淺談縣級社會保險(xiǎn)檔案管理

許紅艷

摘 要：伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各項(xiàng)領(lǐng)域運(yùn)行進(jìn)程逐漸加快，我國新時(shí)代背景下的檔案管理工作朝著良好趨勢買進(jìn)，通過將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案資源管理階段中，使檔案管理效率全面提高，在確保檔案完善性和準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)相關(guān)的管理目標(biāo)。本篇文章主要闡述了新時(shí)期背景下做好縣級社會保險(xiǎn)檔案管理工作的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：縣級社會保險(xiǎn)檔案管理;完善策略

和龍市社會保險(xiǎn)檔案管理中心成立于2009年10月，是和龍市社會化管理服務(wù)工作推廣的重點(diǎn)工程。幾年來，在省州局和市委、市政府的關(guān)心和支持下，在市檔案局的幫助和指導(dǎo)下，檔案中心建設(shè)已成規(guī)模。目前庫存退休人員檔案 43946卷，業(yè)務(wù)檔案6971卷，和龍市社會保險(xiǎn)檔案管理中心被評為“全省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理示范單位”，“全省社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)優(yōu)秀單位”。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，列入日程

和龍市社會保險(xiǎn)事業(yè)管理局領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案工作，緊緊圍繞為退休人員服務(wù)這一中心任務(wù)，不斷推進(jìn)檔案管理工作。成立了局長擔(dān)任組長，副局長擔(dān)任副組長，檔管理中心成員具體負(fù)責(zé)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行“一把手”負(fù)責(zé)制，建立檔案工作網(wǎng)格化管理，把檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，制定了檔案工作年度計(jì)劃。經(jīng)常召開檔案工作專題會議，對檔案工作進(jìn)行階段性總結(jié)、安排和部署。制定了檔案目標(biāo)責(zé)任制，將檔案工作同年終考核相結(jié)合，同部署、同推進(jìn)、同落實(shí)。

為使檔案工作真正步入標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、法制化軌道，我們采取走出去，請進(jìn)來，學(xué)習(xí)借鑒他人經(jīng)驗(yàn)。在局領(lǐng)導(dǎo)全力扶持和分管領(lǐng)導(dǎo)親自過問下，先后參觀了長春市社會保險(xiǎn)檔案管理中心等檔案管理先進(jìn)單位，同時(shí)積極與市檔案局溝通協(xié)調(diào)，請市檔案局進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，精益求精，不斷加強(qiáng)檔案管理中心薄弱環(huán)節(jié)的建設(shè)，糾正工作中的不足。領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，使全體檔案管理工作人員樹立了管好用好檔案和更好為群眾服務(wù)的信心，為做好檔案管理工作提供了強(qiáng)大的精神動力，激發(fā)了工作熱情。

二、加大投入，努力建設(shè)先進(jìn)檔案庫

硬件建設(shè)完善與否，是能否開展好各項(xiàng)工作的前提和保障。因此，在檔案管理中心建立初期，我們堅(jiān)持“高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”，把“建立先進(jìn)檔案庫，裝備先進(jìn)硬件設(shè)備，打造先進(jìn)管理團(tuán)隊(duì)”作為我們的工作目標(biāo)。2009年10月，4235平方米的檔案管理中心投入使用，新建的檔案管理中心突破了過去由于硬件場地設(shè)施不足所制約的條件，為和龍市社會保險(xiǎn)新時(shí)期檔案工作的規(guī)范化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新建檔案庫房289平方米，閱覽室95平方米，辦公室46平方米，實(shí)現(xiàn)了檔案辦公室、閱覽室、檔案室三分離。檔案庫房配置了密集架28列168節(jié)，可容納2厘米檔案8萬多卷的保管需要。同時(shí)配有吸塵器、掃描儀、滅火器、防磁柜、打印機(jī)、刻錄機(jī)、裝訂機(jī)、切紙機(jī)、條碼機(jī)、掃描槍等設(shè)備。庫房等重要地方均安裝了防盜窗、防盜門，達(dá)到了防護(hù)措施先進(jìn)嚴(yán)密。

三、夯實(shí)基礎(chǔ)，全面提升檔案整體質(zhì)量

通過論述和龍市社會保險(xiǎn)檔案管理工作實(shí)際開展現(xiàn)狀來看，該項(xiàng)工作是目前推廣的重點(diǎn)工程，我國市政府對其的重視程度極高。其中，實(shí)施該項(xiàng)檔案管理工作遵循的要求是科學(xué)合理的進(jìn)行監(jiān)督以及管理，將檔案自身的功能和價(jià)值全面呈現(xiàn)出來。為此，工作中我們強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，著重抓好以下幾個(gè)方面的工作：其一是建立了檔案基礎(chǔ)信息庫。在整理檔案的過程中，需要進(jìn)一步明確退休人員的檔案信息，避免產(chǎn)生遺漏現(xiàn)象，整合完整以后全部落實(shí)與計(jì)算機(jī)內(nèi)，為后期查詢檔案提供諸多的便利。其二是務(wù)必保證檔案獲取、整理和儲存以及查詢等處于同步狀態(tài)中實(shí)施，做到獲取檔案之后及時(shí)錄入檔案，當(dāng)天便可以查詢。其三，創(chuàng)建完善且規(guī)范的電子類型檔案。要想確保電子檔案的完善程度，就必須轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)放置和整理方式，要求按掃描要件整理排序，并由原來企業(yè)負(fù)責(zé)裝訂，改為建立電子檔案后統(tǒng)一由檔案中心裝訂，既避免了再次拆卷挑選要件的麻煩，又減輕了企業(yè)負(fù)擔(dān)。四是做好數(shù)據(jù)備份。嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)要求，有效實(shí)施各項(xiàng)電子信息數(shù)據(jù)的備份處理工作，以計(jì)算機(jī)硬盤和光盤為主，進(jìn)而確保檔案丟失以后還可以快速找回，保障了數(shù)據(jù)的完善性。其五，仔細(xì)檢查檔案數(shù)量。在庫房管理過程中，要求專業(yè)性的人員專門檢查檔案數(shù)量，定期清點(diǎn)，以免后期發(fā)生誤差，造成損失。

四、健全制度，科學(xué)管理

一是加強(qiáng)制度建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓。根據(jù)《檔案法》文件要求，對各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行有效整理，制定了《檔案收集制度》、《檔案整理制度》等。對檔案工作實(shí)行目標(biāo)考核，指標(biāo)量化，責(zé)任到人，分工明確，對工作日內(nèi)不能完成的利用業(yè)余時(shí)間補(bǔ)上。中心主任帶頭工作并且認(rèn)真填寫工作記實(shí)卡。中心人員每天都能提前半小時(shí)到崗，清掃衛(wèi)生，保持庫房衛(wèi)生整潔。中心工作人員比學(xué)趕幫超的工作熱情和干勁解決了人員少，任務(wù)重的難題，使中心各項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行。同時(shí)，注重加強(qiáng)對工作完成情況的監(jiān)督檢查，規(guī)定在檔案管理中出現(xiàn)的問題，造成不良后果的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)調(diào)離工作崗位。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高技能操作水平

檔案管理中心始終把教育培訓(xùn)放在首位，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，全方面提升檔案管理工作的整體水平。一是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。堅(jiān)持政治理論學(xué)習(xí)制度，利用“天天十分鐘”、每周五集中學(xué)習(xí)等機(jī)會，深入黨章、黨史、等內(nèi)容。記筆記、寫心得，務(wù)求實(shí)效，使檔案管理中心人員增加了服務(wù)熱情，轉(zhuǎn)變了工作作風(fēng)，提高了理論能力素養(yǎng)。二是加大相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，做好創(chuàng)新工作，提升整體技能，加深對于各項(xiàng)檔案要點(diǎn)的掌握程度?，F(xiàn)階段，創(chuàng)新的關(guān)鍵在于提高業(yè)務(wù)能力，基于此，社會保險(xiǎn)檔案管理部門除了加強(qiáng)人員檔案知識點(diǎn)培訓(xùn)力度之外，還必須統(tǒng)一讓員工學(xué)習(xí)有關(guān)的社保政策，使各項(xiàng)員工認(rèn)識到掌握社保政策內(nèi)容的必然性，這樣的話，可以幫助群眾解答疑惑，所以，不僅本職工作要做好，對前來咨詢的群眾也要對答如流、及時(shí)解答。

六、轉(zhuǎn)變觀念，爭創(chuàng)先進(jìn)文明服務(wù)窗口

在檔案服務(wù)期間，我們始終堅(jiān)持熱情接待，文明服務(wù)。和龍市社會保險(xiǎn)檔案管理中心成立了專門提供檔案咨詢和服務(wù)的窗口，為進(jìn)一步協(xié)調(diào)好檔案管理以及查詢等方面的工作，我們采取檔案接收、歸檔、微機(jī)錄入、電子掃描和數(shù)據(jù)庫查詢同步進(jìn)行的鏈條式管理方法，使工作效率有了明顯提高。同時(shí)社保保險(xiǎn)檔案管理工作開展期間，還需要遵循特殊人員特殊對待的基本原則和理念，將人為關(guān)懷真正意義的體現(xiàn)出來，幫助人們快速辦理各項(xiàng)難題，無法進(jìn)行辦理的事情則是重點(diǎn)論述清楚，確保理由合理，得到群眾的理解。自2009年提供查詢服務(wù)以來，和龍市社會保險(xiǎn)檔案管理中心為企業(yè)、職工及退休人員等提供檔案查詢累計(jì)約5.6萬余人次，未發(fā)一起因檔案查詢而引起的上訪事件。

和龍市社會保險(xiǎn)檔案管理中心工作雖然產(chǎn)生了良好的效果，可是和實(shí)際管理需求還有著諸多差別。我們將在省州社保局、市委市政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下和市檔案局的精心指導(dǎo)，加大工作力度，提高工作實(shí)效，更好地把退休人員檔案管理工作做實(shí)做細(xì)，為廣大參保對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)社會保險(xiǎn)工作更快更好發(fā)展，為構(gòu)建和諧和龍做出更大的貢獻(xiàn)！

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