淺談檔案管理存在問(wèn)題和對(duì)策

唐式英

摘要：檔案管理工作涉及的范圍較為廣泛，比如國(guó)家政治、專業(yè)研究資料等，且存在著明顯的保密性。所以這就要求相關(guān)部門要深刻意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要意義。但現(xiàn)階段檔案管理依然存在諸多問(wèn)題，比如檔案管理人員對(duì)檔案的重視程度不夠、管理方式僵化、不靈活等，從而影響到檔案管理工作水平。對(duì)此，針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出科學(xué)合理地改善對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

檔案管理工作本身就存在著較高的研究?jī)r(jià)值，通過(guò)深層次地開(kāi)發(fā)與運(yùn)用檔案信息資料，方便提供有價(jià)值的信息?；跁r(shí)代快速發(fā)展的趨勢(shì)下，無(wú)論是針對(duì)管理理念還是管理模式來(lái)說(shuō)，均讓檔案管理工作質(zhì)量與效率邁入了新的臺(tái)階，在緊跟時(shí)代潮流的基礎(chǔ)上，與此項(xiàng)工作發(fā)展需求相吻合。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員沒(méi)有對(duì)檔案工作予以高度重視

結(jié)合相關(guān)實(shí)踐調(diào)查可知，我們國(guó)家的檔案管理人員，甚至是很多領(lǐng)導(dǎo)干部均對(duì)此項(xiàng)工作存在著一定的片面性，即把此項(xiàng)工作當(dāng)成抄抄寫寫的工作，沒(méi)有對(duì)其予以高度重視。不僅如此，一些工作者將此項(xiàng)工作當(dāng)作應(yīng)付檢查的工作，只有不丟失，可以查檔就可以了。不廣泛關(guān)注檔案工作的思想均充分展示了不少人對(duì)此項(xiàng)工作沒(méi)有全面的認(rèn)知，不重視此項(xiàng)工作已不能滿足當(dāng)前的管理需求。

（二）檔案室的環(huán)境、硬件設(shè)施不夠先進(jìn)

因?yàn)橄嚓P(guān)管理者的思想與有關(guān)部門的不夠關(guān)注，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備依然處于不夠充足的狀態(tài)，一些單位甚至不具備獨(dú)一無(wú)二的管理部門，就資料室的環(huán)境有著強(qiáng)烈的感受，陰冷、狹窄，防范工作無(wú)法真正落實(shí)到實(shí)處，繼而影響到其作用的充分發(fā)揮。所以，有關(guān)部門一定要將更多的眼光放在此項(xiàng)工作之上，確保其可以百分之百地發(fā)揮出最大的價(jià)值。

（三）管理方式僵化、不靈活

隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，各種新型技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，在持續(xù)推廣與應(yīng)用期間，衍生出了各種各樣的新事物，逐漸讓此項(xiàng)工作的形式以及內(nèi)容朝著多元化的方向發(fā)展。然而，一些單位理念還停留在以前，特別是大部分低級(jí)別檔案管理部門，軟硬件設(shè)備配套還處于不健全的狀態(tài)，軟件工具更新次數(shù)并不頻繁。從檔案管理部門的角度出發(fā)來(lái)講，其因?yàn)樾畔⒒瘲l件不好，無(wú)法順應(yīng)時(shí)代高效開(kāi)展工作。再加上信息化檔案管理體系不完善，配套系統(tǒng)操作繁瑣，繼而對(duì)檔案管理水平產(chǎn)生不利影響。

二、檔案管理工作的改善對(duì)策

基于電子信息化腳步持續(xù)加快的趨勢(shì)下，檔案管理早已慢慢將以往檔案管理加以替代，可見(jiàn)此項(xiàng)工作早已是一個(gè)企業(yè)，一個(gè)單位生存運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保證。針對(duì)檔案管理的改善對(duì)策，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是持續(xù)提高管理人員的綜合能力;二是優(yōu)化檔案管理制度與法規(guī);三是完善與優(yōu)化檔案功能;四是主動(dòng)實(shí)施電子化檔案管理。

（一）持續(xù)提高管理人員的綜合能力

孫中山曾說(shuō)過(guò)：“國(guó)經(jīng)邦，人才為急”。由此可見(jiàn)，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人才的鼎力相助，所以要加大干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)的力度，并盡可能地選擇那些政治立場(chǎng)堅(jiān)定、綜合能力強(qiáng)的人才從事此項(xiàng)工作。對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行分析后可知，其存在著明顯的保密性，應(yīng)當(dāng)廣泛關(guān)注對(duì)相關(guān)管理者的教育培養(yǎng)，時(shí)刻關(guān)注他們的生活以及工作，激發(fā)他們的工作熱情。從客觀上講，相關(guān)工作人員綜合能力的高低會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作整體水平產(chǎn)生直接的影響，所以相關(guān)管理者要高度重視自身的發(fā)展，通過(guò)相關(guān)教育以及培訓(xùn)的形式來(lái)武裝自己的頭腦，對(duì)每一個(gè)流程以及基本要求有一個(gè)全面的了解，繼而促進(jìn)檔案水平的全面提升。積極尋找新的管理模式，旨在讓檔案工作可以朝著科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向前進(jìn)。

（二）優(yōu)化檔案管理制度與法規(guī)

雖然我們國(guó)家的檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)展了很久，然而與之相匹配的法律規(guī)范還處于有待健全的狀態(tài)。構(gòu)建檔案工作制度的時(shí)候需要遵循如下要求：首先，此項(xiàng)工作的規(guī)章制度一定要充分展示規(guī)范性與合理性。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)在全面了解自身特征的基礎(chǔ)上構(gòu)建切實(shí)可行的規(guī)章制度，結(jié)合要求構(gòu)建滿足自身的檔案管理工作，旨在與當(dāng)前檔案管理的需求相吻合。其次，規(guī)章制度通俗易懂。眾所周知，規(guī)章制度的出臺(tái)實(shí)際上是為了規(guī)范工作人員的行為，所以制度一定要存在著較強(qiáng)的可行性，其構(gòu)建需要廣大人民群眾都能懂得，將簡(jiǎn)便易行當(dāng)作主要目的，旨在讓其最大價(jià)值得到充分發(fā)揮。再次，檔案管理工作的規(guī)范除了要限制領(lǐng)導(dǎo)之外，還要限制職工，要存在較強(qiáng)的雙向性。從客觀的角度出發(fā)來(lái)講，此項(xiàng)工作需要眾多部門以及員工的努力才可以完成，而領(lǐng)導(dǎo)是十分關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，他們的一言一行均會(huì)對(duì)制度落實(shí)與否產(chǎn)生直接的影響，而員工在單位發(fā)展進(jìn)程中扮演著重要的角色，屬于制度的執(zhí)行者。最后，堅(jiān)持制度實(shí)施的嚴(yán)肅性。從檔案部門的角度出發(fā)來(lái)講，其不單單是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，還屬于規(guī)章制度的實(shí)施部門。在具體實(shí)施期間，一定要做到賞罰分明，旨在展現(xiàn)出制度的權(quán)威性。

（三）完善與優(yōu)化檔案功能

從檔案功能的角度出發(fā)來(lái)講，其是隨著社會(huì)的發(fā)展而完善起來(lái)的，讓其記錄內(nèi)容更加全面細(xì)致，確保時(shí)刻的更新。基于新時(shí)代來(lái)臨的趨勢(shì)下，檔案的功能也在悄無(wú)聲息地發(fā)生改變，這就要對(duì)檔案的功能做好重新定位工作，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，保留檔案中已有關(guān)鍵部分;第二，持續(xù)拓寬與豐富檔案的內(nèi)涵，便于讓所存在的功能得到百分之百的發(fā)揮，從而為單位服務(wù)。

（四）主動(dòng)實(shí)施電子化檔案管理

信息時(shí)代下每一個(gè)行業(yè)均發(fā)生了質(zhì)的改變，檔案管理工作也是如此。所以這就要求相關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)做到與時(shí)俱進(jìn)，并靈活運(yùn)用各種信息技術(shù)手段以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效運(yùn)用能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息科學(xué)收集以及存儲(chǔ)，從而促進(jìn)信息化水平的全面提升。電子化檔案管理，并不是百分之百將紙質(zhì)檔案完全代替，而是紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)存在，最大限度地降低檔案損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

基于信息化持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理工作一定要緊跟時(shí)代的潮流，并使用切實(shí)可行的手段從源頭上轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，并積極尋找檔案現(xiàn)代管理形式，從而加快社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)的進(jìn)度。希望在文本的論述下，可以對(duì)相關(guān)單位有所幫助。

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