加強檔案科學(xué)管理 促進基層醫(yī)院發(fā)展

楊培勇 王方海

一、檔案管理的意義所在

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)學(xué)研究乃至醫(yī)療領(lǐng)域有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)進步和發(fā)展的重要因素，醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、研究、藥品管理、公共衛(wèi)生管理、行政管理以及其它活動，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案不僅涉及到醫(yī)院的歷史發(fā)展，更關(guān)系到廣大人民群眾的各種健康資料，它是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項工作的重要資料，更是醫(yī)院在進行工作計劃和決策時的可靠依據(jù)。因此，加強基礎(chǔ)醫(yī)院檔案管理，在醫(yī)院管理及發(fā)展中有著極其重要的意義。

二、基層醫(yī)院科學(xué)化檔案管理的作用

（一）科學(xué)化檔案管理在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用，它

是衡量一個醫(yī)院是否積極發(fā)展現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是衡量一個醫(yī)院科學(xué)化水平的一個標(biāo)準(zhǔn)，一個醫(yī)療水平高的醫(yī)院必然有一個相當(dāng)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。

（二）檔案科學(xué)化管理有利于基礎(chǔ)醫(yī)院的綜合發(fā)展。有利于醫(yī)院做出長遠的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ);有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，為調(diào)整各項指標(biāo)、技術(shù)指示提供準(zhǔn)確、真實、可靠的依據(jù)，有利于醫(yī)院各種設(shè)備管理，通過對其性能、使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。

（三）醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各種形式醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、

匯總、加工、儲存的過程?？茖W(xué)化檔案管理，能夠形成科學(xué)的、有效的、準(zhǔn)確的醫(yī)療數(shù)據(jù)，能夠形成科學(xué)決策的有效數(shù)據(jù)。

三、基層醫(yī)院現(xiàn)行檔案存在的問題

（一）檔案意識薄弱，檔案利用率較低

不少基層醫(yī)院，很多工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案意識，仍然存在強烈的“重經(jīng)營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫(yī)院工作中的重要性和必要性缺乏正確深刻的意識，甚至沒有檔案這個概念，日常的各種榮譽稱號、處罰決定以及醫(yī)院的歷史沿革，只是啥時用著啥時找，從來不存檔，就連編寫《衛(wèi)生志》用的第一手材料，都是從民間和一些年齡大，工作時間較長的工作人員口中征集，由于這種渠道的不準(zhǔn)確性，也就導(dǎo)致了相關(guān)檔案的可靠程度不高，經(jīng)不住推敲，從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在現(xiàn)行基層醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管里的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平，文化程度等方面仍需提高，存在知識面窄、學(xué)歷低等問題，未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，而且醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒有培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識，更未將其納入培訓(xùn)計劃和要求，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時代管理趨勢。

（三）檔案管理制度不健全

多數(shù)基礎(chǔ)醫(yī)院檔案管理不健全，導(dǎo)致檔案收集率偏低，管理分散，缺乏信息資源統(tǒng)一性。大部分基層醫(yī)院的檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對納入檔案的內(nèi)容沒有明確要求和規(guī)定，更沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價值的資料、數(shù)據(jù)都丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案管理的完整性，從而使現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時期發(fā)展的需要。

（四）檔案設(shè)備落后，跟不上時代要求

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟與科技的發(fā)展，很多基層醫(yī)院檔案管理設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)落后，甚至老化，而基層醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高，甚至是連基本的條件都達不到，許多基層醫(yī)院檔案管理工作仍然存在許多困難，如房屋不足，設(shè)備陳舊，缺乏資金?；谠谶@個計算機普及的時代，仍然停留于手工檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴(yán)重阻礙了基層醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

四、亟待解決的問題

目前，基層檔案管理與運行存在矛盾的焦點，在于檔案管理部門與基層單位的檔案從事人員業(yè)務(wù)能力上存在差距。檔案管里部門工作人員大多是按照政府編制考聘錄入的正規(guī)院校畢業(yè)生，相對業(yè)務(wù)能力強;而基層部門從事檔案工作人員多由部門組織人事科和辦公室兩個科室共同擔(dān)當(dāng)，小的部門多由辦公室自己擔(dān)當(dāng)此工作，即便是由兩個科室分擔(dān)的大部門，檔案從事人員多由一人兼職，并沒有專業(yè)專職工作人員。

由此論證，這些非專業(yè)人員在工作上與上級主管部門專業(yè)管理人員，在工作銜接上存在縫隙，加上上級主管部門很難拿出一定時間進行專業(yè)培訓(xùn)，也就導(dǎo)致了各基層部門單位的檔案管理工作參差不齊，不盡人意，更與上級要求相差甚遠。結(jié)合以上贅述的目的，本人建議有以下幾點：

一是招賢納士。要求在合適的時機，建議基層政府注重加大基層單位檔案專業(yè)人員編制數(shù)目，讓更多的檔案相關(guān)專業(yè)人員參與當(dāng)?shù)孛磕甑氖聵I(yè)編制考錄，以充實基層單位檔案管里的實力，提高檔案管理水平。主管部門定期對下屬單位的檔案管理人員形成一個有計劃，有規(guī)模，有梯次的培訓(xùn)方案，每年按時間定期進行培訓(xùn)，且讓培訓(xùn)單位固定相對人員，不能頻繁更換工作人員，以保持該項工作的連續(xù)性。

二是領(lǐng)導(dǎo)重視。拿出得力人員從事該項工作，培訓(xùn)經(jīng)費一定到位，舍得出人、出錢，對各級舉辦的培訓(xùn)班盡量讓所從事該項工作的人員參加，特別是國家層級的學(xué)習(xí)班，一定盡量派人參加，在增強工作人員業(yè)務(wù)能力的同時，也開闊他們的眼界……

三是對相關(guān)工作人員形成考核體系，增強他們的工作責(zé)任心。工作中，除本地政府檔案局歷行的年中、年底檢查外，本部門單位也要例行對專業(yè)人員的考核，年初必須根據(jù)上級主管部門要求制定一個專門對檔案管理人員的考核計劃，考核成績好的，可繼續(xù)從事該項工作，考核成績差的，經(jīng)培訓(xùn)復(fù)考后仍然不及格的，可考慮調(diào)離該工作崗位，把有工作責(zé)任心的同志任用到該工作崗位，形成一種長效的鼓勵和激勵機制，一種問責(zé)和淘汰機制，用制度管理人，用制度、計劃規(guī)范推進工作，以此，不至于浪費單位的資源，也保證了相關(guān)優(yōu)秀人才的脫穎而出，并且能在規(guī)定時間內(nèi)完成解決這些目前亟待解決的問題，把檔案規(guī)整好，把檔案工作做好。

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