采辦管理工作中存在的問題及改善措施

王世亮

摘要：本文中簡(jiǎn)要探討了企業(yè)在現(xiàn)階段采辦管理工作中存在的問題，再結(jié)合實(shí)際情況，提出了完善企業(yè)采辦管理工作的具體措施，希望借此為提高企業(yè)采辦管理工作質(zhì)量提供些許參考意見。

關(guān)鍵詞：采辦管理;問題;改善措施;制度

我國企業(yè)在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大背景下，企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)正不斷完善，使得企業(yè)內(nèi)部組織形式變得越發(fā)復(fù)雜。因此企業(yè)需要加強(qiáng)內(nèi)部管理機(jī)制，保障企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中健康可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)尤其需要在采辦管理工作中制定完善的采辦制度，健全企業(yè)在采辦管理工作中的溝通機(jī)制及采辦流程，減少企業(yè)在采辦工作中耗費(fèi)的成本，確保企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)地位。

1.現(xiàn)階段企業(yè)在采辦管理工作中存在的問題

1.1企業(yè)采辦管理工作中體系不健全

我國多數(shù)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，只是一味的注重基本采辦制度的建設(shè)，但是忽略對(duì)采辦管理工作的具體操作流程和操作步驟進(jìn)行研究。例如部分企業(yè)在采購預(yù)算制度和預(yù)算審批制度不健全的前提下，就開展采辦管理工作，并且多數(shù)企業(yè)與采辦管理工作相對(duì)接的監(jiān)督管理部門在工作中存在玩忽職守的行為。甚至部分企業(yè)即使存在采辦制度和采辦管理工作操作流程，但是在實(shí)際的采辦執(zhí)行階段仍存在較多的問題，如采辦管理工作中采購成本和管理費(fèi)用耗費(fèi)較多、采辦工作中無法滿足客戶需求、采辦工作中檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格、采辦工作中送貨渠道不穩(wěn)定等，而這些問題就造成企業(yè)的采辦管理工作無法適應(yīng)當(dāng)下激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

1.2企業(yè)采辦管理工作中溝通機(jī)制不完善

采辦管理工作中的溝通機(jī)制不完善，是多數(shù)企業(yè)在采辦工作中存在的問題。溝通管理可以說是采辦管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在企業(yè)傳統(tǒng)的采購管理發(fā)展模式下，采購部門多數(shù)時(shí)間以獨(dú)立的形式執(zhí)行采購任務(wù)，造成采購部門與其他部門接觸時(shí)間較少，這不利于企業(yè)采購管理工作的綜合發(fā)展，也給企業(yè)的采辦管理工作帶來一定的滯后性，導(dǎo)致企業(yè)采辦管理工作效率較低。此外，需求部門在制定采辦策略的時(shí)候，很少與采辦部門進(jìn)行溝通，造成采辦人員在接手采購需求后再與需求部門反復(fù)進(jìn)行澄清和溝通，導(dǎo)致采辦時(shí)效大大折扣。應(yīng)對(duì)措施：需求部門在制定采購策略的時(shí)候，應(yīng)加強(qiáng)同采辦人員的溝通，減少后期的時(shí)間消耗，此外采辦人員也應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，有助于快速了解需求部門的核心需求，同時(shí)可以協(xié)助需求部門對(duì)相關(guān)的技術(shù)要求進(jìn)行把關(guān)，更好的完成整個(gè)采辦進(jìn)程。

1.3企業(yè)采辦管理工作中需求管理不規(guī)范

企業(yè)在開展采辦管理工作的過程中，如果對(duì)所采購的項(xiàng)目技術(shù)了解程度不足或是企業(yè)只是依靠曾經(jīng)合作過的供應(yīng)商完成裁判工作，那么就會(huì)造成企業(yè)在采辦管理工作中存在著盲目性和傾向性，這種傾向性的行為就會(huì)為企業(yè)日后的裁判工作埋下隱患。

同時(shí)我國多數(shù)企業(yè)在采辦管理工作中缺乏籌劃思想和采購理念，這就造成企業(yè)在采辦管理工作中往往以零散型的方式進(jìn)行采購，但這種采購方式批量較少，容易造成采購人員在實(shí)際的工作中疲于應(yīng)付，進(jìn)而導(dǎo)致采購項(xiàng)目出現(xiàn)失誤，為企業(yè)日后的采購活動(dòng)帶來安全隱患。

2.完善企業(yè)采辦管理工作的具體措施

2.1建立科學(xué)有效的采辦管理制度

企業(yè)在采辦管理工作中，采辦管理人員不能一味的根據(jù)自己的意愿在市場(chǎng)中開展工作，采辦人員需要結(jié)合當(dāng)前市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)和企業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)及實(shí)際需求，進(jìn)而制定出符合企業(yè)發(fā)展規(guī)律的采購計(jì)劃，而這就需要企業(yè)建立科學(xué)有效的采辦管理制度，進(jìn)而規(guī)范企業(yè)的采辦工作流程。在這過程中，企業(yè)需要明確采辦部門中各個(gè)工作人員的權(quán)利和責(zé)任，進(jìn)而規(guī)范現(xiàn)有的采購流程，使規(guī)章制度可以落實(shí)到實(shí)際的采辦工作中。采辦工作人員還需要在采辦工作結(jié)束過后，對(duì)采辦的整體過程做好記錄總結(jié)工作，重視采辦工作中的經(jīng)驗(yàn)積累，為日后的采辦管理工作提供些許借鑒。同時(shí)，還要建立供應(yīng)商管理的大數(shù)據(jù)庫和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系，要盡量把評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)量化，定期對(duì)各品類的供應(yīng)商進(jìn)行測(cè)評(píng)，并根據(jù)測(cè)評(píng)結(jié)果進(jìn)行分類動(dòng)態(tài)管理，定期進(jìn)行優(yōu)勝劣汰，進(jìn)而強(qiáng)化供應(yīng)商的服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)品質(zhì)量意識(shí)。在投標(biāo)中，還需要將相關(guān)制度進(jìn)行整合后發(fā)送給供應(yīng)商，以便供應(yīng)商能夠了解制度的變化，同時(shí)減少投標(biāo)過程中的無端錯(cuò)誤。

2.2推動(dòng)企業(yè)采辦管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

為了進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)采辦管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，企業(yè)需要建立協(xié)調(diào)的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制，這對(duì)企業(yè)采辦管理工作尤為重要。通過完善的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制才可以明確企業(yè)采辦管理人員在工作中的職責(zé)和權(quán)利，確保采辦工作人員按照工作條例開展采購工作。同時(shí)企業(yè)還需協(xié)調(diào)采辦業(yè)務(wù)的整體流程，確保采辦工作中各個(gè)環(huán)節(jié)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)工作流程，降低采辦工作中存在的資源浪費(fèi)問題。企業(yè)只有依靠標(biāo)準(zhǔn)化的采辦工作流程，才可以在最大限度上規(guī)范采辦行為，防止采辦工作人員工作中出現(xiàn)僥幸心理，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃與實(shí)際操作間的相互平衡，為企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3優(yōu)化企業(yè)采辦管理工作流程

企業(yè)在采辦管理工作中，還需根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化采辦管理工作流程。采辦工作人員需要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)所開展的采辦任務(wù)根據(jù)具體的采購要求合理分類，針對(duì)不同的產(chǎn)品制定出相對(duì)應(yīng)的采購方式，并且在采購過程中還需簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的采購流程。需求部門應(yīng)重視采辦需求計(jì)劃的制定，眼光不僅關(guān)注于近期的生產(chǎn)需求，還需從企業(yè)遠(yuǎn)期發(fā)展的技術(shù)與物資需求方面提前做好謀劃，以保證企業(yè)發(fā)展的活力與競(jìng)爭(zhēng)力。具體思路就是需要采辦人員提前介入，不僅僅是采辦策略的制定，還需跟進(jìn)企業(yè)對(duì)新技術(shù)需求的跟進(jìn)，然后提前開展市場(chǎng)調(diào)研，將產(chǎn)品技術(shù)需求傳送給相關(guān)的制造企業(yè)，帶動(dòng)整個(gè)產(chǎn)業(yè)的技術(shù)升級(jí)，最終服務(wù)于企業(yè)的需求完成。此外采辦工作人員還需在工作中恪守法律制度，嚴(yán)格規(guī)范采辦工作流程，進(jìn)而在保證采辦工作效率的基礎(chǔ)上，提高采辦工作質(zhì)量。

3.結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的快速增長，我國企業(yè)針對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)格局制定了針對(duì)性的發(fā)展計(jì)劃。多數(shù)企業(yè)管理者對(duì)采辦管理工作給予了高度的關(guān)注，通過完善采辦工作流程，便可以管理好供應(yīng)商與自身之間的關(guān)系，促進(jìn)部門之間的交流溝通，確保企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。

參考文獻(xiàn)：

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