信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理探究

劉丹婷

摘要：在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，各種新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作需要面臨當(dāng)前發(fā)展挑戰(zhàn)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，在發(fā)展中工作人員要樹(shù)立新的管理意識(shí)，參照國(guó)家檔案資料管理要求，落實(shí)各項(xiàng)有效措施促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，保證機(jī)關(guān)文書檔案的價(jià)值。利用新型現(xiàn)代化管理手段減少工作人員的工作強(qiáng)度，提升文書檔案的利用效率，為機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展創(chuàng)造條件。

關(guān)鍵詞：信息化條件;機(jī)關(guān)文書;檔案管理;探究

隨著信息技術(shù)發(fā)展速度的逐漸增快，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作人員開(kāi)展實(shí)際工作時(shí)，若依然沿用傳統(tǒng)觀念與方式，不對(duì)文書檔案管理模式進(jìn)行更新，那么就無(wú)法滿足信息時(shí)代對(duì)文書檔案管理提出的新要求，妨礙機(jī)關(guān)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。對(duì)此，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作人員需要意識(shí)到傳統(tǒng)文書檔案管理工作的不足之處，在實(shí)際工作中積極運(yùn)用各種各樣的先進(jìn)信息技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)文書檔案管理質(zhì)量和水平的提高。

一、文書檔案信息化管理的價(jià)值

文書檔案屬于機(jī)關(guān)單位重要的管理內(nèi)容，其源自于單位在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件資料，其中蘊(yùn)含著豐富的保管、存儲(chǔ)及應(yīng)用價(jià)值，因此也被視為機(jī)關(guān)單位建設(shè)發(fā)展的重要資源。在文書檔案中完整地反映了機(jī)關(guān)單位的設(shè)立、變更及各項(xiàng)活動(dòng)，并逐步成為最真實(shí)的歷史記載，并包含著全面的發(fā)展、人員、業(yè)務(wù)等信息，具有歷史資源的原始性和參照性，能夠公正、客觀、全面地反映單位信息，并成為國(guó)家檔案的重要補(bǔ)充。

機(jī)關(guān)開(kāi)展文書檔案管理工作時(shí)，通過(guò)對(duì)信息化管理方法的運(yùn)用，可以讓管理流程更加規(guī)范，進(jìn)而優(yōu)化資料收集、信息處理、科學(xué)存檔以及數(shù)據(jù)保存等相關(guān)工作，轉(zhuǎn)化與銜接相應(yīng)信息，促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)工作效率的提高，并對(duì)文書檔案進(jìn)行綜合管理。同時(shí)，在信息化的推動(dòng)下，可以讓文書檔案管理效能得到提升，并讓管理難度得到降低，實(shí)現(xiàn)全覆蓋的管理，優(yōu)化文書檔案管理質(zhì)量與效率，確保文書檔案價(jià)值的發(fā)揮。另外，通過(guò)對(duì)各類信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠增強(qiáng)訪問(wèn)人員、人數(shù)、網(wǎng)絡(luò)的控制，利用密鑰確保文書檔案安全性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的信息化檢索，促進(jìn)信息查詢效率的提高。

二、機(jī)關(guān)文書檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（1）單位重視程度不夠

當(dāng)前機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作并不能直接給單位帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益，基于此項(xiàng)問(wèn)題，機(jī)關(guān)單位中的文書檔案管理工作受重視程度逐漸降低。根據(jù)實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行原因分析，一方面是由于機(jī)關(guān)單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作不重視，很多領(lǐng)導(dǎo)人員在發(fā)展中沒(méi)有樹(shù)立新型發(fā)展理念，重視對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案的管理，認(rèn)為單位的文書檔案只需要按照日常流程進(jìn)行保存分類就行，未在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，按照正規(guī)單位管理要求制定文書檔案管理改進(jìn)計(jì)劃。另一方面，機(jī)關(guān)單位工作人員對(duì)文書檔案管理不重視，很多文書檔案管理人員認(rèn)為此項(xiàng)工作沒(méi)有技術(shù)含量，日常進(jìn)行外輸檔案管理重復(fù)復(fù)雜，在工作中不能尋找到樂(lè)趣，會(huì)降低工作人員日常工作效率和質(zhì)量。

（2）檔案管理人員整體能力不足

當(dāng)前信息化條件下，但綜合管理人員需要對(duì)各種文書檔案進(jìn)行整理，利用現(xiàn)在信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備建立電子檔案，如果在文書檔案管理中管理人員自身不懂得相應(yīng)的檔案管理理論和原則，缺乏專業(yè)的文書檔案管理技術(shù)，在管理中并不能勝任此項(xiàng)工作。而且如果檔案綜合管理人員非常熟悉電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，或者是了解各項(xiàng)通信技術(shù)，也不能將此項(xiàng)工作很好的完成，由此可知，文書檔案管理人員要掌握基本理論技能，需要基于當(dāng)前的發(fā)展情況，樹(shù)立遠(yuǎn)大發(fā)展目標(biāo)，對(duì)自身提出更高發(fā)展要求。根據(jù)實(shí)際的文書檔案管理工作來(lái)看，當(dāng)前處于的綜合管理崗位的人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，很多文書檔案管理工作人員只是簡(jiǎn)單的對(duì)文書檔案進(jìn)行收發(fā)查找，自身缺乏專業(yè)的現(xiàn)代管理知識(shí)，不能準(zhǔn)確操作現(xiàn)代化文書檔案管理設(shè)備。其次，機(jī)關(guān)單位沒(méi)有按照要求配備合適數(shù)量的專職機(jī)關(guān)文書檔案管理人員，很多機(jī)關(guān)單位沒(méi)有按照要求設(shè)定專門人員進(jìn)行文書檔案管理，而且有的機(jī)關(guān)單位設(shè)定的文書檔案管理工作人員兼任其他職務(wù)，此時(shí)導(dǎo)致文書檔案管理工作人員不能把全部精力投入到檔案管理中，即便是單位引進(jìn)各種新型設(shè)備，也不能充分發(fā)揮其價(jià)值，單位文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在信息化發(fā)展比較困難。

（3）文書檔案形成不規(guī)范

機(jī)關(guān)單位日常文書檔案管理對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行歸檔，在管理中會(huì)對(duì)規(guī)范立卷合規(guī)的情況產(chǎn)生一定影響。比如單位文書檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，材料原稿出現(xiàn)大量修改或甚至是丟失問(wèn)題，很多材料在歸檔時(shí)沒(méi)有及時(shí)復(fù)印，利用原件歸檔，其實(shí)原件自己模糊不能正常觀看使用，文書檔案雖然進(jìn)行了歸檔整理，但是整體質(zhì)量下低，其存檔的價(jià)值已然不存在。有形歸檔管理的文檔，會(huì)偶爾利用鉛筆進(jìn)行標(biāo)注，或者歸檔文檔所用的紙張規(guī)格沒(méi)有按照要求。在文檔歸檔管理中沒(méi)有按照要求統(tǒng)一文件大小，導(dǎo)致文件裝訂中出現(xiàn)掉、漏頁(yè)問(wèn)題，不僅影響了檔案的美觀性，而且極易使檔案的完整性受到影響。文書檔案歸檔很多文件沒(méi)有按照要求及時(shí)存儲(chǔ)，而且也出現(xiàn)了氣檔問(wèn)題，在文書檔案管理中，很多類似公文和組合的并沒(méi)有按照一定順序進(jìn)行管理。

（4）文書檔案歸檔技術(shù)陳舊

現(xiàn)在各種新科技不斷涌現(xiàn)，在時(shí)代不斷進(jìn)步中，單位的辦公設(shè)備不斷更新，很多單位配備個(gè)性自動(dòng)化設(shè)備，整體上提升辦公自動(dòng)化水平，在機(jī)關(guān)單位文書檔案管理中發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價(jià)值，可以減輕文書檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，極大的提升文件檔案管理效率。但是在過(guò)去傳統(tǒng)文書檔案管理中，通過(guò)手工進(jìn)行文件處理，已有多年發(fā)展歷史，并且按照原有的管理方法，有一定的管理制度，受傳統(tǒng)手工紙質(zhì)版存儲(chǔ)影響很多檔案沒(méi)有電子版?zhèn)浞?，也有一部分?jì)算機(jī)內(nèi)儲(chǔ)存的電子檔資料，并沒(méi)有打印紙質(zhì)版進(jìn)行留檔保存，受多種因素影響，導(dǎo)致文書檔案管理工作中出現(xiàn)檔案管理不完整，不規(guī)范問(wèn)題，未能高效發(fā)揮文書檔案的作用。

三、信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理工作有效改進(jìn)策略

（1）提高文書檔案管理意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持

很多機(jī)關(guān)單位管理層人員對(duì)文書檔案管理工作重視力度不足，經(jīng)源分析主要是領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理意識(shí)比較缺乏，對(duì)單位文書檔案管理科學(xué)發(fā)展的作用缺乏深刻認(rèn)識(shí)，日常對(duì)單位進(jìn)行管理此方面關(guān)注度不夠，基于此，機(jī)關(guān)單位若想實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須在發(fā)展中從領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行改變，樹(shù)立全新的發(fā)展管理意識(shí)，不斷提高對(duì)文書檔案管理的重視力度，在領(lǐng)導(dǎo)指引下加強(qiáng)員工認(rèn)識(shí)，上下達(dá)成共識(shí)。因此，在后續(xù)發(fā)展中通過(guò)多種方式強(qiáng)化宣傳，通過(guò)多種方式讓企業(yè)所有員工認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，改變機(jī)關(guān)單位工作人員的傳統(tǒng)發(fā)展觀念，日常文書檔案管理工作人員需要積極同領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相應(yīng)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)不僅了解文書檔案管理情況，同時(shí)通過(guò)自己的行為讓領(lǐng)導(dǎo)受到觸動(dòng)，科學(xué)管理文書檔案，可以更方便的為領(lǐng)導(dǎo)提供各項(xiàng)檔案信息，努力做好各項(xiàng)檔案服務(wù)工作，以此激發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的重要性所在。只有在這種情況下，機(jī)關(guān)文書檔案管理才能夠在領(lǐng)導(dǎo)支持下實(shí)現(xiàn)向信息化發(fā)展，如果領(lǐng)導(dǎo)在此方面高度重視，就會(huì)加大相應(yīng)經(jīng)費(fèi)投入，配備相應(yīng)的資源和設(shè)備，使文書檔案管理逐漸與信息化相適應(yīng)，配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施為文書檔案發(fā)展創(chuàng)造條件，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

（2）積極引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)性人才，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量

根據(jù)機(jī)關(guān)文書檔案管理，實(shí)際來(lái)看此項(xiàng)工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，作為文書檔案管理人員，自身需要掌握基本理論知識(shí)，同時(shí)有一定的業(yè)務(wù)能力，工作人員自身的素養(yǎng)與檔案管理工作質(zhì)量密切相關(guān)，因此需要機(jī)關(guān)文書，檔案管理工作人員在日常管理中增強(qiáng)責(zé)任感，堅(jiān)持個(gè)人職業(yè)道德，按照要求落實(shí)各項(xiàng)管理工作，在自己的崗位奉獻(xiàn)自己的力量，同時(shí)還應(yīng)不斷儲(chǔ)備各種文書檔案管理理論知識(shí)，學(xué)習(xí)各項(xiàng)現(xiàn)代操作技術(shù)和相應(yīng)管理手段，所以在發(fā)展中需要引進(jìn)各種專業(yè)人才并且進(jìn)行人才培養(yǎng)。

促進(jìn)機(jī)關(guān)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展引入專業(yè)型人才，此時(shí)需要文書檔案管理人員自身有一定的基礎(chǔ)知識(shí)，能夠做好基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且要了解單位要求的相關(guān)知識(shí)和技能，盡可能的選擇適用型高素質(zhì)人才。如果有些單位設(shè)定專門人員進(jìn)行文書檔案管理，此時(shí)需要定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且后期進(jìn)行考核來(lái)提升文書檔案管理人員的素養(yǎng)，使文書檔案管理工作人員的工作能力整體提升。同時(shí)，必須要求文書檔案管理工作人員要嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)單位要求遵守各項(xiàng)規(guī)范，進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，必須嚴(yán)格按照流程，促進(jìn)文書檔案管理作用的最大發(fā)揮。

（3）創(chuàng)新方法綜合利用現(xiàn)代信息化技術(shù)

信息收尾條件下，機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作依靠現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。根據(jù)具體發(fā)展來(lái)看，在發(fā)展中需要利用智能算法技術(shù)，在這種技術(shù)下進(jìn)行歸納整理，構(gòu)建文書檔案管理工作的自動(dòng)化流程，實(shí)現(xiàn)文書檔案立卷歸檔一體化發(fā)展。第二，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)此項(xiàng)技術(shù)作為各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行篩選識(shí)別，利用現(xiàn)代化檢索工具設(shè)置條件，對(duì)檔案進(jìn)行深層次搜索，滿足使用者的需求，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)分構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的深度加工與使用。第三，可以利用云存儲(chǔ)技術(shù)，對(duì)各種檔案進(jìn)行自動(dòng)化永久性保存，機(jī)關(guān)單位文書檔案管理形成云端裝備進(jìn)行同步存儲(chǔ)，不僅可以有效縮減儲(chǔ)存空間，還可以推動(dòng)此項(xiàng)管理工作持續(xù)性發(fā)展。

（4）規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)工作，確保檔案的美觀性和完整性

機(jī)關(guān)單位發(fā)展中需要面對(duì)新時(shí)期要求對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案資料的美觀性。按照國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)，需要工作人員收集各項(xiàng)資料，按照要求進(jìn)行整理。同時(shí)，如果收集的資料在內(nèi)容和形式等各方面存在一定的相似之處，需要做好有效區(qū)分，根據(jù)具體檔案資料情況進(jìn)行詳細(xì)分析，避免文書檔案管理中出現(xiàn)重復(fù)性資料歸檔問(wèn)題，提升工作人員工作效率，同時(shí)也利于提升文書檔案資料的使用率。

在文書檔案歸檔中，文書檔案管理人員需要對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)分類，按照管理要求對(duì)各項(xiàng)文書檔案進(jìn)行整合，在管理中需要分清重點(diǎn)，按照主次要求，嚴(yán)格把控各個(gè)卷宗的關(guān)口，在日常文書檔案管理中，避免混入不相關(guān)資料。同時(shí)文書檔案管理需要避免歸檔資料的丟失問(wèn)題，在歸檔立卷中需要把同類記有一定的，此時(shí)可以保證文書檔案管理工作的完整性，后期相關(guān)材料放在一起方便查閱，提升檔案的使用價(jià)值。工作人員還應(yīng)該就所有卷宗，建立詳細(xì)的檔案目錄，在文書檔案管理中，按照管理要求，對(duì)各種卷宗進(jìn)行分類整理，做好編目，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行有效鑒定，如果需要銷毀的需要及時(shí)處理。

（5）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高工作效率

機(jī)關(guān)單位只知道分類整理工作比較繁瑣，按照傳統(tǒng)的文書檔案管理來(lái)看工作人員的工作強(qiáng)度比較大，如果文書檔案管理工作通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行整合，可以有效提升整體效率。信息化發(fā)展中面對(duì)當(dāng)前的發(fā)展條件，檔案管理工作逐漸向數(shù)字化過(guò)渡，面對(duì)當(dāng)前的發(fā)展要求，文書檔案管理工作需要適應(yīng)形勢(shì)加快發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化發(fā)展，在單位發(fā)展中需要促進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)，積極落實(shí)各項(xiàng)有效措施，通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，把文書檔案管理工作與信息化相互融合，通過(guò)現(xiàn)代設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)各種文書檔案資料的共享。過(guò)去人們查閱檔案資料，需要相應(yīng)的人員到文書檔案儲(chǔ)藏室進(jìn)行翻閱，在信息化發(fā)展中文書檔案管理工作構(gòu)建現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)模式，如果單位工作人員需要了解相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，可以在辦公室通過(guò)電腦設(shè)備進(jìn)行瀏覽訪問(wèn)，單位內(nèi)業(yè)部構(gòu)建完整系統(tǒng)，及時(shí)把文件納入其中，方便工作人員自行查閱所需信息，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部辦公人員可以下載檔案資料原件，不必到檔案室進(jìn)行翻閱查看，避免翻閱紙質(zhì)檔案浪費(fèi)時(shí)間，可以提升檔案檢索效率，使檔案工作更好服務(wù)群眾。

總結(jié)

綜上所述，在現(xiàn)代化管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作面對(duì)此種現(xiàn)狀，存在一定的挑戰(zhàn)，也面臨發(fā)展機(jī)遇。機(jī)關(guān)文書檔案管理工作受當(dāng)前發(fā)展環(huán)境影響逐漸從傳統(tǒng)向信息化過(guò)渡，推動(dòng)機(jī)關(guān)文書檔案工作創(chuàng)新發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)將成為一種必然。所以在發(fā)展中要加大力度為信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理工作創(chuàng)造條件，在現(xiàn)有文書檔案管理工作基礎(chǔ)上進(jìn)行深化改革。

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