事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑

羅中橋

摘要：事業(yè)單位檔案管理在單位的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃和單位重大決策方面起著基礎(chǔ)性的關(guān)鍵作用。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，通過(guò)梳理管理流程和管理制度，加大對(duì)檔案信息化的建設(shè)，提高管理創(chuàng)新力度，加強(qiáng)檔案人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)，從而提升檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理效率;效率提升

檔案信息是事業(yè)單位在實(shí)際工作過(guò)程中會(huì)形成的、有開(kāi)發(fā)價(jià)值和利用價(jià)值的信息資料。這些信息資料作為事業(yè)單位工作成果體現(xiàn)的重要信息載體，其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中也起到了十分關(guān)鍵的作用。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前的形勢(shì)要求對(duì)事業(yè)單位的檔案管理效率有了新的更高的要求，要求事業(yè)單位在日常的檔案管理過(guò)程中不但要提高對(duì)質(zhì)量的重視度，更要注重檔案管理的執(zhí)行效率。綜上所述，十分有必要針對(duì)當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理情況和具體需求，積極探索新的方法去提升事業(yè)單位檔案管理的效率。

1目前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1檔案檢索和使用效率低

當(dāng)前絕大多數(shù)事業(yè)單位的檔案檢索效率很低。眾所周知，檔案的檢索效率將直接影響的檔案里利用率。檢索效率低將會(huì)直接影響檔案利用效率。當(dāng)前事業(yè)單位檔案檢索效率低的問(wèn)題，問(wèn)題在于其對(duì)檔案管理不夠重視，在實(shí)際的工作過(guò)程中在硬件設(shè)施和軟件設(shè)施方面沒(méi)有給予檔案部門(mén)相應(yīng)的支持。導(dǎo)致的結(jié)果是檔案管理工作的信息化建設(shè)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果，成就的硬件設(shè)施很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的硬件需求，最終的結(jié)果就是大大降低了檔案的檢索效率。檔案檢索效率的低下，會(huì)引起檔案利用率的下降，這樣事業(yè)單位的大量的信息資源就無(wú)法在后續(xù)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中充分發(fā)揮其重要作用?！爸匾暪芾?、輕視開(kāi)發(fā)”的管理理念目前在大多數(shù)事業(yè)單位中風(fēng)氣較重。這就會(huì)使得檔案管理的信息化建設(shè)的開(kāi)發(fā)不能得到充分的重視，最終直接影響了檔案信息資源的使用效率。

1.2事業(yè)單位的檔案管理模式缺乏創(chuàng)新性

目前，檔案信息化是當(dāng)代信息發(fā)展發(fā)展的大趨勢(shì)，然而，大部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，“畏首畏尾”的工作作風(fēng)時(shí)有發(fā)生，出現(xiàn)這種局面的原因就是對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新缺乏深刻認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難滿足檔案信息化的建設(shè)需要。

1.3事業(yè)單位檔案的管理制度有待完善

當(dāng)前在檔案管理制度建設(shè)方面仍然存在一些問(wèn)題。一方面，當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理制度十分陳舊落后，甚至有一些檔案管理制度已經(jīng)運(yùn)行十幾年之久，其已很難滿足當(dāng)下的檔案管理工作要求。尤其當(dāng)下檔案管理信息化建設(shè)大環(huán)境下，對(duì)檔案管理效率有了更高、更新的要求。然而，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理制度拘泥于傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中國(guó)發(fā)現(xiàn)的新問(wèn)題，其往往缺乏制度依據(jù)，從而導(dǎo)致無(wú)章可循。另一方面，雖然有一些事業(yè)單位在對(duì)檔案管理制度開(kāi)展了調(diào)整和完善工作，但其所調(diào)整和完善的內(nèi)容僅限于某幾個(gè)方面，準(zhǔn)確來(lái)講就是對(duì)舊制度進(jìn)行相應(yīng)的修修補(bǔ)補(bǔ)工作，在事業(yè)單位檔案管理制度創(chuàng)新性方面沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的改變，其往往不能滿足新時(shí)代檔案管理工作的實(shí)際需求。

2改善事業(yè)單位檔案管理效率的有效路徑與方法

2.1加大信息化建設(shè)、改善檔案管理效率

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式其程序相當(dāng)復(fù)雜，在執(zhí)行過(guò)程中會(huì)耗費(fèi)大量的人力資源和物力資源。因此，采納信息化的技術(shù)手段提升檔案管理效率具有重要的意義。在實(shí)際的信息化建設(shè)過(guò)程中，要充分考慮事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況，從而制定切實(shí)可行的科學(xué)檔案管理建設(shè)規(guī)劃，在建設(shè)過(guò)程中要明確信息化建設(shè)的目標(biāo)，充分明確其短期目標(biāo)、中期目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)，進(jìn)而分步實(shí)施執(zhí)行。同時(shí)，要加大各個(gè)部門(mén)之間密切配合的力度，積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，積極調(diào)動(dòng)各部門(mén)參與檔案管理信息化建設(shè)的積極主動(dòng)性，從而確保信息化建設(shè)的推進(jìn)力度，從而最大程度上去改善檔案管理的效率。

2.2規(guī)范管理制度、提升檔案管理效率

檔案管理制度建設(shè)作為提升檔案管理效率的根本保障。一方面，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位實(shí)際的檔案管理情況，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度展開(kāi)系統(tǒng)性的梳理，積極主動(dòng)去摒棄陳舊且不滿足現(xiàn)實(shí)檔案管理需求的制度和流程，依據(jù)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，積極借鑒和引進(jìn)其他單位先進(jìn)的檔案管理辦法，從而制定更符合所在的事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度。

2.3提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平

信息化時(shí)代，要充分考慮事業(yè)單位檔案管理效率提升的具體要求，開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)與培養(yǎng)，從根本上去提升事業(yè)單位檔案管理的效率。一方面，要明確所在事業(yè)單位的檔案工作人員培訓(xùn)目標(biāo)和方向，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際管理狀況，在專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)形式兩個(gè)方面開(kāi)展大膽的創(chuàng)新，著力提升事業(yè)單位檔案管理人員的整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，從而更好地滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案的管理模式，從而推動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位檔案的管理效率改善。

2.4利用軟硬件設(shè)施提升檔案管理的效率

提升事業(yè)單位檔案管理效率離不開(kāi)信息技術(shù)的深入運(yùn)用。在實(shí)際檔案管理效率提升過(guò)程中，要加大引進(jìn)軟硬件設(shè)備，以支持檔案管理工作的深入開(kāi)展。一方面，可以?xún)?yōu)先購(gòu)置一批硬件設(shè)備，來(lái)滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的工作需求。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備和復(fù)印設(shè)掃描設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案并存檔，積極與第三方企業(yè)開(kāi)展深入開(kāi)發(fā)合作，建立事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)，將存檔的檔案信息上傳至信息管理系統(tǒng)，從而形成事業(yè)單位檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用當(dāng)前先進(jìn)的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理與處理。這樣可以大大提升事業(yè)單位檔案后續(xù)檢索工作的效率，對(duì)后續(xù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用也有著關(guān)鍵性的作用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前信息化的新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)要在檔案管理工作效率提升方面予以足夠的重視，要根據(jù)自身的管理情況，提出具有針對(duì)性和可行性的執(zhí)行方案。在事業(yè)單位檔案管理制度體系建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要檔案管理的信息化建設(shè)給予足夠力度的支持和幫助，要積極解決建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的難題，建立事業(yè)單位專(zhuān)屬的檔案管理信息系統(tǒng)，從而更好地為后續(xù)事業(yè)單位的發(fā)展助力。

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