新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對(duì)策

趙繼強(qiáng)

（開封市中心醫(yī)院院長(zhǎng)辦公室，河南 開封475000）

1 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

1.1 提高臨床治療質(zhì)量和效率

現(xiàn)代化檔案管理能夠形成各種數(shù)據(jù)庫(kù)，在患者就醫(yī)時(shí)，通過(guò)癥狀描述和系統(tǒng)分析，能夠篩選出幾種切實(shí)可行的治療方案，為醫(yī)生開展工作提供了參考，這對(duì)于提高療效、保證安全、降低費(fèi)用等方面都能發(fā)揮積極作用。

1.2 提升醫(yī)院服務(wù)管理水平

傳統(tǒng)檔案管理工作需要對(duì)大量紙質(zhì)文件進(jìn)行填寫、分類、整理、存儲(chǔ)，不但浪費(fèi)了資源，而且消耗了時(shí)間，容易因人為操作失誤導(dǎo)致錯(cuò)亂、遺失等問題，各種信息的實(shí)際利用率并不高，通過(guò)電子檔案的制作和存儲(chǔ)，在系統(tǒng)的幫助下，能夠得出更加全面和準(zhǔn)確的分析結(jié)果，幫助醫(yī)院及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，控制管理運(yùn)行成本，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。

1.3 提供個(gè)性化的醫(yī)療服務(wù)

在醫(yī)療領(lǐng)域，個(gè)性化醫(yī)療服務(wù)也是醫(yī)院發(fā)展改革的重要方向。雖然自動(dòng)化系統(tǒng)能夠篩選出合適的治療方案，但是因病人個(gè)體情況不同也會(huì)產(chǎn)生差異，通過(guò)大數(shù)據(jù)整合，能夠?qū)⒒颊叩纳?、工作、學(xué)習(xí)等其他信息納入其中，為個(gè)性化治療提供依據(jù)。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化存在的主要問題

2.1 存在安全隱患

防火墻能夠使計(jì)算機(jī)免受病毒入侵和黑客攻擊，從而保證數(shù)據(jù)安全，有些醫(yī)院對(duì)網(wǎng)絡(luò)防火墻認(rèn)識(shí)不足，有的電腦甚至沒有安裝防火墻軟件，或者只是網(wǎng)絡(luò)下載的免費(fèi)軟件，這都會(huì)形成安全漏洞。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備更新緩慢，甚至無(wú)人監(jiān)管，很容易出現(xiàn)信息泄露或者惡意篡改。

現(xiàn)階段，電子檔案管理的安全建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)療工作具有一定的特殊性，權(quán)限變更、用戶增減比較頻繁，很容易出現(xiàn)管理混亂的問題。部分工作人員安全意識(shí)較差，用內(nèi)網(wǎng)電腦連接外網(wǎng)下載安裝軟件，或者隨意插拔U盤，容易導(dǎo)致病毒感染，再加上安全管理制度不健全，都會(huì)形成很多漏洞和隱患[2]。

2.2 缺乏存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)

文字類檔案存儲(chǔ)格式缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在面對(duì)不同格式時(shí)需要安裝不同軟件，電子檔案名稱缺少規(guī)范，在命名和檢索時(shí)容易出現(xiàn)問題。在圖片類和視頻類文件存儲(chǔ)管理上也同樣存在著問題，不同格式的文件在大小、質(zhì)量等方面差異較大，文件越大占據(jù)的空間越大，在讀取速度上受限，文件越小占據(jù)空間也越小，但是難以滿足沖印、放大等要求，而且不同格式文件讀取也需要安裝專業(yè)軟件，這些都不利于電子檔案的規(guī)范管理。

除此之外，電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中可能會(huì)產(chǎn)生人為修改，如果不采取加密措施，那么很容易導(dǎo)致文檔信息丟失或者錯(cuò)誤，而且有些檔案沒有備份，一旦硬盤出現(xiàn)損毀便會(huì)丟失大量的數(shù)據(jù)。有些工作人員在歸檔時(shí)不能認(rèn)真確定檔案價(jià)值，使許多有用的文檔被埋沒，或者關(guān)鍵詞設(shè)定有問題，在檢索時(shí)無(wú)法有效調(diào)取[3]。

2.3 檢索調(diào)用缺陷

許多醫(yī)院都購(gòu)買了專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，但是沒有得到充分利用，許多醫(yī)療工作者仍然依賴于網(wǎng)頁(yè)搜索，這樣能夠得到更多的信息，然而網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容紛繁復(fù)雜，有些沒有經(jīng)過(guò)審核和驗(yàn)證，在安全性和有效性上不能得到保障，而且由于自身水平和工作習(xí)慣的問題，許多醫(yī)務(wù)工作者習(xí)慣于中文檢索，很少使用英文檢索，歐美發(fā)達(dá)國(guó)家的醫(yī)療水平比較高，許多先進(jìn)理念和臨床治療都是英文文獻(xiàn)，這樣便導(dǎo)致了大量?jī)?yōu)質(zhì)資源的閑置浪費(fèi)。在下載文檔之后，有些工作人員只會(huì)通篇閱讀，不能靈活運(yùn)用更加高效的閱讀方式，閱讀效率比較低，而且忽視了會(huì)議記錄、圖書報(bào)紙、學(xué)術(shù)論文等類型文檔，選擇面過(guò)窄。在檢索技巧上也存在諸多問題，比如，方式單一，內(nèi)容過(guò)多，嘗試太少，等等，很難調(diào)取出真正有用的檔案。

3 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)化策略

3.1 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員不再是簡(jiǎn)單地進(jìn)行分類整理工作，而是要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力，檔案管理人員需要具備優(yōu)秀的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)和愛崗敬業(yè)的品質(zhì)。這是醫(yī)務(wù)工作者的基本要求，檔案管理人員需要具有改革開放的思想和與時(shí)俱進(jìn)的目光，能夠順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展潮流，突破原有檔案管理模式，根據(jù)電子檔案特點(diǎn)主動(dòng)拓展思路，檔案管理工作人員需要具備醫(yī)療常識(shí)，信息收集、整理、分類都會(huì)涉及醫(yī)療知識(shí)，如果理解錯(cuò)誤很容易導(dǎo)致歸檔錯(cuò)誤，檔案管理工作人員還需要具備現(xiàn)代化辦公技能，對(duì)各種電子檔案能夠準(zhǔn)確處理。另外，檔案管理工作人員還應(yīng)該具備良好的文字功底、較強(qiáng)的溝通能力和學(xué)習(xí)能力，能夠在日常工作中做好組織協(xié)調(diào)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。

3.2 培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理是為臨床治療服務(wù)的，所以工作人員必須具備服務(wù)意識(shí)，不能簡(jiǎn)單地將檔案管理現(xiàn)代化理解為從紙質(zhì)文檔到電子文檔，而是要站在用戶的角度思考，從信息提交、資料獲取到信息共享都能夠便捷高效。醫(yī)療行業(yè)的數(shù)據(jù)平臺(tái)比較多，電子檔案共享帶來(lái)了極大的便利，檔案管理人員需要做好質(zhì)量把控，為一線工作者提供全面準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)。提升服務(wù)質(zhì)量最主要的就是改善工作流程，在各個(gè)環(huán)節(jié)能夠最大限度地保證工作效率，許多醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了電子化、信息化就醫(yī)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)可以預(yù)約掛號(hào)，并對(duì)醫(yī)院情況進(jìn)行詳細(xì)了解，在就診過(guò)程中刷卡或者掃碼付費(fèi)，不必反復(fù)排隊(duì)繳費(fèi)，減少了大量的等待時(shí)間，有效緩解了患者的焦慮情緒，使有限的資源得到了最大限度的發(fā)揮[4]。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的安全保障措施

做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)防火墻是重要的網(wǎng)絡(luò)安全屏障，但必須保證防火墻的可靠性。好的防火墻具有成熟的發(fā)展歷史，而且表現(xiàn)良好，具備獨(dú)立的軟硬件設(shè)施和全狀態(tài)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，而且程序設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔高效，方便對(duì)權(quán)限進(jìn)行劃分，可以實(shí)現(xiàn)分組管理。防火墻的更新維護(hù)要及時(shí)，保證各項(xiàng)功能都能發(fā)揮作用，防火墻的設(shè)置不但要在內(nèi)外網(wǎng)之間，而且安全等級(jí)不同的內(nèi)網(wǎng)之間也要設(shè)置。除此之外，積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)病毒防御系統(tǒng)，提前做好病毒防御，及時(shí)檢查進(jìn)出數(shù)據(jù)，阻止病毒入侵和擴(kuò)散。

隨著存儲(chǔ)媒介的更新?lián)Q代，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該做好存儲(chǔ)工作，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)程序建立，提高存儲(chǔ)的可靠性和穩(wěn)定性。現(xiàn)階段，光盤、硬盤、云存儲(chǔ)都在大量的運(yùn)用，對(duì)于價(jià)值較高的電子檔案，可以采取多重存儲(chǔ)的方式，檔案格式要制定標(biāo)準(zhǔn)，能夠滿足不同需求，選擇合適的電腦硬盤進(jìn)行備份、篩選、修改，然后標(biāo)注關(guān)鍵詞，做好分類整理。光盤是一種便宜的存儲(chǔ)介質(zhì)，可以將硬盤中的檔案刻錄成光盤，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間備份，也可以上傳到網(wǎng)盤中，方便不同空間、不同時(shí)間的資料調(diào)取。另外，將每年的檔案集中上交檔案室備份，實(shí)現(xiàn)不同層級(jí)的管理。

3.4 不斷完善檔案管理制度建設(shè)

除了提高檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)，在做好安全防護(hù)措施的基礎(chǔ)上，制定一系列安全準(zhǔn)則，防止因人為因素導(dǎo)致的安全隱患。在電子檔案管理專用電腦中，不得安裝其他程序，特別是盜版軟件，其中可能會(huì)存在病毒，而且不能使用專用電腦訪問外網(wǎng)，防止黑客攻擊。在數(shù)據(jù)拷貝上，U盤和移動(dòng)硬盤要及時(shí)查殺，不能隨意插拔，如果出現(xiàn)陌生文件不能隨意打開和傳輸，這些都是管理工作的重點(diǎn)。醫(yī)院檔案管理涉及病患隱私，所以，國(guó)家相關(guān)部門也要加快立法進(jìn)程，不斷彌補(bǔ)法律漏洞，保護(hù)電子檔案不被惡意傳播，從法律層面上維護(hù)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的順利開展[5]。

綜上所述，本文首先闡述了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，然后分析了檔案管理工作過(guò)程中存在的主要問題，最后從業(yè)務(wù)能力、服務(wù)意識(shí)、安全保證、制度建設(shè)等角度出發(fā)，研究了有效的優(yōu)化策略。