檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

蘭蒙

摘要：目前，醫(yī)院要想正常運轉(zhuǎn)必須正視檔案管理的重要作用，檔案內(nèi)容主要由病人的病歷、醫(yī)院科研進度、醫(yī)院組織開展的各項活動以及醫(yī)院的醫(yī)療設施建設等組成，做好檔案管理模式改革有助于醫(yī)院開展相應的治療工作。由于傳統(tǒng)檔案模式的存在，造成了一些管理難題，為了將檔案管理與現(xiàn)代信息技術結(jié)合起來，應該在醫(yī)療領域推動檔案管理模式的改革，以提高檔案管理的效率，為病人提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務。

關鍵詞：檔案管理;醫(yī)院檔案;改革應用

引言

檔案管理更多是為了醫(yī)院整體服務的，并且與醫(yī)院各個部門之間都有著非常緊密地聯(lián)系。醫(yī)院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷更新醫(yī)院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機結(jié)合在一起，同時持續(xù)深挖醫(yī)院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展而不懈奮斗。

1醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

現(xiàn)代社會網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)廣泛應用到了各個領域當中，傳統(tǒng)的手寫檔案材料模式已經(jīng)不適應現(xiàn)代醫(yī)療的發(fā)展模式。檔案材料包含的內(nèi)容十分重要并且十分廣泛，通過檔案材料，可以了解醫(yī)院整個的發(fā)展歷程、醫(yī)院的醫(yī)療服務設施建設以及病人的病情情況。其中最重要的就是病人的病歷，通過病人的病歷，醫(yī)生可以為患者制定最佳的治療方案。進行現(xiàn)代化檔案管理模式改革可以讓醫(yī)生在短時間內(nèi)了解病人的具體情況，有助于提高診治效率，節(jié)省就醫(yī)時間。檔案中所留存的病歷以及診治情況可以為醫(yī)院的科研活動提供依據(jù)，醫(yī)生可以總結(jié)整理病歷材料，總結(jié)臨床經(jīng)驗，在特殊性中總結(jié)出一般性經(jīng)驗從而提高醫(yī)療水平。最后，由于醫(yī)患關系在現(xiàn)代社會愈演愈烈，醫(yī)院可以把檔案材料當做憑據(jù)，維護雙方的利益，避免不必要的醫(yī)患糾紛，在短時間內(nèi)解決醫(yī)患關系。

2醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

2.1檔案歸檔工作不規(guī)范

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案歸檔工作不規(guī)范也是一大主要問題。檔案歸檔過程中需要明確表明各類檔案文件的保管期限以及相關數(shù)據(jù)內(nèi)容。由于歸檔方式不規(guī)范，會出現(xiàn)信息編寫不全面的情況，這將會導致醫(yī)院檔案文件在歸檔時出現(xiàn)嚴重偏差。醫(yī)院檔案歸檔流程不合理會遺漏一些重要的信息，導致檔案內(nèi)容不全面，也會導致后續(xù)工作受到嚴重影響。此外，目前個別醫(yī)院檔案管理工作仍然采用較老舊的檔案管理方法，這類方法目前已經(jīng)無法適應醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理方法的落后也會導致各類檔案文件管理分散，系統(tǒng)性較差，同時在管理過程中還會出現(xiàn)一定的檔案重復的問題，給醫(yī)院檔案管理工作造成不必要的管理負擔，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理工作效率。

2.2管理隊伍素質(zhì)不高

由于檔案管理工作涉及的內(nèi)容較為寬泛，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，由于缺乏必要的檔案管理知識，不了解檔案資料的科學分類標準，工作人員在開展相關工作時嚴重影響了檔案管理資料的開發(fā)與使用效果，降低了檔案管理的效率。現(xiàn)如今的檔案資料已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式，使用更多的是電子檔案，這就需要檔案管理工作人員能夠熟練掌握計算機的操作，掌握具體的圖像等檔案資料的儲存技巧，并且能夠在短時間內(nèi)將醫(yī)生需要的檔案材料檢索出來。檔案管理隊伍素質(zhì)不高會阻礙檔案管理工作的正常進度，不能及時為醫(yī)生提供詳細的檔案材料，降低了看病效率。醫(yī)院也沒有合理配置院方資金，檔案管理人員缺乏必要的技能和理論知識培訓，在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些低級的錯誤，給醫(yī)院造成一些不必要的損失。

2.3管理格局存在不足

管理格局存在不足主要表現(xiàn)在文書管理與病歷管理等被分割，沒有統(tǒng)一交由檔案室進行管理，這種分散式管理的方法不利于醫(yī)院集中掌握完整的醫(yī)院檔案，不掌管病人材料、對于病人的病歷資料置之不理并交由各科室負責，這樣的情況下病人的檔案則比較分散，不利于各科室醫(yī)生了解病人的整體情況。各科室獨立掌管病人的材料，再加上各科室之前信息溝通并不及時有效，給醫(yī)院檔案管理工作增加了難度。分散的檔案材料不利于醫(yī)生的科研工作，統(tǒng)一檔案管理制度，將檔案材料統(tǒng)一交由檔案室管理，這樣可以明確責任主體，不至于形成互相推卸責任的情況并且還可以有效提高工作的效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式形成了錯誤的管理格局，沒有意識到統(tǒng)一管理的重要性，這樣分散的管理格局只會降低工作效率，不利于醫(yī)院自身的經(jīng)營運轉(zhuǎn)，也不利于病人的就醫(yī)。

3檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

3.1健全醫(yī)院檔案管理制度

為改變醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)的對檔案管理工作不重視的情況，需要從制度層面予以糾正?，F(xiàn)代醫(yī)院機構的發(fā)展與進步離不開規(guī)章制度，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的改革發(fā)展同樣需要完善的檔案管理制度予以規(guī)制。醫(yī)院檔案管理工作需要不斷融入新理念，及時摒棄落后的管理思想，堅持以先進信息化管理思想作為主要方向，以嚴格的檔案管理制度明確此項工作的重要性。例如可指定嚴格的審批流程，對于檔案轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出時刻通過加蓋封章提升檔案工作的嚴格性，以嚴格的健全的檔案管理制度提升檔案管理工作質(zhì)量水平。

3.2加強培訓提升管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理模式改革過程中應首先做好管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)提升工作。根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作開展的實際情況，選擇專業(yè)人員負責檔案管理日常工作，保證檔案管理各個崗位有專人進行負責，日常管理工作中檔案管理人員需要及時掌握相關專業(yè)知識，同時應通過專業(yè)化培訓與主動性學習積極提升自身管理能力，做好醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院在人員設置上應盡量招聘此專業(yè)的管理人員，以提高檔案管理人員團隊的整體質(zhì)量。

3.3加強醫(yī)院的信息化建設

為了方便病人的就醫(yī)，我國已經(jīng)大力實行網(wǎng)上掛號、網(wǎng)上預約等環(huán)節(jié)，提高醫(yī)療工作效率。醫(yī)院要引進先進的互聯(lián)網(wǎng)技術，將網(wǎng)絡信息技術大力應用于檔案管理工作當中，逐步實行智能化管理的措施，減少人力物力，節(jié)約檔案管理的成本。為了加強醫(yī)院的信息化管理，一方面要加強醫(yī)院的信息化基礎建設，為檔案管理工作人員配置先進的計算機系統(tǒng)，并且注重信息化設備的保存。醫(yī)院要成立專門的網(wǎng)站或者數(shù)據(jù)庫，保持檔案信息的獨立性，醫(yī)院要根據(jù)自身的需求和發(fā)展情況配置先進的硬件和軟件設施，做到信息化錄入、管理與檢索等工作環(huán)環(huán)相扣。并引進專業(yè)的人才進行網(wǎng)站的管理工作，定時檢測網(wǎng)站的建設情況，防治病毒或者黑客的入侵，使得檔案信息資料丟失，給醫(yī)院造成一定的損失。建立統(tǒng)一的檔案管理標準，完善檔案管理制度，收集各科室的檔案資料，將醫(yī)院管理工作中的會議結(jié)論、科研結(jié)果、教學資料等進行掃描轉(zhuǎn)化成電子材料進行保存。做好檔案資料的檢索工作，完善檔案資料的收錄程序、目錄以及查詢系統(tǒng)等，及時檢索檔案材料，為醫(yī)生提供精準的檔案信息，提高醫(yī)療救治的效率。

結(jié)語

綜上所述，眾多醫(yī)院在計算機網(wǎng)絡信息技術的依托下進行了變革和發(fā)展，并且醫(yī)院管理是以信息技術為載體的，這使得醫(yī)院檔案信息可以自由地進行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強了醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量和檔案的隱私性，促進了現(xiàn)代化醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。信息技術管理是當下全新的管理形式與管理理念，強調(diào)理論與實踐相結(jié)合，基于實際情況進行工作劃分，保證每一個管理細節(jié)有序開展。

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