

電腦病毒也是造成電子檔案數(shù)據(jù)泄露的重要原因之一，因此要及時更新檔案管理部門的殺毒軟件，關(guān)注黑客對系統(tǒng)的攻擊，也要及時更新硬件設(shè)備，避免由于硬件問題造成數(shù)據(jù)泄露。在軟件方面，可以與專業(yè)電腦公司進(jìn)行合作，定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行檢查，確保所有軟硬件均符合相關(guān)要求，確保軟硬件安全。

結(jié)語

當(dāng)前電子檔案管理已經(jīng)成為主流，電子檔案具有一定的優(yōu)勢，但是也存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，因此要加強(qiáng)電子檔案保密工作，針對電子檔案特點(diǎn)，制定出更加科學(xué)合理的保密措施，對保密制度、使用方式、人員意識等方面進(jìn)行調(diào)整，還要通過信息技術(shù)、軟硬件建設(shè)等加強(qiáng)電子檔案保密工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]左晉佺，張曉娟. 基于信息安全的雙區(qū)塊鏈電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J]. 檔案學(xué)研究，2021，（02）：60-67.

作者簡介：謝英姿，女，遼寧開原，遼寧省開原市興開街道辦事處，科員，館員，本科，檔案管理。