鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的現(xiàn)狀及應對策略

何英

摘要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是開展社會主義新農村建設、新型城鎮(zhèn)化建設和“三農”工作的重要基礎，它支撐著農村經濟社會的發(fā)展，是農村記憶和文化保存、傳承的重要載體，是維護農民群眾權益的重要保障。針對問題提出完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的對策，規(guī)劃切實可行的解決方案。

關鍵詞：檔案管理;優(yōu)化;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案

鄉(xiāng)鎮(zhèn)具體開展各個檔案管理業(yè)務環(huán)節(jié)工作的規(guī)范程度，一定程度上是該鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作水平高低的標志，維護鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的完整、安全，就要嚴格規(guī)范其各個管理業(yè)務環(huán)節(jié)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理業(yè)務的八個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都要完成不同的工作內容，每一個環(huán)節(jié)都環(huán)環(huán)相扣、缺一不可。根據對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實際情況的調研分析，針對其存在問題，對其中的收集、整理、保管、利用四個業(yè)務環(huán)節(jié)提出具體改進措施。

一.強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案收集工作

收集工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展檔案管理工作的基礎和前提。要解決目前普遍存在于各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作中歸檔文件材料收集不齊全的問題，要從以下幾方面著手：

1、明確歸檔范圍。各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）要參考國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期陰規(guī)定》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等文件要求，制定本館（室）的收集檔案范圍細則和工作方案，上報上級檔案行政管理部門同意后實行，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關、各站所職能活動中直接形成的文字、圖表、聲像、實物等文件材料都能完整、按時歸檔。特別注意幾類檔案材料的收集：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關反映其內部職能活動的文件材料;涉及社會主義新農村建設、綜治維穩(wěn)、精準扶貧、鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)劃、農村土地承包經營權、農村土地確權登記頒證、土地林地征收、文化建設、財政審計、安全生產、司法信訪等有關鄉(xiāng)鎮(zhèn)經濟發(fā)展和社會管理方面的檔案;關乎群眾日常生活的婚姻登記、優(yōu)撫救濟、復退軍人安置、房屋拆遷、教育衛(wèi)生、社會保障等民生檔案;村（社區(qū)）反映組織建設和自治管理、事務管理、權屬、合同協(xié)議、綜治調解等方面的檔案;照片、聲像、實物等特殊載體檔案。

2、設定歸檔時限。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構要積極組織開展檔案的收集工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關、社會團體、企事業(yè)單位和村（社區(qū)）必須定時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構移交檔案，確保于下一年度 6 月底前完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的歸檔整理和集中統(tǒng)一管理。

3、注重檔案內容特色性。要結合各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)獨具特色的少數民族資源、旅游資源、名優(yōu)特產資源、自然遺產資源、非物質文化遺產資源、歷史文化資源等實際，開展檔案的接收、征集工作，突出各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）藏特點。

二.規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案整理工作

因為目前并未制定統(tǒng)一的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）整理規(guī)范，因此各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）需要參考遵循國家標準、行業(yè)標準開展檔案整理工作。 各級檔案行政管理部門積極開展業(yè)務指導和專業(yè)培訓。指派專業(yè)人員實地到各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展檔案整理工作的指導、監(jiān)督工作，身體力行，以身作則;舉辦學習培訓班，幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員熟悉各類檔案的整理規(guī)范，使其熟練掌握檔案材料整理工作的每一項具體內容，能夠獨立、正確的完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案區(qū)分全宗、全宗內檔案分類、立卷、案卷排列、編制案卷目錄的一系列整理流程。

三.改善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管條件

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）要針對自身實際情況，獲得市、縣級財政配套撥款的鄉(xiāng)鎮(zhèn)要充分利用好財政補助，未獲得財政補助的鄉(xiāng)鎮(zhèn)要努力克服困難、各方籌措資金，按照規(guī)范化建設要求改建、重建檔案專用庫房，庫房內配備檔案裝具、防盜門窗、遮光窗簾、滅火器、防磁柜空調機、除濕機等基本設備以及電腦、掃描儀、復印機等現(xiàn)代化設備，放置防蟲藥，嚴格執(zhí)行專人管理庫房制度，實行庫房、查閱兩分開，確保檔案實體的安全保管。

四.提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案利用水平

在前期管理環(huán)節(jié)得到優(yōu)化后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源更為豐富多樣，等待著被慧眼識珠之人利用挖掘。為進一步提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源利用水平，可以進行以下幾方面工作：

1、加強宣傳力度，提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾的檔案意識。首先，由于部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導干部沒有檔案意識，不重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作;其次，大多數農村居民受教育程度不高，日常接受外界信息較少，不知道什么是檔案，不了解檔案工作，缺乏利用檔案的自覺性。因此需要采取一些例如電視、廣播、報紙、文藝演出、主題展覽等接地氣的活動來作為檔案宣傳的途徑，讓群眾能最大程度了解本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）的基本概況和檔案館藏，提升群眾對檔案的關注度，調動他們參與檔案建設的積極性，以此來擴大鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的社會影響，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的進一步開展。

2、提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員的資源開發(fā)利用水平。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員必須秉持敬業(yè)精神，全面熟悉和研究館（室）藏檔案情況，面對群眾利用需求，能夠及時準確給予答復。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員要通過積極自學、參加上級行政管理機構開展的學習培訓活動等多種途徑提高檔案編研水平，結合實際分析新形勢下社會利用檔案需求，在深入研究鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）資源的基礎上，通過編寫檔案參考資料、編纂檔案文獻、參與編史修志等多種途徑去挖掘鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源所蘊含的珍貴價值，豐富檔案資源利用方式，提高利用效率，充分滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會經濟發(fā)展的需要。

3、改進提供利用的方式。開辟檔案查閱利用場所，盡可能免費為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員和廣大群眾提供查找閱覽服務、外借服務、展覽服務、復制服務、證明服務、參考咨詢等多種服務。

4、利用已完成的數字化檔案目錄和全文資源，編制計算機檢索工具，提高檔案信息的查全率和查準率，簡化群眾利用的步驟，并且進一步爭取構建各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)間檔案信息資源互通網絡，實現(xiàn)群眾利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源的最快捷化。