以需求為導(dǎo)向提升人大檔案管理實效

摘要：強(qiáng)化人大履職檔案管理，及時收集整理人大及其常委會日常履職所產(chǎn)生的各種工作報告、視察檢查報告、建議督辦報告、人事任命報告和文件等履職材料，做好整理歸檔工作，強(qiáng)化日常管理，提升管理實效，這不僅有助于推動人民代表大會制度貫徹落實，推進(jìn)地方民主法制建設(shè)，對確保人大及其常委會監(jiān)督工作走向規(guī)范化和法制化道路等方面具有重要意義。

關(guān)鍵詞：人大檔案需求導(dǎo)向管理實效

人大檔案全面客觀地反映人大及其常委會履職全貌，人大及其常委會履職內(nèi)容包含執(zhí)法檢查、工作視察、專題調(diào)研、專題詢問、旁聽庭審、人事任免、聽取專項工作報告、意見建議督辦以及人大常委會代表工作和信訪工作等內(nèi)容，強(qiáng)化人大履職檔案管理，及時收集整理人大及其常委會日常履職所產(chǎn)生的各種工作報告、視察檢查報告、建議督辦報告、人事任命報告和文件等履職材料，做好整理歸檔工作，強(qiáng)化日常管理，提升管理實效，這不僅有助于推動人民代表大會制度貫徹落實，推進(jìn)地方民主法制建設(shè)，對確保人大及其常委會監(jiān)督工作走向規(guī)范化和法制化道路等方面具有重要意義。本文將從人大檔案構(gòu)成、人大檔案利用、人大檔案管理實踐中遇到的問題等方面入手，探討如何以檔案需求為導(dǎo)向，加強(qiáng)和提升人大檔案管理實效。

一、人大檔案構(gòu)成

（一）會議檔案。一是會務(wù)材料，包括人大會會議、人大常委會會議、人大常委會主任會議以及人大常委會組織召開的其他會議（如代表履職培訓(xùn)會議、人大常委會指導(dǎo)基層人大工作會議、縣（鄉(xiāng)）人大工作座談會會議等）的工作報告及會議產(chǎn)生的相關(guān)材料;二是其他材料，包括人大會議宣傳材料、人大及其常委會開展履職活動的音像資料、會議做出的決議決定、人大常委會會刊、人大會會議匯編等。

（二）履職檔案。一是人大及其常委會開展的視察、檢查、調(diào)研、詢問、質(zhì)詢、評議等履職活動產(chǎn)生的相關(guān)材料，以及人大會議案、代表建議、常委會審議意見等;二是人大及其常委會聽取和審議的各種專項工作報告及相關(guān)材料、組織開展旁聽庭審活動的相關(guān)報告、開展履職活動的照片、音頻和視頻材料;三是政府及其相關(guān)職能部門向人大及其常委會所做的各種工作報告和答復(fù)應(yīng)詢報告、議案建議辦理報告等;四是代表議案、建議及督辦報告，代表述職和評議報告等。

（三）出臺文件。一是人大及其常委會出臺的各種法律法規(guī)，如《泉州市歷史文化名城保護(hù)條例》《泉州市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)條例》《泉州市華僑歷史遺存保護(hù)條例》等;二是人大及其常委會出臺的部門規(guī)章，如《石獅市人大常委會議事規(guī)則》《石獅市優(yōu)秀議案建議評選辦法》《石獅市人大常委會會議中心發(fā)言人制度》等。

（四）其他檔案。除會議檔案和履職檔案外的其他檔案材料，如代表履職活動檔案、人大常委會信訪檔案、人大志編撰資料檔案、人大及其常委會大事記、人大代表外出學(xué)習(xí)考察檔案、全國人大及省人大領(lǐng)導(dǎo)蒞臨檢查指導(dǎo)檔案（如全國人大常委會委員長、副委員長來石獅視察檢查相關(guān)檔案）等。

二、人大檔案利用

（一）人大內(nèi)部用檔。一是為制定年度監(jiān)督工作計劃做參考，人大常委會及其各內(nèi)設(shè)工作委員會在制定專題調(diào)研、執(zhí)法檢查、工作視察、專題詢問等年度監(jiān)督工作計劃時，需分析研究往年監(jiān)督工作檔案，才能制定出既有延續(xù)性又具針對性的監(jiān)督計劃;二是為開展個案監(jiān)督作參照，人大及其常委會開展個案監(jiān)督前，需全面了解該議題以往的監(jiān)督情況，如開展“水污染防治”工作監(jiān)督，需通過監(jiān)督檔案了解水污染存在問題、治理現(xiàn)狀、人大審議意見落實情況等，為再次開展監(jiān)督作好準(zhǔn)備。

（二）政府部門用檔。一是人大監(jiān)督的政府職能部門通過學(xué)習(xí)研究人大履職檔案，了解人大運(yùn)行機(jī)制、監(jiān)督方式、監(jiān)督程序、議事規(guī)則等，確保本部門依法行政;二是政府人事部門通過人大人事任命檔案了解政府工作人員任免時間、工作履歷，更好地開展人力資源管理;三是政府相關(guān)部門在開展某項重大活動時（如市慶、國慶），或組織策劃某項重大活動，或開展城市文化宣介等活動時，需借助人大檔案獲取基礎(chǔ)的信息和數(shù)據(jù)。

（三）編撰史志用檔。一是編撰“地方史志”用檔，如為編撰“市志”“人大志”“年鑒”“鎮(zhèn)志”“村志”以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位的“部門志”提供史料支持;二是編撰“地方文史資料”用檔，如為編撰“石獅改革開放史料選編”“石獅人大履職經(jīng)驗匯編”“石獅建市30年”等文史資料和書籍提供資料和佐證。

（四）其他用檔。一是個人用檔，人大任命的政府職能部門負(fù)責(zé)人和獲得人大授予榮譽(yù)稱號的民間人士，可以通過人大人事任命檔案和人大做出的決議決定，查找、核對和確認(rèn)個人履歷信息;二是公共事務(wù)用檔，通過人大履職檔案還原和求證某些歷史事件，如通過人大水務(wù)工作視察報告了解石獅引水工程建設(shè)情況、水務(wù)建設(shè)土地征遷情況，通過人大環(huán)衛(wèi)工作視察報告了解石獅市政府推動環(huán)衛(wèi)工作體制改革情況等;三是民間用檔，一些經(jīng)過拆分和重組的鎮(zhèn)村，通過人大做出的相關(guān)決議決定和報告，了解鎮(zhèn)、村演變和發(fā)展沿革，理清集體資產(chǎn)等。

三、人大檔案管理實踐中存在的問題

（一）缺乏專業(yè)檔案管理員?；鶎尤舜髾C(jī)關(guān)基本沒有配備專職檔案管理員，檔案管理工作大多由辦公室人員兼任，這些檔案管理員不專業(yè)而且身兼數(shù)職，甚至沒有系統(tǒng)地接受過檔案業(yè)務(wù)技能和檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，因為沒有專業(yè)背景，他們“管理檔案”只是簡單地把歸檔材料集中在一起“保管”，收集不全，也管理不善，甚至無法滿足“修志編史”之類用檔需要，基層人大檔案管理工作長期處于半癱瘓狀態(tài)。

（二）檔案管理工作嚴(yán)重滯后。檔案管理工作普遍滯后于地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，有的地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展很快，經(jīng)濟(jì)設(shè)取得輝煌成就，相應(yīng)的史料歸檔等工作卻很滯后，影響人大檔案利用，重經(jīng)濟(jì)建設(shè)、輕檔案管理的現(xiàn)象比較普遍，特別是基層人大，這種現(xiàn)象尤其突出。人大代表每年根據(jù)人民群眾關(guān)注的熱點難點問題開展調(diào)查研究、執(zhí)法檢查和工作視察，取得積極成效。但是，相關(guān)監(jiān)督材料歸檔工作沒有跟上，沒有相應(yīng)部門對“人大檔案管理工作”開展情況進(jìn)行監(jiān)管。

（三）檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)欠缺。硬件方面，有的地方人大機(jī)關(guān)甚至沒有獨(dú)立檔案室，在雜物間或辦公室角落添一排廚柜，連基本的避光、防蟲、防盜、防潮條件都難以滿足，甚至缺乏收集整理檔案的基本文具、翻拍設(shè)備、存取設(shè)施等基本的硬件設(shè)備;軟件方面，除了和日常辦公共用的電腦，其他諸如檔案管理所需的操作系統(tǒng)、編輯系統(tǒng)、存儲和傳輸系統(tǒng)基本沒有，無法正常開展檔案管理工作，也不利用檔案資源開發(fā)利用。

（四）檔案信息化進(jìn)程緩慢。人大檔案特別是基層人大檔案數(shù)字化和檔案信息化程度普遍較低，檔案數(shù)字化工作滯后，嚴(yán)重影響著檔案信息化進(jìn)程，制約著檔案資源開發(fā)利用。有的地方雖然有開展檔案數(shù)字化工作，也只停留在把文書檔案通過掃描轉(zhuǎn)化成電子文檔而已，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)上查檔和遠(yuǎn)程服務(wù)等方面配套建設(shè)嚴(yán)重滯后，給人民群眾使用人大檔案造成不便。

四、提升人大檔案管理實效的做法與建議

（一）強(qiáng)化檔案人才隊伍建設(shè)。一是按照檔案管理工作要求，配備專業(yè)專職檔案管理員，夯實人大檔案管理工作基礎(chǔ)，確保人大檔案管理工作正常開展、有序推進(jìn);二是適時開展檔案人員檔案業(yè)務(wù)和知識技能培訓(xùn)，切實提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，為檔案管理工作提供智力保障，使檔案管理真正服務(wù)檔案利用;三是人大檔案管理工作涉及檔案收集、管理與修復(fù)、檔案數(shù)字化和信息化、電子檔案管理、音像檔案制作等方面，根據(jù)檔案管理工作需要有針對性地培養(yǎng)檔案人才。

（二）因地制宜強(qiáng)化日常管理。一是由檔案主管部門牽頭，對轄區(qū)人大系統(tǒng)開展檔案工作巡查，確保其依法依規(guī)開展檔案管理，配備專職檔案管理員、建立健全檔案工作規(guī)章，根據(jù)檔案管理工作需要配備相應(yīng)設(shè)施設(shè)備，啟動檔案管理工作;二是對于還未開展檔案工作的基層人大，以修編“地方志”和“年鑒”為契機(jī)，按年度、分主題做好檔案收集整理和分類管理工作，如利用編撰史志的契機(jī)，將已收集整理的人大檔案史料按專題系統(tǒng)地分類、整理、歸檔;三是通過檢查了解基層人大檔案管理工作開展情況，督促其按時做好人大履職檔案資料（如人事任命、財務(wù)資料、履職材料等方面資料）收集、整理和歸檔等工作，并按年度做好增補(bǔ)維護(hù)。

（三）夯實檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是強(qiáng)化硬件設(shè)施建設(shè)，督促建立人大機(jī)關(guān)檔案室，按相關(guān)規(guī)定做好防火防盜工作，根據(jù)工作需要配制計算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、溫濕度測量儀等設(shè)施設(shè)備;二是加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)，建立健全電子文檔數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，根據(jù)需要配置相關(guān)檔案管理軟件（如計算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、全文檢索軟件等）;三是強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)素材建設(shè)，通過掃描、拷貝、拍照等技術(shù)手段做好重點檔案素材保護(hù)和歸檔工作，強(qiáng)化重點文書檔案素材、實物檔案素材、多媒體檔案素材歸檔保護(hù)工作，全面夯實檔案設(shè)施設(shè)備和基礎(chǔ)素材建設(shè)。

（四）著力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。一是加快推進(jìn)文書檔案數(shù)字化工作，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)手段等將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件數(shù)字化，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫;二是提升檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)，配置檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備，如高像素翻拍機(jī)、高像素掃描儀、大容量數(shù)字存儲設(shè)備等，為檔案信息化建設(shè)鋪平道路;三是提升檔案信息化軟件設(shè)施建設(shè)，全面夯實檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，根據(jù)信息化工作需要，加快推進(jìn)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案信息資源、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面建設(shè)，全面提高檔案信息化水平。

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作者簡介

葉忠惠（1972.10—），男，福建浦城人，大學(xué)本科，副研究員，研究方向，檔案管理。