論檔案管理中的電子檔案管理

章芹

摘要：檔案管理對每個單位都有重要意義，也是每個單位不斷建設(shè)和發(fā)展的最基本內(nèi)容。從社會發(fā)展的角度來看，檔案管理可以為公眾提供數(shù)據(jù)服務(wù)，從單位的角度來看，是為了滿足自身的發(fā)展需求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理技術(shù)逐漸誕生，成為現(xiàn)代自動化辦公的重要體現(xiàn)。這樣可以使檔案管理更加規(guī)范和規(guī)范。摘要：本文主要論述了電子檔案管理在檔案管理過程中的現(xiàn)狀，分析了單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢，分析了電子檔案管理的缺陷和不足，并提出了個人見解。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;建議

1電子檔案概述

電子檔案和紙質(zhì)檔案管理有很大的區(qū)別，一個是明顯的物質(zhì)管理形式，一個是虛擬管理形式，管理的載體依靠紙張和電腦，這是兩者最大的區(qū)別。具體而言，電子文件，即電子和虛擬化的文件，大多以電子圖片和電子文本的形式出現(xiàn)，包括命令文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件等。，通常存儲在計算機中，由圖像技術(shù)和條形碼技術(shù)等技術(shù)支持，具有不同的格式，易于修改、提取、存儲、刪除等。，并且高度依賴計算機。另外，電子文件的最小粒度是“片”，可以根據(jù)實際需要存儲，大小也可以用KB、MB、GB等單位表示。文件越大，單位越大。此外，電子文件的分類和處理更好，易于提取。在海量檔案中，可以輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字查詢檔案，方便快捷，大大提高了工作人員的工作效率。其優(yōu)點主要體現(xiàn)在以下幾點：

1.1信息處理速度

電子文件管理的信息處理速度與傳統(tǒng)的人工復(fù)制速度相比，無疑更快，只需操作鍵盤就可以完成一系列操作，效率更高，不僅加快了速度，而且提高了信息處理的質(zhì)量。此外，檔案的分類更加方便快捷，這是毋庸置疑的，減少了人工錯誤，節(jié)省了時間和精力，保證了檔案管理效率的提高。

1.2信息查詢

以前查閱紙質(zhì)檔案很不方便。如果文件多，可能需要更多的時間才能找到，這樣會耗費更多的精力和時間。一般來說，咨詢不方便，效率低。但是現(xiàn)代的電子文件存取非常方便，只需要一目了然的查找所需的文件類別和文件名。即使文件數(shù)據(jù)太多，也可以通過輸入關(guān)鍵詞快速搜索，可以節(jié)省大量時間，大大提高使用效率，及時反映和發(fā)揮文件的價值。

1.3儲存穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的檔案保管面臨著許多風(fēng)險，這些風(fēng)險受環(huán)境的影響很大，如昆蟲、腐敗、丟失等。，這在一定程度上影響和干擾了檔案管理，且保管不穩(wěn)定。現(xiàn)代電子檔案存儲不再受這些因素的影響和干擾。因為是電子文件，只要建立并存儲，就可以存儲在電腦或電子文檔管理平臺上進行數(shù)據(jù)備份。它不用擔(dān)心電子文檔丟失、昆蟲、潮濕環(huán)境造成的損壞等等。存儲相對穩(wěn)定，存儲時間較長，有利于檔案的存儲和應(yīng)用。

1.4信息調(diào)整

這里的信息調(diào)整包括修改、補充記錄和刪除。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息很難調(diào)整，容易導(dǎo)致檔案的密集和混亂。而現(xiàn)代電子檔案，沒有這個問題，依靠簡單的程序操作，就可以完成看似繁瑣的任務(wù)，節(jié)省時間，節(jié)省力量，提高工作效率。

2電子檔案管理現(xiàn)狀

2.1互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的威脅

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展帶來了電子檔案管理在現(xiàn)代檔案管理中的快速發(fā)展，提高了檔案信息服務(wù)的效率，拓展了檔案信息服務(wù)的范圍。然而，互聯(lián)網(wǎng)的開放性也給電子檔案的管理帶來了新的挑戰(zhàn)。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為大眾普遍的應(yīng)用資源。在這種開放的環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)中的病毒會入侵電子文件管理系統(tǒng)，減緩網(wǎng)絡(luò)的運行速度，竊取電子文件信息，攻擊電子文件操作系統(tǒng)等等。而且網(wǎng)絡(luò)的開放性也給黑客入侵電子檔案管理系統(tǒng)帶來了便利?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的電子檔案管理面臨著來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的威脅。

2.2專業(yè)管理人才短缺

電子檔案管理是在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上逐步形成的。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息通信技術(shù)具有發(fā)展晚、發(fā)展快、技術(shù)更新快的特點。而且計算機技術(shù)帶動了整個社會的轉(zhuǎn)型，增加了對高端科技人才的需求;電子檔案管理人才不僅需要高端技術(shù)的應(yīng)用能力，還需要檔案管理知識，這無形中縮小了人才獲取的范圍。因此，電子檔案管理人才的短缺在現(xiàn)代檔案管理中更加突出。

2.3缺乏安全防范意識

檔案信息是人們在社會活動中形成的原始記錄，它不僅包含各種私人信息，還包含大量的社會活動信息，具有重要的保護價值和社會價值。比如，目前很多無良商家和個人可以收集公開的私人信息，通過各種手段謀取自己的私人利益，甚至通過獲取私人信息來騙錢，帶來了更大的負面影響。在實際工作中，部分檔案信息管理人員缺乏安全管理意識和安全管理手段，給檔案信息管理帶來風(fēng)險。

3加強現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理策略

3.1加強電子文件管理人員的培訓(xùn)

在現(xiàn)代檔案管理中加強電子檔案管理，有必要解決目前人才短缺的問題。一方面，人才的培養(yǎng)和吸收要依靠社會招聘，吸收高端科技人才并補充到檔案管理隊伍中，通過這些人才的專業(yè)技能解決現(xiàn)有的技術(shù)問題，提升其他管理人員的綜合能力;另一方面，通過人員培訓(xùn)，可以提高當(dāng)前電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，在現(xiàn)代檔案管理中，要對人才需求進行合理的調(diào)查研究，短期培訓(xùn)與長期培訓(xùn)相結(jié)合，加強急需人才的內(nèi)部培訓(xùn)，與各大高校合作建立雙師型教學(xué)模式，形成戰(zhàn)略性人才培養(yǎng)機制。

3.2完善信息安全保護技術(shù)

電子檔案信息保密性高。因此，要加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全維護，建立防火墻，加強授權(quán)管理，以現(xiàn)代技術(shù)手段為技術(shù)支撐，以科學(xué)管理機制為制度支撐，實現(xiàn)信息安全管理。這不僅可以提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全，還可以規(guī)范電子檔案信息管理的操作流程，提高檔案管理水平。

3.3提高電子檔案的安全管理意識

加強電子檔案管理，必須加強員工安全意識的培訓(xùn)。一方面，通過培訓(xùn)，完善員工安全管理手段，豐富員工安全管理知識，提高員工工作技能;另一方面，要建立有效的獎懲機制，規(guī)范員工電子檔案信息的操作，嚴格執(zhí)行管理規(guī)范和相關(guān)要求，促進員工綜合素質(zhì)的提高。

結(jié)束語

在現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案管理以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)，在實際應(yīng)用中顯示出自身的優(yōu)勢，促進社會發(fā)展。然而，在實際應(yīng)用中存在許多問題。要不斷加強電子檔案管理的研究，提高員工的安全管理意識，加強人員培訓(xùn)，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，最大限度地滿足用戶的服務(wù)需求。

參考文獻

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