論事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

田海亮

摘要：隨著事業(yè)單位各項(xiàng)工作不斷推進(jìn)，檔案資源的數(shù)量不斷增加，種類不斷豐富，檔案工作已經(jīng)成為衡量一個(gè)單位信息管理效率的重要方面。大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的普及，有效推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性發(fā)展，為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來革新機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)其傳統(tǒng)工作方法提出了更高要求。如何進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效利用，是當(dāng)前檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題?；诖?，本文詳細(xì)分析了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

引言

當(dāng)前，受到傳統(tǒng)檔案管理體制的影響，檔案管理工作存在管理方式單一、機(jī)制不健全、信息價(jià)值難以全面發(fā)揮等問題，對(duì)不同檔案的實(shí)際使用造成了不同程度的影響。為更好地適應(yīng)發(fā)展潮流，事業(yè)單位檔案管理需要進(jìn)行全面的革新，將新技術(shù)、新理念、新方法引入工作實(shí)踐中，并以完備的體系和制度約束各項(xiàng)工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理整體質(zhì)量。

1事業(yè)單位檔案管理中常見的問題

1.1信息技術(shù)應(yīng)用能力不足

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位沒有應(yīng)用好“互聯(lián)網(wǎng) +”技術(shù)在創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、跨界融合領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)，檔案管理方式缺乏創(chuàng)新，影響了管理質(zhì)量。一是檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，仍然以線下管理模式為主。隨著事業(yè)單位檔案數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)線下管理模式已經(jīng)難以滿足檔案管理、檢索、開發(fā)利用的需求。如果繼續(xù)采用線下管理模式，單純對(duì)紙質(zhì)型檔案資料進(jìn)行管理，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案資料所占空間進(jìn)一步提升，而且會(huì)增加檔案管理成本。因此，如何建立符合管理要求的數(shù)據(jù)庫，出臺(tái)相關(guān)的管理細(xì)則，是未來檔案管理人員需要關(guān)注的重點(diǎn)。二是云共享、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用滯后。云共享技術(shù)應(yīng)用滯后導(dǎo)致事業(yè)單位難以打通數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋趬?，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字型檔案資源一站式備份。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用滯后則影響了檔案檢索效率，不利于設(shè)置更為科學(xué)高效的檔案檢索模式。部分事業(yè)單位尚未開通網(wǎng)上查檔平臺(tái)，相關(guān)主體查檔效率較低，影響了檔案資源的開發(fā)利用。三是數(shù)字檔案安全管理問題。部分事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中沒有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的特性，未構(gòu)建檔案安全管理網(wǎng)絡(luò)，存在一定隱患[1]。

1.2檔案管理機(jī)制的不健全

事業(yè)單位檔案管理工作是單位管理體系的組成部分，存在較為顯著的復(fù)雜性和系統(tǒng)性的特征，工作內(nèi)容涉及檔案信息收集、整理、分類、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)等，對(duì)人員管理制度存在較高要求。在此情況下，依靠傳統(tǒng)人工處理的方式難以滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要，使得檔案管理工作的制度革新成為事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇。在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的幫助下，檔案管理要明確變革方向，保障新技術(shù)和新手段的落實(shí)，必須建立適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)的管理機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)工作流程形成監(jiān)督和約束作用，也為工作形式提供思路上的指引。然而，由于部分單位人員缺少對(duì)創(chuàng)新技術(shù)的認(rèn)知，造成檔案管理機(jī)制缺少監(jiān)督技術(shù)工作的完整性內(nèi)容，讓檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新受到嚴(yán)重限制。

2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

2.1完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新

一是要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況出臺(tái)《事業(yè)單位立卷歸檔實(shí)施細(xì)則》，設(shè)置明確的立卷歸檔規(guī)則，細(xì)化立卷歸檔的內(nèi)容、范圍以及時(shí)限，增強(qiáng)立卷歸檔工作的指導(dǎo)性。二是從制度層面對(duì)檔案接收、傳閱、查閱以及其他各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，并明確事業(yè)單位檔案管理部門與其他部門在檔案管理工作中的權(quán)限、目標(biāo)、職責(zé)、流程，確保分工合理，提升工作銜接度，避免責(zé)任推諉情況的發(fā)生。三是要完善檔案借閱利用制度，明確借閱利用的期限，建立相關(guān)的臺(tái)賬。對(duì)于到期未還的，應(yīng)當(dāng)由借閱人所在的部門進(jìn)行書面說明，辦理續(xù)借手續(xù)，最大限度地確保檔案資源的完整性[2]。

2.2加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)力度

在新時(shí)期發(fā)展背景下，推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，不僅需要優(yōu)化檔案管理工作流程、創(chuàng)新檔案管理工作體系，還需要注重新設(shè)備與新方法的引入以及加強(qiáng)對(duì)檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。這樣才能保證引進(jìn)的新設(shè)備與新方法，能夠與檔案管理工作人員的職能水平、工作能力、工作內(nèi)容等有效銜接起來，避免因檔案管理人員技能陳舊，而無法使用新引進(jìn)的設(shè)備與方法。首先，在引進(jìn)新設(shè)備與新方法之前，應(yīng)積極開展相應(yīng)的員工培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)與提升。在此過程中，事業(yè)單位可通過定期組織一批集計(jì)算機(jī)技能、檔案管理技能、創(chuàng)新人才等為一體的綜合團(tuán)隊(duì)，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)工作人員進(jìn)行有效培訓(xùn)與技術(shù)交流。事業(yè)單位還可以定期帶領(lǐng)檔案管理人員到國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)參與走訪調(diào)研、實(shí)訓(xùn)實(shí)踐等工作，從多方面提升檔案人員的工作能力。其次，在以保障檔案管理工作人員工作理念、技能等方面的提升基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，加強(qiáng)先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息技術(shù)、創(chuàng)新型技術(shù)人才等方面的引進(jìn)，為提高檔案利用率及工作效率，提供人力、物力、財(cái)力等各方面的支持[3]。

2.3強(qiáng)化檔案人才建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人才管理創(chuàng)新

要善于將人力資源管理優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為檔案管理優(yōu)勢(shì)，激發(fā)檔案管理活力。一是要從高效化、規(guī)范化、精細(xì)化的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員更好地了解事業(yè)單位基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作流程和工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案管理的有機(jī)融合，確保檔案類目設(shè)置、信息資料歸類、信息資料利用、檔案編研工作的高效合理。同時(shí)，要堅(jiān)持檔案培訓(xùn)方式多元化、主題豐富化的基本要求，著眼于業(yè)務(wù)實(shí)操、信息技術(shù)、檔案管理創(chuàng)新等角度，開展論壇討論、業(yè)務(wù)交流、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、案例講解等不同形式的培訓(xùn)活動(dòng)，不斷做好繼續(xù)教育、繼續(xù)培訓(xùn)工作。二是要結(jié)合本單位的實(shí)際需求，引進(jìn)一定數(shù)量具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)人才。

結(jié)語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，如何合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行工作創(chuàng)新已成為各行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。事業(yè)單位檔案管理工作覆蓋面廣泛，工作內(nèi)容繁多，為更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，需要事業(yè)單位應(yīng)用科學(xué)工作方法，通過構(gòu)建完善的管理體系以及合理應(yīng)用管理手段，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)和信息收集、整理、儲(chǔ)存等工作環(huán)節(jié)，不斷提升數(shù)據(jù)的使用效能，發(fā)揮現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]吳巧玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：123-124.

[2]朱麗晶.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式淺析[J].科技資訊，2019，17（34）：239+241.

[3]李冰冰.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].才智，2019（24）：218.