如何高效做好特級會議活動保障管理

袁多麗

摘要：本文所談及的會議均指視頻會議，會議作為人們議事、溝通交流、優(yōu)化決策的一種普遍形式，已被越來越多的機關(guān)、企事業(yè)單位廣泛利用。特級會議活動保障管理是指通過高效管理提供“絕對”可靠和高品質(zhì)專業(yè)級別的會場音視頻服務(wù)，通過優(yōu)質(zhì)高效的軟服務(wù)和全環(huán)節(jié)單點故障業(yè)務(wù)不中斷的硬系統(tǒng)相結(jié)合，達到較高的音視頻會議性能指標，做到音質(zhì)高保真，視頻高清晰，會議全程萬無一失。

關(guān)鍵詞：特級會議 ?高效 ?保障管理

1、導(dǎo)論

1.1 選題的背景及意義

新冠疫情已經(jīng)在全球持續(xù)了兩年多時間，我們很多無法見面的溝通和協(xié)作工作都是通過視頻的方式來解決。大到國家小到每一個家庭，視頻溝通已經(jīng)慢慢的融入了我們的工作及生活。視頻會議不僅僅只是一種商業(yè)工具，畢業(yè)典禮、觀看電影、看病、線上授課以及所有的互動都可以通過視頻會議的方式進行。隨著“十四運”漸進，公司級的特級會議活動在我們工作中的比重日漸增多。如何高效做好特級會議活動保障管理，對我們顯得尤為重要。

1.2 研究的重點及難點

面對每一次特級保障任務(wù)，臨時不確定因素太多，保障方案無法提早確定完成，給高效的會議保障管理工作造成了很大的困難。

2、會議管理的現(xiàn)狀

2.1會議相關(guān)概念

特級會議指公司全體領(lǐng)導(dǎo)班子參加的會議或者有外部領(lǐng)導(dǎo)來訪的會議，以及在外部場所臨時搭建會議系統(tǒng)完成重大活動保障的會議。

2.2特級會議保障情況

圓滿完趙剛副省長來公司調(diào)研保障、公司黨組第五巡視組巡視黨委情況反饋會、四屆一次職代會、向“三秦楷模”張雷威同志學(xué)習(xí)動員會、公司十四運會和殘?zhí)貖W會供電保障工作動員會、辛董來陜調(diào)研會、“一張網(wǎng)”融合等重大會議活動保障管理工作。

2.3 會議管理現(xiàn)狀

目前公司內(nèi)所有會議預(yù)訂均采用在協(xié)同辦公系統(tǒng)進行線上預(yù)訂的方式進行，由視頻組統(tǒng)一根據(jù)通道空閑狀態(tài)進行會議審批，預(yù)訂會議一旦發(fā)布成功，會議信息就會同步到一體化會議管理平臺，所有參會單位的保障人員就會收到會議預(yù)訂的短信通知信息，然后通過會議調(diào)試群按主會場要求時間參加會議調(diào)試保障。目前公司內(nèi)所有的重大會議都采用行政會議平臺召開，會議使用“一主一備”的方式，主用專線平臺，備用數(shù)據(jù)平臺。

3、內(nèi)在保障機制構(gòu)建

3.1 明確管理工作目標

構(gòu)建保障工作組織體系，明確保障內(nèi)容，落實人員責(zé)任，加強協(xié)同配合，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在陜系列重要活動音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)絕對可靠、高品質(zhì)可用，實現(xiàn)音質(zhì)高保真、視頻高清晰的目標，圓滿完成重要活動音視頻、通信保障任務(wù)。

3.2 確定組織架構(gòu)

組建音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)保障工作組

3.3 編制保障方案

3.4 細化會務(wù)工作

會務(wù)工作是指會議的組織、保證和服務(wù)工作。開展會務(wù)工作，一般需要會議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三方面努力配合，共同促進會議取得實效。會務(wù)工作的繁簡，與會議的內(nèi)容、級別有一定關(guān)系。一般來說，會議越大、規(guī)格越高、內(nèi)容越重要，會務(wù)工作的內(nèi)容就越多，難度就越大。對于重大會議活動，會務(wù)工作內(nèi)容尤其繁雜，要想保證會議管理工作效果的高效實現(xiàn)，必須成立專門的會務(wù)工作組來做好組織、籌備工作。

（一）會前超前籌措，精心準備“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！?/p>

做好會場管理。這主要包括會場的布置及會議設(shè)備的調(diào)試等工作。會場的布置，包括主席臺的布置，發(fā)言席布置，會議室桌椅擺放布置，會議背景字幕等顯示。具體依會議性質(zhì)及會議要求而定。

（二）會中協(xié)調(diào)控制，科學(xué)管理做好會場各種設(shè)備的調(diào)試和維護工作，同時注意會議內(nèi)容的保密工作。

（三）會后及時總結(jié)與反饋

會議結(jié)束并不意味著保障工作的終結(jié)，編制會議記錄，總結(jié)保障過程的優(yōu)缺點，形成典型案例，以備后期工作參考。

4、實體案例

在公司外場某大廈召開特級會議，面對通道不具備，設(shè)備不齊全，人員不充足，由于疫情形式突變，導(dǎo)致會場布局形式、參會人員名單、會議議程突變，留給系統(tǒng)測試和演習(xí)的時間及其緊迫?，F(xiàn)場開通通道需滿足“雙設(shè)備、雙路由、雙電源”條件，音視頻連接圖如圖1：

根據(jù)現(xiàn)場環(huán)境和自身的優(yōu)劣勢來制定方案

一、工作目標

構(gòu)建保障工作組織體系，明確保障內(nèi)容，落實人員責(zé)任，加強協(xié)同配合，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在陜系列重要活動音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)絕對可靠、高品質(zhì)可用，實現(xiàn)音質(zhì)高保真、視頻高清晰的目標，圓滿完成重要活動音視頻、通信保障任務(wù)。

二、組織架構(gòu)

組建音視頻和通信網(wǎng)絡(luò)保障工作組，構(gòu)建“1+3+4”保障組織體系，在公司領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一指揮下開展保障工作。

“1”：總體協(xié)調(diào)組

“3”：音視頻系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)、信息網(wǎng)絡(luò)等3個保障工作組。

“4”：××1、××2、××3、××4等4個現(xiàn)場保障組。

（一）總體協(xié)調(diào)組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：根據(jù)公司保障工作安排，總體協(xié)調(diào)音視頻和通信保障工作，組織落實各項保障要求，監(jiān)督指導(dǎo)保障措施實施，協(xié)調(diào)處理重大事件，組織應(yīng)急處突，以及與公司領(lǐng)導(dǎo)小組匯報、與各單位溝通協(xié)調(diào)。

（二）工作保障組

（1）音視頻系統(tǒng)保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負責(zé)制定音視頻會議系統(tǒng)保障方案，落實音視頻會議保障措施，開展聯(lián)調(diào)測試;負責(zé)活動過程中的音視頻會議保障;負責(zé)制定音視頻會議系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案;負責(zé)音視頻會議系統(tǒng)故障應(yīng)急處理。

（2）通信網(wǎng)絡(luò)保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負責(zé)制定通信網(wǎng)絡(luò)保障方案;負責(zé)通信通道改造、新建實施工作，配合音視頻系統(tǒng)保障組聯(lián)調(diào)測試，滿足音視頻會議保障通信通道帶寬要求;負責(zé)活動過程中的通信網(wǎng)絡(luò)、通信通道保障，制定通信網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急預(yù)案，配合開展應(yīng)急處置。

（3）信息網(wǎng)絡(luò)保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負責(zé)制定信息網(wǎng)絡(luò)保障方案;負責(zé)信息網(wǎng)絡(luò)配置、連通實施工作，配合音視頻系統(tǒng)保障組聯(lián)調(diào)測試，滿足音視頻會議網(wǎng)絡(luò)可靠性要求;負責(zé)活動過程中的信息網(wǎng)絡(luò)保障，制定信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急預(yù)案，配合開展應(yīng)急處置。

（三）場景保障組

（1）××1現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負責(zé)××1現(xiàn)場音視頻保障的組織、協(xié)調(diào)、指揮工作;負責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運行情況;負責(zé)配合公司其他保障工作組做好會場秩序保障、場景切換等工作;負責(zé)××4主會場現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)突發(fā)事件的應(yīng)急處置。

（2）××2現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負責(zé)××2現(xiàn)場音視頻保障的組織、實施;負責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運行情況;負責(zé)配合××4主會場現(xiàn)場音視頻保障組開展聯(lián)調(diào)測試、突發(fā)事件應(yīng)急處置等工作。

（3）××3現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負責(zé)××3現(xiàn)場音視頻保障的組織、實施;負責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運行情況;負責(zé)配合××1主會場現(xiàn)場音視頻保障組開展聯(lián)調(diào)測試、突發(fā)事件應(yīng)急處置等工作。

（4）××4現(xiàn)場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責(zé)：負責(zé)××4現(xiàn)場音視頻保障的組織、實施;負責(zé)到位監(jiān)測監(jiān)控現(xiàn)場音視頻系統(tǒng)運行情況;負責(zé)配合××1主會場現(xiàn)場音視頻保障組開展聯(lián)調(diào)測試、突發(fā)事件應(yīng)急處置等工作。

三、保障方案

（一）主會場音視頻會議保障

主會場會議保障工作相關(guān)子系統(tǒng)由電源系統(tǒng)、綜合布線、音頻系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、無線對講、網(wǎng)絡(luò)通道系統(tǒng)等組成。

5、結(jié)論

面對突變的會議議程或者布局形式，會前的方案準備工作一定要多備幾套，另外需要高素質(zhì)的人員保障團隊，更需要協(xié)調(diào)各方人員的鼎力配合，協(xié)調(diào)組的有條不紊，各個階段的工作相互關(guān)聯(lián)、相輔相成，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個會議。只有把各個環(huán)節(jié)的工作安排、部署好，銜接好，才能保證會議的高質(zhì)量、高效率及會議的圓滿成功。