一種數(shù)字化翻譯簽審流程系統(tǒng)的研究

姚慶豐

摘 要：在傳統(tǒng)的聯(lián)絡(luò)工程工作中，外來圖紙的翻譯轉(zhuǎn)化需要經(jīng)過先打印圖紙，然后在圖紙上翻譯內(nèi)容，最后一步步簽審的過程。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)方式既落后又效率低下，因此，有必要創(chuàng)建一個新系統(tǒng)，對從圖紙翻譯到簽審結(jié)束的整個流程進行管理，讓聯(lián)絡(luò)工程工作跟上時代發(fā)展的腳步。全流程的數(shù)字化管理節(jié)能環(huán)保，又能提高工作效率。

關(guān)鍵詞：圖紙翻譯;簽審;數(shù)字化;管理系統(tǒng)

中圖分類號：H085 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1064（2021）01-058-02

DOI：10.12310/j.issn.1674-1064.2021.01.026

外來圖紙的翻譯和轉(zhuǎn)化是聯(lián)絡(luò)工程工作中一項很重要的內(nèi)容，如今，工程圖紙的翻譯轉(zhuǎn)化尚處在原始的圖紙打印—翻譯—簽審—發(fā)放的初級階段，這種傳統(tǒng)的圖紙翻譯轉(zhuǎn)化模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化協(xié)同辦公的需要，難以實現(xiàn)工作效率的大幅提升，更不符合國家大力倡導(dǎo)的節(jié)能、環(huán)保的要求。因此，有必要對圖紙翻譯轉(zhuǎn)化的現(xiàn)狀進行根本性變革，徹底改變眾人腦海中聯(lián)絡(luò)工程人員趴在圖板上翻譯圖紙的固有印象，讓數(shù)字化技術(shù)的程度不斷加深[1]，從而提高員工的工作效率及企業(yè)的競爭力。

1 管理系統(tǒng)的創(chuàng)建

在創(chuàng)建管理系統(tǒng)時，需要事先全盤考慮每一個環(huán)節(jié)，把每個環(huán)節(jié)的要求確定下來，為系統(tǒng)的建立做好準(zhǔn)備。本系統(tǒng)需要確立的關(guān)鍵點如下：

1.1 確定數(shù)字化翻譯流程方案

經(jīng)過調(diào)研各轉(zhuǎn)包項目的翻譯簽審流程，并結(jié)合流程管理實踐中一些共性問題的不斷提取和歸納[2]，建立如下流程方案：雙擊系統(tǒng)軟件圖標(biāo)，登錄系統(tǒng)，然后選擇自己要開始的任務(wù)。此時，有五種任務(wù)可供選擇，分別是翻譯、校對、二校、審核與批準(zhǔn)。當(dāng)選擇翻譯任務(wù)后，根據(jù)系統(tǒng)提示，在系統(tǒng)中完成翻譯任務(wù)。完成后選擇校對人員，點擊“通過”按鈕，任務(wù)會自動發(fā)送給校對。選擇其他任務(wù)類型也類似，完成后點擊“通過”按鈕任務(wù)會自動發(fā)送給下一個角色。當(dāng)選擇翻譯時，無法駁回任務(wù)。當(dāng)選擇為除翻譯外角色時，都可以駁回任務(wù)，直至最終批準(zhǔn)發(fā)放。

1.2 選定通用數(shù)字化文本格式

通過對工程圖紙使用的多種數(shù)據(jù)格式比較研究，需要選出一種既便于翻譯，更改和各部門查閱，又盡最大可能保留原工程圖紙數(shù)據(jù)的通用存儲格式。

目前，各項目所使用的工程圖紙存儲格式多種多樣：有矢量圖如CAT Drawing、CGM等，有像素圖如tif、jpg等。因此，解決方案包括以下目標(biāo)：

匯總圖紙存儲格式類型。

逐項研究各種格式圖紙轉(zhuǎn)換成通用格式的可行性和最優(yōu)方案，包括使用軟件，參數(shù)設(shè)置，轉(zhuǎn)換效率等，最大限度地保留原始數(shù)據(jù)。

經(jīng)過反復(fù)研究對比，并采納不同項目人員的使用反饋，最后把目標(biāo)縮小到Adobe acrobat軟件的格式，即后綴為pdf的文件格式確定為系統(tǒng)所使用的標(biāo)準(zhǔn)格式。

1.3 制定數(shù)字化翻譯規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

為了使數(shù)字化圖紙翻譯有統(tǒng)一的要求，特別建立如下數(shù)字化翻譯規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)：

高頻詞每圖區(qū)至少翻譯1—2處;字體規(guī)定：黑體;譯文字號與原文字號匹配，禁止過大或過小;更改描述欄中的尺寸不轉(zhuǎn)化;弧長尺寸轉(zhuǎn)化后必須增加弧度符號標(biāo)記;理論尺寸（帶方框）保留三位小數(shù)，轉(zhuǎn)化后不加方框;參考尺寸（帶括號）轉(zhuǎn)化后不加括號;對于圖紙上完整的句子，禁止僅翻譯其中的個別單詞，翻譯必須完整;圖紙上的關(guān)鍵詞匯，如“X PL”“TYP”等翻譯時不得遺漏;譯文表達必須準(zhǔn)確，禁止語言組織混亂，前后不一致，表達模糊;常用專業(yè)術(shù)語必須按照本項目的習(xí)慣進行翻譯，與常規(guī)要求相符合;縮略語的翻譯必須與客戶提供的縮略表一致;“0”就是“0”，無正負號，無小數(shù)形式;原材料表無須翻譯。

1.4 簽審方案

經(jīng)過認(rèn)真分析，確定如下簽審方案：

簽審時，若該尺寸或文本注釋正確，則右擊文本框，“設(shè)置狀態(tài)”—“審閱”—“已接受”。校對要在正確的尺寸旁打鉤標(biāo)記;若該尺寸或文本注釋不正確，則右擊文本框，“設(shè)置狀態(tài)”—“審閱”—“已拒絕”。使用“圖畫標(biāo)記”—“繪制橢圓形”工具，對錯誤或有問題的文本進行標(biāo)記;還可以通過雙擊橢圓形標(biāo)記，在注釋框中填寫正確文本或必要修改信息。校對發(fā)現(xiàn)問題后，需將問題文件駁回至翻譯人員。翻譯人員通過“注釋列表”—“篩選注釋”—“狀態(tài)”—“已拒絕”或“注釋列表”—“篩選注釋”—“類型”—“橢圓形”來查找問題。修改后，校對人員再次對文件進行校對。重復(fù)以上流程，直到全部“狀態(tài)”都被標(biāo)注為“已接受”，所有“橢圓形”都確認(rèn)修改后，進入二校環(huán)節(jié)。二校人員要在正確的尺寸旁做第二次打鉤標(biāo)記。若發(fā)現(xiàn)翻譯或校對過程中出現(xiàn)問題，則參考校對的橢圓形標(biāo)記方法，將錯誤或有問題的文本標(biāo)記，并在注釋框中填寫正確文本或必要修改信息。二校發(fā)現(xiàn)問題后，需將問題文件駁回至翻譯人員。翻譯和校對人員根據(jù)橢圓形標(biāo)記及注釋信息進行修改。修改并提交后，再次進入二校環(huán)節(jié)。重復(fù)以上步驟，直到完成二校流程;審核與批準(zhǔn)過程中遇到的問題需參照校對和二校的操作方法進行并解決。在批準(zhǔn)環(huán)節(jié)結(jié)束后，翻譯人員需確認(rèn)注釋列表中顯示的注釋類型，隱藏所有橢圓形標(biāo)記，即在“注釋列表”—“篩選注釋”—“類型”中，取消勾選“橢圓形”，自此簽審流程完畢。

2 管理系統(tǒng)的限定性要求

管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要[3]，應(yīng)滿足如下要求：

封裝成圖標(biāo)，雙擊可進入登錄界面。

登錄界面應(yīng)包含但不限于如下內(nèi)容：

說明文字

用戶名及輸入窗口

密碼及輸入窗口

登錄按鈕、關(guān)閉按鈕

軟件版本信息及版權(quán)信息等

單擊界面的關(guān)閉按鈕，則直接退出本系統(tǒng)。

在用戶名輸入窗口輸入登錄者的胸卡號，密碼輸入窗口輸入登錄密碼。當(dāng)完成用戶名和密碼窗口的輸入后，按確定按鈕，系統(tǒng)判斷所輸入密碼正確與否，如不正確，系統(tǒng)給出登錄失敗提醒，并保持在登錄界面，如密碼正確，系統(tǒng)將進入功能區(qū)界面。

功能區(qū)界面應(yīng)包含但不限于如下內(nèi)容：

1）功能區(qū)操作提示文字;2）登錄者編號和姓名;3）翻譯按鈕;4）校對按鈕;5）二校按鈕;6）審核按鈕;7）批準(zhǔn)按鈕;8）關(guān)閉按鈕;

根據(jù)任務(wù)要求，單擊功能區(qū)上的相關(guān)按鈕。如想退出系統(tǒng)，單擊退出按鈕。

單擊3）—7）的任意按鈕，則進入相應(yīng)的操作界面。

操作界面應(yīng)包含但不限于如下內(nèi)容：

1）登錄者姓名和編號;2）角色;3）任務(wù)列表;4）持續(xù)時間;5）發(fā)送單號;6）返回上一級按鈕;7）關(guān)閉按鈕;8）打開按鈕;9）上傳新文件按鈕;10）刪除按鈕;11）修改發(fā)送單號按鈕;12）當(dāng)前路徑提示信息;

登錄者姓名和編號來自登錄界面用戶名;

角色來自點擊功能區(qū)界面3）—7）相對應(yīng)的按鈕操作;

持續(xù)時間用來記錄從任務(wù)產(chǎn)生到開始操作之間的時間。

單擊返回上一級按鈕，系統(tǒng)返回功能區(qū)界面。

單擊關(guān)閉按鈕，退出系統(tǒng)。

任務(wù)列表來自平臺相應(yīng)文件夾內(nèi)的信息，單擊任務(wù)列表中的任務(wù)后，單擊打開按鈕，可打開任務(wù)并進行相關(guān)操作。當(dāng)任務(wù)為翻譯時，按翻譯部分的要求進行翻譯;當(dāng)任務(wù)為除翻譯之外任務(wù)時，按簽審部分的要求進行相應(yīng)操作。

單擊上傳新文件按鈕，出現(xiàn)文件打開對話框，這時選擇需要翻譯的文件后，單擊打開按鈕，系統(tǒng)會提示輸入發(fā)送單號，發(fā)送單號輸入完畢，需要翻譯的文件的文件名加發(fā)送單號后自動上傳至平臺指定位置。

如果上傳文件有誤，在任務(wù)列表中單擊此文件，再單擊刪除按鈕，則文件被刪除。

如發(fā)送單號輸入錯誤，單擊修改發(fā)送單號按鈕，系統(tǒng)會彈出提示窗口，可以修改發(fā)送單號。

注：上傳新文件按鈕，刪除按鈕和修改發(fā)送單號按鈕，僅在角色為“翻譯”時可用。

打開任務(wù)后，操作界面有如下變化：

任務(wù)列表，持續(xù)時間與發(fā)送單號被下級任務(wù)人員列表所替代;增加了通過按鈕;增加了駁回按鈕;增加了取消按鈕;

任務(wù)操作完成后，如無問題，則簽字蓋章，保存并關(guān)閉任務(wù)窗口，從下級任務(wù)人員列表中選擇任務(wù)人員并單擊通過按鈕。如發(fā)現(xiàn)問題，則保存并關(guān)閉任務(wù)窗口，單擊駁回按鈕（任務(wù)為翻譯時除外）;單擊取消按鈕則返回操作界面的任務(wù)列表狀態(tài)。

通過按鈕和駁回按鈕的詳細說明：

從下級任務(wù)人員列表中選擇任務(wù)人員并單擊通過按鈕（如忘記選擇下級任務(wù)人員，直接單擊通過按鈕，則彈出選擇下級任務(wù)人員提示窗，任務(wù)未批準(zhǔn)時除外），系統(tǒng)剪切文件到平臺下? ?步流程文件夾的下級任務(wù)人員文件夾內(nèi)（當(dāng)任務(wù)為批準(zhǔn)時，剪切文件到發(fā)放文件夾翻譯者姓名文件夾內(nèi)，并刪除歷史記錄文件夾內(nèi)相應(yīng)的文件），文件名和發(fā)送單號加本級任務(wù)操作者姓名和日期時間后綴以示區(qū)別。

單擊駁回按鈕，系統(tǒng)剪切文件到翻譯者名字的文件夾內(nèi)，并在歷史記錄文件夾內(nèi)備份，文件名和發(fā)送單號加駁回者姓名和日期時間后綴以示區(qū)別。

至此，完成一次操作循環(huán)。

3 管理系統(tǒng)的調(diào)試與實踐驗證

管理系統(tǒng)創(chuàng)建后，經(jīng)過多次設(shè)計改進，完全實現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)。室內(nèi)各項目組也多次對該系統(tǒng)實測，均未出現(xiàn)問題，這說明該系統(tǒng)可以滿足翻譯簽審流程管理需求。

4 結(jié)語

本圖紙翻譯申請系統(tǒng)的開發(fā)成功，標(biāo)志著圖紙翻譯轉(zhuǎn)化工作告別了繁重、低效階段，迎來了協(xié)同辦公的新時期，在現(xiàn)代化生產(chǎn)管理水平方面補齊了短板。另外，它也是聯(lián)絡(luò)工程發(fā)展中的里程碑，標(biāo)志著聯(lián)絡(luò)工程工作進入發(fā)展新階段。本系統(tǒng)極大地減輕了翻譯人員的體力付出，也提高了工作效率，改變了聯(lián)絡(luò)工程傳統(tǒng)的工作模式，為聯(lián)絡(luò)工程的后續(xù)工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1] 武戎戎.淺談數(shù)字化在民用飛機設(shè)計與制造中的應(yīng)用[J].科技致富向?qū)В?011（23）：32-34.

[2] 王玉榮，彭輝著.流程管理[M].北京：北京大學(xué)出版社，2016.

[3] 郭東強，傅冬綿.現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2017.