檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

侯博

摘要：隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主流。同時檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對以計算機為代表的信息化在檔案管理中的應(yīng)用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;措施

前言

信息化檔案管理是通過利用當(dāng)代信息技術(shù)對資料進行管理、儲存以及開發(fā)。做好信息化檔案管理建設(shè)，對電子檔案加強管理和使用，就要樹立檔案現(xiàn)代化的管理理念，用科技手段實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案利用價值，充分發(fā)揮出檔案的社會效益及隱性經(jīng)濟效益，這是信息化檔案建設(shè)重點任務(wù)。

1什么是檔案管理的信息化

檔案是各單位必不可少的信息資源，檔案工作反映的是一個單位的歷史面貌，所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。也就是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。這是一個長期發(fā)展的過程，在這一過程中，要不斷地利用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

2檔案信息化發(fā)展的影響因素

2.1檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，因為受到守舊和單一的檔案管理和技術(shù)的作用，就會致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關(guān)部門具有較好的高科技技術(shù)和計劃，但是，其操作人員在實際操作的過程中難以把技術(shù)和檔案管理的實際工作高效的進行結(jié)合，僅僅把這些機器設(shè)備應(yīng)用于平時的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計算機技術(shù)來增加自身的操作性能，對檔案管理內(nèi)容實施數(shù)據(jù)化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個是約束我國檔案信息化發(fā)展中非常關(guān)鍵的因素。

2.2檔案信息化發(fā)展的認(rèn)知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關(guān)部門高層對檔案信息管理的關(guān)注度不夠，在相關(guān)的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對其檔案信息發(fā)展的管理認(rèn)識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。而在檔案管理的進程中，因為其檔案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對檔案信息實施了搜集，并無法實施較為具體的處理與使用，無法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實施其存在意義。

3推動信息化檔案管理的發(fā)展措施

3.1完善檔案信息化管理體系的建設(shè)

要建立完善的檔案信息化管理體系，提高檔案信息化水平，制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。加強事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)和應(yīng)用，檔案管理信息化每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)制定重點行業(yè)檔案工作規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是衡量當(dāng)代檔案管理信息化水平的重要標(biāo)志，它是檔案信息化建設(shè)中的一項重要內(nèi)容。加強檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，實現(xiàn)科學(xué)管理。提高檔案管理部門工作的規(guī)范性和有效性，要制定規(guī)范的電子檔案管理制度，要嚴(yán)格遵守電子檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)范，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。

3.2加大資金投入

雖然在信息化檔案管理建設(shè)中投入資金，但是，就完善檔案管理所提高的效率來說，還是非常值得的，加大信息化管理建設(shè)中的資金投入，能夠更好的推進檔案管理信息化建設(shè)的開展。一定要把經(jīng)費切實投入到信息化檔案建設(shè)中去，保證各單位在檔案管理信息化建設(shè)中有足夠的經(jīng)費支持，更好的開展信息化建設(shè)工作。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是保證檔案管理正常運行的基礎(chǔ)，是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，只有保證檔案管理的硬件設(shè)施符合標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案的信息化能正常的運行。要切實將經(jīng)費用到檔案管理的信息化建設(shè)中，按要求采購相關(guān)軟件及設(shè)備，給檔案管理信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)保障。

3.3加強專業(yè)技能的培訓(xùn)、提高綜合素質(zhì)

加快檔案信息化建設(shè)步伐，人才是關(guān)鍵，檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的信息化建設(shè)進程。所以，必須加強檔案信息化人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案人員掌握和管理信息化技術(shù)的技能，提高他們在計算機和信息平臺使用技能水平，不斷提升他們的綜合素質(zhì)，滿足社會發(fā)展對檔案工作的需要，從而有效地推動檔案管理的信息化建設(shè)。

3.4加強安全保障體系建設(shè)

要建立健全和完善事業(yè)單位的檔案信息安全保障體系，制定信息化檔案的嚴(yán)格安全措施，確保檔案信息的安全。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有預(yù)警、保護、檢測、響應(yīng)和恢復(fù)能力的綜合性信息系統(tǒng)防護體系，目的是實現(xiàn)檔案信息及管理系統(tǒng)的安全，確保電子檔案的安全性，是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最經(jīng)濟的措施之一。安全保障是事業(yè)單位檔案管理需要重點考察的問題，提高事業(yè)單位檔案管理的安全水平，首先需要從優(yōu)化信息系統(tǒng)開始，信息系統(tǒng)優(yōu)化需要有專業(yè)的系統(tǒng)設(shè)計人員進行，并對系統(tǒng)的安全性進行有效監(jiān)測，對安全漏洞給予及時補丁。其次需要確保信息的錄入無誤，防止重要信息在掃描或者錄入時發(fā)生交錯偏差。只有在信息系統(tǒng)和信息系統(tǒng)使用時按照規(guī)則及相關(guān)要求實施，才能確保檔案管理信息化的安全性。

4檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是對傳統(tǒng)檔案管理工作的有效改革。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為檔案信息化帶來難得的機會同時也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案信息化是現(xiàn)階段檔案管理工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段，實現(xiàn)國家信息工程的重要步驟，其意義深遠(yuǎn)而任重道遠(yuǎn)。信息化管理在提高了工作效率的基礎(chǔ)上，促進了檔案信息的交流和共享，促進了我國檔案管理工作的有效開展。因此，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)面對全球信息化浪潮的必然選擇。我們必須要不斷完善檔案管理技術(shù)，把握機遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展作出貢獻。

結(jié)語

檔案管理信息化是新時期社會事業(yè)發(fā)展對檔案行業(yè)提出的要求，檔案管理部門只有在國家行政部門的統(tǒng)一部署下，強化檔案管理信息化的科學(xué)意識，制定完善的管理制度，積極改進檔案管理工作設(shè)備，同時加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和技能培訓(xùn)，才能在時代發(fā)展的帶動下更好地進行結(jié)構(gòu)調(diào)整與升級，進而更快地實現(xiàn)檔案管理的信息化，為相關(guān)單位和企業(yè)提供便利，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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