檔案管理在交通運(yùn)輸管理中的作用

張穎

摘 要：交通運(yùn)輸事業(yè)是國(guó)家現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的支撐力量，在助推社會(huì)經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展和踐行國(guó)家戰(zhàn)略方面有著不可替代的作用，是國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)穩(wěn)定長(zhǎng)效發(fā)展的助推力量，所以國(guó)家高度重視交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展，并加強(qiáng)對(duì)交通運(yùn)輸?shù)墓芾恚瑥亩鵀檎麄€(gè)行業(yè)的進(jìn)步提供更加規(guī)范有效的支持。檔案管理是交通運(yùn)輸管理的基礎(chǔ)工作，是其中不可分割的內(nèi)部管理組成部分，在檔案信息的保存、保管和開(kāi)發(fā)利用服務(wù)等方面發(fā)揮著重要功能。正確認(rèn)識(shí)檔案管理在交通運(yùn)輸管理當(dāng)中的作用，并在交通運(yùn)輸檔案管理當(dāng)中把握正確的原則和方法，可以有效支撐交通運(yùn)輸事業(yè)的進(jìn)步，也能夠進(jìn)一步完善國(guó)家的檔案信息系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;交通運(yùn)輸管理;作用;方法

中圖分類(lèi)號(hào)：F512.6;G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0 引言

在交通事業(yè)的發(fā)展建設(shè)當(dāng)中，隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，不管是需求方向還是諸多硬性指標(biāo)的設(shè)置，都發(fā)生了翻天覆地的變化，要想維護(hù)交通運(yùn)輸工作的整體能效，就要憑借有效的檔案管理力量，確保交通運(yùn)輸管理規(guī)范性和有效性。在這樣的背景之下，需要做好對(duì)交通運(yùn)輸管理中檔案管理價(jià)值的有效分析，同時(shí)根據(jù)檔案管理需要提出科學(xué)有效的檔案管理準(zhǔn)則以及實(shí)踐方法，進(jìn)一步完善檔案體系，為交通運(yùn)輸事業(yè)的長(zhǎng)效進(jìn)步提供支撐，帶動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的整體發(fā)展。

1 交通運(yùn)輸檔案管理的特征

檔案是非常寶貴的信息資源，在各行各業(yè)的發(fā)展當(dāng)中有著至關(guān)重要的作用，不同的領(lǐng)域有著不同類(lèi)別的檔案信息和對(duì)應(yīng)的收集管理方法，交通運(yùn)輸管理當(dāng)中的檔案管理同樣如此，其整體特征表現(xiàn)為：第一，大規(guī)模特點(diǎn)鮮明。交通運(yùn)輸管理有著明顯的復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性，同時(shí)對(duì)工作的細(xì)致性提出了很高的要求，其原因在于交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中會(huì)生成各種各樣的文件，文件往來(lái)非常頻繁，不管是運(yùn)用哪種依托方法開(kāi)展文件交互，實(shí)質(zhì)上都有著極高的關(guān)聯(lián)度，特別是在交通運(yùn)營(yíng)高峰階段，文件總量更是非常龐大，從而增加建檔工作的難度與實(shí)際管理工作的強(qiáng)度。同時(shí)交通運(yùn)營(yíng)工作的覆蓋面廣，分支多，除了業(yè)務(wù)范圍會(huì)隨經(jīng)濟(jì)發(fā)展而不斷拓展之外，還在管理階層方面逐步擴(kuò)大縱向跨越度。另外，在交通運(yùn)輸管理當(dāng)中，檔案管理內(nèi)容以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)都有對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)界限，使得檔案管理體系建設(shè)越來(lái)越重要，而且需要進(jìn)行信息的大規(guī)模整合與利用。第二，逐步形成綜合檔案利用體系。交通運(yùn)輸管理所涉及到的檔案管理任務(wù)非常多，要求相關(guān)部門(mén)提高默契配合度，使得管理工作的落實(shí)可以以主次相交的方法逐步延伸拓展，滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)和變化的工作需要。為了充分滿(mǎn)足當(dāng)下交通運(yùn)輸管理綜合化和規(guī)范化的實(shí)際需求，讓檔案管理的能效得到最大程度的發(fā)揮，就必須建立檔案信息化管理系統(tǒng)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理，同時(shí)還需要針對(duì)內(nèi)部管理各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化探究，在歸納成功經(jīng)驗(yàn)與方法的同時(shí)，持續(xù)完善業(yè)務(wù)類(lèi)別，擴(kuò)展項(xiàng)目涵蓋范圍，使得每個(gè)管理系統(tǒng)得到長(zhǎng)效運(yùn)行。

2 檔案管理在交通運(yùn)輸管理中的作用

交通運(yùn)輸事業(yè)是影響國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展全局的事業(yè)，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中扮演著重要角色，新時(shí)期為了有效適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)需求，需要進(jìn)一步重視交通運(yùn)輸工作的開(kāi)展，并為推動(dòng)該事業(yè)發(fā)展采用更加科學(xué)有效的管理措施。在交通運(yùn)輸管理工作的實(shí)施當(dāng)中，檔案管理作為基礎(chǔ)內(nèi)容，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，主要體現(xiàn)在：

一是便利于做好交通系統(tǒng)的管理。交通運(yùn)輸管理難度大，要求高，只有對(duì)交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展過(guò)程的各類(lèi)信息進(jìn)行有效收集與掌握，才可以滿(mǎn)足交通系統(tǒng)科學(xué)管理的實(shí)際需要。于是要求基于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求助推建檔工作的開(kāi)展，在交通運(yùn)輸管理實(shí)踐當(dāng)中形成各種各樣有價(jià)值的檔案資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)信息的全面記錄，防范信息遺漏或丟失。利用這樣的方法可以便捷有效查詢(xún)所需檔案，并通過(guò)檔案整理利用，方便交通運(yùn)輸管理部門(mén)，從整體上把握交通事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，為整個(gè)交通系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行與科學(xué)管理目標(biāo)的達(dá)成提供支撐力量。二是通過(guò)開(kāi)發(fā)利用交通運(yùn)輸檔案資源，助推交通事業(yè)長(zhǎng)效進(jìn)步。交通運(yùn)輸檔案資源在交通線路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、維修、管理等諸多方面都發(fā)揮著重要作用，記錄了這些工作環(huán)節(jié)的各類(lèi)信息，能夠提升管理人員對(duì)交通設(shè)施和路線情況的了解，并依托有效的檔案管理，發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題和不足，進(jìn)而提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)方案，優(yōu)化交通運(yùn)輸監(jiān)管，保證交通事業(yè)的穩(wěn)定長(zhǎng)效發(fā)展。三是依托交通運(yùn)輸檔案管理，提升經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。經(jīng)濟(jì)效益是用盡可能少的勞動(dòng)消耗獲取最大化經(jīng)營(yíng)成果。社會(huì)效益是最大化利用有限資源，從而滿(mǎn)足人們不斷增長(zhǎng)和變化的物質(zhì)文化需要。交通運(yùn)輸檔案管理當(dāng)中的各類(lèi)信息資源，可以在服務(wù)大眾和滿(mǎn)足生產(chǎn)生活方面發(fā)揮積極作用，產(chǎn)生強(qiáng)大的社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)效益，為全社會(huì)創(chuàng)造出更多財(cái)富。

3 交通運(yùn)輸管理中檔案管理的實(shí)施策略

3.1 把握檔案管理內(nèi)容

在綜合考量交通運(yùn)輸檔案管理現(xiàn)狀和交通事業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)之后，首先應(yīng)該明確檔案管理的內(nèi)容，目的是指出確切的檔案管理實(shí)踐方向，有效彌補(bǔ)以往檔案管理的漏洞，確保檔案管理資源的開(kāi)發(fā)利用有效性。總的來(lái)說(shuō)，交通運(yùn)輸檔案管理的內(nèi)容主要包括：一是檔案收集。交通運(yùn)輸?shù)墓ぷ髁看?，?nèi)容豐富多樣，需要收集各類(lèi)重要檔案信息，以便為后續(xù)工作開(kāi)展提供參考，維護(hù)檔案資源的完整性與安全可靠性。二是檔案整理。交通運(yùn)輸檔案管理內(nèi)容有著不同的形式，而諸多復(fù)雜檔案混合起來(lái)會(huì)給部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)很大壓力。為了有效彌補(bǔ)這樣的問(wèn)題，必須做好檔案的管理，尤其是遵循原則進(jìn)行檔案信息的整理，確保各項(xiàng)管理策略的選擇具備適用性，讓檔案管理?xiàng)l理清晰。三是檔案鑒定。為了迎合檔案信息使用者的多元，需要應(yīng)對(duì)各類(lèi)突發(fā)問(wèn)題，應(yīng)該對(duì)不同類(lèi)別檔案資源的作用進(jìn)行發(fā)揮。除了要做好基本的收集與整理工作之外，還必須重視檔案信息，鑒別發(fā)現(xiàn)檔案資源的真?zhèn)危S護(hù)檔案管理科學(xué)性。四是檔案保存。在交通運(yùn)輸檔案管理工作當(dāng)中，涉及到不少保密性要求高的檔案信息，更是要做好有效的檔案保存保管工作，從而維護(hù)檔案的完整真實(shí)。五是檔案利用。檔案管理的最終目的是在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，所以應(yīng)該改變過(guò)去只重保管不重利用的情況，積極提出有效的檔案開(kāi)發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)和要求，體現(xiàn)檔案資源的應(yīng)有價(jià)值。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用

運(yùn)用現(xiàn)代科技手段改革交通運(yùn)輸檔案管理是確保檔案事業(yè)穩(wěn)定落實(shí)的必要保障，也是有效彌補(bǔ)以往檔案管理缺陷的重要措施，因?yàn)閭鹘y(tǒng)人工化和紙質(zhì)檔案的管理模式，給檔案工作的處理帶來(lái)了不少問(wèn)題和隱患，除了無(wú)法維護(hù)檔案管理的質(zhì)量與效率之外，還出現(xiàn)了各種風(fēng)險(xiǎn)不利于交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展，也影響決策制定的有效性。新時(shí)期在信息化時(shí)代背景下，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段改革交通運(yùn)輸檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急，尤其是要用信息化手段來(lái)替代人工以及傳統(tǒng)的管理方法，維護(hù)檔案管理，規(guī)范科學(xué)以及安全。首先應(yīng)該對(duì)信息化檔案管理設(shè)備進(jìn)行完善化配置，淘汰落后的設(shè)施設(shè)備引進(jìn)先進(jìn)的軟件和硬件設(shè)施，同時(shí)完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以便為檔案信息的交換與共享提供保障。其次加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理力度，促進(jìn)紙質(zhì)檔案的電子化檔案的轉(zhuǎn)化，構(gòu)建完善化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。最后要對(duì)檔案安全性進(jìn)行維護(hù)，既要看到信息化手段和檔案管理結(jié)合的好處，又要把關(guān)注點(diǎn)放在網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)層面，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的安全管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段的運(yùn)用，防止出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題。

3.3 重視檔案開(kāi)發(fā)利用

檔案管理是一個(gè)非常專(zhuān)業(yè)復(fù)雜的活動(dòng)過(guò)程，為了體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，不能夠只將關(guān)注點(diǎn)放在檔案的收集和保存層面。因?yàn)楹?jiǎn)單的檔案收集歸納，并不能發(fā)揮出檔案資源的應(yīng)有價(jià)值，只有通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，才能夠讓檔案的潛在價(jià)值得到深層次挖掘，進(jìn)而為交通運(yùn)輸事業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展打下基礎(chǔ)。站在國(guó)家檔案資源管理視角進(jìn)行分析，檔案資源閑置會(huì)造成資源的浪費(fèi)，同時(shí)也會(huì)影響覆蓋全民檔案體系的構(gòu)建。所以在交通運(yùn)輸檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)該把開(kāi)發(fā)利用作為當(dāng)前的工作重點(diǎn)，從而為交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展和戰(zhàn)略運(yùn)行提供動(dòng)力支撐。一是要運(yùn)用規(guī)范化方法進(jìn)行檔案信息的收集整理與存儲(chǔ)，保證收集過(guò)程規(guī)范有效，為后續(xù)的資源開(kāi)發(fā)利用打下基礎(chǔ)。在收集過(guò)程當(dāng)中要嚴(yán)格把控，確保最終得到的檔案資源是具備開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的，否則檔案管理的意義也就不復(fù)存在。二是要善于運(yùn)用信息化手段滿(mǎn)足檔案利用的需要，充分考慮信息需求者的檔案信息使用需求，提供更加方便快捷的信息檢索和支持服務(wù)。

3.4 完善檔案管理制度

制度建設(shè)是所有工作得以穩(wěn)定規(guī)范運(yùn)行的基礎(chǔ)制度的保障作用是不可忽視的，不管是推動(dòng)交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展還是促進(jìn)檔案的管理，都需要加強(qiáng)制度建設(shè)，維護(hù)制度的規(guī)范性。在制度建設(shè)當(dāng)中要特別注意完善支持保障機(jī)制，特別是要加強(qiáng)和確立有效的組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)決貫徹執(zhí)行管理責(zé)任制。領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)清檔案管理的價(jià)值，做好檔案部門(mén)綜合建設(shè)給予資金資源層面上的支持，同時(shí)通過(guò)宣傳引導(dǎo)的方式，確保上下一致，合力助推檔案管理規(guī)范性，不斷進(jìn)行創(chuàng)新與完善檔案管理制度。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理在交通運(yùn)輸管理當(dāng)中發(fā)揮重要作用，如今已經(jīng)成為內(nèi)部管理體系當(dāng)中不可分割的一部分，檔案管理不僅僅可以體現(xiàn)交通運(yùn)輸經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平，還可以為后續(xù)管理工作的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的工作依據(jù)。不過(guò)在實(shí)際工作的開(kāi)展當(dāng)中，檔案管理往往會(huì)被忽略，從而影響到檔案管理的質(zhì)量與應(yīng)有價(jià)值發(fā)揮，也威脅到交通運(yùn)輸事業(yè)的進(jìn)步。在這樣的情況下，為了滿(mǎn)足新時(shí)期交通運(yùn)輸工作的發(fā)展需要，要滿(mǎn)足交通運(yùn)輸科學(xué)管理的需求，就要認(rèn)清檔案管理在其中的重要作用，正確把握檔案管理的特點(diǎn)與要求，提出現(xiàn)代化和科學(xué)化的檔案管理措施，有效服務(wù)交通運(yùn)輸事業(yè)的改進(jìn)與發(fā)展。

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