人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

王珊

人事檔案由人力資源管理活動(dòng)組成，是人力資源運(yùn)作的核心。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化為各個(gè)領(lǐng)域提供了先進(jìn)的技術(shù)支持，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也對(duì)人事檔案管理產(chǎn)生了積極的影響。人事檔案數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理的有效創(chuàng)新，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)等日常工作的數(shù)字化管理。有效提高人事檔案管理工作效率，提升檔案管理水平，解決了現(xiàn)有人事檔案管理中的一些不一致問(wèn)題。本文分析了人事檔案管理數(shù)字化在人力資源管理中的重要性，分析了人事檔案管理的存在的問(wèn)題，提出了人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的方案。

人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，可以主動(dòng)有效地記錄公司員工的日常工作表現(xiàn)，是企業(yè)進(jìn)行人才選拔的重要指標(biāo)。同時(shí)，人事檔案管理作為貫穿整個(gè)管理過(guò)程的一項(xiàng)重要工作，記錄員工工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在員工管理中發(fā)揮著不可替代的作用?；谝陨显?，相關(guān)檔案管理人員必須不斷提高工作能力，積極學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的檔案管理方法，才能大大提高檔案管理的效率和效果。

一、人事檔案管理簡(jiǎn)述

人事檔案管理作為企業(yè)人才選拔的重要基礎(chǔ)，是人事管理工作的重要組成部分。不僅詳細(xì)記錄了員工過(guò)去的技能、能力、性格和在企業(yè)所有運(yùn)營(yíng)中的表現(xiàn)，還可以跟蹤現(xiàn)實(shí)并總結(jié)當(dāng)前企業(yè)員工的表現(xiàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴(lài)紙質(zhì)的載體進(jìn)行記錄，人工集成和工作量容易導(dǎo)致管理不及時(shí)和延誤，很多環(huán)節(jié)達(dá)不到預(yù)期要求。數(shù)字化人力資源管理新模式是基于信息技術(shù)的進(jìn)步，對(duì)人事檔案操作的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)、記錄和控制，真正實(shí)現(xiàn)流程的精簡(jiǎn)，促進(jìn)人事檔案管理不斷發(fā)展和完善。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體到今天的數(shù)字系統(tǒng)，這是人事檔案管理的一次革命。人事管理的數(shù)字化簡(jiǎn)化了收集、分類(lèi)、傳輸、保存和共享文件的任務(wù)，在告別傳統(tǒng)紙質(zhì)訪問(wèn)的復(fù)雜性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的便利性，在提高人事檔案管理效率方面發(fā)揮了重要作用。人事檔案數(shù)字化管理需要在國(guó)家層面推廣，目的是糾正錯(cuò)誤行為，打擊違法犯罪，保障人事檔案管理的公平正義，解決管理過(guò)程中存在的不足，改變管理理念。

二、實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）科學(xué)規(guī)范人事管理制度建設(shè)，不斷強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)支撐服務(wù)效果

一旦公司的人力資源文件被數(shù)字化管理，就可以部署冗余的人力資源。人事檔案管理的數(shù)字化可以使公司人事檔案中的所有信息更加完整，更易于查閱，有效地提升人力資源的利用率。這種方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力資源的配置。

（二）科學(xué)規(guī)范人事檔案管理過(guò)程，為人事檔案數(shù)字化管理提供條件

通過(guò)在人事檔案管理過(guò)程中采用數(shù)字化方法，可以在一定程度上減少人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中對(duì)各種信息的隨意操縱。在當(dāng)前形勢(shì)下，“年齡與學(xué)歷”的修訂已成為普遍現(xiàn)象。但是，數(shù)字化操作提供了對(duì)操作的良好控制，并確保了個(gè)人文件信息的準(zhǔn)確性。這符合中央的意見(jiàn)，大大提高了人事檔案的真實(shí)性和可信度。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，相關(guān)人員建立了一套完善的信息采集模型，起到了不可替代的關(guān)鍵作用。這種方法使存儲(chǔ)和收集信息的步驟盡可能簡(jiǎn)單和可實(shí)現(xiàn)，大大提高了人事檔案管理的效率和效果。

（三）優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障

今天，通過(guò)將數(shù)字模型納入人事檔案管理流程，也可以實(shí)現(xiàn)一定程度的人事檔案通用管理和控制。例如，合理分類(lèi)各級(jí)人事檔案，明確其職能。同時(shí)，通過(guò)這種方法可以實(shí)現(xiàn)高效的文件管理。從根本上優(yōu)化人力資源檔案管理機(jī)制，對(duì)人事檔案管理任務(wù)進(jìn)行更加具體、分層、統(tǒng)一的劃分。通過(guò)各種有效手段，人事檔案管理的自動(dòng)化已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。在某種程度上，高層管理人員的管控機(jī)制需要不斷完善，以滿足對(duì)工作需求和期望。此外，利用信息技術(shù)處理多份檔案，減少了不必要的步驟和條件，讓上級(jí)可以實(shí)時(shí)訪問(wèn)下級(jí)資料，避免了傳統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程中的許多復(fù)雜步驟和流程。大大提高了文件審核的效率，在提高和保證人事檔案管理水平方面也起到了很好的作用。

（四）科學(xué)規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理，不斷提高人事檔案管理運(yùn)用效率

科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理流程，不僅節(jié)省了時(shí)間，還提高了效率。如何規(guī)范流程，從日常管理、檔案室管理和系統(tǒng)維護(hù)三個(gè)方面討論。日常管理的運(yùn)行階段主要是收集、歸類(lèi)、審查、驗(yàn)收、糾正等。通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，這些日常工作流程將變得更加簡(jiǎn)單和集成。在檔案室管理方面，數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)采集和文件數(shù)量的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。

三、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

（一）技術(shù)更新?lián)Q代較快

數(shù)字人事檔案管理在很大程度上依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、技術(shù)和軟件。在現(xiàn)實(shí)情況下，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新非?？?，計(jì)算機(jī)技術(shù)更新非常快，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)不匹配，一些文件不能被有效讀取。需要調(diào)整時(shí)獲取相關(guān)信息不完整，無(wú)法獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，影響人事檔案管理的有效性。

（二）檔案管理數(shù)字化專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的缺乏

在實(shí)踐中，檔案管理往往被公司或部門(mén)邊緣化，這種情況在檔案管理中已經(jīng)較為普遍。任何需要使用檔案的人都認(rèn)為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作并不重視。人事檔案數(shù)據(jù)是人事檔案管理重要的信息資源，但專(zhuān)業(yè)人士因領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視而沒(méi)有關(guān)注自身數(shù)字化水平的提升，檔案管理人員也沒(méi)有很好地使用設(shè)備和數(shù)字化管理軟件，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的推廣過(guò)程難度極大，在沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)和員工不活躍的的情況下，我國(guó)的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)展緩慢。因此，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)未來(lái)的發(fā)展，積極加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，充分適應(yīng)數(shù)字檔案管理的應(yīng)用。

（三）檔案信息管理安全問(wèn)題

在信息時(shí)代，數(shù)字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問(wèn)題。談到互聯(lián)網(wǎng)，無(wú)數(shù)的計(jì)算機(jī)病毒威脅著數(shù)據(jù)的安全。即使計(jì)算機(jī)上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會(huì)導(dǎo)致信息和數(shù)據(jù)的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數(shù)字管理數(shù)據(jù)的安全性。