高職本科層次職業(yè)教育院校檔案工作管理

摘要：當(dāng)前高等職業(yè)教育發(fā)展迅猛，但也存在著檔案管理人員職業(yè)能力尚待提高、檔案信息化管理體系尚需健全等問題。本文從本科職業(yè)教育出發(fā)結(jié)合我校檔案工作，提出理解和認(rèn)識。教學(xué)檔案管理在職業(yè)院校管理工作中占據(jù)著舉足輕重的地位，對學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有不可估量的影響，能夠?yàn)樾@文化建設(shè)提供歷史材料，為教學(xué)評估提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，為教學(xué)管理提供指導(dǎo)借鑒。筆者以運(yùn)城職業(yè)技術(shù)大學(xué)為例，分析當(dāng)前高職檔案工作存在的問題，提出發(fā)展思考，以期提高高職院校檔案工作水平。

關(guān)鍵詞：高校檔案工作;教學(xué)檔案

一、對本科層次職業(yè)教育試點(diǎn)工作的理解

要做好本科層次職業(yè)教育院校檔案工作，需要正確認(rèn)識本科層次職業(yè)教育試點(diǎn)工作。運(yùn)城職業(yè)技術(shù)大學(xué)發(fā)展階段，從2006年的一片荒漠土地到占地3000余畝的山西省唯一一所本科職業(yè)教育試點(diǎn)學(xué)校，從辦學(xué)伊始就提出“以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)為宗旨，以就業(yè)為導(dǎo)向，以文化建設(shè)為領(lǐng)統(tǒng)，以育人為根本”的辦學(xué)思路，學(xué)校本身就是企業(yè)辦學(xué)，圍繞宏源集團(tuán)的主業(yè)，深入學(xué)習(xí)《國家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》，將“產(chǎn)教融合、校企合作”在“三協(xié)同”上求得新的探索和突破。顧問委員會建設(shè)、興建的教學(xué)礦井被評為山西省示范性實(shí)訓(xùn)室基地，成為國家級煤礦安全培訓(xùn)基地、并成功舉辦第21屆（省賽）全國賽煤炭行業(yè)職工技能師范賽。2020年“1331工程”建設(shè)提出了“八個(gè)高”新要求：即“高起點(diǎn)”“高標(biāo)準(zhǔn)”“高站位”“高定位”“高水平”“高層次”“高效率”“高質(zhì)量”馬校長提出我們不僅在山西，而且要在全國職業(yè)教育改革先行先試的路上，起到示范，做出貢獻(xiàn)。實(shí)現(xiàn)預(yù)設(shè)的“省內(nèi)領(lǐng)先、國內(nèi)一流”建設(shè)目標(biāo)。

從此角度來看，高職院校更有自己的優(yōu)勢，高職院校自建立開始就與政府、企業(yè)、行業(yè)關(guān)系密切。政校合作、校企合作等領(lǐng)域產(chǎn)生的文件材料應(yīng)全面納入收集范圍，職業(yè)特色檔案是不可復(fù)制的教育教學(xué)，校企合作科學(xué)項(xiàng)目等厚重的文化資源，是檔案教育功能的源泉，它承載著高職院校的教育教學(xué)特色和科技獨(dú)創(chuàng)精神。而且這部分材料是高職院校服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要證明材料，也是體現(xiàn)高職院校辦學(xué)水平和內(nèi)涵建設(shè)的重要記錄。

二、本科層次職業(yè)教育院校做好檔案工作的幾點(diǎn)思考

1.強(qiáng)化全員歸檔意識，轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的認(rèn)知和觀念

全校所有人員有責(zé)任把工作過中留下的各種載體（紙質(zhì)、照片、光盤、等相應(yīng)的子資料）的檔案資料，按要求移交到學(xué)校檔案室，為今后工作提供歷史查詢依據(jù)。

2.規(guī)章制度不健全，條件投入不夠

一、當(dāng)前很多高校的檔案管理工作仍然缺乏完整的制度支撐，尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的管理機(jī)制，存在檔案歸檔范圍不清晰、管理流程不具體、職責(zé)劃分不明確等問題。二、人員配備，現(xiàn)階段高職院校教學(xué)檔案一般由教學(xué)秘書統(tǒng)籌收集管理，但教學(xué)秘書日常工作繁雜，對于檔案管理工作有心無力。大部分教學(xué)秘書缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，存在歸檔不及時(shí)、漏歸檔、亂歸檔的現(xiàn)象，應(yīng)盡快加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，逐步提高檔案人員能力。

3.智慧校園覆蓋下檔案管理信息化-例如技能大賽

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校檔案管理已非傳統(tǒng)檔案管理思維所能包含。以運(yùn)城職業(yè)技術(shù)大學(xué)為例，如校內(nèi)舉行的學(xué)生實(shí)踐技能大賽，由教務(wù)處統(tǒng)籌安排各項(xiàng)賽事，各二級院系結(jié)合專業(yè)開設(shè)情況，自主確定賽項(xiàng)、自行組織初賽，教務(wù)處確定決賽時(shí)間，各二級院系組織決賽后，將賽果上報(bào)至教務(wù)處，再報(bào)請學(xué)校發(fā)文，統(tǒng)一加以表彰。整個(gè)賽事所涉及的賽項(xiàng)論證、參賽組織、賽場布置、競賽實(shí)施、賽事評判、賽果匯總、表彰嘉獎(jiǎng)等諸多環(huán)節(jié)，所有的原始檔案材料，均采取數(shù)字化的歸檔模式。依托智慧校園建設(shè)工程正著力構(gòu)建一套檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，

再以目前在高職院校中廣泛采用的畢業(yè)設(shè)計(jì)實(shí)習(xí)系統(tǒng)為例，畢業(yè)生、指導(dǎo)教師、系部、企業(yè)等各角色在畢設(shè)進(jìn)程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，借助信息化管理，學(xué)?？梢宰龅诫S時(shí)調(diào)閱、即時(shí)管控、永久可查。其次，例如，校園招聘時(shí)可以通過調(diào)閱某同學(xué)自入校以來在各年度實(shí)踐技能大賽中的具體賽事信息，側(cè)面了解其專業(yè)興趣與專業(yè)特長，在一定程度上為其未來職業(yè)定位與發(fā)展提供借鑒;

4.正確處理檔案儲藏及利用價(jià)值

從我國高職院校檔案管理目前現(xiàn)狀來看，大多院校都無法正確處理檔案儲存和利用兩者的關(guān)系。收藏是檔案管理的基礎(chǔ)，運(yùn)用才是檔案管理的根本，故而，要貫徹以用為主，藏用并重的原則，將檔案的運(yùn)用視為最高的價(jià)值，并保證所收集檔案的整體質(zhì)量，保證檔案的價(jià)值得到最大程度發(fā)揮。從理念的角度來看，檔案管理人員普遍都是將工作中心放在檔案文獻(xiàn)保管層面，致使其存在“閉架借閱”的行為。最終結(jié)果就是檔案利用率較低，無法真正發(fā)揮其自身利用價(jià)值。

三、高職本科院校加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的思考

1.教學(xué)檔案對職業(yè)院校發(fā)展的重要性

教學(xué)檔案是高校教育教學(xué)改革的重要依據(jù)，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高校教育發(fā)展的歷史見證。本科層次職業(yè)院校改革試點(diǎn)工作要緊緊圍繞提高教育質(zhì)量為中心，培養(yǎng)“知識型、技能型、創(chuàng)新型”和“具有勞模精神、工匠精神、敬業(yè)精神”的人才，推動職業(yè)教育向更高質(zhì)量、更高水平發(fā)展。因此，做好教學(xué)檔案管理工作具有重要意義與價(jià)值。

2.教學(xué)檔案對評估的影響

隨著學(xué)校正式更名為“運(yùn)城職業(yè)技術(shù)大學(xué)”進(jìn)入職業(yè)本科教學(xué)元年，學(xué)校的教學(xué)管理也面臨著更大的挑戰(zhàn)，另一方面，高職院校升格為高職本科院校后，教育部依據(jù)《中華人民共和國高等教育法》對全國普通高等學(xué)校進(jìn)行本科教學(xué)水平評估，其中重要的評估依據(jù)即是教學(xué)檔案。教學(xué)檔案與教學(xué)評估相輔相成。教學(xué)檔案是教學(xué)評估的重要依據(jù)。教學(xué)檔案是學(xué)校工作過程中積累的重要?dú)v史資料，真實(shí)記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程中教學(xué)實(shí)施、教學(xué)改革、教學(xué)研究和教學(xué)管理等方面的內(nèi)容，客觀反映了學(xué)校教學(xué)管理工作的全貌，只有提供系統(tǒng)完整條目清晰的教學(xué)類檔案，才能夠充分體現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)管理情況和教科研水平。

結(jié)束語

高職院校檔案工作屬于學(xué)校各類工作的關(guān)鍵構(gòu)成部分，作為檔案管理人員，應(yīng)明確檔案工作作為高校重要的基礎(chǔ)性工作，在這樣本科層次職業(yè)教育背景下，必須做好高校檔案工作，為本科層次職業(yè)教育建設(shè)提供檔案力量。

作者簡介：郭爽 女 （1984.3-）河南省南陽市 本科，運(yùn)城職業(yè)技術(shù)大學(xué)校辦檔案室 檔案管理