探討新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略

趙娜

摘要：人事檔案管理工作是一項(xiàng)社會(huì)基本管理職能，具有非常重要的社會(huì)價(jià)值。基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式存在的種種弊端，我們有必要對人事檔案管理工作模式進(jìn)行改進(jìn)，以提高管理工作效率。本文根據(jù)筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對如何加強(qiáng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，以供大家借鑒、參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化管理;現(xiàn)代化管理模式

引言：

現(xiàn)階段，先進(jìn)的信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，為人們的生產(chǎn)生活帶來巨大的變化，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然到來。人事檔案作為企業(yè)人事部對個(gè)人管理的基礎(chǔ)與憑證，對于識別干部、選拔人才、干部隊(duì)伍建設(shè)意義重大。

1.信息化時(shí)代人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理新態(tài)勢

管理環(huán)境復(fù)雜

在現(xiàn)今信息化管理的時(shí)代，主要以實(shí)體人事檔案作為基礎(chǔ)，開展新的電子人事檔案管理，其中收集與歸納的主體都是員工或者是單位自行組織。電子化人事檔案作為載體，呈現(xiàn)出內(nèi)容可分離、傳輸可網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)，讓信息資源開發(fā)與利用變得更加的便捷，單位也可在工作開展中，加強(qiáng)對人事檔案資源的集中管理與數(shù)據(jù)分析，清楚地了解單位的人力資源結(jié)構(gòu)，為后續(xù)的用人提供更多的參考。于是人事檔案管理工作就面臨更加復(fù)雜的開放性網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，雖然開展檔案管理工作的流程與環(huán)節(jié)沒有出現(xiàn)較大的變化，但信息系統(tǒng)的管理企業(yè)、與外網(wǎng)之間的對接等，都讓人事檔案管理工作從最簡單的人為風(fēng)險(xiǎn)與自然風(fēng)險(xiǎn)變得更加復(fù)雜，需要單位在工作開展中，重視管理工作開展的流程、環(huán)節(jié)以及制度等方面的優(yōu)化。

1.2設(shè)施不完備

各類系統(tǒng)都需要硬件設(shè)備支持，缺乏優(yōu)質(zhì)硬件的系統(tǒng)，是難以發(fā)揮其最大效能的。但設(shè)備的購買和維護(hù)需要投入大量資金，部分企事業(yè)單位對人事檔案工作不夠重視，投入的資金不足，從而導(dǎo)致人事檔案信息化管理設(shè)施不完善，信息化進(jìn)程推進(jìn)慢。

1.3數(shù)據(jù)利用方式比較單一

從公司人事檔案管理信息化總體情況來看，盡管本公司人事檔案信息化開始時(shí)間早，但忽視了對信息化的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與利用，在大多數(shù)情況下，只是將人事檔案信息化建設(shè)作為保存檔案資料的載體，對所有人事信息實(shí)行“數(shù)字化”處理來進(jìn)行錄入和查詢，但是更為重要的人員分析、數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)都沒有做深層次開發(fā)，嚴(yán)重限制了人員檔案數(shù)據(jù)的利用效率和系統(tǒng)的使用效果。

2.加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

對于建立完善的信息數(shù)據(jù)庫來說，其最大的作用是將全國各地之間流動(dòng)人員人事檔案資料進(jìn)行共享，為流動(dòng)人員人事檔案信息化管理提供最基礎(chǔ)的措施保障，同時(shí)，為人事檔案管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及對人事檔案制度的改革，我國流動(dòng)人員的數(shù)量不斷增加。因此，應(yīng)為我國建立完善的、可靠的、通用的數(shù)據(jù)庫，將人事檔案資源進(jìn)行信息化管理。

2.2加強(qiáng)制度建設(shè)，提升網(wǎng)絡(luò)安全防范意識

制度的建設(shè)以及安全防范意識的樹立，直接地關(guān)乎各項(xiàng)管理工作與應(yīng)急措施的有效執(zhí)行，不管是從人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的階段中，還是完善制度都是防范安全事故出現(xiàn)的有效手段。突出對人事檔案的信息管理安全事件發(fā)生頻率，提升各個(gè)環(huán)節(jié)的安全管理工作開展效率，例如在人事檔案的共享、利用等工作環(huán)節(jié)中，重點(diǎn)突出對存在風(fēng)險(xiǎn)較多的環(huán)節(jié)加以安全管理，例如生成電子人事檔案、電子人事檔案傳輸?shù)?。針對管理人員講，可通過學(xué)術(shù)講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，不斷地提升檔案管理人員自身的信息素養(yǎng)，加強(qiáng)其對人事檔案管理存在價(jià)值的認(rèn)識。并對工作的流程進(jìn)行優(yōu)化、對人事檔案的經(jīng)手人員進(jìn)行登記，保障可有效的追溯。通過提升全體員工網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，加以對檔案工作開展宣傳，提升人們對人事檔案工作泄露的危害性認(rèn)識、提升員工對秘鑰的管理，以及日常生活中信息安全意識，能自覺地重視對個(gè)人信息的保護(hù)。

2.3形成統(tǒng)一管理體系

人事檔案管理要走上信息化建設(shè)的道路，建立一套規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系是首要任務(wù)。要明確人事檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，確定人事檔案流轉(zhuǎn)規(guī)則，建立檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)（方便檔案錄入），開發(fā)專門的人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。在系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，建立可共享的檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，給予有關(guān)人員權(quán)限區(qū)域數(shù)據(jù)資源的共建共享。建立健全人事檔案信息管理體制，確保人事檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的順利進(jìn)行。

2.4結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況

信息化建設(shè)是一種趨勢，它對任何一個(gè)企業(yè)來說都是發(fā)展過程中必須經(jīng)歷的。但每個(gè)企業(yè)的實(shí)際情況不同，所以人事檔案管理的信息化建設(shè)也要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行。對于實(shí)力較強(qiáng)的大型企業(yè)，自然應(yīng)當(dāng)加大信息化建設(shè)的支持力度和資金投入，重視管理軟件的開發(fā)和研究，建立專業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件，做好信息系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，使人事檔案管理工作的效率可以滿足企業(yè)管理和發(fā)展的需要。

2.5加大信息化建設(shè)指導(dǎo)力度，加強(qiáng)法治建設(shè)

想要衡量一個(gè)國家是否具有較強(qiáng)的綜合實(shí)力，其衡量標(biāo)準(zhǔn)之一就是信息化發(fā)展水平是否得到提升。因此，我國應(yīng)對流動(dòng)人員人事檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，不斷提高我國的信息化發(fā)展水平。我國人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在對人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，要認(rèn)真對待每一份檔案資料。工作人員所接觸的每一份人事檔案都是具有法律效力的，只是當(dāng)前法治建設(shè)尚未完善，因此，應(yīng)針對流動(dòng)人員人事檔案管理工作完善相關(guān)的法律制度，保證每一份資料都得到可靠的保護(hù)。只有法律制度完善合理，才能保證資料被合理運(yùn)用。

結(jié)束語：

人事檔案更多記錄的是人事信息，對新時(shí)代人力資源管理工作的開展有著一定的影響。在現(xiàn)今信息化時(shí)代發(fā)展背景下，企業(yè)需要在工作中不斷地建立健全人事檔案信息化管理制度;同時(shí)完善相關(guān)硬件設(shè)備的安裝以及對軟件系統(tǒng)的升級，加強(qiáng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫與人士檔案信息化管理平臺的建設(shè)工作，可更好地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將人事檔案管理開展的功能充分發(fā)揮出來，促使人事檔案管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供更多的服務(wù)。

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