新時期石油企業(yè)人事檔案管理工作的問題及對策

李鴻祖

摘要：新時期下的石油企業(yè)人事檔案管理工作，存在著多方面的問題，為了保障管理工作能夠符合現(xiàn)階段的社會發(fā)展趨勢，需要不斷完善和優(yōu)化管理制度，實現(xiàn)現(xiàn)代信息化發(fā)展，以便能夠充分發(fā)揮出人事檔案的價值作用。因此，本文就針對石油企業(yè)人事檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出了具體對策，以供參考建議。

關鍵詞：石油企業(yè);人事檔案;管理工作

前言：

人事檔案管理的工作內(nèi)容主要包括人員檔案信息的收集整理、保存歸檔等等，其中的文件記錄著企業(yè)員工的個人能力、學歷信息以及綜合素質等等參考資料。對于企業(yè)來說，人事檔案信息的全面完整、真實準確是企業(yè)全面了解并考察內(nèi)部員工的參考依據(jù)和標準，對后期工作中人員的調配以及崗位安排有著重要作用，有助于企業(yè)人力資源工作的有序開展。

一、新時期石油企業(yè)人事檔案管理工作的問題分析

（一）缺少規(guī)范的人事檔案管理制度

部分石油企業(yè)在關于人事檔案的管理工作，由于企業(yè)內(nèi)部缺少全面規(guī)范的管理制度，具體的執(zhí)行標準不夠統(tǒng)一完善，這就導致了工作流程不清晰，工作人員不夠能明確自身的工作職能范圍，從而影響了檔案管理的整體工作效果。再加上檔案管理領導對于管理工作缺少足夠的重視度，人事檔案管理中的資料信息和整體工作無法得到全面的完整性，以至于還會出現(xiàn)隨意更改檔案信息或者檔案信息混亂的現(xiàn)象，這些方方面面都對石油企業(yè)人事檔案管理工作的實效性造成了不利影響。這就要求了需嚴格規(guī)范管理制度，確保人事檔案工作的各項環(huán)節(jié)能夠落實到位，以便為后續(xù)的管理工作打下堅實的基礎。

（二）檔案資料缺少全面完整性

石油企業(yè)在招聘到員工后，一般情況下都會要去填寫相關的信息，以便于后期人事檔案工作的查閱以及利用。但由于部分企業(yè)員工并未及時上交檔案資料，因而無法保障企業(yè)員工檔案資料的整體完備性。石油企業(yè)一般情況下都是由人事部門來統(tǒng)一查詢或者使用電子檔案管理系統(tǒng)，但由于檔案信息不夠全面，那么各部門的管理人員無法有效了解員工情況，在調配工作中也會增加一定的難度。此外，其他部門進行檔案信息查詢時也會影響人事部門其他工作效率，從而無法保障管理工作質量和工作效率得到提升。

二、新時期石油企業(yè)人事檔案管理工作的具體建議和對策

（一）建立全面規(guī)范的管理制度，提高制度化水平

在石油企業(yè)人事檔案管理工作中，最基層的工作內(nèi)容包括內(nèi)部員工檔案信息的收集、審核以及統(tǒng)一整理。在新時期時代背景下，想要做好人事檔案管理工作，應該綜合考慮內(nèi)部員工的實際變化情況，并將其及時補充到相應的檔案信息中去，保障人事檔案信息能夠具備準確性以及全面完整性。還需構建全面規(guī)范的認識檔案信息管理機制，加強關于檔案信息歸檔以及移交的審核工作，篩選過濾其中存在的不實信息內(nèi)容，以便保障員工自身的實際情況和檔案資料信息互相吻合[1]。與此同時，還需要健全人事檔案信息的管理工作制度，將其作為保障管理工作合法合規(guī)的約束標準和要求，還應將檔案責任具體落實到個人，以便能夠有效提升人事檔案管理人員的工作責任意識，并制定相應的懲處措施，調動員工的工作積極性以及主動性，以便保障檔案管理的制度化以及規(guī)范化水平得到全面提升[2]。新時期下還需不斷創(chuàng)新和優(yōu)化人事檔案管理制度，以便能夠應對管理環(huán)境的日益復雜以及變化，注重提升管理人員的工作專業(yè)知識以及綜合素質素養(yǎng)，促使其能夠認識到檔案管理工作對于促進石油企業(yè)發(fā)揮在那的重要作用，合理劃分檔案管理人員的工作職能范疇，便于能夠深層了解并熟練掌握專業(yè)技能手段，從而保障人事檔案管理工作能夠符合現(xiàn)階段石油企業(yè)對其的發(fā)展要求。

（二）完善電子管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化資源共享

由于新時期背景下檔案管理環(huán)境呈現(xiàn)復雜化的發(fā)展趨勢，這就要求了石油企業(yè)也應該依據(jù)新情況以及新形勢發(fā)展來修改以及完善信息化管理，以便能夠采取科學規(guī)范的工作方式來完成檔案管理。應及時采集和整理企業(yè)員工人事檔案信息，堅持嚴謹、認真負責的工作態(tài)度來完成檔案信息內(nèi)容的歸檔以及整理，確保檔案信息的全面完整性以及真實性。企業(yè)的其他部門也應該全面支持人事檔案管理工作，嚴格執(zhí)行企業(yè)規(guī)定的相關制度條例，比如像是需要借閱員工檔案時需先上報部門負責人，在由人事部進行審核，借閱完之后還需立即歸還入檔，保障檔案資料的安全性以及全面完整性[3]。以往傳統(tǒng)的紙質檔案管理已然無法滿足新時代的發(fā)展需求，因而需要充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢作用，以便實現(xiàn)石油企業(yè)內(nèi)部檔案資料的信息共享。管理人員可以將收集到的檔案資料統(tǒng)一錄入到電子檔案中去，一方面能夠避免在查閱中浪費更多的人力，一方面又能保障這些檔案信息的完整保存性。石油企業(yè)內(nèi)部話應該充分利用現(xiàn)有資源，保障檔案信息不被隨意泄漏或者更改，人事部門還可以使用設置電子密碼的方式加強檔案信息的保密性，信息技術專業(yè)人員構建電子防火墻，健全檔案管理防護機制，提升檔案資料的安全性。石油企業(yè)人事檔案管理信息的完整才能便于各部門更好的進行人員的調配，從而進一步提升企業(yè)的整體工作效率以及經(jīng)營效益。

結語：

綜上所述，隨著新時期國家社會時代的變化發(fā)展，石油企業(yè)的人事檔案管理工作也應緊隨時代發(fā)展，利用全面規(guī)范的管理制度以及現(xiàn)代化的電子管理系統(tǒng)，來積極應用管理工作中存在的一些問題，以便能夠實現(xiàn)檔案資料的有效共享發(fā)展，同時還應注重資料的完整性以及安全保密性，不斷完善和優(yōu)化人事檔案管理工作，以此來促進石油企業(yè)人事管理的優(yōu)質發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳燕，張誼，陳曉琴. 企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J]. 中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2021，（07）：8-9.

[2]張旖旎. 問題導向下提高企業(yè)人事檔案質量和利用效率的方法探討[J]. 企業(yè)改革與管理，2021，（08）：78-79.

[3]蘇燕. 石油企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀及其創(chuàng)新思考[J]. 勞動保障世界，2019，（23）：67.