淺談物資企業(yè)集中采購(gòu)管理問(wèn)題及對(duì)策

蹤敬珍

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，物資企業(yè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，效益低成本高已成為常見(jiàn)現(xiàn)象。針對(duì)這一問(wèn)題，物資企業(yè)不斷在采購(gòu)方式以及成本控制中尋找對(duì)策，用集中采購(gòu)的方式替代之前的分散式采購(gòu)，從而降低成本，提升效益。本文從物資企業(yè)集中采購(gòu)著手展開(kāi)探析，從問(wèn)題中找尋解決對(duì)策，從而提升物資企業(yè)發(fā)展速度。

關(guān)鍵詞：物資企業(yè);集中采購(gòu);現(xiàn)狀問(wèn)題;對(duì)策

引言

物資企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，很多物資企業(yè)采購(gòu)的成本很高，在確保物資采購(gòu)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，又要能保證采購(gòu)成本最大程度的降低是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。企業(yè)采用集中采購(gòu)的方式，可創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。

一、集中采購(gòu)的意義

集中采購(gòu)能夠提升企業(yè)對(duì)于優(yōu)質(zhì)資源的獲取能力，優(yōu)化資源配置，有效整合供應(yīng)商資源和信息共享，發(fā)揮集量?jī)?yōu)勢(shì)，大幅度降低企業(yè)采購(gòu)成本和物流成本，增強(qiáng)公司的經(jīng)營(yíng)能力。有利于規(guī)范物資管理，保證采購(gòu)供應(yīng)質(zhì)量，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)信譽(yù)。有利于穩(wěn)定企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，得到供應(yīng)商在技術(shù)開(kāi)發(fā)、貨款結(jié)算、售后服務(wù)等諸多方面的支持與合作。有利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一的管理與監(jiān)管，促使供應(yīng)商對(duì)服務(wù)質(zhì)量的重視，為市場(chǎng)交易的規(guī)范化提供幫助，使物資采購(gòu)的市場(chǎng)環(huán)境得到有效的凈化。

二、集中采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)

（一）降低物資采購(gòu)成本及保障物資質(zhì)量

企業(yè)重要物資的集中采購(gòu)，一般是以公開(kāi)招標(biāo)的方式去選擇合適的供應(yīng)商，從價(jià)格以及質(zhì)量等方面著手選擇，這樣不僅能夠促進(jìn)供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，更能夠獲得優(yōu)質(zhì)的物資產(chǎn)品，有利于形成集量?jī)?yōu)勢(shì)，提高議價(jià)能力，提高規(guī)模采購(gòu)效益，降低采購(gòu)成本。此外，借助集中采購(gòu)可以幫助企業(yè)從源頭把控物資質(zhì)量，開(kāi)展全鏈條服務(wù)管理，保證物資質(zhì)量和保障物資精準(zhǔn)供應(yīng)。

（二）促進(jìn)運(yùn)輸系統(tǒng)的優(yōu)化

由于公司物資采購(gòu)規(guī)模較大，集中采購(gòu)訂單量多，在運(yùn)輸這些重要物資時(shí)需要一套完整的物資體系，這對(duì)運(yùn)輸效率的要求很高。通過(guò)一系列的物資系統(tǒng)優(yōu)化，能為物資企業(yè)的采購(gòu)提供更方便、優(yōu)質(zhì)的運(yùn)輸服務(wù)，大大降低了物資的運(yùn)輸成本。

（三）優(yōu)化供應(yīng)鏈管理

集中采購(gòu)可吸引更多優(yōu)秀供應(yīng)商，有利于物資企業(yè)向上下游企業(yè)延伸。通過(guò)與產(chǎn)業(yè)鏈內(nèi)優(yōu)質(zhì)企業(yè)建立合作關(guān)系，為企業(yè)資源供應(yīng)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、售后服務(wù)等工作提供更有價(jià)值的支持，幫助企業(yè)與優(yōu)秀供應(yīng)商形成戰(zhàn)略合作關(guān)系，優(yōu)化和協(xié)同企業(yè)上下游供應(yīng)鏈管理，有利于整合和利用庫(kù)存資源，減少物流和倉(cāng)儲(chǔ)成本，實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈的優(yōu)化，獲得主導(dǎo)優(yōu)勢(shì)。

三、集中采購(gòu)的缺點(diǎn)

雖然集中采購(gòu)對(duì)于企業(yè)的物資采購(gòu)有明顯的優(yōu)勢(shì)，但是在采購(gòu)過(guò)程中也暴露出一些問(wèn)題，只有正視缺點(diǎn)才能將問(wèn)題解決，從而更好的運(yùn)用集中采購(gòu)模式。

首先，集中采購(gòu)執(zhí)行統(tǒng)一采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，按批次組織采購(gòu)時(shí)間相對(duì)固定，可能難以滿足部分采購(gòu)項(xiàng)目在時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面?zhèn)€性化需求。

其次，業(yè)務(wù)處理較為復(fù)雜。集中采購(gòu)實(shí)施單位與使用單位之間管理責(zé)任關(guān)系較難界定，雙方協(xié)調(diào)、對(duì)接工作量較大。主要包括：①企業(yè)需要采購(gòu)的物資品類是多樣化的，這就導(dǎo)致采購(gòu)變得復(fù)雜且難度比較大;②企業(yè)的物資使用單位比較多，各單位之間存在的差異，對(duì)于物資的需求也有所不同。③物資需求部門和采購(gòu)實(shí)施部門之間的采購(gòu)計(jì)劃銜接流程比較多，處理起來(lái)比較繁雜，加大了采購(gòu)計(jì)劃的匯總、偏差度處理、決策，資源配置等難度。

最后，集中采購(gòu)后的集中到貨，可能導(dǎo)致采購(gòu)標(biāo)的物庫(kù)存周期長(zhǎng)、資金周轉(zhuǎn)率下降，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用隨之增加。

四、集中采購(gòu)現(xiàn)狀問(wèn)題

（一）集中采購(gòu)計(jì)劃不完善

目前，很多物資企業(yè)的集中采購(gòu)存在計(jì)劃不完善，仍然采用傳統(tǒng)的分散采購(gòu)模式，無(wú)法滿足采購(gòu)需求，而且作業(yè)量比較大。物資企業(yè)應(yīng)該要及時(shí)的做好采購(gòu)計(jì)劃，并對(duì)需要重點(diǎn)采購(gòu)的物資做好分類統(tǒng)計(jì)，再將計(jì)劃上報(bào)給采購(gòu)部門，集中采購(gòu)部門進(jìn)行統(tǒng)一的采購(gòu)，及時(shí)完成集中采購(gòu)計(jì)劃。

（二）集中采購(gòu)資金流通不暢

物資公司對(duì)集中采購(gòu)部門資金量和出款速度的支持，直接影響到集中采購(gòu)的工作效率以及采購(gòu)質(zhì)量。例如當(dāng)集中采購(gòu)部門需要采購(gòu)大量物資時(shí)，而公司卻沒(méi)有足夠的資金去完成及時(shí)采購(gòu)，會(huì)影響采購(gòu)和供應(yīng)的效率。要想解決這一問(wèn)題，就要保證資金量的流通，使集中采購(gòu)工作得到有效的落實(shí)。

（三）采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)不足

無(wú)論是采購(gòu)決策，還是采購(gòu)管理和執(zhí)行，都需要優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)。然而，從一些企業(yè)的反饋情況看，很多企業(yè)都面臨采購(gòu)管理專業(yè)化水平不高，業(yè)務(wù)部門的采購(gòu)決策或采購(gòu)執(zhí)行能力相對(duì)較弱的問(wèn)題。目前很多企業(yè)較為缺乏既懂管理、技術(shù)，又熟悉生產(chǎn)、掌握采購(gòu)技能的復(fù)合型人才。另外，多數(shù)企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作人員采購(gòu)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)力度也不夠。

（四）供應(yīng)商管理的不足

多數(shù)企業(yè)集中采購(gòu)的一些具體手段措施還不到位，盡管部分企業(yè)開(kāi)展了供應(yīng)商管理，但精細(xì)化、科學(xué)化程度還不高，有些企業(yè)尚未實(shí)現(xiàn)全方位的供應(yīng)商管理及評(píng)價(jià)考核，能做到動(dòng)態(tài)量化考核、業(yè)績(jī)引導(dǎo)訂貨的企業(yè)還不夠多。

（五）信息化管理滯后

從采購(gòu)信息化方面看，很多企業(yè)使用了信息化手段開(kāi)展集中采購(gòu)及相關(guān)管理工作，但電子商務(wù)平臺(tái)的建設(shè)還比較滯后，而且一些企業(yè)的采購(gòu)管理的基礎(chǔ)性工作較為粗放，因此并沒(méi)有建立對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析庫(kù)。

五、集中采購(gòu)管理對(duì)策

想要使集中采購(gòu)工作更加科學(xué)化和有效化，提升整體收益，可以從以下幾個(gè)方面著手。

（一）制定科學(xué)的集中采購(gòu)計(jì)劃

物資企業(yè)需要制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃。既要有長(zhǎng)期的總體規(guī)劃，也要有短期的具體計(jì)劃;要有年度的總計(jì)劃、季度計(jì)劃，也要有結(jié)合實(shí)際進(jìn)行調(diào)整和適應(yīng)的月度、周計(jì)劃等。采購(gòu)計(jì)劃更好的與供應(yīng)計(jì)劃、制造計(jì)劃相對(duì)等匹配，更好的滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

（二）統(tǒng)一集中采購(gòu)主體

集中采購(gòu)的統(tǒng)一性是非常重要的，集中采購(gòu)因?yàn)橛唵瘟看?，在交易時(shí)具有一定的話語(yǔ)權(quán)和主動(dòng)權(quán)，能夠更好的與供應(yīng)商洽談價(jià)格。要制定采購(gòu)管理體系，成立集中采購(gòu)部門，將本來(lái)分散的采購(gòu)統(tǒng)一到集中采購(gòu)部門中，統(tǒng)一采、統(tǒng)一對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，從而達(dá)到發(fā)揮集中采購(gòu)作用、降低采購(gòu)成本的目的。

（三）保障集中采購(gòu)的資金

集中采購(gòu)必須有充足的資金作為保障，做到及時(shí)付款和結(jié)算，建立良好的信譽(yù)度，這樣才能得到供應(yīng)商的支持。在集中采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施之前，要準(zhǔn)備好充足的資金，做好供需平衡的分析，合理安排采購(gòu)資金。可以對(duì)所需的各種物資，按輕重緩急統(tǒng)籌安排，保障關(guān)鍵材料和重要項(xiàng)目的材料。要發(fā)揮橋梁與樞紐作用，主動(dòng)與物資使用部門、財(cái)務(wù)部門對(duì)接，掌握資金動(dòng)態(tài)使用情況，把握供應(yīng)和付款節(jié)奏，提高資金使用效率。

（四）建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系

集中采購(gòu)部門要建立物資供應(yīng)商檔案，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，合理地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行激勵(lì)。對(duì)供應(yīng)商業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)完成情況進(jìn)行真實(shí)的評(píng)價(jià)，可分為日常評(píng)價(jià)和階段評(píng)價(jià)。日常評(píng)價(jià)是對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)規(guī)模、合同履約、技術(shù)能力、交貨、價(jià)格、售后服務(wù)等做出的即時(shí)評(píng)價(jià)。階段評(píng)價(jià)是對(duì)供應(yīng)商的綜合實(shí)力、供應(yīng)情況、總體架構(gòu)水平等做出的定期評(píng)價(jià)。在評(píng)價(jià)后將結(jié)果反饋給供應(yīng)商，和供應(yīng)商共同探討問(wèn)題產(chǎn)生的根源，并采取措施予以改進(jìn)。通過(guò)評(píng)價(jià)選擇與優(yōu)秀的供應(yīng)商進(jìn)行合作，可以加強(qiáng)后續(xù)的集中采購(gòu)管理工作。

（五）選擇戰(zhàn)略合作廠家

企業(yè)和供應(yīng)商建立長(zhǎng)期互惠的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，可以保持供需雙方的合作誠(chéng)意以及參與雙方共同事務(wù)的積極性。在合作上，可以為雙方共同解決問(wèn)題提供便利條件。在合同上，辦理供應(yīng)合同的手續(xù)大大簡(jiǎn)化，避免許多不必要的手續(xù)和談判過(guò)程。在庫(kù)存上，供應(yīng)與需求雙方共享庫(kù)存數(shù)據(jù)，采購(gòu)決策過(guò)程變得透明，減少需求信息失真。在組織障礙上，消除了供應(yīng)過(guò)程的組織障礙，為實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)創(chuàng)造了條件。在風(fēng)險(xiǎn)上，降低難以預(yù)測(cè)的需求變化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，如運(yùn)輸過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)、信用的風(fēng)險(xiǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)等。

（六）建設(shè)完善的電子商務(wù)平臺(tái)

目前電子商務(wù)在市場(chǎng)交易中應(yīng)用是非常廣泛的，物資企業(yè)可以有效的發(fā)揮電子商務(wù)的優(yōu)勢(shì)。集中采購(gòu)部門對(duì)各種信息進(jìn)行有效的整合，通過(guò)電子商務(wù)交易模式的數(shù)據(jù)共享，會(huì)使集中采購(gòu)工作更公開(kāi)透明。并且，對(duì)最新充足的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比后，繁瑣的集中采購(gòu)任務(wù)也變得更輕松和高效，有利于消除集中采購(gòu)工作管理效率低等問(wèn)題。電子商務(wù)的應(yīng)用更有利于溝通交流以及提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，促進(jìn)集中采購(gòu)管理的科技化和準(zhǔn)確化。

六、結(jié)束語(yǔ)

在物資企業(yè)的物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中，成本以及效率是直接影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，集中采購(gòu)方式能夠有效降低物資企業(yè)的采購(gòu)成本，提升物資企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。盡管當(dāng)前物資企業(yè)的集中采購(gòu)工作仍存在一些問(wèn)題，但是隨著對(duì)策落實(shí)的完善，企業(yè)的集中采購(gòu)工作一定會(huì)越來(lái)越好。

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