醫(yī)學(xué)科研檔案管理的問題與對策分析

李軍曉

摘要：醫(yī)院科研檔案管理工作是醫(yī)學(xué)科研事業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的基石，對醫(yī)學(xué)研究有著重要意義，但醫(yī)院在檔案管理方面卻存在部分問題。本文通過分析當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研檔案管理中存在的部分問題，提出了三點(diǎn)針對性對策。

一、醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

（一）醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容

醫(yī)院科研檔案，是醫(yī)院科研人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動(dòng)中，直接保存的各種具有價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的信息，這類信息最原始地記載和反映了科學(xué)研究的詳細(xì)內(nèi)容和過程，是一種衛(wèi)生資源，對科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著重要的作用，是醫(yī)院科研工作寶貴的財(cái)富。醫(yī)院科研檔案大致可以分為三類：第1類是科研文書檔案，主要包括上級下發(fā)的科研文件、規(guī)章制度、科研發(fā)展和總結(jié)等一系列的科研管理類文件;第2類是科研項(xiàng)目檔案，主要包括科研項(xiàng)目的申報(bào)通知、申請書、附件、科研立項(xiàng)通知，以及科研合同和結(jié)題書等科研項(xiàng)目展開的資料文件，是醫(yī)學(xué)科研檔案的主體;第3類是科研成果檔案，主要包括相關(guān)的論著、論文、獲獎(jiǎng)證書等科研項(xiàng)目所取得的成果。

（二）醫(yī)院科研檔案的特點(diǎn)

1.科研檔案專業(yè)性強(qiáng)

在科研項(xiàng)目的研究過程中，醫(yī)學(xué)科研工作者需要研究從兒科到婦科、從內(nèi)科到外科婦科、產(chǎn)科等，搜集大范圍和大量的信息資料且資料的專業(yè)性都極強(qiáng)。醫(yī)學(xué)科研往往是圍繞某一具體專業(yè)、專題進(jìn)行深入討論的，不同學(xué)科專業(yè)的科研工作的特點(diǎn)都不相同，，因此醫(yī)學(xué)科研檔案工作體現(xiàn)了更強(qiáng)的專業(yè)性的特征。比一般的檔案管理需要更多的專業(yè)性知識。因此科研檔案的專業(yè)性極強(qiáng)。

2.科研檔案形成周期長

科研檔案的形成往往是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究往往是隨著醫(yī)學(xué)研究課題的不斷推進(jìn)和深入，結(jié)合長期實(shí)驗(yàn)研究慢慢累積而成的，耗費(fèi)時(shí)間長。比如，一種疾病的攻克，不是一蹴而就的，疾病的攻克往往需要花費(fèi)十幾年、二十幾年甚至更久的時(shí)間，需要幾代科學(xué)家、研究人員、實(shí)驗(yàn)人員共同努力才能完成。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案形成的周期長且時(shí)間跨度很大。

3.科研檔案的綜合性強(qiáng)

醫(yī)學(xué)研究不是一個(gè)孤立的版塊而需要涉及多個(gè)板塊和領(lǐng)域，是一門綜合性較強(qiáng)的學(xué)科。隨著社會(huì)的高速繁榮發(fā)展和大量新興技術(shù)逐漸運(yùn)用到醫(yī)學(xué)研究中，醫(yī)學(xué)研究也漸漸趨向于綜合性發(fā)展的趨勢。需要多個(gè)學(xué)科專業(yè)合作完成，成為了醫(yī)學(xué)課題研究的普遍現(xiàn)象，需要綜合協(xié)作來攻克難題。

二、醫(yī)院科研檔案管理存在的部分問題

（一）科研檔案收集與歸檔資料不充分

醫(yī)學(xué)科研檔案內(nèi)容應(yīng)該是十分豐富的，但部分醫(yī)院僅存了最初的研究項(xiàng)目、審批材料和內(nèi)容等，科研檔案的資料收集并不充分。一方面，由于醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目形成周期長、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)導(dǎo)致了部分科研材料的系統(tǒng)性和完整性不足，使其真實(shí)性受到了影響，參考意義有限;另一方面，由于部分醫(yī)院科研檔案管理人員的歸檔意識薄弱，對檔案的內(nèi)容和范圍不明確，或者并不重視檔案歸檔工作等，致使于許多檔案處于失控的管理空白區(qū)，檔案很難正確歸類。

（二）缺少完善的檔案管理體制

目前，部分醫(yī)院仍沿用舊的檔案管理制度，沒有建立健全完善的科研檔案的管理體制，醫(yī)院內(nèi)部管理體制不協(xié)調(diào)，醫(yī)院外部管理不完善，且監(jiān)督體制有所欠缺。加之少數(shù)單位人員的變動(dòng)，單位人員編制不足等問題，導(dǎo)致醫(yī)院人員流動(dòng)頻繁，適應(yīng)和習(xí)慣檔案管理工作需要一定的時(shí)間。期間就會(huì)出現(xiàn)許多問題。管理層人員對醫(yī)學(xué)科研檔案工作的重視有所欠缺，在檔案管理工作崗位上缺少安排專業(yè)的管理人員，許多醫(yī)院都采用由辦公室兼管檔案，由圖書管理員兼管檔案等辦法。這類辦法的工作安排穩(wěn)定性欠缺，容易淡化科研檔案人員的責(zé)任意識，使歸檔工作流于形式。

（三）檔案管理方法及手段落后

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速繁榮發(fā)展，辦公自動(dòng)化在醫(yī)學(xué)科研檔案工作中也得到了靈活運(yùn)用。但是，許多醫(yī)院的科研檔案仍采以傳統(tǒng)的卷宗形式保存，顯現(xiàn)出許多的弊端，如：一、工作效率低，檔案的整理登記過程需要消耗大量工作人員的時(shí)間和精力，且人工操作的方式容易出錯(cuò)，工作效率得不到提升;二、紙質(zhì)卷需要占用較多的空間，且紙質(zhì)材料不利于存放和保管，科研資料檔案等材料的維護(hù)和管理往往需要較多的專門人員進(jìn)行維護(hù)和管理;三、紙質(zhì)材料容易受潮和損壞，增加了維護(hù)和保存的成本等等問題，成為了制約科研檔案發(fā)展的瓶頸。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)?？蒲袡n案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平?jīng)Q定了科研檔案的管理水平。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)科研管理人員的主動(dòng)歸檔意識。相應(yīng)部門要定期開展對科員檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，增強(qiáng)他們的歸檔意識。在平常的工作中，養(yǎng)成主動(dòng)收集和累積科研資料的習(xí)慣，與檔案管理人員進(jìn)行良好的溝通，提高檔案的歸檔率與其完整性。其次，各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在鼓勵(lì)科研的同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)對科研檔案管理工作的重視，做好帶頭深入了解檔案管理專業(yè)和科研資料整合的模范作用。應(yīng)積極主動(dòng)將科研檔案管理落實(shí)到日常生活中。最后，增強(qiáng)檔案管理人員的工作認(rèn)同感和責(zé)任感，強(qiáng)化他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，鼓勵(lì)他們以端莊嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待內(nèi)容復(fù)雜的檔案管理工作，轉(zhuǎn)被動(dòng)為主動(dòng)。以保證檔案管理的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。

（二）建立規(guī)范健全的檔案管理制度

建議構(gòu)建醫(yī)院管理層———檔案管理委員會(huì)———檔案管理部門———檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，以機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人為成員，各機(jī)關(guān)部門設(shè)兼職檔案員，將檔案部門為輔助部門的原部門轉(zhuǎn)化為正式的職能部門，起到強(qiáng)化檔案部門監(jiān)督、指導(dǎo)的管理職能作用。其次，領(lǐng)導(dǎo)層必須明確科研檔案歸檔范圍，保存期限等制度，包括課題計(jì)劃、實(shí)施方案等原始數(shù)據(jù)，以及檔案研究的報(bào)告、每次的工作總結(jié)、鑒定審批等資料，將各項(xiàng)工作明確到部門或個(gè)人，形成科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。制定切實(shí)可行的工作流程，按照收集、分類、整理、移交、保存等環(huán)節(jié)，建立健全檔案工作流程。同時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)建立激勵(lì)制度，對檔案管理的工作人員設(shè)立年度考核大會(huì)、表彰活動(dòng)等，對認(rèn)真工作、責(zé)任感強(qiáng)的檔案工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情，提高工作質(zhì)量。

（三）建立科研檔案數(shù)據(jù)庫

當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的變化，改變傳統(tǒng)的手工操作模式，建立新時(shí)代的科研檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以大大避免紙質(zhì)檔案占地空間大的問題還可以提高檔案工作者的工作效率和信息檢索的速度。具體措施有以下幾點(diǎn)：一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)重視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，基于醫(yī)院的長久發(fā)展，設(shè)立醫(yī)學(xué)科研檔案的信息化平臺，聯(lián)合第三方專業(yè)軟件開發(fā)公司實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化，在全院內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的共享;二，鼓勵(lì)醫(yī)院的換工作人員，學(xué)習(xí)新技術(shù)，通過信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和與其他醫(yī)院工作人員的經(jīng)驗(yàn)交流，專業(yè)培訓(xùn)等提高自身的綜合素質(zhì)，能夠獨(dú)立完成科研檔案數(shù)據(jù)庫的檢索、提取數(shù)據(jù)等工作，滿足日常工作的需求。三，完善建立檔案數(shù)據(jù)庫所需的硬件設(shè)備，數(shù)據(jù)庫的建立離不開專業(yè)掃描設(shè)備等的支持，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案管理工作配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。

四、總結(jié)

綜上所述，醫(yī)學(xué)科研檔案是科研檔案管理中不可或缺的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院重要的知識資產(chǎn)，對科研和臨床技術(shù)的進(jìn)步甚至醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展有重要作用。因此，要正確認(rèn)識到醫(yī)學(xué)科研管理的重要性，意識到醫(yī)院目前對科研檔案管理工作的不足。努力做到提高檔案管理人員的素質(zhì)，引起醫(yī)院管理層和科研人員對科研檔案管理的高度重視，做人認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)工作;創(chuàng)新管理機(jī)制，建立規(guī)范健全的檔案管理制度，各部門各司其職;建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新工作的工作方法和手段，提升工作效率和信息檢索能力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合資源的有效利用和共享。