重大活動檔案管理工作的實踐與探索研究

龍滿意

摘要：隨著經濟社會的不斷發(fā)展和全面深化改革的不斷推進，政府職能不斷轉變，全國各行政區(qū)域、各地方政府間的競爭也在不斷加劇。為了提高本地區(qū)的知名度，帶動地方經濟的發(fā)展，各地政府往往通過召開高級別的“XX博覽會”“XX推介會”“XX投資洽談會”或者開展豐富多彩的各類“藝術節(jié)”等重大活動，來吸引世界各地的開發(fā)商、投資者、旅游者的眼球。這些重大活動所形成的檔案，往往都能夠很好地記錄和反映一個地區(qū)的政治、經濟和社會發(fā)展狀況，特別能夠體現(xiàn)地方特色，特別具有歷史研究價值。所以如何在新形勢下做好重大活動檔案的收集和整理工作顯得尤為重要。

關鍵詞：重大活動檔案;不同階段;檔案具備的特點;收集方法

引言

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，各個領域舉辦的重大活動越來越多，機關事業(yè)單位也同樣如此，在這個過程中必然會形成大量重大活動檔案。因此，研究機關事業(yè)單位重大活動檔案管理的原則以及工作中存在的問題，并在此基礎上提出有效的改進措施，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1機關事業(yè)單位重大活動檔案管理的原則

（一）提前性。機關事業(yè)單位必須在活動開展之前就做好有關檔案工作的部署安排，并建立起專門負責檔案管理工作的工作團隊，細化工作職責，為檔案管理工作的開展做好充分準備。（二）完整性。機關事業(yè)單位必須堅持完整性的原則，將檔案收集的觸角延伸到活動的方方面面，保證信息資料不遺漏、不丟失。（三）靈活性。機關事業(yè)單位要根據(jù)不同的門類、不同的載體形式，采取差異化的管理方法。

2機關事業(yè)單位重大活動檔案管理的常見問題

2.1缺乏檔案管理意識

在舉辦重大活動時，機關事業(yè)單位的負責人主要將關注點放在了活動的舉辦上，而對于重大活動檔案管理的重視程度則不高，一些機關事業(yè)單位的管理者缺乏重大活動檔案管理的意識，沒有將檔案管理方案納入到活動整體方案當中，也沒有建立起完善的檔案資料收集制度，對于活動中形成的檔案常常是能收集就收集，能獲得多少就管理多少，缺乏檔案收集的主動性，因此很多有價值的檔案在活動結束后就都丟失了。另外，由于機關事業(yè)單位沒有建立完善的檔案收集和管理制度，一些檔案管理者的工作也缺乏統(tǒng)一的標準，各個工作人員僅憑自己的經驗來收集資料，很容易造成資料收集不全面或者重復收集的現(xiàn)象，給后續(xù)檔案管理工作的開展帶來了很大的麻煩。

2.2重大活動檔案管理缺乏具體標準

目前很多機關事業(yè)單位都沒有完善的重大活動檔案管理工作規(guī)范條款，導致檔案管理工作很難有序開展。例如，在重大活動檔案移交處置這個問題上，很多機關事業(yè)單位大多只規(guī)定具體的移交時間和期限，卻沒有規(guī)定具體的移交方法，檔案管理部門收集到的資料五花八門，導致檔案管理工作困難重重。一般來說，重大活動檔案的載體分為多種，例如紙質文件、電子檔案、實物檔案、影音檔案等等，不同載體的重大活動檔案也需要不同的管理方式。而目前很多機關事業(yè)單位的檔案管理規(guī)章制度中，并沒有將不同載體的檔案進行區(qū)分，并配以相應的管理方法。因此很多重大檔案在收集到機關事業(yè)單位當中后，對于不同載體的檔案應當如何整理、如何保管，是否需要進行異質備份等問題都沒有一個明確的規(guī)定和整理標準，這也導致重大活動檔案管理工作質量受到了影響。

3重大活動檔案收集方法

3.1當?shù)貦n案行政部門提前介入

各承辦單位和檔案行政管理部門應徹底轉變過去“先開展、再收集”的整理方式，在重大活動的策劃階段就讓檔案部門參與進來，只有具有專業(yè)素質的檔案員全程參與和及時接收檔案行政部門的指導，才能夠在重大活動的開展過程中最大限度保持檔案的齊全完整。1.檔案法中規(guī)定，各級檔案行政部門要努力爭取當?shù)卣皖I導對檔案工作的支持和重視，加強對重大活動檔案收集意義的宣傳，使更多的領導具有更強的檔案意識，才能夠為提前介入整個活動打好思想基礎。2.各級檔案行政管理部門在介入過程中要注意，既要用專業(yè)的檔案管理方式來指導收集和歸檔，又要根據(jù)重大活動中的文件材料往往較急、變化反復次數(shù)較多、文件流動較快不宜追蹤等特點隨機應變，靈活調整方式方法，科學開展收集和歸檔工作。3.各級檔案行政管理部門應在重大活動策劃初始就要求在活動中從事檔案工作的人員具有一定的專業(yè)素質，有條件的地區(qū)，可將檔案行政管理部門作為重大活動中的責任單位要求其派專人全程參與。

3.2檔案行政管理部門要全程加強對重大活動檔案的監(jiān)督指導工作

各級檔案行政管理部門應該派專人對重大活動檔案的收集和歸檔工作進行全程的監(jiān)督和指導。由于很多檔案員日常從事的機關或單位的檔案工作較為單純，而重大活動中檔案資料繁雜，種類繁多，對檔案員判別應歸檔文件、劃分保管期限表、催收、追蹤文件等能力都是新的考驗，所以檔案行政管理部門應該和檔案員保持較為密切的聯(lián)系，及時的進行監(jiān)督和指導，盡量為檔案員提供幫助?？蓞⒖紮n案規(guī)范化管理的要求，按照各小組的分工，建立收集工作網絡。在一名領導總負責檔案工作以外，還要在各個小組設立資料員，定期或不定期向檔案員移交工作中形成的檔案資料，由檔案員統(tǒng)一整理歸檔。檔案人員全程參與重大活動是保證重大活動檔案收集齊全完整的最有效辦法。只有檔案員全程參與了活動，才能夠在活動的不同階段準確了解活動的進展情況和結果，從而全面督促積累檔案資料，更好地收集和歸檔。

3.3提高機關事業(yè)單位對重大活動檔案管理的認識

所謂思想決定行動，想要提升機關事業(yè)單位重大活動檔案的管理能力，就必須以提高全員檔案意識為目標，以提升機關事業(yè)單位管理者和檔案管理人員檔案意識為重點，并加強對檔案管理相關法律法規(guī)的宣傳，使機關事業(yè)單位的檔案管理人員乃至單位內部的全體員工都能夠意識到重大活動檔案管理工作的重要性，并讓員工充分了解檔案管理工作的具體措施，以保證在重大活動開展過程中，每個人都能夠有目的、有計劃地進行檔案的收集以及與各方進行交涉，同時也能夠配合檔案管理人員開展工作，共同收集、整理有價值的活動資料信息，形成合力，共同完成檔案收集工作，為后續(xù)的檔案管理工作有序開展奠定基礎。

3.4提高檔案工作人員的綜合素質

提高檔案工作人員的綜合業(yè)務素質是提高工作效率的重要保障。首先要提高檔案工作人員的工作熱情，確保單位檔案工作人員的相對穩(wěn)定。檔案工作是一項專業(yè)性較強的工作，沒有幾年的工作經驗，要想真正做好檔案管理工作是難以辦到的。尤其是重大活動檔案管理工作，更需要經驗豐富、專業(yè)技能扎實的檔案工作人員，才能保證重大活動檔案管理工作的有序進行。第二要提高檔案工作人員的專業(yè)技能。檔案工作的自動化、數(shù)字化、網絡化的發(fā)展趨勢，促使檔案管理人員要不斷更新知識，加強業(yè)務學習。重點培養(yǎng)檔案工作人員的檔案管理知識、計算機知識、編研知識以適應社會的不斷進步對檔案工作不斷提高的要求。

結束語

綜上所述，要做好重大活動檔案管理工作，僅靠某一部門、某幾個人來完成是不切實際的，必須動員所有部門的力量，共同參與、廣泛收集、共謀發(fā)展，以多元化的形式，對重大活動檔案實行規(guī)范管理，檔案工作才能更好地為社會發(fā)展和人民大眾服務。

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