電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的實(shí)踐運(yùn)用

唐磊

摘要：傳統(tǒng)的人工檔案錄入、分類以及管理模式逐漸被更加現(xiàn)代化的輔助手段所代替，解放人力的同時(shí)，也極大程度地提升了工作效率，通過信息化管理模式提升內(nèi)部檔案管理水準(zhǔn)。本文通過分析電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的重要性與優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上提出了電子信息技術(shù)在電力企業(yè)當(dāng)管理當(dāng)中的實(shí)踐應(yīng)用策略，旨在為相關(guān)企業(yè)檔案管理人員提供參考建議。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;電子信息技術(shù);實(shí)踐應(yīng)用

電子信息技術(shù)在很大程度上改變了人們的工作方式與生活模式，其與電力企業(yè)檔案管理工作的融合過程也讓該技術(shù)得到了進(jìn)一步深化，簡化電力企業(yè)檔案管理流程的同時(shí)也提升了檔案管理效率。當(dāng)代社會(huì)充滿競爭，電力企業(yè)要想獲得良好發(fā)展，一定要利用更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理質(zhì)量，促使電力企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展。

一、電子信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的重要性

信息技術(shù)的快速進(jìn)步也讓檔案信息化管理成為了最終重要趨勢。從整個(gè)社會(huì)的發(fā)展情況來看，企業(yè)一定要充分重視信息化檔案管理模式的重要性。作為無紙化辦公最重要的組成部分，電子信息技術(shù)不僅能夠提升到檔案管理效率，還能強(qiáng)化各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享，提升辦公效率。此外，企業(yè)檔案管理與信息化模式的融合，還能提升檔案管理工作的快速運(yùn)算性以及嚴(yán)密性，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)排列組合，提升資料輸出效率的同時(shí)也能改善傳統(tǒng)管理模式存在的各種弊端。

二、利用電子信息技術(shù)進(jìn)行電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢

（一）延長檔案的保存時(shí)間

檔案管理工作與電子信息技術(shù)融合，能夠促使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)向電子檔案，節(jié)省人力物力的同時(shí)還能提升檔案質(zhì)量。

（二）檔案管理工作效率有效提升

在電子信息技術(shù)的支撐下，借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)，能夠更加快速地收集各項(xiàng)檔案信息，并及時(shí)錄入并歸類，減少查詢、核對(duì)以及最終統(tǒng)計(jì)時(shí)間，也能節(jié)省工作人員翻閱的總時(shí)長。此外，電子信息檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，不會(huì)占用較多存儲(chǔ)空間，只需在計(jì)算機(jī)中錄入對(duì)應(yīng)的檔案信息，就能開展實(shí)時(shí)查詢，對(duì)應(yīng)的管理環(huán)節(jié)也十分簡單便捷，能夠緩解傳統(tǒng)檔案管理面臨的較大工作壓力，提升檔案管理效率的同時(shí)也能讓群眾享受到更加便捷高效的檔案服務(wù)。

（三）保證數(shù)據(jù)共享

在信息技術(shù)支持下，單位內(nèi)部能夠更加方便且快速地使用各項(xiàng)檔案信息，由于檔案管理工作最主要的內(nèi)容就是整理、存儲(chǔ)以及利用各項(xiàng)檔案信息，因此信息技術(shù)的作用不可忽視，能為檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化提供有力支撐。在現(xiàn)代化檔案管理工作不斷完善的背景下，檔案數(shù)據(jù)信息對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性也日漸凸現(xiàn)，只有真正發(fā)揮檔案真實(shí)作用，才能進(jìn)一步完成檔案信息的共享、讀取等。

三、電子信息技術(shù)在電力企業(yè)自身的檔案管理工作當(dāng)中的實(shí)踐應(yīng)用

（一）實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理的無紙化與自動(dòng)化

無紙化辦公為電力企業(yè)的檔案管理工作帶來了全新發(fā)展機(jī)遇，也有著十分重要的地位。例如在傳遞電力企業(yè)文件時(shí)，利用無紙化辦公能夠?qū)崿F(xiàn)更加便捷且快速的傳遞目的，也能讓內(nèi)部的檔案完成快速共享。比如對(duì)于內(nèi)部文件審閱蓋章環(huán)節(jié)來說，無紙化辦公能夠能夠簡化審閱流程，蓋章環(huán)節(jié)也不需要經(jīng)過一級(jí)一級(jí)審核，可以省去原本的重復(fù)蓋章與審閱過程，只需把文件及時(shí)輸送到對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人的電子郵箱里，就能夠通過電子章代替?zhèn)鹘y(tǒng)的蓋章環(huán)節(jié)。。

（二）實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案高效的儲(chǔ)存與管理

第一，對(duì)于電力企業(yè)內(nèi)部文件來說，在實(shí)際保管時(shí)要根據(jù)規(guī)律性原則，以需要保存的年限，檔案所屬單位機(jī)構(gòu)、以及開始保管的年度進(jìn)行劃分。第二，在存儲(chǔ)財(cái)務(wù)電子文件時(shí)，通過光盤存儲(chǔ)電力企業(yè)的公司賬簿，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在漏蓋現(xiàn)象時(shí)，就能及時(shí)進(jìn)行申報(bào)。在正式存檔之前要仔細(xì)核對(duì)電子簽名檔、名稱、名號(hào)等，方便日后查詢。第三，由于電力企業(yè)的特殊性，其涉及的基建業(yè)務(wù)以及設(shè)備都會(huì)時(shí)常更新，因此加快檔案的更新有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。工作人員一定要定期掃描以及備份這些經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)但是又十分重要的內(nèi)部資料。第四，嚴(yán)格把控檔案的保管歸口，保證不會(huì)存在較大的干擾磁場。第五，電力企業(yè)涉及的辦公文件數(shù)量繁多，如果處理不夠及時(shí)，會(huì)對(duì)文件的安全性造成影響。而利用信息技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)的實(shí)際價(jià)值，有關(guān)人員可以借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)隨時(shí)調(diào)取光盤文檔資料等。

（三）加強(qiáng)多元技術(shù)檔案管理

第一，合力借助多媒體技術(shù)，在開展檔案信息化管理建設(shè)時(shí)，工作人員可以通過多媒體技術(shù)處理檔案內(nèi)部的聲音、圖片以及文字等，也能充分發(fā)揮多媒體的實(shí)際價(jià)值，完成影像檔案檢索、全文檢索等。第二，合理應(yīng)用信息存儲(chǔ)手段。在信息技術(shù)支撐下，檔案存儲(chǔ)技術(shù)也獲得了長遠(yuǎn)發(fā)展，很多存儲(chǔ)技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生，例如光盤技術(shù)、縮微技術(shù)、磁存儲(chǔ)技術(shù)等，這些技術(shù)的出現(xiàn)可以最大限度保障信息安全，提升存儲(chǔ)效率的同時(shí)也能滿足電力企業(yè)檔案交互信息的存儲(chǔ)需求。第三，充分利用條碼技術(shù)。在檔案管理過程中，條碼技術(shù)也是較為新型且方便的一種技術(shù)手段，能夠發(fā)揮數(shù)據(jù)讀取方面的實(shí)際價(jià)值。工作人員僅需通過掃描器掃描對(duì)應(yīng)的檔案條碼，就能完全顯示檔案的保管時(shí)間期限以及詳細(xì)簡介的。

（四）加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高檔案管理能力

首先，檔案部門一定要充分發(fā)揮帶頭作用，積極舉辦檔案管理的專題培訓(xùn)，加大工作人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理水平與綜合素質(zhì)。其次，各企業(yè)內(nèi)部的檔案管理部門也要加強(qiáng)交流，企業(yè)要定期指派優(yōu)秀的管理人員前往其他企業(yè)學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，給予指導(dǎo)與培訓(xùn)。最后，企業(yè)還可以輸送檔案管理人員前往檔案單位積極學(xué)習(xí)，掌握更加豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為電力企業(yè)的檔案管理工作提供有力支撐。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作與信息技術(shù)的融合是時(shí)代發(fā)展的基本需求，在檔案管理工作中融入信息技術(shù)，能夠完成數(shù)據(jù)共享，提升檔案管理效率的同時(shí)，也能延長檔案的最終保存時(shí)間，保證完整性。因此各單位一定要積極創(chuàng)建信息化檔案管理制度，完善現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，不斷優(yōu)化內(nèi)部運(yùn)行功能，滿足現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)際需求，提升檔案管理質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)

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