提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法

高利紅

【摘? 要】近年來，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室行政管理工作逐漸向綜合化方向發(fā)展，很多管理機(jī)構(gòu)和管理職能也發(fā)生了巨大變化，行政管理的重要性逐漸突出。在當(dāng)前的市場發(fā)展形勢下，企業(yè)辦公室行政管理工作面臨著非常多的困境，針對這些問題需要加強(qiáng)分析，降低問題對辦公室行政工作造成的困擾，推進(jìn)企業(yè)辦公室行政工作實(shí)效性的提升。論文主要分析企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題，探討對應(yīng)的實(shí)效性提升辦法，僅供參考。

【Abstract】In recent years， with the continuous development of science and technology， the administrative work of enterprise office has gradually developed to the direction of integration. Great changes have taken place in many management institutions and management functions， and the importance of administrative management has gradually become prominent. In the current market development situation， the enterprise office administrative work is facing a lot of difficulties. In view of these problems， it is necessary to increase the analysis， reduce the problems caused by the office administrative work， and promote the improvement of the effectiveness of the office administrative work of enterprises. This paper mainly analyzes the problems existing in the enterprise office administration， and discusses the corresponding methods to improve the effectiveness， for reference.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)辦公室;行政管理工作;提升辦法

【Keywords】enterprise office; administrative work; improvement methods

【中圖分類號】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）11-0043-03

1 引言

行政管理工作在企業(yè)辦公室內(nèi)發(fā)揮著關(guān)鍵作用，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。在辦公室行政工作中包含非常多的工作內(nèi)容，而且綜合性較高，涉及范圍較廣，行政管理工作對于企業(yè)上下級工作起到了橋梁作用，關(guān)系著企業(yè)的正常運(yùn)營。所以，企業(yè)行政管理人員需要加大對自身工作職責(zé)的分析，探討行政工作中存在的問題，及時(shí)探討問題的解決辦法，促進(jìn)辦公室行政管理工作的科學(xué)開展。

2 企業(yè)辦公室行政管理的特點(diǎn)

2.1 服務(wù)性

企業(yè)辦公室行政工作具備著較強(qiáng)的服務(wù)性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

第一，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。行政工作的主要職責(zé)是協(xié)助企業(yè)決策人員完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。

第二，為各職能部門服務(wù)。行政工作人員需要保持各部門之間的緊密溝通與聯(lián)系，做到各部門的相互配合，確保企業(yè)內(nèi)部工作的高效開展。行政部門在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著關(guān)鍵作用，促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部管理的協(xié)調(diào)性，讓各項(xiàng)工作開展更具效率。

第三，為員工服務(wù)。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部工作人員的日常工作內(nèi)容，積極解決工作中出現(xiàn)的問題，充分調(diào)動(dòng)每一位工作人員的積極性，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的管理環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)行政工作的落實(shí)與優(yōu)化。

2.2 復(fù)雜性

辦公室行政管理工作存在著極強(qiáng)的復(fù)雜性，在實(shí)際的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中，行政部門需要做到對企業(yè)內(nèi)部各個(gè)事物的分析，雖然工作過程中遇到的都是小事，但是過多的小事堆疊在一起，造成了事物處理的繁雜性，一旦處理不當(dāng)，不僅會(huì)影響到工作效率，還會(huì)給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在企業(yè)行政管理工作中，工作人員需要加大對行政工作的正確認(rèn)知，做到對各細(xì)節(jié)的分析，無論事務(wù)大小都應(yīng)該保持正確的工作態(tài)度，尤其對待一些復(fù)雜的事務(wù)處理時(shí)，需要做到以人為本的原則，注意問題解決的方式方法，確保企業(yè)各項(xiàng)工作的科學(xué)開展。

2.3 困難性

企業(yè)辦公室行政工作具備著非常強(qiáng)的開放性與系統(tǒng)性，而這一情況增加了辦公室行政事務(wù)管理的難度，每一位辦公室行政工作人員都需要積極處理好各項(xiàng)事務(wù)之間的關(guān)系，配合企業(yè)決策人員的工作，做到行政管理的優(yōu)化，積極解決工作中存在的難題。其面臨的主要困難包含以下方面：首先，行政管理工作需要保持其時(shí)效性，針對工作復(fù)雜程度展開分析，對于一些需緊急完成的工作要做到馬上執(zhí)行，不允許出現(xiàn)延誤。其次，落實(shí)科學(xué)的溝通和交流。在企業(yè)發(fā)展中，行政工作人員需要協(xié)調(diào)好上下級部門之間的關(guān)系，注意企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的掌握。行政工作人員主要做到的工作內(nèi)容是上傳下達(dá)，讓企業(yè)各部門凝聚力提升，塑造良好的企業(yè)形象。最后，工作職責(zé)較大。在行政管理工作中包含為企業(yè)決策人員安排會(huì)議、對物品的采購和發(fā)放等，為確保各項(xiàng)工作的積極開展，行政工作人員需要做到對各領(lǐng)導(dǎo)層和員工的需求分析，認(rèn)真落實(shí)工作職責(zé)。

3 企業(yè)辦公室行政管理工作的職能

3.1 協(xié)調(diào)職能

辦公室行政工作的主要任務(wù)是完成上傳下達(dá)，屬于企業(yè)內(nèi)部信息的中轉(zhuǎn)站，及時(shí)做到信息收集、整理、分析與傳遞。在協(xié)調(diào)職能方面需要做到以下幾點(diǎn)：

第一，上下協(xié)調(diào)。上下協(xié)調(diào)就是指根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的工作重點(diǎn)和決策方向展開分析，做到與相關(guān)部門的科學(xué)溝通，及時(shí)了解基層工作狀況，將信息準(zhǔn)確傳達(dá)給上級領(lǐng)導(dǎo)，并且將企業(yè)決策傳遞給相應(yīng)的職能部門。

第二，橫向協(xié)調(diào)。橫向協(xié)調(diào)就是指在企業(yè)內(nèi)部的所有職能部門，由工作人員負(fù)責(zé)做到對各職能部門之間的溝通配合，加強(qiáng)合作。

第三，內(nèi)外協(xié)調(diào)。內(nèi)外協(xié)調(diào)主要是指辦公室內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)作用，既要掌握企業(yè)內(nèi)部發(fā)展?fàn)顩r，又要明確外部發(fā)展形勢，創(chuàng)造良好的企業(yè)形象。

第四，應(yīng)急協(xié)調(diào)。企業(yè)應(yīng)急協(xié)調(diào)就是指在企業(yè)日常工作中面臨的突發(fā)事件，行政工作人員需要根據(jù)突發(fā)事件的具體情況進(jìn)行跟蹤和報(bào)告，做到對各項(xiàng)資源的科學(xué)分配，積極實(shí)現(xiàn)對突發(fā)事件的應(yīng)對與處理。

3.2 參謀職能

行政管理是企業(yè)內(nèi)部的重要組成部分，起到了上傳下達(dá)的作用，同樣也是企業(yè)決策人員的重要輔助，所以需加大對行政工作的重視力度，并不能將行政工作歸結(jié)于簡單的文件收集與整理。在企業(yè)內(nèi)部開展辦公室行政工作時(shí)，需要具備較強(qiáng)的全局意識，結(jié)合企業(yè)發(fā)展重心進(jìn)行分析，將有效信息及時(shí)進(jìn)行提煉并上傳給領(lǐng)導(dǎo)，做到對企業(yè)發(fā)展的全面分析。

3.3 服務(wù)職能

行政工作非常復(fù)雜，包含各類細(xì)節(jié)服務(wù)功能，也是辦公室行政工作中的主要功能，必須要明確服務(wù)質(zhì)量，保障各項(xiàng)工作的及時(shí)開展。辦公室行政工作不僅僅要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還需要做到對每一位員工的服務(wù)，也就是相當(dāng)于后勤工作。辦公室行政人員應(yīng)做到對企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的分析，實(shí)施對基層部門工作狀況的調(diào)查，通過工作報(bào)告總結(jié)，采用合適的方式為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助。另外，各職能部門需要保持良好的溝通，掌握每一位員工的需求，做好橋梁工作。

3.4 組織職能

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的工作狀況，為相關(guān)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，做好重要客戶的接待，做好相應(yīng)的組織管理，讓企業(yè)管理體系更加科學(xué)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

4 企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

4.1 制度規(guī)范不完善

企業(yè)辦公室行政管理工作非常復(fù)雜，涉及內(nèi)容較多，在企業(yè)的日常運(yùn)營中，辦公室行政工作容易出現(xiàn)問題。因此，企業(yè)需要制定完善的制度和規(guī)范，但是目前，一些企業(yè)制定的管理制度并不能確保行政工作的科學(xué)開展，再加上近年來很多辦公室行政工作人員的壓力較大，在工作過程中存在著工作職責(zé)劃分不夠清晰的現(xiàn)象，造成了工作質(zhì)量低下，無法滿足日常的管理要求。辦公室行政管理制度的不完善將會(huì)造成日常工作缺乏相應(yīng)的制度約束，造成了工作效率下降，甚至?xí)萍s整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。

4.2 “以人為本”原則未落實(shí)到位

辦公室行政管理過程中，工作人員的職責(zé)過于集中，再加上現(xiàn)有的管理制度無法落實(shí)對工作過程的監(jiān)督，造成了辦公室行政管理存在漏洞。辦公室行政工作本就復(fù)雜，在工作過程中如果并未充分考慮到基層職工的意見，將會(huì)讓行政管理工作失去價(jià)值，無法滿足職工工作積極性的增長，甚至?xí)o法落實(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層下發(fā)的政策，對于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)極為不利。

4.3 行政人員能力欠佳

在當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)職能部門在進(jìn)行員工招聘時(shí)，并未針對員工的能力和素質(zhì)進(jìn)行分析。辦公室工作內(nèi)容和重要性逐漸凸顯，這也就提升了對工作人員的能力要求，但是仍有很多能力和素質(zhì)無法滿足要求的工作人員進(jìn)入企業(yè)辦公室行政工作中，這些工作人員具備的專業(yè)知識不足，也無法做到對問題的科學(xué)處理，最終導(dǎo)致工作處理方式無法得到管理層和職能部門的認(rèn)同，降低了企業(yè)效率。

4.4 精細(xì)化管理意識缺乏

通過對當(dāng)前大多數(shù)工作人員實(shí)際情況的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)行政工作人員具備的綜合素質(zhì)并不高，而且還存在著重管理、輕服務(wù)等現(xiàn)象，造成這一現(xiàn)象最為根本的原因是企業(yè)內(nèi)部精細(xì)化管理理念的融入不足。首先，在實(shí)際工作中，一些工作人員意識不足，造成了企業(yè)內(nèi)部工作的疏漏，不利于企業(yè)管理制度的建立。其次，精細(xì)化管理理念融入不足時(shí)，會(huì)讓工作人員對現(xiàn)有的工作流程存在爭議，很多工作人員無法有效完成自身的本職工作，各部門之間的溝通存在漏洞。這些問題在實(shí)際的管理中得不到解決，將會(huì)釀成企業(yè)內(nèi)部的不擔(dān)當(dāng)和不作為現(xiàn)象。

4.5 行政管理工作中的信息化應(yīng)用不足

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，辦公室行政管理工作也需要融入更多的信息化技術(shù)，促進(jìn)信息的高效傳遞。但是，在當(dāng)前的企業(yè)管理中，辦公室OA系統(tǒng)還在持續(xù)優(yōu)化，很多信息集成并未落實(shí)，尤其是信息的填寫和報(bào)送模式存在漏洞，造成了信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用的延誤。

5 提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法

5.1 建立完善的行政工作管理系統(tǒng)

在企業(yè)辦公室行政管理工作中，需要加大對管理制度的規(guī)范，降低辦公室行政管理中出現(xiàn)的失誤。首先，建立完善的管理制度。利用管理制度形成對工作人員行為的約束，引進(jìn)先進(jìn)企業(yè)的管理方法和管理制度，強(qiáng)化管理模式的更新，結(jié)合企業(yè)自身情況，確保建立更加科學(xué)的管理體系。其次，在辦公室行政工作中明確每一位工作人員的工作職責(zé)，避免在工作過程中出現(xiàn)職能交叉，也減少工作人員處理問題的懈怠現(xiàn)象。最后，制定辦公室物資管理制度。嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)物資的采購、保存與發(fā)放，避免辦公室物品使用不當(dāng)而造成的資源浪費(fèi)。

5.2 強(qiáng)化行政人員能力

人員能力是提升辦公室行政工作效率的基礎(chǔ)，在實(shí)際工作過程中要求工作人員加大對能力低下等人員的科學(xué)處理，堅(jiān)決不允許出現(xiàn)功勞冒領(lǐng)的現(xiàn)象，做到辦公室風(fēng)氣的公平與公正。針對辦公室內(nèi)部一些能力較強(qiáng)的員工給予鼓勵(lì)，讓其具備更高的工作積極性，確保在實(shí)際工作中不會(huì)因得不到鼓勵(lì)而喪失工作的熱情。為滿足辦公室行政工作的積極開展，需要融入更多的新鮮血液，人力資源管理部門需要加大對行政管理人才的融入，選取更多高素質(zhì)人才加入行政工作中，同時(shí)對現(xiàn)有的行政工作人員展開專業(yè)培訓(xùn)，提升其能力和素養(yǎng)。另外，在企業(yè)內(nèi)部建立完善的評級制度，針對工作人員日常表現(xiàn)進(jìn)行考核，以促進(jìn)行政工作的順利開展。

5.3 健全行政工作管理制度

在當(dāng)前的市場形勢下，企業(yè)想要獲取更大的發(fā)展空間，必須要建立完善的行政管理制度。當(dāng)前的時(shí)代背景屬于信息化時(shí)代，在辦公室行政管理工作中工作重要性愈發(fā)凸顯，企業(yè)在解決問題時(shí)需要做到對問題的核心分析，與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相融合，建立符合辦公室行政工作內(nèi)容的規(guī)章制度，做到對各工作的引導(dǎo)，減少辦公室工作中出現(xiàn)的漏洞。同時(shí)，利用規(guī)范化的管理制度，對工作人員進(jìn)行約束，提升工作人員的溝通與協(xié)調(diào)能力。另外，在企業(yè)管理過程中需要建立完善的激勵(lì)機(jī)制，對企業(yè)內(nèi)部工作人員展開科學(xué)管理，可以通過物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相融合的方式，保障企業(yè)辦公室內(nèi)部風(fēng)氣的優(yōu)良。通過完善的薪酬管理方案，激發(fā)每一位工作人員的積極性，在薪酬考核中，企業(yè)可以配備隨機(jī)機(jī)制，防止在工作過程中出現(xiàn)資歷至上等現(xiàn)象。將工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)范疇作為考核指標(biāo)，強(qiáng)化工作人員薪酬體系制定的科學(xué)性與合理性。

5.4 加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，降低行政工作難度

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)融合到了各個(gè)行業(yè)，既提升了工作效率，又增強(qiáng)了工作質(zhì)量，所以在辦公室行政工作中也需要加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用，減少繁雜工作給行政工作人員造成的壓力。首先，企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際的狀況，建立信息化管理體系，加大信息處理力度，保障資金投入的合理性，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)揮智能化管理的優(yōu)勢。其次，在信息化技術(shù)應(yīng)用過程中，需要加大對信息化技術(shù)應(yīng)用的重視，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)和信息的收集，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多支持。最后，在企業(yè)內(nèi)部開展信息化技術(shù)應(yīng)用時(shí)，企業(yè)工作人員可以在管理過程中加大對各類辦公軟件的應(yīng)用，如郵箱、釘釘?shù)溶浖?，做到對各類軟件的科學(xué)維護(hù)，整合企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)有資源，促進(jìn)各類資料和檔案的數(shù)字化整理，從多個(gè)角度開展各項(xiàng)工作內(nèi)容，促進(jìn)行政工作的科學(xué)開展。

5.5 明確企業(yè)辦公室行政管理目標(biāo)

首先，工作流程優(yōu)化。在企業(yè)內(nèi)部結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營狀況，工作人員需要根據(jù)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合工作性質(zhì)將工作任務(wù)進(jìn)行劃分，確保各工作流程制定的科學(xué)性，既做到對任務(wù)的簡化，又做到對各項(xiàng)工作任務(wù)的科學(xué)安排。其次，考核標(biāo)準(zhǔn)和考核要求的嚴(yán)格執(zhí)行。在辦公室行政工作中包含程序性工作和非程序性工作，通過對工作內(nèi)容的執(zhí)行，加大對各類指標(biāo)的分析，確保指標(biāo)量化具備較強(qiáng)的科學(xué)性，讓員工具備更強(qiáng)的使命感與責(zé)任感，在實(shí)際的考核中做到公平與公正，獎(jiǎng)罰分明。

6 結(jié)語

自進(jìn)入21世紀(jì)以來，企業(yè)辦公室行政管理工作受到高度重視，通過科學(xué)的行政工作的落實(shí)，能夠推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長，保障企業(yè)更具競爭價(jià)值。因此，企業(yè)辦公室行政管理工作人員需要加大對日常工作問題的分析，通過不斷總結(jié)優(yōu)化辦公室工作內(nèi)容，做到對工作職責(zé)的科學(xué)劃分，結(jié)合實(shí)際情況建立相應(yīng)的管理制度與管理體系，促進(jìn)行政管理工作的科學(xué)開展，更好地為企業(yè)服務(wù)。

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