醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范化管理

張偉娟

摘要：醫(yī)院綜合檔案的管理是醫(yī)院管理中的一部分，醫(yī)院綜合檔案的管理水平在一定程度上反映了醫(yī)院的服務(wù)水平，同時醫(yī)院綜合檔案對醫(yī)院的各項決策、工作協(xié)調(diào)、計劃實施等產(chǎn)生著重要的影響，因此醫(yī)院要切實提高自身的綜合檔案管理水平。就醫(yī)院目前的管理現(xiàn)狀來看，其在管理意識、管理方法、管理技術(shù)方面還存在眾多不足，這不僅降低了綜合檔案管理的科學(xué)性，還阻礙了醫(yī)院正常工作的進行，進而不利于醫(yī)院的長久發(fā)展?；诖?，文章主要就醫(yī)院綜合檔案的管理措施進行研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理;綜合檔案管理;規(guī)范化管理策略

引言：醫(yī)院綜合檔案包含眾多內(nèi)容，其主要指醫(yī)院在運行的過程中所產(chǎn)生的一系列綜合文件，這些檔案通常具有復(fù)雜性、多樣性、專業(yè)性的特點，文件的形式也通常是多樣化的，最基本的是紙質(zhì)文字檔案，其次還有錄音、視頻，最常見的是電子檔案。這些檔案對醫(yī)院的發(fā)展及病人的康復(fù)情況都產(chǎn)生著重要的影響，因此醫(yī)院管理人員要引起高度重視，要從實際出發(fā)，從而制定有效的綜合檔案管理策略，以不斷推動醫(yī)院的綜合檔案管理朝著科學(xué)化、規(guī)范化的方向邁進。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的特點

醫(yī)院在發(fā)展的過程中會產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案的種類比較雜，并且不同檔案之間又有著一定的聯(lián)系性[1]。綜合檔案管理主要有以下幾個特點。

（一）綜合性。

綜合性是醫(yī)院綜合檔案管理的首要特點，主要是從檔案的類別來說，通常在醫(yī)院中會分為不同的科室，每個科室所上交的檔案都各有特點，并且除了最基本的病歷檔案之外，還有眾多的行政文件和黨務(wù)文件，此外還涉及到醫(yī)院的一些重要決策，因此綜合性特點比較強。

（二）客觀性。

綜合檔案管理還具有較強的客觀性，同時這也是綜合檔案管理的必然要求。醫(yī)院中所有檔案的記錄必須遵循客觀性的原則，工作及管理人員不得篡改文件內(nèi)容，因此醫(yī)院綜合檔案管理具有客觀性的特征。

（三）階段性。

在醫(yī)院內(nèi)通常會設(shè)有多個部門和科室，每個部門和科室所遞交的檔案文件也各不相同，為了保障檔案的連貫性，會把這些檔案統(tǒng)一送到綜合檔案室，這樣就保障了檔案的連貫性，綜合檔案管理通常是分階段進行的，每個階段的檔案內(nèi)容也都不相同。

（四）保密性。

保密性是醫(yī)院綜合檔案管理的最顯著特點，醫(yī)院的綜合檔案對醫(yī)院的工作來說具有指導(dǎo)和參考的意義，而綜合檔案的價值也主要體現(xiàn)在這一方面。但是就外人來說，醫(yī)院的綜合檔案是保密的，一般只限本院職員使用。

二、醫(yī)院綜合檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)

（一）明確檔案收集與歸檔的關(guān)系

想要做好檔案管理首先需要從檔案收集起手，檔案收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，因此需要保證收集過程中檔案的完整性，避免基礎(chǔ)工作不到位導(dǎo)致后續(xù)工作開展阻力較大，同時需要對收集工作標(biāo)準進行規(guī)范，要做好歸檔工作[2]。

（二）明確醫(yī)院綜合檔案的機制和制度的重要性

管理制度和檔案歸檔機制直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量，需要通過制度和機制提升檔案認知和管理意識，并逐漸形成正確的管理體系，在制度建設(shè)、方案管理人才管理機制、管理技術(shù)的那個方面進行優(yōu)化和創(chuàng)新，并不斷發(fā)掘檔案的價值，通過管理來提升檔案的利用率，進而實現(xiàn)檔案管理的目的。

三、醫(yī)院綜合檔案規(guī)范化管理措施

醫(yī)院綜合檔案具有復(fù)雜性、全面性、保密性的特征，對醫(yī)院各項制度的制定、員工的流動、決策的實施、業(yè)務(wù)水平的提升都產(chǎn)生著重要的作用，因此醫(yī)院要切實對綜合檔案的管理引起重視，并且要對存在的問題進行分析，有針對性地制定管理策略，要堅持問題導(dǎo)向原則和實事求是原則[3]。

（一）提高檔案管理意識

醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范化管理首先要提高醫(yī)院每位員工的檔案管理意識，檔案管理并不只是醫(yī)院管理人員的責(zé)任，更是醫(yī)院全體成員的責(zé)任，因此提高檔案管理意識要從全員出發(fā)。

首先，應(yīng)對該對綜合檔案的重要性進行普及，要提升醫(yī)院每位職員的管理意識。很多職員認為檔案記錄的是醫(yī)院過去的事情，對當(dāng)前工作的指導(dǎo)意義不大，并且管理起來相對比較麻煩，所以就很難引起重視，基于這樣一種情況，相關(guān)管理人員應(yīng)該對其思想進行轉(zhuǎn)變，要逐步提升其對綜合檔案的重視程度，并不斷使其參與到當(dāng)前的檔案管理工作中來。

其次，要提升檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識，進而才能使檔案更好地為當(dāng)下的實踐服務(wù)。隨著醫(yī)療水平和新的設(shè)備的引進，醫(yī)院相關(guān)人員的檔案管理意識也要進行轉(zhuǎn)變，要用現(xiàn)代化的管理意識去看待綜合檔案管理，進而才能逐步提升綜合檔案的利用效率。

最后，在提升相關(guān)人員綜合檔案管理意識的同時還要加強思想教育，要進一步提升其查閱檔案的謹慎性，對于綜合檔案要給予科學(xué)保護，不僅管理時要小心，在使用時也要小心，要保障檔案的完好性，進而才能充分地發(fā)揮出綜合檔案的社會價值。

（二）建立完善檔案管理制度，落實責(zé)任

醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范化管理還需要對相關(guān)制度進行完善，進而才能更好地指導(dǎo)和規(guī)范當(dāng)前的各項工作。

首先，在制定相關(guān)制度時可以參考醫(yī)院往期的規(guī)章制度，可以從以前的檔案中尋找靈感和經(jīng)驗。在借鑒的同時還要適當(dāng)做出改變，要從醫(yī)院的實際情況出發(fā)，結(jié)合實際制定科學(xué)的管理制度。

其次，對于制度內(nèi)容制定要全面，并且應(yīng)該做好分類，要細化每一個管理流程，盡量做到專項管理，合理融入精細化的管理思想。

再次，制度中要包含一定的獎懲措施，對于檔案管理工作的流程及標(biāo)準都應(yīng)該進行明確，并且根據(jù)標(biāo)準來完善績效制度，把對綜合檔案的管理情況融入到績效考核的當(dāng)中，對于遵守制度內(nèi)容、表現(xiàn)優(yōu)異者要給予獎勵，而對于損害檔案者要給予懲罰，進而能有效地調(diào)動員工的檔案管理積極性。

最后，制度中要包含一定的責(zé)任制，要對相關(guān)責(zé)任進行劃分并明確，使每個人都有管理的范圍，每個人都有相應(yīng)的責(zé)任，哪一塊出事了哪位員工進行負責(zé)，進而能不斷地提升綜合檔案管理的水平。

（三）加強人才隊伍建設(shè)

醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范化管理還需加強人才隊伍建設(shè)，通過不斷提升人員的專業(yè)素養(yǎng)來提升管理的有效性[4]。

首先，針對于綜合檔案管理人員的選拔及招錄，醫(yī)院應(yīng)該提升門檻，綜合檔案管理人員應(yīng)該由院內(nèi)資深的職員進行負責(zé)，并且對醫(yī)院各部門的發(fā)展情況要進行了解，要具備較高的管理素養(yǎng)，同時還應(yīng)該具備較強的溝通能力。

其次，醫(yī)院可就綜合檔案管理技巧、方法進行培訓(xùn)，進而不斷提升醫(yī)院職員尤其是檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以采取線上培訓(xùn)和線下培訓(xùn)相結(jié)合的方式，亦可以在醫(yī)學(xué)實踐中逐步提升職員及管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

最后，醫(yī)院綜合檔案管理人員要端正自身的工作行為，在工作中要養(yǎng)成細心、負責(zé)任的工作態(tài)度，要尊重檔案的客觀性。

（四）加強學(xué)習(xí)，提升檔案的管理技術(shù)

綜合性檔案包含眾多內(nèi)容，具體有人事檔案、會計檔案、文書檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、成果檔案、聲像實物檔案等。綜合檔案管理具有內(nèi)容新、復(fù)雜性的特點，因此對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求也較高，因此綜合檔案管理人員還需要加強技術(shù)學(xué)習(xí)，以不斷提升檔案管理的科學(xué)性。

首先，綜合檔案管理人員可以加強學(xué)習(xí)，醫(yī)院可以加強這一方面的投資，可以報名參加各種檔案管理培訓(xùn)班。

其次，綜合檔案管理人員在實踐中要善于總結(jié)，不斷提升自身的管理技術(shù)。對于檔案內(nèi)容的完整度、清晰度、印章完好度要給予確認，對于不符合相關(guān)規(guī)定的檔案要給予退回。

（五）注重投入，完善設(shè)施，提升綜合檔案管理的科學(xué)性

對于綜合檔案的管理，醫(yī)院還需要加強投資，促使基礎(chǔ)設(shè)備不斷完善，進而為綜合檔案管理提供物質(zhì)支持。

首先，醫(yī)院要加強檔案室的建設(shè)，對于綜合檔案室的位置要給予科學(xué)選擇，要確保所選位置的安全性。并且檔案室的空間要符合實際，確保有足夠的容量，以方便一些紙質(zhì)檔案的管理。

其次，針對于電子檔案的管理，醫(yī)院要完善相關(guān)的配套設(shè)施建設(shè)，計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印機等都應(yīng)該配備齊全。

最后，醫(yī)院要做好綜合檔案的保護工作。對于一些紙質(zhì)檔案要做好防火、防潮、防塵、防蟲工作，在檔案室要配備有效的消防設(shè)施，并且對于紙質(zhì)檔要及時進行掃描存檔，實施雙備份。對于電子檔案要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護，對于一些重要的檔案內(nèi)容要進行加密。

總結(jié)：醫(yī)院綜合檔案的管理質(zhì)量時刻影響著醫(yī)院各項工作的決定，時刻影響著醫(yī)院的發(fā)展，因此醫(yī)院對于綜合檔案管理工作要引起高度重視。對于就如何提升綜合檔案管理水平還需要系統(tǒng)進行研究，醫(yī)院不僅要轉(zhuǎn)變管理意識，還要不斷提升管理者的素養(yǎng)和技術(shù)，進而才能不斷提升醫(yī)院綜合檔案管理的規(guī)范化。

參考文獻：

[1]吳英.事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2021（09）：4-6.

[2]呂緯.醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)研究[J].中國現(xiàn)代醫(yī)藥雜志，2021，23（06）：100-102.

[3]施文大，徐紅培，周金萍，戴春陽，田明祥.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的實踐與思考[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2010，12（11）：73-74.

[4]潘翠芬.發(fā)揮綜合檔案管理效力服務(wù)醫(yī)院健康發(fā)展[J].東方企業(yè)文化，2019（02）：192.