新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作，是整個(gè)事業(yè)單位工作的一個(gè)重要組成部分。對內(nèi)部管理而言，檔案管理工作不再只是檔案室的工作范圍，而是事業(yè)單位各個(gè)科室積極配合的一項(xiàng)工作;對外部管理而言，檔案管理工作已經(jīng)從單純的檔案資料保管擴(kuò)展到了檔案資源利用與服務(wù)。作為事業(yè)單位檔案管理人員，要明確自身的崗位職責(zé)，提升崗位責(zé)任感，深挖工作之中出現(xiàn)的問題，通過交流與實(shí)踐、探索與改革，讓事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。本文就新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;優(yōu)化

引言

做好事業(yè)單位檔案管理工作，可以為做好有關(guān)社會服務(wù)工作，造福廣大人民群眾提供更好的檔案服務(wù)。在新時(shí)代，為做好事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)進(jìn)一步明確工作中存在的主要問題，采取有效的優(yōu)化對策，盡快加以解決，推動事業(yè)單位檔案管理工作。

1事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案記錄民眾相關(guān)信息，事業(yè)單位檔案管理是對檔案提供利用服務(wù)的工作，檔案管理水平要適應(yīng)社會的需求。事業(yè)單位檔案是記錄國家科教文衛(wèi)等事業(yè)各方面資料，涉及到國家安全信息，如果檔案文獻(xiàn)資源泄露會形成嚴(yán)重危害，因此，事業(yè)單位檔案管理具有很高機(jī)密性。事業(yè)單位檔案管理工作是各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)，是衡量單位工作業(yè)績的重要尺度。檔案工作可以作為制定未來發(fā)展方向的資料。加強(qiáng)檔案管理工作有利于單位領(lǐng)導(dǎo)掌握工作開展情況，為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，檔案管理信息化成為事業(yè)單位檔案管理的趨勢。未來檔案信息化設(shè)備設(shè)施等方面需要提升。要根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際需求定期更新設(shè)施，實(shí)現(xiàn)新型設(shè)備設(shè)施智能化;要根據(jù)使用管理系統(tǒng)檔案工作人員要求改善優(yōu)化，為信息技術(shù)提升做好準(zhǔn)備;要重新調(diào)整傳統(tǒng)形式組織結(jié)構(gòu)等，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

2新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

2.1創(chuàng)新檔案管理模式

為保證新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，事業(yè)單位應(yīng)更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，注重檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高管理水平和效率。要加大對公共檔案管理的投入，為事業(yè)單位配備更完備的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建立相關(guān)的信息檔案管理平臺。只有對這些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面升級、改造和優(yōu)化，才能保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效推進(jìn)，保證檔案信息的安全、穩(wěn)定和可靠。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和變化，檔案管理系統(tǒng)的軟硬件應(yīng)及時(shí)優(yōu)化和完善。通過檔案管理的信息化運(yùn)作，不僅可以有效地節(jié)約人力物力，而且可以提高實(shí)際檔案收集、整理、保存和利用的效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制的建立健全是保障檔案工作高效有序開展的基礎(chǔ)。在信息化檔案管理發(fā)展中，需要結(jié)合事業(yè)單位檔案工作的特點(diǎn)，以原本檔案工作機(jī)制作為基礎(chǔ)進(jìn)行優(yōu)化改良，使其能夠保障信息化管理的規(guī)范化開展。檔案管理機(jī)制包括檔案管理制度與工作流程，要實(shí)現(xiàn)工作全過程管控。

2.3提升專業(yè)技術(shù)能力

優(yōu)秀的負(fù)責(zé)人在事業(yè)單位檔案管理工作中起著重要的作用，保證工作的順利開展。因此，事業(yè)單位檔案管理要創(chuàng)建一支優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，加強(qiáng)工作的實(shí)效性建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期舉辦專業(yè)人才培訓(xùn)活動，培養(yǎng)各類人才。邀請專家講解和輔導(dǎo)各個(gè)領(lǐng)域的相關(guān)知識，不斷更新和優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。隨著我國科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，對信息技術(shù)人才的需求日益增加。而事業(yè)單位要使檔案管理工作更加規(guī)范化，還需要加大檔案管理信息技術(shù)人員的投入。事業(yè)單位首先對所有檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的信息技術(shù)和信息業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，以提高相關(guān)檔案管理人員的信息技術(shù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。此外，事業(yè)單位還可以廣泛招聘一些較強(qiáng)的信息技術(shù)人才，有效加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的信息技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范化。

2.4完善檔案信息的安全防護(hù)

如果檔案安全出現(xiàn)問題，就會給事業(yè)單位運(yùn)行造成巨大的損失。事業(yè)單位部分檔案保密等級非常高，如果泄漏不僅會對經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成影響，還可能造成社會動蕩。為了完善檔案的防護(hù)機(jī)制，需要聘請專業(yè)的安全技術(shù)工程師，對安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行升級維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案安全的有效控制。

2.5拓展服務(wù)能力

事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理的服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位在信息化管理過程中應(yīng)注重提高檔案管理的服務(wù)能力。公用功能是對過去的檔案管理服務(wù)進(jìn)行檢索、咨詢，在信息技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)注意借助強(qiáng)大的信息技術(shù)開發(fā)檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，利用先進(jìn)的技術(shù)形式拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動的等待擴(kuò)展到提供，檔案信息將從簡單的指導(dǎo)向教學(xué)轉(zhuǎn)變，從普通服務(wù)向?qū)I(yè)化、個(gè)性化服務(wù)轉(zhuǎn)變。在技術(shù)的支持下，檔案的服務(wù)功能也可以不斷擴(kuò)展，在檔案的應(yīng)用中形成與其他信息鮮明對比的模式，在檔案服務(wù)的過程中可以增加其他服務(wù)功能，如根據(jù)檢索到的數(shù)據(jù)信息提供相應(yīng)的歸檔信息，在檢索中設(shè)置高級檢索。這樣，檔案信息的使用者就可以根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份和使用的方向找到類似的檔案信息。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理水平是檔案科學(xué)使用的重要保障，也是整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。

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作者簡介：王安惠 出生年月：1975年4月 性別：女 民族：漢族 籍貫：常德市學(xué)歷：大專 職稱：（現(xiàn)目前的職稱）助理經(jīng)濟(jì)師初級（2012年12月取得）研究方向：檔案管理。