高校印章檔案的管理現(xiàn)狀與對策

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2107-5042-0680

摘? 要：印章檔案是高校檔案資源的組成部分，是學(xué)校獨(dú)具特色的檔案資源。它反映了高校行政沿革，真實客觀地見證了學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展歷程，具有特定的查考利用價值。但高校印章檔案管理并沒有得到很好的重視，還存在技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一、印章檔案的管理制度不完善等問題。該文對于高校印章檔案管理中存在的幾個主要問題加以分析，并提出了制定科學(xué)統(tǒng)一的印章檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、實行印章檔案成套保管、加強(qiáng)印章檔案管理等行之有效的策略。

關(guān)鍵詞：印章管理? ?印章檔案? ?現(xiàn)狀? ?措施

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2021）06（b）-0056-03

Present Situation and Countermeasures of Seal Archives Management in Colleges and Universities

HUANG Yuhua

（Jinggangshan University， Ji'an， Jiangxi Province， 343009? China）

Abstract： Seal archives are an integral part of university archives resources and unique archives resources. It reflects the administrative evolution of colleges and universities， truly and objectively witnesses the development process of running a school， and has specific reference and utilization value. However， the management of seal archives in colleges and universities has not been paid much attention， there are still some problems， such as the lack of unity of technical norms and standards， and the imperfect management system of seal archives. This paper analyzes several main problems existing in the management of seal archives in colleges and universities， and puts forward some effective strategies， such as formulating scientific and unified seal archives management standards， implementing complete storage of seal archives， and strengthening seal archives management.

Key Words： Seal management; Seal file;Present situation;Measures

高校印章檔案是高校檔案資源重要的組成部分，是學(xué)校具有獨(dú)特特點(diǎn)的寶貴資源，真實地反映了高校行政沿革，真實客觀地見證了學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展歷程，并且在甄別文件真假、歷史文化研究、補(bǔ)辦手續(xù)證明或補(bǔ)蓋印章等方面，承擔(dān)著比較重要的作用。但目前，很多高校印章管理工作相對滯后，且存在著問題和隱患，也很有可能導(dǎo)致珍貴的印章材料丟失。建立健全完善的印章檔案管理制度，是保證印章檔案的安全與完整的有力保障，是目前印章檔案管理需要解決的問題。

1? 高校印章檔案的內(nèi)涵及意義

國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章被稱為印章檔案，印章檔案有著特殊載體形態(tài)，在檔案考證、歷史研究、藝術(shù)鑒賞和文物收藏等方面有著不可估量的價值^[1]。高校印章檔案是高校在教學(xué)、科研、管理等其他社會活動中形成和使用過的，有一定保存價值的，是進(jìn)行歸檔保管的印章^[2]。

印章檔案具有特殊性，主要表現(xiàn)在以下3個方面：一是形成方式的特殊性。一般在制作機(jī)關(guān)印章時，首先要向上級主管機(jī)關(guān)申請，或者由其直接制作并發(fā)放。由于機(jī)構(gòu)變更、制作要求變化等原因?qū)е峦Ｖ棺鲝U使用的印章，由批準(zhǔn)或制發(fā)機(jī)關(guān)收集處理。其次，將能反映機(jī)關(guān)主要職能或主要?dú)v史脈絡(luò)及具有一定藝術(shù)鑒賞性、具有參考憑證價值的印章移交進(jìn)檔案館（室），印章檔案就是這樣形成的^[3]。二是載體樣式的廣泛性。從材料上看，能以固體形式存在的物體幾乎都可以作印章材料的載體，如玉、石、木、橡膠及塑料制品等。三是具有查考、收藏研究價值。從考證檔案方面來看，一般來說，某個機(jī)關(guān)在特定時期內(nèi)產(chǎn)生的文件材料，有對應(yīng)時間，并且都會有印章。如果出現(xiàn)一些糾紛，是由于和當(dāng)前文件有沖突引起的，那么查找到以前使用過的印章檔案，以此作為憑證，就能更好地解決這類問題。

一枚印章的失效、廢止反映了一個單位或機(jī)構(gòu)的消亡、撤消、解體。把這些每個時段的檔案材料匯集起來，就形成了單位或機(jī)構(gòu)的發(fā)展和變革歷史。雖然高校失效廢止印章在新印章啟用之日起，就失去了法律效力，但它們卻真實客觀地反映了學(xué)校辦學(xué)發(fā)展歷程、校內(nèi)機(jī)構(gòu)演變的歷史過程，具有特定的查考利用價值，這也是作為高校發(fā)展?fàn)顩r、學(xué)校歷史沿革、鑒定檔案文件真?zhèn)魏途幨沸拗?、地名變遷等方面的重要依據(jù)資料，有著非常大的利用價值^[4]。因此，高?？茖W(xué)、規(guī)范、妥善地管理和保管印章檔案是十分必要的。

2? 高校印章檔案的管理現(xiàn)狀分析

2.1 印章檔案的整理規(guī)范不夠完善

目前，印章檔案整理方面的技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一和規(guī)范，導(dǎo)致高校印章檔案管理和整理方法五花八門。1993年，經(jīng)國家教育委員會發(fā)布關(guān)于《高等學(xué)校檔案實體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的通知（以下簡稱《通知》）文件后，此文件作為高校檔案管理工作的法理依據(jù)和貫徹執(zhí)行的工作規(guī)范，從1994年起一直沿用至今，但《通知》沒有將作廢的印章歸入集中統(tǒng)一管理的檔案范疇，在很長一段時期內(nèi)，大部分高校檔案館（室）把作廢印章作為實物資料整理保存，而不是納入檔案范疇來進(jìn)行管理。

2008年6月，《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T 40-2008）經(jīng)湖北省檔案局起草，經(jīng)國家檔案局發(fā)布，在2008年9月1日開始正式實施。該規(guī)則作為我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的推薦性標(biāo)準(zhǔn)，條款具體、可操作性強(qiáng)，正文對印章檔案各個整理環(huán)節(jié)如何處理做出了明確規(guī)定，避免籠統(tǒng)、空泛的文字。該規(guī)則實施以來一直作為檔案機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門開展工作的工具指南。但是，仍然存在著缺點(diǎn)。一是時效性方面，文中有些內(nèi)容和條款已顯落伍，該規(guī)則頒布至今已逾十載，一直沒有與時俱進(jìn)，重新修訂過。二是部分章節(jié)之間邏輯關(guān)系錯亂，比如一級標(biāo)題存在邏輯層級不相符的情況。三是缺乏歸檔范圍的說明，在該規(guī)則的保管期限章節(jié)中對于印章歸檔范圍的具體包含內(nèi)容沒有明確說明，非?；\統(tǒng)，對實際歸檔沒有指導(dǎo)意義^[5]。

2.2 印章檔案的管理制度不健全

長期以來，高校普遍存在對印章檔案的重要價值、印章檔案的管理重視不夠^[6]。目前，很多高校檔案館依然存在印章管理和檔案管理不成套的管理模式，檔案管理部門沒能建立健全制度規(guī)范進(jìn)行強(qiáng)有力的指導(dǎo)，導(dǎo)致印章檔案管理的工作出現(xiàn)滯后，珍貴的印章材料丟失。

一方面，立檔單位擔(dān)心印章檔案移交后要承擔(dān)風(fēng)險，所以束之高閣不移交進(jìn)館;檔案館存在印章檔案不方便管理，萬一遺失要承擔(dān)較大的責(zé)任，缺乏主動作為。另一方面，立檔單位不知道“交給誰，交哪些，怎么交”。由于檔案館（室）對印章檔案的收集管理方面都較為薄弱，可能各單位歸檔范圍要求沒有對印章檔案做出明確規(guī)定，這就容易出現(xiàn)，印章檔案要么不區(qū)分價值全部歸檔或進(jìn)館，要么有一些應(yīng)該永久保存的重要、珍貴印章被遺漏甚至丟失。

3? 做好高校印章檔案管理工作的措施

3.1 出臺科學(xué)規(guī)范的印章檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)在，全國很多檔案管理機(jī)構(gòu)，制定了該機(jī)構(gòu)的印章檔案管理辦法。因為這些辦法是適應(yīng)各自單位的，比較有局限性，所以規(guī)章制度有很大的差異性。國家檔案局中央檔案館辦公室在《印章檔案整理規(guī)則（征求意見稿）》中指出，印章檔案規(guī)范管理的主要前提是保證印章檔案的收集要齊全完整;“誰發(fā)由誰收繳”作為機(jī)關(guān)單位收集停用廢止印章的參照原則，按照一年移交一次的原則，最后統(tǒng)一移交到由機(jī)關(guān)檔案室保存。而各地也制定了相應(yīng)的印章管理辦法，因為沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，個人經(jīng)驗和能力不一，在實際工作中，對印章檔案的歸檔造成了遺漏和缺失的情況。這就迫切希望檔案主管部門，盡快制定出實用性強(qiáng)的印章檔案管理指導(dǎo)性文件規(guī)范。因為明晰的表述印章檔案概念、準(zhǔn)確定義印章檔案專用術(shù)語、操作性強(qiáng)的整理方法、明確的歸檔范圍等方面對檔案工作者整理檔案才有指導(dǎo)意義，從本質(zhì)上，把印章檔案工作逐漸歸入規(guī)范、科學(xué)管理的路徑。

3.2 實行印章檔案成套保管

印章檔案包括印章實體、印模以及印章從形成到廢止至移交進(jìn)館過程中產(chǎn)生的一套文件，如印章刻制申報表、批準(zhǔn)刻制表、印章啟用申請單、印章廢棄說明、印章更換請示、印章交接等。印章檔案成套保存，一方面對于印章檔案的收集齊全有利，從印章的形成階段開始整理，再到啟用，然后廢止移交，每一個階段的文件可以按照印章在不同階段的作用及地位進(jìn)行收集整理;另一方面方便查找和利用，印章實體與相關(guān)的印章文件材料成套保管，即檔案管理部門把印章實體和與印章相配套的文件一起納入文書檔案保管，達(dá)到印章實體和文件統(tǒng)一的狀態(tài)。當(dāng)需要查找某個印章或印章文件材料時，更能從文書檔案中迅速查找到。再者，有利于充分發(fā)揮檔案的憑證價值。避免濫用廢止印章事件的發(fā)生，可快速、完整地找出與該印章相關(guān)的文件材料，證明該印章已經(jīng)失效，有效發(fā)揮印章檔案的價值。

3.3 加強(qiáng)印章檔案規(guī)范管理

3.3.1 加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

印章檔案，能真實地反映某個單位或機(jī)構(gòu)設(shè)置的行政沿革，仍具有歷史憑證作用及重要參考價值^[7]。高素質(zhì)檔案工作隊伍是加速高校檔案建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵，檔案館要建立并落實檔案人才培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化檔案隊伍對印章檔案規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，掌握整理方法。通過理論和實物操作培訓(xùn)，提升檔案者工作隊伍的知識水平和基本技能，有助于更全面地保存印章檔案。

3.3.2 完善啟用印章檔案的審批利用程序

檔案保存的用途主要是有利于利用、甄別文件材料真假、探究高校歷史沿革是印章檔案利用的主要目的。印章的特殊屬性，影響決定了印章檔案的提供利用必須謹(jǐn)慎^[8]。比如：在實際工作中，啟用印章檔案審批表制作的時候，以下項目內(nèi)容是不可缺少的，如申請重新啟用印章事由、蓋章材料的名稱、印章需要使用的次數(shù)、啟用印章的名稱，還有學(xué)校及有關(guān)部門和相干領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意欄。還要特別注意，在用印完畢后，利用者及印章管理者須簽名及注明用印時間，以確保印章檔案利用合法規(guī)范。此外，明確專人負(fù)責(zé)各類印章的日常管理。具體主要包括啟用印章審批制度、不同種類印章安全保管制度、用印權(quán)限范圍限定制度等，避免多人保管、管理印章。

4? 結(jié)語

綜上所述，高校印章檔案是高校檔案館的寶貴資源，在補(bǔ)辦證明手續(xù)、補(bǔ)蓋印章、甄別文件材料真假、研究高等學(xué)校文化歷史等方面，依然起著很重要的作用。針對當(dāng)前高校印章檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行充分的了解和分析，并提出切實可行的方法策略，加強(qiáng)高校印章檔案的收集，對豐富館藏結(jié)構(gòu)、提高高校檔案管理和服務(wù)水平、提升高校文化軟實力具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：黃玉花（1985—），女，碩士，館員，研究方向為檔案研究與保護(hù)。