淺談高?？紕?wù)管理信息化建設(shè)

李歆怡

（閩江師范高等?？茖W(xué)校，福建 福州 350018）

考試是高校教學(xué)管理中重要的環(huán)節(jié)，隨著高校錄取率逐年增長(zhǎng)，原先使用的人工管理教務(wù)工作的方式越來(lái)越無(wú)法滿足管理需求。近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的生活中日趨重要，如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入教務(wù)管理工作，實(shí)現(xiàn)考務(wù)管理信息化，減少人工管理方式中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和漏洞，是當(dāng)前各類高校考務(wù)管理工作關(guān)注的重點(diǎn)。將現(xiàn)代信息技術(shù)引入考務(wù)管理工作，可以強(qiáng)化教學(xué)管理部門對(duì)學(xué)生考試的過(guò)程控制及考試數(shù)據(jù)處理能力，使學(xué)校可以利用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)有效的分析，并進(jìn)行決策?，F(xiàn)代信息技術(shù)可滿足不同的管理需求，從不同方面對(duì)考試結(jié)果進(jìn)行信息查詢檢索，促進(jìn)高等院?？荚嚬芾砉ぷ髯詣?dòng)化、規(guī)范化，有效提高學(xué)校的工作效率和工作質(zhì)量。

一、傳統(tǒng)考務(wù)管理工作流程存在的主要問(wèn)題

傳統(tǒng)考務(wù)管理工作主要采取人工管理的方式，目前通過(guò)傳統(tǒng)（人工）方式進(jìn)行考務(wù)管理的流程如圖1所示。

圖1 傳統(tǒng)（人工）考務(wù)管理模式流程圖

人工考務(wù)管理模式存在的問(wèn)題和缺陷主要有：

（一）考試安排易出現(xiàn)問(wèn)題

考試安排出現(xiàn)問(wèn)題主要體現(xiàn)在考試時(shí)間、地點(diǎn)及監(jiān)考老師發(fā)生沖突等各個(gè)方面：在同一考試時(shí)間段內(nèi)，安排同一考試班級(jí)參加兩門或兩門以上的考試科目；或者在同一時(shí)間里將兩門以上考試科目安排在同一教室同一考試地點(diǎn)；還有對(duì)監(jiān)考老師在同一時(shí)間內(nèi)安排兩場(chǎng)考試的監(jiān)考等。

（二）成績(jī)管理易出現(xiàn)問(wèn)題

在傳統(tǒng)管理方式中，由于均為手工操作填寫(xiě)，導(dǎo)致成績(jī)管理易存在問(wèn)題，主要體現(xiàn)在：在手工收集成績(jī)時(shí)，對(duì)于未及時(shí)上交的課程成績(jī)無(wú)法統(tǒng)計(jì)，且沒(méi)有采用統(tǒng)一規(guī)范的課程名稱；手工填制的多份成績(jī)單填寫(xiě)錯(cuò)誤不一致；成績(jī)出來(lái)后，學(xué)生無(wú)法及時(shí)知曉和查閱自己的成績(jī)，相關(guān)教學(xué)部門不能及時(shí)有效地掌握成績(jī)；制作學(xué)生的成績(jī)單時(shí)，需要工作人員查閱所有科目的成績(jī)單，工作量大、效率低下，且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（三）重修課程管理易出現(xiàn)問(wèn)題

由于人工進(jìn)行管理，學(xué)生重修課程管理容易出現(xiàn)差錯(cuò)，主要體現(xiàn)在重修課程和正常上課排課出現(xiàn)沖突，在同一時(shí)間安排同一學(xué)生既上重修課又正常上課；由于不易查詢，任課老師不了解哪些學(xué)生是本學(xué)期重修的學(xué)生。人工管理易出現(xiàn)學(xué)生辦理完重修手續(xù)后不上課、校方難以監(jiān)管的情況。

二、高?？紕?wù)管理信息化系統(tǒng)需求分析

我國(guó)高校于20世紀(jì)90年代末期開(kāi)始推行考務(wù)管理信息化，軟件開(kāi)發(fā)商根據(jù)當(dāng)時(shí)的信息技術(shù)發(fā)展水平，開(kāi)發(fā)出當(dāng)時(shí)Dos環(huán)境下基于Novell局域網(wǎng)的、適用于本科階段考務(wù)管理系統(tǒng)軟件，該軟件的開(kāi)發(fā)迅速提高了高?？紕?wù)管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，極大地改善了當(dāng)時(shí)的高?？紕?wù)管理情況。

隨著高校發(fā)展格局的變化，高校間的合并與發(fā)展日漸增多，且計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，使原先開(kāi)發(fā)的考務(wù)管理軟件出現(xiàn)問(wèn)題，如容易被病毒或黑客攻擊、遠(yuǎn)程同時(shí)并發(fā)數(shù)受限、資源共享的安全性較差等，影響了高?？紕?wù)管理工作的推進(jìn)和實(shí)行。因此，利用最新的信息技術(shù)研制開(kāi)發(fā)新的考務(wù)管理系統(tǒng)十分重要，新的考務(wù)管理系統(tǒng)以嚴(yán)謹(jǐn)、高效、安全、準(zhǔn)確為實(shí)施目標(biāo)，為有需求的相關(guān)部門和個(gè)人服務(wù)。

（一）數(shù)據(jù)信息錄入方面

考務(wù)管理信息數(shù)據(jù)較為復(fù)雜，且重復(fù)性較強(qiáng)，目前高校考試種類繁多，如：四、六級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、期末考試、補(bǔ)考等，考務(wù)管理人員在整理數(shù)據(jù)時(shí)，整理、輸入、復(fù)核的工作量都較大，易產(chǎn)生疲勞導(dǎo)致輸入錯(cuò)誤，一旦出錯(cuò)，將對(duì)依賴于數(shù)據(jù)的考生信息、監(jiān)考管理、考場(chǎng)安排、成績(jī)管理等工作產(chǎn)生影響。由于信息數(shù)據(jù)較為復(fù)雜，因此要求考務(wù)信息系統(tǒng)有更強(qiáng)的識(shí)別錯(cuò)誤的能力，可以主動(dòng)識(shí)別出邏輯錯(cuò)誤，以便更準(zhǔn)確、可靠地采集處理信息。由于高校實(shí)施學(xué)分制，考務(wù)管理系統(tǒng)在錄入成績(jī)時(shí)，最好能夠?qū)⒊煽?jī)自動(dòng)轉(zhuǎn)化成學(xué)分，以上需求需要研究開(kāi)發(fā)出更有效、科學(xué)的考務(wù)管理程序。

（二）數(shù)據(jù)備份方面

安全與備份是計(jì)算機(jī)信息處理過(guò)程中的關(guān)鍵步驟之一，現(xiàn)在開(kāi)發(fā)出來(lái)的考務(wù)信息系統(tǒng)能夠較好地解決安全問(wèn)題。但是由于考試的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新較快，因此備份問(wèn)題是考務(wù)管理系統(tǒng)需要解決的關(guān)鍵問(wèn)題，何時(shí)備份、如何備份，備份所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)資源如何進(jìn)行處理，都是開(kāi)發(fā)考務(wù)信息管理系統(tǒng)軟件所需考慮的問(wèn)題。

（三）考務(wù)管理軟件的功能需求

高校全方位實(shí)施高?？紕?wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)考務(wù)管理工作信息化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，需要具備以下兩種功能：一是能夠自動(dòng)編排功能，該功能主要是能夠自動(dòng)完成考試的編排，考務(wù)管理人員只須根據(jù)需要適當(dāng)調(diào)整，即可設(shè)計(jì)出合理的、科學(xué)的考試編排方案；二是考試現(xiàn)場(chǎng)的指揮功能，依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，監(jiān)考老師配備iPad等硬件設(shè)施，隨時(shí)與考試管理中心溝通，對(duì)考場(chǎng)進(jìn)行全方位的指揮，并儲(chǔ)存相關(guān)信息，生成的信息可以方便日后成績(jī)收集、審核和發(fā)布，還可以方便學(xué)生日后在互聯(lián)網(wǎng)查閱相關(guān)信息。

三、考務(wù)管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

（一）設(shè)計(jì)原則

高?？紕?wù)管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)過(guò)程中需嚴(yán)格遵守的原則有：

1.可擴(kuò)展性原則

局域網(wǎng)和系統(tǒng)軟件可以通過(guò)增加硬件設(shè)備進(jìn)行擴(kuò)展，采用五層技術(shù)框架設(shè)計(jì)，在保證易用、夠用的基礎(chǔ)上，支持管理軟件未來(lái)五年的發(fā)展更新需要。

2.安全性原則

要保證管理系統(tǒng)的安全性，首先要進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制。管理系統(tǒng)的用戶信息安全必須嚴(yán)格保障，為防止發(fā)生越權(quán)現(xiàn)象，必須采用周密嚴(yán)格的用戶登錄確認(rèn)程序，針對(duì)特別重要的信息部分，還須增添身份確認(rèn)程序，提高信息的安全性。

此外，采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和保存。

3.可靠性原則

考務(wù)管理系統(tǒng)的可靠性主要從網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)和系統(tǒng)軟件、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)等方面予以保障，應(yīng)提供足夠的備份方案，以保證發(fā)生故障時(shí)用最快的速度恢復(fù)使用系統(tǒng)，并減少因故障造成的損失。

4.易用性原則

要求設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、個(gè)性化、友好的操作平臺(tái)，使用戶可以輕松準(zhǔn)確地找尋所需信息，學(xué)會(huì)使用系統(tǒng)操作。

（二）架構(gòu)設(shè)計(jì)方案

1.改進(jìn)已有舊的考務(wù)管理信息系統(tǒng)

隨著社會(huì)和信息科學(xué)的發(fā)展，考務(wù)管理系統(tǒng)面臨更新?lián)Q代以適應(yīng)新的環(huán)境。高?？梢砸雽I(yè)的軟件開(kāi)發(fā)商，根據(jù)本校實(shí)際情況進(jìn)行研發(fā)，設(shè)計(jì)出滿足本學(xué)?？紕?wù)管理要求的系統(tǒng)。由于是量身定制的軟件，信息管理系統(tǒng)可以和已有的人工管理流程更加匹配、穩(wěn)定。新信息系統(tǒng)應(yīng)滿足安全需要、防止病毒攻擊，可以通過(guò)專網(wǎng)向異地提供信息，使工作人員工可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交互式查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.架構(gòu)層次分布

在考務(wù)管理系統(tǒng)的架構(gòu)中，最上面的一層是表示層，主要作用是系統(tǒng)與用戶之間建立溝通，為用戶提供科學(xué)、友好的瀏覽界面和操作界面，接受用戶對(duì)于數(shù)據(jù)信息的訪問(wèn)要求，并將處理結(jié)果反饋給用戶。表示層在實(shí)際運(yùn)行中需要連接打印機(jī)及計(jì)算機(jī)等多個(gè)客戶端。高?？紕?wù)管理系統(tǒng)中間層是業(yè)務(wù)邏輯層，作為系統(tǒng)處理層，該層由應(yīng)用程序服務(wù)器與WEB Service服務(wù)器兩部分構(gòu)成，其中包括事物的運(yùn)行規(guī)律及計(jì)算方法，通過(guò)WEB Service傳遞給用戶，確?？紕?wù)管理系統(tǒng)便捷應(yīng)用。考務(wù)管理系統(tǒng)中的最下層是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層，主要應(yīng)用于數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文檔服務(wù)和知識(shí)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.集成綜合性信息系統(tǒng)

目前高校采用的各類信息采集系統(tǒng)繁多，信息較為復(fù)雜。新研發(fā)信息系統(tǒng)可以采用較為通用的模塊化方式進(jìn)行設(shè)計(jì)研究。將B/S結(jié)構(gòu)與C/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合，采用模塊化結(jié)構(gòu)，將考務(wù)系統(tǒng)分為考場(chǎng)安排、分?jǐn)?shù)管理等若干子系統(tǒng)。對(duì)于經(jīng)常要處理核心業(yè)務(wù)的考務(wù)管理人員的使用模塊采用C/S技術(shù)實(shí)現(xiàn)，客戶端遠(yuǎn)程與邏輯層和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行連接，并通過(guò)WEB Service直接訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生用戶使用則采取B/S技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

考務(wù)管理是高校教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)考務(wù)管理可以促進(jìn)學(xué)風(fēng)和校風(fēng)建設(shè)，大力推動(dòng)考務(wù)管理信息化進(jìn)程，可提高考務(wù)管理部門的工作質(zhì)量和工作效率，降低管理成本，使整個(gè)工作流程更加規(guī)范、流暢，更好地為考務(wù)管理人員及師生提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。